Gestión de importaciones a3innuva | Importia

 

Desde la opción gestión importaciones de Importia es posible:

• Subir ficheros de datos.
• Configurar los datos de los ficheros subidos para su importación.
• Importación de ficheros.
• Detalle de la Importación.
• Visualizar el informe del resultado de la importación.
• Duplicar ficheros.
• Timeline.
• Filtros de búsqueda.
• Descarga de ficheros.
• Deshacer fichero importado.
• Archivar fichero

 

 

Subir ficheros de datos

La subida de ficheros a a3innuva | Importia se puede realizar desde dos puntos de la solución:

• Desde la opción Importia / Subir fichero, una vez subido el fichero posteriormente deberás acceder a la Gestión de importaciones para su configuración.
• Pulsando el botón  desde la opción Importia / Gestión de importaciones, en este mismo punto deberás a continuación realizar la configuración del fichero.

 

Importante: la longitud (número de dígitos) de las cuentas contables del fichero a subir ha de ser la misma que la longitud del plan contable de la empresa en a3innuva | Contabilidad. 

Para más información de la subida de datos a a3innuva | Contabilidad pulsa aquí.

 

Configurar los datos de los ficheros subidos para su importación

Una vez subidos los ficheros el siguiente paso consiste en la configuración de aquellos ficheros pendientes de configurar . Selecciona el fichero y pulsa el botón configurar en la parte superior de la ventana.

 

 

En el caso que quieras importar otra hoja del fichero Excel subido, selecciona el fichero en el Gestor de importaciones y pulsa el botón duplicar fichero ( + información).

Selecciona el tipo de importación, la hoja de Excel, el canal, en el caso de tener más de uno, y pulsa “Siguiente”.

 

 

Seguidamente deberás configurar las columnas del Excel. Si las columnas no tienen los formatos correctos la información no se importará o dará errores. En este artículo te facilitamos los formatos que tienen que tener las columnas de los archivos en Excel para su correcta importación en a3innuva | Importia.

Selecciona los campos del Excel a configurar. En primer lugar haz clic para seleccionar el campo a configurar. Los campos a configurar con asterisco (*) son obligatorios.

 

 

A continuación haz doble clic para seleccionar o deseleccionar la columna de Excel.

 

 

En la configuración de los campos Excel con las columnas del Excel importado, se controlará que el tipo de dato a configurar sea del mismo formato que el de la columna seleccionada, es por ello, que cuando se seleccione un campo a configurar en la columna de la izquierda, se mostrarán en la columna de la derecha las posibles columnas del Excel a seleccionar.

Por ejemplo, si queremos configurar el campo "Fecha de factura", en las Columnas del Excel se mostrarán las columnas que tengan formato fecha.

 

 

Para mostrar todas las Columnas del Excel se debe marcar el indicador "Mostrar todas las columnas", marcando este indicador se visualizarán todas las Columnas del Excel para su configuración.

 

 

En la parte inferior podrás visualizar las columnas del Excel configuradas en función de los campos y las columnas seleccionadas.

 

 

Una vez configurados los campos obligatorios (*) con las columnas del Excel, se activará el botón (Exportar plantilla) en la parte superior de la ventana. Para próximas configuraciones dispones de la posibilidad de exportar e importar la configuración de las plantillas de Excel mediante los iconos: (Exportar plantilla) y (Importar plantilla).

La posibilidad de exportar e importar la configuración de las plantillas de Excel te permite configurar las plantillas de los ficheros Excel de una forma rápida y sencilla, sin tener que ir configurando columna a columna del Excel cada vez que realices una importación de datos. ( + información).

 

 A tener en cuenta:

Antes de realizar la subida de los ficheros a la solución, es importante que hayas creado en el fichero Excel de las Facturas Expedidas o Recibidas una columna "Operación" con los códigos de las operación de IVA / IGIC de a3innuva | Importia, para que la solución reconozca automáticamente el tipo de operación de cada una de las facturas.
Si no informas el tipo de operación de las facturas, las facturas se importarán como operaciones interiores sin retención.

Por ejemplo, en el caso de una factura por una operación interior, deberás informar en la fila de la columna Operación "OP_INT", en el caso de una factura  por una adquisición intracomunitaria de bienes, deberás informar en la fila de la columna Operación "INTRA_BIE". 

 

 

Para visualizar los Códigos de Operaciones y Retenciones en las Facturas Expedidas y Recibidas, pulsa aquí. En este artículo se detalla la correspondencia de los tipos de operaciones de IVA con la codificación que tienes que informar en el Excel para poder realizar la importación de las facturas. 

Una vez configuradas las columnas del Excel, deberás configurar la contabilización de las facturas y la actualización de datos.

 

 

Revisa los datos antes de finalizar. Pulsa el botón “Finalizar” para guardar esta configuración.

 

 

Importación de ficheros

Una vez configurado el fichero, el siguiente paso consiste en importar el fichero  configurado desde la Gestión de importaciones.

 

 

Pulsa “Aceptar” para iniciar la importación del fichero a a3innuva.

 

 

Cuando se haya importado el fichero Excel, por ejemplo del tipo asientos, y se vuelva a subir el mismo tipo de fichero para la misma empresa, la solución detecta automáticamente las columnas parametrizadas anteriormente en la configuración del fichero, sin tener que volverlas a configurar.

A tener en cuenta:

• En el caso de importación de los ficheros de una empresa nueva, se ha de seguir el siguiente orden:
  
  • Plan contable.
  • Asientos.
  • Facturas Expedidas / Recibidas.

 

Detalle de la importación

La opción detalle  permite visualizar en un panel lateral a la derecha el siguiente paso a realizar en la importación del fichero, así como, el resultado de la importación del fichero.

 

 

Visualizar el informe del resultado de la importación

Una vez importado el fichero puedes descargar el resultado de la importación en Excel pulsando el botón .

 

 

El fichero a descargar muestra el resultado de la importación:

• Las filas importadas correctamente se mostrarán en color verde.
• Las filas con error se mostrarán en color rojo. En la última columna se muestra el motivo por el que no se han podido importar.

 

 

Duplicar ficheros

La opción duplicar fichero permite crear un fichero con el fichero Excel seleccionado, es de utilidad para aquellos casos en los que el fichero Excel contiene más de una hoja, y poder importar los datos del resto de hojas.

 

 

 

Selecciona la hoja de Excel con los datos a importar.

 

 

Una vez creado, selecciona el fichero en el Gestor de Importaciones y pulsa el botón configurar .

 

 

Timeline

El timeline  permite visualizar la lista de eventos en orden cronológico de la importación seleccionada, así como el usuario que las ha realizado.

 

 

En el Timeline del fichero dispones de filtros  que te permitirán realizar búsquedas en la cronología del fichero por usuario y fechas, así como cambiar el orden de los eventos del más antiguo al más reciente , o del más reciente al más antiguo .

 

 

Filtros de búsqueda

Para facilitar la gestión de las importaciones de los ficheros dispones en la parte superior de la ventana de una serie de filtros, el botón  te permitirá activarlos, para realizar búsquedas en la relación de importaciones.

 

 

Puedes realizar filtros por los siguientes campos:

• Tipo estado (subiendo fichero, pendiente de configurar, pendiente de importar, en cola, importando, finalizado, o finalizado con errores).
• Selección de empresa.
• Tipo de fichero.
• Tipo de importación (sin tipo asociado, facturas expedidas, facturas recibidas, asientos o plan contable).
• Desde y Hasta una fecha.

 

 

Si tienes algún filtro aplicado aparecerá este botón , si pulsas sobre él podrás eliminar los filtros aplicados.

 

Descarga de ficheros

El botón  permite descargar en Excel el fichero importado.

 

 

Deshacer fichero importado

Deshacer la importación significa eliminar todos los asientos o facturas generados por dicha importación. Ten en cuenta que las cuentas, clientes o proveedores generados por la importación no serán eliminados.

Para deshacer la importación de un fichero importado, selecciona el fichero, pulsa el botón   y selecciona la opción Deshacer.

 

 

A continuación, pulsa "Aceptar" en el mensaje de aviso para deshacer la importación.

 

 

El fichero pasará como archivado. Dispones de la posibilidad de eliminarlo pulsando el botón .

 

 

Archivar fichero

La importaciones procesadas se pueden pasar a archivadas con la opción 

 

 

Al archivar ficheros en a3innuva | Importia te aparecerá el siguiente mensaje informativo de aviso, informando que un fichero archivado sirve para mantener un histórico de los ficheros integrados. Además, es el paso previo a la eliminación del registro en Importia. Sin embargo, no podrás realizar las siguientes acciones:

1. Deshacer la interpretación de los datos.
2. Deshacer el fichero integrado.
3. Tener el reporte de errores, si los ha habido.