Sincronización a3factura - a3ASESOR | eco

• Introducción
• Plan contable
• Clientes y proveedores
• Mantenimiento del Plan de Cuentas
• Mantenimiento de Clientes y Proveedores
• Saldos iniciales / finales (apertura)
• Gestión de facturas

 

Introducción

Trabajar con el sistema conectado entre a3ASESOR | eco / a3factura es muy sencillo, pero es importante entender todo el funcionamiento del circuito de los datos, para que la integración entre las dos aplicaciones se realice de una manera óptima.

En este documento se va a detallar el intercambio de la información entre ambas aplicaciones y sus efectos, pero destacamos en tres puntos, cuál es la base del correcto funcionamiento de todo el sistema:

• Sólo se podrán crear empresas en a3factura que tengan entrada de datos en a3ASESOR | eco con Apuntes o Movimientos, no se podrán crear las empresas con entrada de datos Acumulados.
• Es en la activación inicial (lo que llamamos aprovisionamiento inicial) cuando se crea la empresa en a3factura partiendo de los datos que ya existan en a3ASESOR | eco. Es importante que la información esté correctamente tratada en a3ASESOR | eco para que el traspaso sea exitoso (se detalla en este documento qué se debe tener en cuenta en este proceso).
• Una vez creada la empresa en a3factura, la aplicación con la que se debe realizar la gestión de la misma, es decir; creación de clientes y proveedores, facturas de venta y compra, gestión de cobros y pagos… debe ser siempre a3factura, NUNCA desde a3ASESOR | eco. En a3factura, la parte contable se genera automáticamente cuando se crean las facturas tanto de ventas como de compras (realizando los movimientos de apuntes correspondientes). Si al importar a a3ASESOR | eco, alguna cuenta contable no se ha asignado correctamente por el usuario, ésta debe ser corregida en la aplicación origen, es decir en a3factura, nunca en a3ASESOR | eco, ya que la modificación no sería traspasada de nuevo a a3factura.

 

¿Qué tener en cuenta en el Aprovisionamiento inicial?

En el aprovisionamiento inicial, cuando se activa una licencia de a3factura a un cliente, se traspasa la información del último ejercicio abierto de a3ASESOR | eco, pero ¿Qué se va a traspasar exactamente? ¿Qué debemos tener en cuenta?

 

Distinguimos los siguientes apartados:

 

Plan contable

 

Importante: Hay que tener en cuenta, que una vez aprovisionada una empresa en a3factura, esta se crea con los niveles de cuentas que tenía en ese momento a3ASESOR | eco. Por lo que ya no podemos cambiar el nivel de cuentas en esa empresa. Es decir si cuando se aprovisiona, en a3ASESOR | eco la empresa trabaja a 8 dígitos, en a3factura también se creará a 8 dígitos, pero ya no podemos cambiar el nivel en a3ASESOR | eco, por ejemplo a 9, ya que en el siguiente envío de información, no se permitirá dando el correspondiente aviso de error.

 

Clientes y proveedores

En el aprovisionamiento inicial, la lógica que seguirá la aplicación para crear las fichas de clientes y proveedores en a3factura dependerá de si existe:

• Cuenta en a3ASESOR | eco con NIF (aunque sea erróneo): En el caso de que la cuenta de a3ASESOR | eco lleve un NIF de terceros asociados (aunque sea erróneo), se importará la cuenta contable y se creará una ficha en a3factura en clientes o proveedores según su naturaleza. Antes de realizar una factura a este cliente o proveedor en a3factura, el NIF deberá corregirse ya que la aplicación validará este campo de manera automática.
• Cuenta en a3ASESOR | eco sin NIF: Si las cuentas no tienen NIF, se darán sólo de alta en el plan contable de a3factura, para que ingresos y gastos quede cuadrado, pero no se crearán las fichas de clientes y proveedores.
  
  

  Nota: El envío de esta información está condicionado a que en el periodo que se envía existan movimientos, o en caso de ser el mes de enero, tener saldo inicial.

• Otras cuentas en a3ASESOR | eco de tratamiento Cliente / Proveedor: Las cuentas que en a3ASESOR | eco se especifiquen que deben tener un tratamiento de proveedor o cliente crearán ficha en a3factura según se especifique en esta pantalla.

 

 

¿Qué tener en cuenta en los envíos de periodos posteriores?

Para garantizar el correcto funcionamiento de todo el sistema es muy importante entender que una vez ya hecho el aprovisionamiento inicial, la creación de clientes, proveedores, facturas de venta, factura de compra y mantenimiento de cobros y pagos, debe ser realizada íntegramente en a3factura.

Al crear las fichas de clientes/proveedores y documentos, la aplicación genera las cuentas contables correspondientes de manera automática y esto es lo que se traspasará a a3ASESOR | eco. Si al realizar la importación a a3ASESOR | eco, hubiera alguna cuenta mal informada, ésta debe ser modificada en el origen, es decir, en a3factura, nunca en a3ASESOR | eco, ya que se generarían descuadres entre las dos aplicaciones.

 

Nota: No deben modificarse en a3ASESOR | eco movimientos contables con origen a3factura. Esta modificación no se traspasaría a a3factura y se generarían descuadres entre ambas aplicaciones.

 

 

Mantenimiento del Plan de cuentas

Cada aplicación marcará sus propios movimientos, es decir, aquellos apuntes que se generan desde a3ASESOR | eco, tendrán la marca de su aplicación origen, en este caso a3ASESOR | eco, si la información se ha entrado desde a3factura, quedan registrados movimientos con el origen a3factura.

 

Nota: Los únicos apuntes que pueden introducirse en a3ASESOR | eco son aquellos que no provienen de los movimientos generados directamente en a3factura, por ejemplo; en a3ASESOR | eco no se podrá modificar una cuenta de un cliente que provenga de una factura de venta creada en a3factura, deberá modificarse en el origen directamente. Lo que sí que se podrá introducir manualmente desde a3ASESOR | eco son apuntes de; nómina, pago de impuestos, traspasos entre cuentas. Esto se podrá introducir o bien directamente en a3factura o a través de a3ASESOR | eco, como se prefiera.

 

 

 

Así mismo, desde a3ASESOR | eco, al importar desde a3factura, se pueden ver los movimientos que provienen de a3factura, filtrando por origen del asiento:

 

 

Nota: La información nunca se va a duplicar si se envían varias veces datos del mismo periodo, se sobrescribirán los movimientos ya existentes y se añadirán los nuevos datos.

 

Mantenimiento de Clientes y Proveedores

Una vez realizado el aprovisionamiento inicial, el mantenimiento de las fichas de clientes / proveedores existentes y las nuevas fichas que se deban crear, deben introducirse siempre desde a3factura.

Comentar que, en a3ASESOR | eco, sólo existe ficha fiscal de cliente (no datos comerciales) por lo tanto, los datos que se van a compartir entre una y otra aplicación son los datos fiscales. Si se cambia una dirección comercial en a3factura, ésta no tendrá implicación en a3ASESOR | eco, ya que no existen en la aplicación estos campos.

Cuando se crea en a3factura un cliente/proveedor nuevo, se asigna un código a la ficha y automáticamente una cuenta contable propuesta. El código asignado al cliente o proveedor, se utilizará para generar las diferentes cuentas asociadas a la ficha. Por ejemplo el código de ficha de cliente 15, propondrá la cuenta 430000015.

 

 

Al realizar la importación de envío de periodo de a3factura a a3ASESOR | eco pueden darse estas situaciones:

 

El cliente / Proveedor se marca como genérico (No habitual) en a3factura

Un cliente o proveedor genérico (o no habitual) es aquél que no tiene datos fiscales asociados y por lo tanto en la ficha no tiene un NIF específico. Al crear la factura en a3factura, se solicitará la cumplimentación de los datos fiscales, siendo éstos propios de cada factura.

La cuenta contable propuesta por ejemplo para los clientes genéricos (no habituales) es la 43000000

Al contabilizar la factura sobre a3ASESOR | eco, con un cliente o proveedor genérico, se traspasará de la siguiente manera:

• Si en la factura se le indica un NIF, se creará la ficha de Cliente/Proveedor en a3ASESOR | eco con los datos fiscales informados en la factura.

 

La cuenta propuesta no existe en a3ASESOR | eco

Este será el escenario habitual, ejemplo: en a3factura se da de alta un cliente nuevo con código 23, y se le asigna automáticamente la cuenta 430000023 (los ceros dependerán del nivel de cuentas con el que se haya creado la empresa en a3ASESOR | eco, recordad que no se puede cambiar a posteriori).

Al traspasar a a3ASESOR | eco, como esa cuenta y ese NIF no existen, será creada con la descripción del cliente de a3facturaserá asociado a esa cuenta el NIF del cliente que se ha dado de alta.

 

La cuenta propuesta existe en a3ASESOR | eco pero con distinto NIF

Supongamos la siguiente situación:

Damos de alta el cliente nº22 en a3factura, la cuenta asignada será la 43000002. Esta cuenta coincide que ha sido creada en a3ASESOR | eco, durante el periodo que no ha habido comunicación entre las dos aplicaciones, pero con un NIF distinto al que se ha introducido en a3factura.

Cuando un mismo NIF tiene varias fichas abiertas con cuentas contables diferentes

Por ejemplo:

Supongamos que en a3factura tenemos varios clientes con el mismo NIF y distintas cuentas contables (dos clientes, con código 23 y 24 por ejemplo, con el NIF A, que pueden corresponden a la misma razón social, pero distintas delegaciones o nombres comerciales).

Dado que las dos fichas de clientes tienen el mismo NIF, en el momento de realizar la exportación a a3ASESOR | eco, se validará que todas las fichas tengan los mismos datos fiscales, en caso contrario, saldrá el aviso correspondiente de error y no dejará realizar la exportación hasta que los datos fiscales no sean iguales en las fichas.

 

Cambio de NIF

En a3factura, si se cambia el NIF en una ficha de cliente o proveedor, este cambio quedará únicamente registrado en la ficha, no modifica los históricos, es decir, las facturas ya creadas, quedarán con el mismo NIF que existía en la ficha en el momento de crear el documento, no se actualizan con el nuevo NIF.

Veamos un ejemplo:

Tenemos en a3factura el cliente 23 con el NIF A y se han realizado facturas que tienen asignado el NIF A. Entramos en la ficha del cliente y cambiamos el NIF; en a3factura este cambio no afecta a las facturas ya generadas, por lo que tendremos facturas del mismo cliente con distinto NIF. Esto será correcto si ha existido un cambio de NIF por ejemplo en la empresa cliente y durante cierto tiempo el NIF era el A y a partir del cambio el NIF pasa a ser el nuevo. No se deben actualizar en estos casos los históricos con el NIF porque es correcto que en cada periodo el NIF sea diferente.

En cambio al exportar estos datos a a3ASESOR | eco, el cambio de NIF, sí afectará a todos los apuntes de las facturas, por lo que en la contabilidad, sí tendremos todas las facturas con el mismo NIF.

 

Borrado de clientes/proveedores

Al borrar una ficha de cliente / proveedor, que previamente ha sido exportada, da igual si ha sido creada desde a3factura o desde a3ASESOR | eco, en el siguiente envío, no se envía la acción de borrado, por lo que en estos casos, se deben borrar en ambas aplicaciones.

 

Saldos iniciales / finales (apertura)

Hay que tener cuenta que existe una diferencia importante a la hora de tratar los saldos de apertura y cierre entre ambas aplicaciones.

En a3factura, los saldos iniciales y finales se generan mediante un apunte de apertura y cierre respectivamente.

En a3ASESOR | eco, los saldos iniciales y finales no generan un asiento, está indicado en la propia ficha de la cuenta del plan contable.

Cuando en a3factura existe un apunte de apertura y se genera una exportación, esta se traspasa como saldo inicial en a3ASESOR | eco.

Cuando es a3ASESOR | eco el que tiene saldos iniciales, al enviar a a3factura el periodo ENERO, se generará en a3factura un asiento de apertura con los saldos iniciales.

 

Nota: Los apuntes de cierre y explotación no se traspasan, por lo que el proceso de cierre de ejercicio se debe realizar en ambas aplicaciones en caso necesario.

 

Gestión de facturas

A nivel informativo, el tipo de apunte que se genera en a3ASESOR | eco según el origen de a3factura es:

• Factura de compra/gasto: Genera en a3ASESOR | eco apunte tipo “Factura recibida”.
• Factura de venta: Genera en a3ASESOR | eco apunte tipo “Factura emitida”.
• Apuntes manuales: Genera en a3ASESOR | eco Apuntes tipo “Apunte”.

 

Detalle información de las facturas - Equivalencia de campos

A continuación detallamos la equivalencia de los campos entre ambas aplicaciones:

 

a3factura	a3ASESOR | eco	Notas
Fecha factura	Fecha expedición
Fecha contable	Fecha operación
Número factura (Ventas)	Número de factura / Concepto asiento / Documento
Número factura (Compras)	Concepto asiento
Referencia (Ventas)	Documento
Referencia (Compras)	Documento	Opcional en el momento de enviar los datos. El campo referencia es el número de factura de proveedor.
Tipo de operación	Tipo de operación
Tipo de factura	Tipo de apunte

 

Consecuencias modificación de facturas en a3ASESOR | eco con origen a3factura

Hemos comentado durante toda la documentación la importancia de modificar la información en origen (a3factura) y no en destino (a3ASESOR | eco). A continuación veremos un ejemplo de las consecuencias que tendría no seguir esta norma:

• Al importar movimientos de a3factura e intentar modificarlos aparecerá este mensaje:

 

 

• Si cambiamos por ejemplo la contrapartida en a3ASESOR | eco, este cambio no se actualizará en a3factura y existirán datos diferentes en ambas aplicaciones.

La descripción del asiento contable que viene dada en ambas aplicaciones no tiene ninguna implicación, pero aclaramos que el literal que se asigna de manera automática en cada una de ellas no es exactamente igual.

a3factura

 

 

a3ASESOR | eco

 

 

Nº de documento

Veamos de donde se obtiene el dato de la columna DOCUMENTO, según el origen del asiento:

 

 

• Factura de venta: En el caso de la factura de venta, el campo es el nº de factura de a3factura.
• Factura de compra: En el caso de la factura de compra, es el nº de referencia de a3factura.

 

Vencimientos

Las facturas de a3factura generan vencimientos. Estos no se exportarán a a3ASESOR | eco, sólo pasarán los asientos del cobro/ pago.

 

Obtención de cuentas contables

Al realizar un movimiento en a3factura que implica la generación de asientos contables, por ejemplo, la entrada de una factura, las cuentas contables asignadas provienen de diferentes apartados de la aplicación. A continuación detallamos dónde están ubicados estos campos por medio de un ejemplo:

Asiento de factura de venta en el que se han contabilizado las cuentas 43000001, 47700000 y 70000001.

Al realizar la importación a a3ASESOR | eco, se visualizará así:

 

 

Veamos en a3factura de donde se obtienen cada una de ellas:

 

Cuenta de cliente/proveedor

Las cuentas del cliente o proveedor se obtienen de a3factura de las fichas de cliente/proveedor, en el punto Fiscal/Contable

 

 

En nuestro ejemplo el apunte se genera al cliente 1, que corresponde a la cuenta contable 43000001. Esta cuenta se propone por defecto, pero el usuario es el que puede decidir a qué cuenta quiere imputarlo.

 

Cuenta de IVA

La cuenta del IVA dependerá de cómo esté configurada en a3ASESOR | eco (si es desglosada o genérica) una vez se realice el aprovisionamiento inicial.

 

Nota: Igualmente (aunque se recomienda no introducir manualmente apuntes de facturas en a3ASESOR | eco una vez realizado el aprovisionamiento inicial) si fuera necesario introducir alguna factura, se podría cambiar la cuenta de IVA y este cambio se traspasaría al plan de cuentas de a3factura.

 

Cuenta de venta/compra / abonos

La contrapartida de la factura la determina a3factura y ésta va en función de la ficha del artículo, que a su vez cargará la información en las líneas de la factura.

Ficha del artículo

 

El usuario puede editar y cambiar dicha cuenta en la propia factura y esta cuenta será la que se usará para generar el asiento contable.

 

Líneas de artículo en la factura

 

Si no se utilizan artículos, se asignará la que esté informada en la ficha del cliente.