Cómo crear un formato propio de factura

                
Entendemos como formatos de factura (y/o Recibo) aquellas plantillas que sirven como base, para dar un determinado aspecto o forma a las facturas que se emitirán.

A continuación veremos las siguientes opciones:

• ¿Que son los formatos de factura y/o recibo?
• Tipos de formato
• ¿Donde se crean o modifican?
• Dar de alta un nuevo formato
• Diseño y Modificación de un formato de factura y/o recibo

 

¿Qué son los formatos de factura y/o recibo?

En estos formatos se definen los campos que aparecerán, su ubicación, aspecto, etc.

Aunque habitualmente se haga referencia a ellos como formatos de factura, también se utilizan para definir los recibos, o las opciones combinadas, que incluyen el recibo al final de la factura.

 

Tipos de formatos

Los formatos se distinguirán según el método que se utilice para su creación/edición y para su emisión.

En a3ASESOR | ges dispones de los siguientes tipos de formato:

• Normal: El usuario no puede editarlos y están diseñados para emitir facturas a través de impresoras matriciales.
• Gráfico: El usuario no puede editarlos y su diseño esta orientado a su emisión con impresoras Láser. Pueden contener distintos tipos de letra, Bit Maps, recuadros, colores, etc.
• Word: El usuario puede editarlos. Su edición se realiza a través de Microsoft Word, aprovechando todas las prestaciones de esta herramienta.

 

¿Donde se crean o modifican?

Desde cualquier punto de la aplicación, donde puedas listar una factura o recibo, se solicita previamente el código del formato a utilizar (los formatos se identifican por un código numérico). Si en el campo pulsas el botón  “F4 Opciones”, aparece una ventana con la relación de formatos existentes.

 

 

Los botones de la barra de herramientas, permiten dar de alta o eliminar formatos. La modificación hace referencia únicamente a los datos descriptivos. En el caso de Alta, se crea un formato Estándar, que deberá ajustarse posteriormente si lo desea.

En la parte inferior de la ventana dispone de los botones Copiar y Editar, que sólo se activarán cuando el formato en el que está posicionado sea de “Calidad Word”

• Copiar: Permite que la forma y disposición del formato en el que está posicionado se copie sobre otro de Calidad Word cuyo código se solicita en la ventana que aparece al pulsar “Copiar”.

 

 

Esta es la forma más cómoda de realizar modificaciones en un formato sin tenerlo que definir desde el principio.

Debes recordar que los formatos iguales o superiores al número10 son los que se entregan con la aplicación y que no son modificables por el usuario, pero puedes copiarlos sobre otro y utilizarlos como base para la creación de nuevos formatos.

• Editar: Su función es la de modificar un formato recién creado u otro generado a partir de una copia. Al pulsar esta opción, se enlazará con Word, donde aparecerán las opciones propias de a3ASESOR | ges, que permiten insertar los campos necesarios para poder diseñar una factura y/o recibo.

 

 Dar de alta un nuevo formato de factura y/o recibo

Selecciona una de las facturas en formato word y pulsa el botón “Copiar”.

 

 

Informa el código y la descripción del nuevo formato y pulsa "Aceptar".

 

 

De esta manera se creará un nuevo formato copia de uno ya existente.

 

 Diseño y Modificación de un formato de factura y/o recibo

Selecciona el nuevo formato creado y pulsa "Editar" para acceder a Microsoft Word, donde aparecen una serie de botones propios de a3ASESOR | ges que permiten incluir en el documento los campos y fórmulas, precisos para poder convertir el documento Word en una factura y/o recibo de a3ASESOR | ges. Estos campos se encuentran en la opción "Complementos" de Microsoft Word.

 

 

CAMPO DE DATOS

Emite una relación de “Campos Disponibles”, para que puedan ser insertados en el documento. Además de incorporar el campo, se puede optar por “Insertar el campo dentro de un cuadro de texto”. Con esta opción, se garantiza que con independencia de la longitud final del valor del campo, los campos que se sitúen a continuación y en la misma línea, no serán desplazados en función de esa longitud y se mantendrán en la ubicación en la que se hayan colocado.

 

CAMPO CALCULADO

Es un campo creado por el usuario en el que se almacenará el resultado de las operaciones realizadas con otros campos. Además de campos, puede insertar valores en las operaciones. No se permite operar con otros campos calculados.

Un “Campo Calculado”, se identifica por “A3Calculo(xx)”, (donde xx es un número secuencial que se va asignando a cada nuevo Campo Calculado).

Al igual que en el caso del Campo de Datos, se puede insertar en el documento como un cuadro de texto.

Si pulsas “doble clic” sobre un campo calculado, se abre una ventana para editarlo, igual a la que aparece al definirlo.

Como cualquier campo o dato de un documento Word, un “Campo Calculado” se puede seleccionar y copiar. Como consideración especial debe tener en cuenta que si un campo calculado se ha insertado en más de una posición del documento, si posteriormente se modifica su fórmula desde cualquiera de ellos, queda modificada para todos.

 

CUERPO DE FACTURA

Corresponde a lo que serán las “líneas de la factura”. Genera una tabla en la que debe insertar los Campos de Datos y Calculados que desee. Básicamente serán los campos, Código de concepto, descripción, unidades e importes.

El tamaño del cuerpo de la factura, vendrá determinado por el que exista entre la cabecera y el pie de página. Los campos definidos en la tabla y que identifican la composición de una línea de factura (o varias si la descripción es de varias líneas), se repetirán tantas veces como Conceptos, Pagos, etc. existan en la factura, hasta rellenar el tamaño de la tabla. A partir de ese punto, saltará de página o emitirá un recibo según se defina.

 

 

INSERTAR RECIBO

Añade una referencia al final de la factura, para indicar que hay un recibo a continuación de la factura. La referencia añadida es del tipo <<A3Recibo(Formatox)>>, donde x indica la modalidad del recibo insertado, que puede ser 1 o 2.

Al indicar que deseas insertar un recibo, aparece una ventana con las siguientes opciones:

• Incluir en todas las páginas (con datos): Si la factura tiene varias páginas al insertar un recibo se tratará de un formato factura/recibo, al final de cada una de las páginas de la factura figurará el recibo cumplimentado con los datos que le corresponden. Es decir, se listarán tantos recibos iguales, como páginas tenga la factura.
• Incluir en todas las páginas (con datos en la última página): En esta modalidad, emite el recibo en todas las páginas (lo que habitualmente equivaldría a los datos pre-impresos), pero sólo se cumplimenta el que aparece en la última página de la factura. Es decir hay un solo recibo por factura.

Para eliminar el recibo de una factura, hay que posicionarse encima de la referencia que lo identifica <<A3Recibo(Formatox)>>, y pulsar “Supr”.

 

EDITAR RECIBO

Una vez se ha insertado un recibo en un formato, debes pulsar esta opción para editarlo. El funcionamiento será idéntico al descrito anteriormente.

 

Funciones de edición

Al utilizar Microsoft Word como editor de los formatos, puedes aprovechar todas las funciones del mismo para dar el aspecto que desees a los formatos de factura y recibo de Wolters Kluwer.

Podrán aprovecharse las opciones de tipos de letra, colores, sombras, inserción de BMP´s, etc.

 

Campos Calculados

Se constituye un campo calculado, operando entre Campos de Datos y constantes. Para definirlos aparece una ventana en la que figura un Botón que permite seleccionar Campos de Datos e insertarlos en una zona de edición en la que le pueden añadir operadores y constantes. Una vez finalizada la definición, el campo calculado se traslada al formato con la referencia A3calculo(xx).