Cómo administrar a3doc cloud

Aplica a: a3doc cloud

 

El acceso a la opción "Administrar" del menú de la aplicación, únicamente es posible con los usuarios "Supervisor" o "Admin".

El menú Administrar de a3doc cloud permite realizar las siguientes acciones:

 

183683 - friends group outline people Gestión de Usuarios 

Para crear nuevos usuarios accede a "Administrar / Usuarios" desde esta opción del menú se permite:

  • La creación, modificación o eliminación de usuarios en la aplicación.
  • Mantenimiento de los permisos de acceso a clientes, y permisos funcionales de acceso a las diferentes categorías.

 

>> Nuevo usuario

Para crear un nuevo usuario pulsa el botón “Nuevo” situado en la parte inferior de la ventana y cumplimenta los datos correspondientes al usuario. Si deseas que al usuario le envíen una notificación con sus datos de acceso pulsa el indicador “Enviar notificación al usuario”.

 

nuevo usuario

 

>> Permisos a categorías

Existe una confidencialidad propia de a3doc cloud . Es la que se determina a través de las categorías de documentos. Permitirá asignar o denegar accesos sobre categorías de a3doc cloud. Leer más.

 

>> Clientes permitidos

Otro aspecto a tener en cuenta son los clientes permitidos y denegado. Éstos se heredarán de las aplicaciones pero en el caso de querer determinar accesos distintos a los generados por las aplicaciones, puedes gestionarlos directamente desde a3doc cloud. Leer más.

 

>> Perfiles de usuario

Existen 5 perfiles de usuario, que tienen asociados tipos de acceso a a3doc cloud:

  • Usuario administrador: Tendrá derechos para realizar acciones sobre todos los documentos de a3doc. Además podrás administrar las categorías de a3doc cloud así como dotar de permisos o restringirlos al resto de usuarios.
  • Usuario de consulta: Tiene acceso de visualización de los documentos y acciones sobre los mismos.
  • Usuario gestor: Tiene derechos para realizar acciones sobre documentos. No tiene derechos en la gestión de usuarios, atributos, auditorias y categorías. El usuario gestor se diferencia en los siguientes:
    • Usuario gestor Avanzado.
    • Usuario gestor Restringido.

276478 - accept check checkbox ok outlSi quieres visualizar los derechos asignados a cada perfil pulsa aquí.

 

permisos categorias y permitidos

 

Si trabajas integrado con a3ASESOR

En el momento de la integración de a3doc con a3ASESOR, los usuarios de a3ASESOR se darán de alta en a3doc cloud. a3doc cloud hereda la confidencialidad de las aplicaciones Wolters Kluwer.

La actualización de la base de datos de a3doc cloud desde a3ASESOR permite:

  • Dar de alta usuarios en a3doc cloud.
  • Actualizar la información de los usuarios a3doc cloud .
  • Eliminar usuarios en a3doc cloud .

276478 - accept check checkbox ok outl  Pulsa aquí para conocer como puedes actualizar la base de datos de a3doc cloud desde a3ASESOR.

 

 Si trabajas integrado con a3innuva | Nómina, a3equipo, a3ERP | nómina cloud o a3ASESOR | rrhh

Si trabajas con alguna de estas aplicaciones y tienes contratado a3doc cloud, el primer paso para vincular a3doc cloud es indicar el usuario con el que accedes a a3doc cloud, para ello, puedes acceder a cualquier punto de la aplicación que tenga enlace con a3doc cloud, por ejemplo, la ficha del trabajador y pulsar sobre el botón "Usuario de conexión a3doc".

276478 - accept check checkbox ok outl Pulsa aquí para saber como realizar la integración con a3doc cloud.

 

276508 - document file list outline pa Auditoría

Desde "Administrar / Auditoría" se registran todos los accesos realizados a la aplicación, de modo que cuando un usuario entre en a3doc cloud, se registra su entrada y todas aquellas acciones que realice.

Los parámetros que se registran son los siguientes:

  • Descripción de la Acción que ha realizado.
  • Fecha y hora del acceso.
  • Identificación del documento y cliente al que se ha accedido.
  • Categoría del documento al que se ha accedido
  • Usuario que ha accedido.

 

auditoria

 

Dentro de "Auditoría" puedes realizar búsquedas de los accesos filtrando por los siguientes parámetros:

  • Periodos de fechas.
  • Acciones.
  • Usuario.
  • Nombre del documento.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre las acciones de la ventana, puedes exportar el listado a Microsoft Excel.

 

183606 - app browser outline window Panel de control

Desde "Panel de control" tienes un resumen del número de documentos y el espacio consumido. Puedes ver un "Resumen general" y un "Resumen del cliente", selecciona el cliente que desees y comprueba sus datos.

 

En este ejemplo, el cliente "A3 DEMOSTRACIONES PREMIUM" tiene un total de 21 documento que ocupan un espacio de 2,80 mb.

 

panel control cliente y general 

 

183708 - cog gear options outline pref Opciones de Configuración

Desde "Opciones de configuración" puedes gestionar las siguientes opciones:
  • Atributos
  • Caducidad
  • Notas / Acciones
  • Firma digital

     

    opciones configuracion

     

> Atributos

Desde la opción "Atributos" se permite la creación, modificación o eliminación de los atributos de los documentos.

 

gestion atributos

 

Los atributos marcados con el icono icono NO son modificables puesto que son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la aplicación.

Adicionalmente se pueden crear nuevos atributos para los documentos. Los atributos pueden ser de diferentes tipos:

  • Comentario.
  • Fecha.
  • Lista desplegable.
  • Numérico.
  • Si/No.
  • Texto.
nuevo atributo

 

> Caducidad

Desde esta opción del menú se configura la política de caducidad de los documentos contenidos en las diferentes categorías.

Establecer caducidad a los documentos de una categoría implica que los documentos no se visualizarán, en ningún caso se eliminarán.

 

caducidad

 

> Notas / Acciones

Desde este apartado puedes editar / crear las acciones que deseas asignar a los documentos, también puedes eliminar aquellas que le ofrecemos de forma predeterminada.

 acciones

 

Después desde "Añadir filtros" podrás realizar búsquedas por las notas / acciones asignadas a cada documento.

 

buscar por filtros

 

> Firma digital

Desde esta opción puedes configurar la firma digital de documentos. 

  • Si quieres saber más sobre la firma digital en a3doc cloud, pulsa aquí.

 

firma digital

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