Puesta en marcha para empezar a trabajar con el Portal del Empleado
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Para empezar a trabajar con el portal del empleado es necesario configurar una serie de datos básicos.
El portal del empleado permite la gestión y configuración de distintos portales para cada empresa, con una misma licencia de cliente. Por tanto, si vas a trabajar con un Portal diferente para cada empresa, deberás crearlos previamente.
Una vez creados los diferentes portales podrás empezar a configurarlos. Para ello, accede con el usuario Supervisor, que utilices para entrar a la aplicación de nóminas. El usuario Supervisor puede crear un usuario Administrador, que podrá realizar las mismas funciones.
-> Pasos a seguir para configurar los diferentes puntos de menú del portal
Perfiles
Usuarios
Equipos de trabajo
Trámites estándar
Trámites de usuario
Niveles de validación de los trámites
Configarción gráfica
Parámetros generales
Usuarios y derechos
Perfiles
El perfil permite definir los derechos que tendrá el usuario sobre determinadas tareas, empresas, centros o empleados. Por defecto, hay tres tipos de perfil estándar (no modificables): empleado, mando y administrador.
Para definir los derechos que tendrá el usuario, puedes crear un nuevo perfil basado en uno ya existente o bien, crear un nuevo perfil y asignarle los derechos correspondientes. Para + información, pulsa aquí.
Usuarios
La creación de usuarios puede realizarse desde la aplicación de nóminas o desde el portal del empleado. Además, desde el portal podrás dar de alta los usuarios de forma masiva.
Equipos de trabajo
Existen 2 formas de definir los equipos de trabajo:
- Administración portal / Equipos de Trabajo: desde la administración del portal puedes crear los equipos de trabajo, informando el supervisor y los trabajadores que formarán parte del mismo.
Portal del Empleado: ¿Cómo definir un Equipo de Trabajo? - Importar Organigrama: si dispones de organigrama en tu empresa, puedes crear los equipos de trabajo de forma automática y con la misma estructura, a través de la importación
¿Puedo crear los equipos de trabajo del portal con la misma estructura del organigrama?
Validadores
El validador es el usuario del portal que se encargará de gestionar (aprobar o denegar) las solicitudes de los empleados sobre los diferentes tipos de trámites. No es necesario que el validador sea el jefe de equipo (mando).
Trámites y solicitudes
En el portal del empleado podremos gestionar dos tipos de trámites, estándar y de usuario.
Trámites estándar
Los trámites estándar vienen definidos por defecto y están vinculados a la aplicación de nóminas. A continuación, veremos una relación de trámites, que son los más consultados por nuestros clientes.
| Vacaciones | Para gestionar las vacaciones de los empleados es necesario crear el “Proceso de Vacaciones” desde la aplicación de nóminas. |
| Permisos | Para gestionar los permisos retribuidos es necesario crearlos desde el pacto o convenio de tu empresa. Una vez creados, ya serán visibles desde el portal del empleado. |
| Anticipos | Para que los empleados puedan solicitar un anticipo de sus pagas, el administrador o supervisor del portal deberá definir la configuración de las solicitudes (tipos de pagas e importes máximos a solicitar). |
Trámites de usuario
Los trámites de usuario son configurables por el usuario Supervisor o Administrador del portal.
Mediante un asistente podrás configurar un nuevo trámite, asignándole el formulario a utilizar y su ubicación en uno de los menús de la pantalla principal del portal.
Niveles de validación de los trámites
Para poder gestionar los trámites se pueden establecer diferentes niveles de validación, indicando si la validación la realizará algún usuario del portal o/y algún usuario de la aplicación de nóminas (RR.HH).
Personalizar Portal
A través de los diferentes menús del apartado “Personalizar Portal”, podemos modificar el portal del empleado con la imagen corporativa de nuestra empresa, crear accesos directos propios, anuncios, etc.
Configuración gráfica
Puedes personalizar la configuración gráfica del Portal, adaptándola a la imagen o necesidades de tu empresa.
Parámetros Generales
Desde este apartado se pueden configurar diferentes parámetros (número de pagas visibles, formato de hojas de salario, etc.).
Además, en las siguientes consultas podrás ver de forma detallada diferentes procesos y resolver algunas dudas.
- Agrupar pagas por NIF.
- Acceso trabajadores finiquitados.
- Formato hojas de salario.
- Número de pagas visibles.
Documentos Personales
El Supervisor o Administrador del portal puede añadir aquellos certificados o documentos personales que verá el usuario del portal en el punto de “Mis Documentos”.
- Certificado de ingresos y retenciones.
- Comunicación de datos al pagador (Modelo 145).
- Cartas y Certificados.