Exportar datos a MS Access

Denominación y Ubicación de las bases de datos

Base de Datos

Una vez generado el enlace, la información se almacena en una única base de datos que se ubicará en el directorio de las tablas de la aplicación. El nombre del fichero que contiene esta base de datos es GESVvvv.mdb donde:

• GES indica que la exportación se ha realizado desde a3ASESOR | ges.
• vvv corresponde a los tres dígitos de la versión con la que ha generado. Si por ejemplo, solicita exportar a MS Access la base de datos de a3ASESOR | ges versión 5.72 el fichero generado se llamará: GESV572.mdb.

Plantillas

Las plantillas se encuentran en el directorio de las tablas de la aplicación y se identifican como:

• GV572P97.mdb, para Office 97
• GV572P00.mdb, para Office 2000 y siguientes

Donde 572 corresponde a la versión de la aplicación.

Tipos de Exportación

En función de si los datos a exportar se refieren a un período o no, distinguimos dos tipos de exportación:

• La exportación Total que genera todos los datos seleccionados por el usuario para cualquier fecha.
• La exportación Incremental por fechas que genera los datos seleccionados por el usuario (facturas, recibos y tareas) para el período seleccionado.

Los datos de tablas, clientes, expedientes, cuotas y datos de facturación se generan con exportación total, independientemente del tipo seleccionado.

Proceso de Exportación

Para realizar el proceso de exportación acceda a Utilidades / Enlaces / Exportar a Access y siga los siguientes pasos:

• Seleccione el Tipo de Exportación, según lo explicado en el punto anterior.
• Datos contenidos en la base de datos. Puede exportar Datos generales (tablas, clientes, expedientes, cuotas, datos de facturación e impresos) y Datos Periódicos a partir de la una fecha determinada (recibos, facturas y tareas).

En la parte superior de la ventana aparece la “Fecha de la última generación” que se refiere a la última vez que se realizó correctamente este proceso de exportación.

Una vez informados los datos de la ventana pulse el botón  (Exportar a Access) para ejecutar el proceso de exportación.

Una vez finalizado el proceso, desde Microsoft Access seleccione la base de datos creada.

Descripción de las tablas exportadas

La base de datos que se genera se encuentra estructurada en diferentes tablas. A continuación le detallamos el nombre y descripción (contenido) de cada una de ellas.

Para ver las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos, debe dirigirse al punto de “Herramientas / Relaciones” del menú principal de Microsoft Access.

Para una descripción detallada de los campos más significativos de cada tabla consulte la descripción en la vista diseño de cada una de ellas.