Factura electrónica: Tratamiento de datos en la importación de facturas de compra y facturas que no se tratan

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A continuación, vamos a ver:
 
 

Cómo se tratan los datos en el proceso de importación

A continuación, vamos a detallar como se interpreta la información del fichero para crear la factura.

1.- Proveedor

Se intenta localizar el proveedor de la factura buscando por NIF. Si hay varias fichas con el mismo NIF, se asigna el primero localizado.

Si no se localiza, la factura será rechazada y no se dará de alta. En este caso, el usuario puede crear el proveedor con el nombre y NIF y volver a importar facturas.

 

2.- Numeración factura

La serie es una información no obligatoria, por lo que puede ser que esté informada o no.

  • Si hay serie informada: se asignará en la referencia de la factura, siendo la serie (sin espacios por la derecha) + / + número (sin espacios por la izquierda).
    Por ejemplo, si nos llega una factura con serie con valor 2023 y número 38, la factura se creará con la referencia 2023/38.
  • Si no hay serie informada: la referencia será el numero de la factura.

Nota: si la aplicación está configurada con “no permitir referencias duplicadas” y la factura que se está intentando importar ya existe en el programa, será rechazada y no se importará. Se mostrará el mensaje: “Ya existe el documento, con misma referencia, proveedor y año”.

 

3.- Artículo

En el caso de los artículos, será buscado por referencia, aunque la descripción de la línea se mantendrá el del fichero XML.

Si se detecta más de 1 se asignará el primer artículo encontrado, si no se localiza, se asignará el artículo por defecto configurado en “Datos generales”.

configuracion importacion facturas electronicas de compra

En estos casos, el estado será “Generada con avisos” y nos mostrará el aviso de que se ha asignado el artículo 0 y que se aconseja revisar las líneas de la factura.

factura con articulo generico


4.- Factura con albaranes

Si la factura tiene informado albaranes, se buscarán los albaranes y para ello debe coincidir la siguiente información:

  • El número de albarán se buscará en la referencia de los albaranes pendientes de ese proveedor.
  • El albarán localizado, debe tener la marca de “Facturable”.
  • Debe estar pendiente de facturar.
  • El total del albarán debe coincidir con el localizado.

Si todo es correcto, se servirán los albaranes y en la factura creada tendrá las líneas del albarán y no con el detalle del fichero.

Nota: en siguientes versiones sí se controlará que ambos detalles concuerden.

 

En caso de que no cumpla con los requisitos indicados, será "Rechazada" y en motivo se indicará: "Esta factura contiene albaranes que no coinciden. No se importa la factura".

 

5.- Rectificativas

Hay varios tipos de factura rectificativas, en la importación solo se tratan dos OR – Original rectificativa y CR – Copia rectificativa y las opciones 02Rectificación modelo por diferencias y 03 – Rectificación por descuento por volumen de operaciones durante un período.

En caso de recibir alguna factura no soportada, no se importará y el motivo será "Esta factura rectificativa, pero no es ni de tipo 02 - Rectificación modelo por diferencias" ni 03 - Rectificación por descuento por volumen de operaciones durante un período. No se importa la factura."

Los motivos de la rectificativa, si viene información en el fichero facturae, por lo tanto, se importará el que corresponda.

5.1.- Rectificativa "De factura"

Cuando llega una factura que indica que es rectificativa (de factura), se buscará la factura a rectificar y, para ello, se deben cumplir los siguientes criterios:

    • Se buscará la serie y el número, comparando con el campo “Referencia” de las facturas de compra (se unirá serie y número con el carácter de separación “/”).

Por ese motivo, es muy importante que todas las facturas de compra (si se entran manualmente), se entre en el campo “Referencia” la “Serie” luego el símbolo “/” y por último, el “Número”.

    • Si se encuentra la factura, se dará de alta con la marca rectificativa y en detalle rectificativa se marcará como “De factura” y se asignará la factura rectificada que se ha localizado.
    • Si no se encuentra la factura a rectificar, no se importará la factura y el motivo será "Esta factura es rectificativa, pero no se localiza la factura a rectificar. No se importa la factura".

5.2.- Rectificativa de periodo

Cuando llega una factura que indica que es rectificativa (de periodo), se dará de alta la factura de compra con la marca rectificativa y en detalle rectificativa se marcará como “De periodo” y las fechas serán las indicadas en el fichero FacturaE.

6.- Retención IRPF

Cuando llegue una factura que en el fichero nos indica una retención, se importará la factura con el importe y porcentaje correspondiente.

El tipo IRPF de la factura, no viene informado en el fichero, por lo que se asignará el valor de la ficha del proveedor y para indicar al usuario que revise esa información, será importada como "Generada con avisos" y el motivo será "Se ha asignado el Tipo IRPF por defecto del proveedor. Revisa el modelo IRPF"

En el caso de que en una misma factura llegue información de IRPF diferente por líneas, será “Rechazada” y el motivo será "Esta factura tiene distintos % IRPF. No se importa la factura".

Si en la ficha del proveedor tiene Tipo IRPF con el valor IRPF arrendamientos modelos 115/180 y solo tiene 1 LOCAL, esa factura se importará con la siguiente información:

  • Tipo IRPF: se asigna el valor IRPF arrendamientos modelos 115/180.
  • Local: se asigna el local del proveedor.

Sin embargo, si el proveedor no tiene locales o tiene más de uno, la factura será importada sin local, y se importará como "Generada con avisos" y el motivo: "Este proveedor no tiene locales o tiene más de un local, no se ha asignado ninguno. Revisar local y tipo IRPF".

7.- Anticipos

Si en una factura, se detecta información de que tiene anticipos consumidos, para poder importar esa factura, se deben localizar todos los anticipos pendientes del proveedor.
Para ello, deben coincidir con:

  • El proveedor tiene anticipos pendientes de consumir (tanto si es de factura o de cartera).
  • Mismo Importe.
  • Misma Fecha.

En caso de que se localicen todos los anticipos, se importará la factura y se darán como consumidos los anticipos localizados.

Si por el contrario, no se localizan todos o no cumplen todos los criterios, no se importará la factura y el motivo será: "Esta factura tiene anticipos y no se localizan en a3ERP. No se importa la factura".
 
A tener en cuenta: en los casos en que tengan anticipos de factura y cartera para un mismo proveedor, puede ser que no los localice y quedará la factura rechazada.

 

8.- Cartera (datos de pago)

La información de los datos de pago no es obligatoria, por lo que si al importar la factura no viene esta información, se generará la cartera con la información del proveedor disponible en la aplicación.

Si en el fichero llega información de los datos de pago, se importará creando los vencimientos con esa información.

  • Documento de pago: el valor se buscará en “Documentos de pago”, en la casilla “FacturE”, por lo que es importante tener esta información correctamente informada.

documento de pago recibo

Si no existe ningún documento de pago en la aplicación con ese código del campo FacturaE, se asigna como documento de pago el indicado en la ficha del proveedor y será "Generada con avisos" y el motivo será: "Se ha asignado el documento pago del proveedor. Revisa los vencimientos".

  • Domiciliación bancaria: se buscará el IBAN en las domiciliaciones bancarias del proveedor. Si no existe como domiciliación bancaria en la ficha del proveedor, no se importará y el motivo será: "No existe la domiciliación bancaria en la ficha del proveedor. No se importa la factura." En el caso de que en el fichero no venga informada, entonces el vencimiento creado en la aplicación, tampoco tendrá ninguna cuenta bancaria.
  • Banco: se buscará el IBAN en el fichero de Bancos de la aplicación. Si no se encuentra ningún banco, se asigna como banco del vencimiento el indicado en la ficha del proveedor y será "Generada con avisos" y el motivo será: "Se ha asignado el banco por defecto del proveedor. Revisa los vencimientos".

 

9.- Suplidos

En facturas con suplidos se creará una línea con la siguiente información:

  • Tipo de IVA: suplidos.
  • Código artículo: el artículo configurado por defecto.
  • Descripción línea: se asignará el texto “Importe Suplidos”.
  • Precio: será el valor del fichero.
  • Descuentos: valor 0.
  • Unidades: valor 1.


10.- Descuentos

  • Comerciales
    El formato facturaE permite tener más de 4 descuentos comerciales (no en cascada). La aplicación no los trata así, por lo que en estos casos se tratarán de diferente forma.

Si recibimos una factura con descuentos comerciales, puede ser que en la aplicación no se tenga configurado ningún descuento en los datos generales. En estos casos, al importar la primera factura, para evitar que sea rechazada, se activará de forma automática el número de descuentos en cascada a 1 y esa factura se importará con los descuentos indicados en las líneas. En el caso de que en la misma línea haya más de uno, se sumarán y se añadirá como Descuento 1.

Ejemplo:  tenemos los descuentos del 5% y 10% por lo que en la aplicación el descuento 1, será 15%.

  • Pronto pago
    Si una factura tiene un solo descuento pronto pago, se importará marcado el indicador “Afecta a la base imponible” y se asignará tanto el % de pronto pago, como el Total pronto pago.
    En el caso de que tenga más de un descuento (la aplicación solo permite 1 dto p.pago), se importará marcado el indicador “Afecta a la base imponible”, se dejará en blanco el % pronto pago y solo se asignará el Total pronto pago.

 

11.- Recargo financiero

  • Afecta a la base imponible
    Si una factura tiene un solo recargo financiero, se importará marcado el indicador “Afecta a la base imponible” y se asignará tanto el “% de Recargo financiero”, como el “Total % Recargo financiero”.
    En el caso de que tenga más de un Recargo financiero (la aplicación solo permite uno), se importará marcado el indicador “Afecta a la base imponible” y se dejará en blanco el “% Recargo financiero” y solo se asignará el “Total recargo financiero”.

  • No afecta a la base imponible
    Si una factura tiene un recargo financiero que no afecta a la base, se importará sin marcar el indicador “Afecta a la base imponible” y se dejará en blanco el “% Recargo financiero”, y se asignará el “Total % Recargo financiero” correspondiente.


12.- Simplificadas

Si llega una factura con la marca de simplificada, se importará marcando el indicador de “Simplificada”.

13.- Tipo operación

Esta información no viene directamente en el XML, por lo que se interpretará con la información que tenga la aplicación. En los casos en los que no se asegura que el dato mostrado sea correcto al 100%, la factura se mostrará con estado “Generada con avisos” para que se revise.

Veamos qué criterios sigue la aplicación para deducir el tipo de operación de las facturas:

  • Inversión Sujeto Pasivo
    Cuando en el fichero llega la etiqueta con el texto “Inversión del sujeto pasivo” y el tipo de impuesto es IVA, se importará como “Inversión de sujeto pasivo” y el tipo IVA de las Líneas, se asignará el IVA del artículo (no lo que venga en el XML, que en estos casos será 0%).
    Si no viene el texto “Inversión del sujeto pasivo”, pero el proveedor sí tiene asignado un Tipo operación de "Inversión de sujeto pasivo", se importará la factura de la misma forma que en el caso anterior.

 

  • Operaciones interiores con recargo de equivalencia

El fichero facturae, permite tener una factura con líneas con recargo de equivalencia y otras líneas sin recargo de equivalencia, pero este tipo de facturas no se permiten en la aplicación.

Si la factura, tiene en todas las líneas Recargo de equivalencia, se importará con el tipo de operación “Operaciones interiores con recargo de equivalencia” y el IVA el que venga informado en el fichero.

Pero en caso de que no sea en todas las líneas, la factura será rechazada y el motivo será "Esta factura tiene alguna línea con recargo de equivalencia. Debe ser toda la factura. No se importará."

  • Operaciones exentas
    Cuando una factura con alguna de las líneas venga con líneas con IVA y otras líneas Exentas, esa factura se importará con:
    • Tipo de operación: se asignará Operaciones interiores
    • Tipo IVA: el indicado en el fichero y según la información que existe en el fichero, se asignará “Exento con derecho a deducción”.

Si toda la factura es exenta, se importará con:

    • Tipo de operación: operaciones interiores exentas.
    • Tipo IVA: Se asignará "Exento con derecho a deducción".


  • Operaciones no sujetas
    Cuando una factura tenga algunas de sus líneas con IVA no sujeto, la factura será importada con:
    • Tipo de operación: se asignará “Operaciones interiores”
    • Tipo IVA: según el valor recibido, será “No sujeto” o será el tipo de IVA en cada registro del XML.

Pero si todas sus líneas son con IVA no sujeto:

    • Tipo de operación: se asignará “Operaciones no sujetas”.
    • Tipo IVA: será “No sujeto”.

 

Facturas que no se importan

En esta primera versión, solo se tratan facturas nacionales, además hay varios tipos de factura que no se van a tratar y, por lo tanto, no se importarán.

  • Impuesto <> IVA o IRPF: llega una factura que tiene otro tipo de impuesto que no es ni IVA ni IRPF. El motivo será "Esta factura tiene un impuesto en una línea [XX] que no se trata. No se importa la factura."
  • Cargos en líneas: no se contempla el caso de que una factura tenga un detalle de cargos. El motivo será "Esta factura contiene detalle de cargos en las líneas. No se importa la factura".
  • Lotes de facturas: el formato FacturaE, permite que un solo fichero contenga la información de varias facturas. En este caso no saldrán en la rejilla.
  • Con detalle de pedidos: si la factura llega con detalle de pedidos facturados, en esta primera versión no se importará y se mostrará el aviso: "Esta factura tiene información de pedidos. No se importa la factura".
  • Con subvenciones: la aplicación no tiene este concepto, por lo que no se importarán este tipo de facturas. El motivo será "Esta factura tiene subvenciones. No se importa la factura."
  • Régimen de grupo de entidades: la no tiene este concepto, por lo que no se importarán este tipo de facturas. El motivo será "Esta factura es del régimen de grupo de entidades. No se importa la factura."
  • Tipo unidades <> unidades: el tipo de unidades tiene una clasificación que la aplicación no contempla. En esta primera versión solo se tratarán si el tipo es Unidades. El motivo será “Esta factura tiene el tipo de unidad, diferente 01. No se importa la factura."
  • Con criterio de caja: este escenario de momento no se trata, el motivo será "Esta factura es de Criterio de caja. No se importa la factura."
  • Ficheros adjuntos: el fichero FacturaE, permite adjuntar ficheros, por ejemplo un PDF, en este caso la factura si se importará, pero será Generada con avisos y el motivo será "Esta factura tiene ficheros adjuntos, los ficheros adjuntos no importan."
  • Retención global: si la factura tiene una retención global, actualmente no se trata en la aplicación y, por lo tanto, no se importará. El motivo será "Esta factura tiene retención global. No se importa la factura."
  • Facturas con pronto pago afecta a la base y recargo financiero no afecta a la base: No se trata en la aplicación, por lo que no se importará y el motivo será "Esta factura tiene descuento pronto pago afecta a la base y recargo financiero no afecta a la base. No es compatible en a3ERP. No se importa la factura".

 

 

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