Cómo administrar a3doc cloud

a3doc cloud

 

El acceso a la opción Administrar del menú de la aplicación, únicamente es posible con los usuarios Supervisor o Admin.

El menú Administrar de a3doc cloud permite:

  • Gestión de Usuarios.
  • Edición de los Atributos de los documentos.
  • Auditoría.
  • Establecer la política de caducidad de los documentos en las Opciones de Configuración.

 

Gestión de Usuarios 

Desde esta opción del menú se permite la asignación de los permisos de usuario como:

  • Creación, modificación o eliminación de usuarios en la aplicación.
  • Mantenimiento de los permisos de acceso a clientes, y permisos funcionales de acceso a las diferentes categorías.

 

En el momento de la integración de a3doc con A3ASESOR, los usuarios de A3ASESOR se darán de alta en a3doc cloud. a3doc cloud hereda la confidencialidad de las aplicaciones wolters Kluwer. La actualización de la base de datos de a3doc cloud desde a3ASESOR permite:

  • Dar de alta usuarios en a3doc cloud.
  • Actualizar la información de los usuarios a3doc cloud .
  • Eliminar usuarios en a3doc cloud .

 Existe una confidencialidad propia de a3doc cloud . Es la que se determina a través de las categorías de documentos. Permitirá asignar o denegar accesos sobre categorías de a3doc cloud .

 

Otro aspecto a tener en cuenta son los clientes permitidos y denegado. Éstos se heredarán de las aplicaciones pero en el caso de querer determinar accesos distintos a los generados por las aplicaciones, podrá gestionarlos directamente desde a3doc cloud.

 

Existen 3 perfiles de usuario, que tienen asociados tipos de acceso a a3ASESOR | doc cloud :

  • Usuario administrador: Tendrá derechos para realizar acciones sobre todos los documentos de a3doc. Además podrá administrar las categorías de a3doc cloud  así como dotar de permisos o restringirlos al resto de usuarios.
  • Usuario de consulta: Tiene acceso de visualización de los documentos y acciones sobre los mismos.
  • Usuario gestor: Tiene derechos para realizar acciones sobre documentos. No tiene derechos en la gestión de usuarios, atributos, auditorias y categorías.

 

Gestión de usuarios

 

Atributos

Desde esta opción del menú se permite la creación, modificación o eliminación de los atributos de los documentos.

 

Editar atributos

Los atributos marcados con el icono Atributo NO son modificables puesto que son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la aplicación.

Adicionalmente se pueden crear nuevos atributos para los documentos. Los atributos pueden ser de diferentes tipos:

  • Comentario.
  • Fecha.
  • Numérico.
  • Si/No.
  • Texto.

 

Auditoría

Desde esta opción del menú se registran todos los accesos realizados a la aplicación, de modo que cuando un usuario entre en a3doc cloud , se registra su entrada y todas aquellas acciones que realice.

Los parámetros que se registran son los siguientes:

  • Descripción de la Acción que ha realizado.
  • Fecha y hora del acceso.
  • Identificación del documento al que se ha accedido.
  • Categoría del documento al que se ha accedido
  • Usuario que ha accedido.

 

Auditoría

 

Dentro de Asesoría puede realizar búsquedas de los accesos filtrando por los siguientes parámetros:

  • Periodos de fechas.
  • Acciones.
  • Usuario.
  • Nombre del documento.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre las acciones de la ventan, puede exportar el listado a Microsoft Excel.

 

Opciones de configuración

Desde esta opción del menú se configura la política de caducidad de los documentos contenidos en las diferentes categorías.

Establecer caducidad a los documentos de una categoría implica que los documentos no se visualizarán, en ningún caso se eliminarán.

 

Opciones de configuración

 

En la opción Administrar / Configuración del menú principal puede definir la política de caducidad de los documentos contenidos en las diferentes categorías.

 

Opciones de configuración

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