Cómo informar trabajadores en prácticas formativas o académicas no remuneradas

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scale_document Referencia Legal

Según lo establecido en el Real Decreto-Ley 2/2023, de 16 de marzo y el Boletín de Sistema RED 9/2023, de 6 de julio, a partir de 1 de enero de 2024 las personas que realicen prácticas formativas externas no remuneradas se incluirán como asimiladas a trabajadores por cuenta ajena en el Régimen General de la Seguridad Social.

 

A continuación, vamos a ver:

  1. ¿Qué debo tener en cuenta para dar de alta alumnos en prácticas formativas no remuneradas?
  2. Afiliación: Comunicación mensual de los días efectivos de prácticas
  3. Cálculo de la base de cotización y cuota, en función de los días de prácticas
  4. Cálculo de la reducción por prácticas formativas externas
  5. Generación del fichero borrador o fichero de bases

 

1.- ¿Qué debo tener en cuenta para dar de alta alumnos en prácticas formativas no remuneradas?

Para dar de alta este tipo de trabajadores, los centros formativos deben disponer del Número de Afiliación a la Seguridad Social. Además, estos trabajadores deben ir englobados en un CCC distinto al resto de trabajadores de la empresa.

Para ello, la Seguridad Social ha habilitado 2 opciones:

a) Que sea la propia empresa donde se van a realizar las prácticas la que se encargue de gestionar estos alumnos. En este caso, será ella la que deberá solicitar el nuevo CCC para estos alumnos.

b) O bien, que sea la universidad o el centro formativo donde cursen los estudios el que se encargue de la gestión de estos alumnos. En este caso, deberá dar de alta el nuevo CCC para estos alumnos y gestionar la asignación del Número de Seguridad Social de estos alumnos (puesto que puede ser que, como no han trabajado, no dispongan de él). Para estos casos, en los que se trata de un gran volumen de trabajadores, la Seguridad Social ha habilitado de forma extraordinaria un fichero plano para que los centros formativos puedan realizar esa solicitud. Los centros formativos enviarán los NIF´s (Número de Identificación Fiscal) de esos alumnos en este fichero plano y, con esa información, la Seguridad Social dará de alta el Número de Afiliación a la Seguridad Social correspondiente a cada alumno.

 

Importante: Antes de realizar el proceso debes tener en cuenta que, si tu empresa no tiene creado un CCC de formación, deberás crear el centro de trabajo y CCC en el que asociarás los alumnos en prácticas formativas no remuneradas.


El proceso a realizar en la aplicación sería el siguiente:

 

  • Si la empresa dispone del Número de Afiliación a la Seguridad Social y de los datos del alumno: dará de alta los alumnos a través de alta individual o alta masiva. Y podrá comunicar a la Seguridad Social la acción MA de alta de este alumno:

183709 - account avatar man outline pe Creación del trabajador (individual): Desde el asistente de creación del trabajador, debe activarse para este tipo de alumnos el indicador “Prácticas no remuneradas (no aplica convenio)”. Si se activa, no es necesario informar un convenio pero sí deberá informarse el puesto de trabajo que va a desempeñar.

 

La ficha del alumno es la misma que para otro trabajador. La única diferencia es que en el apartado de “Convenio” estará deshabilitada toda la información referente a convenio o pacto y aparecerá activado, por defecto, el indicador “Prácticas no remuneradas (no aplica convenio)”, que se marcó al dar de alta a ese alumno:


Nota
: si activaste el indicador “Prácticas no remuneradas (no aplica convenio)” por error y no procede, deberás eliminar la ficha de este alumno y crearlo de nuevo sin activar el indicador.

En el apartado “Contractuales” debes seleccionar el tipo de cotización “Prácticas formativas externas no remuneradas” y se aplicará la reducción correspondiente (sin necesidad de informarle un tipo de contrato, puesto que estos alumnos no tienen contrato):

 

Al informar este tipo de cotización Prácticas formativas externas no remuneradas, de manera automática, aplica la reducción por prácticas formativas externas del 95%.

lien-add-icon Creación masiva de trabajadores: Para dar de alta estos alumnos de manera masiva en la aplicación, en el apartado “importar/exportar” de la ficha del trabajador dispones del formato de exportación 122 – Prácticas no remuneradas (no aplica convenio), que tiene las mismas características que el formato 100 – Alta masiva de trabajadores, con la única diferencia que no lleva los datos bancarios del trabajador (puesto que estos alumnos no van a cobrar por las prácticas):


Al importar este formato, la aplicación dará de alta estos trabajadores informando, de manera automática:
- el tipo de cotización “Prácticas formativas externas no remuneradas” y,
- el indicador “Prácticas no remuneradas (no aplica convenio)” (como hemos visto, anteriormente, al dar de alta un trabajador de manera individual).

 

  • Si el centro formativo no dispone del Número de Afiliación a la Seguridad Social de sus alumnos: en este caso, a través del formato de exportación 122 – Prácticas no remuneradas (no aplica convenio), deberás generar el Excel de forma masiva de esos alumnos, para crear las fichas y en el campo NAF deberá informar ceros puesto que, al ser un campo de obligada cumplimentación, si no se informa, la aplicación no permitirá dar de alta la ficha:

 

Desde el apartado de “Nómina/ Comunic@ción/ Afiliaciones” y a través de la nueva acción “NSS - Asignación NSS”, la empresa solicitará a la Seguridad Social que le asigne un Número Afiliación a la Seguridad Social a todos aquellos alumnos que no dispongan de él:

 

183684 - arrow move outline rightA tener en cuenta: la acción NSS solo debe realizarse para aquellos alumnos que aún no tienen NAF asignado (y que se rellenará con ceros en el formato 122, como hemos visto). Si el trabajador tiene un NAF asignado, no debe generarse.

 

Posteriormente, cuando la Seguridad Social responda, la empresa deberá informarle el NAF a los trabajadores. Puede hacerlo de manera individual, accediendo a la ficha de cada trabajador, o de manera masiva, accediendo al apartado “importar/ exportar” (desde la ficha del trabajador) e informando, esos NAF´s a través del formato 101 - Datos identificativos, donde dispones del campo NAF:



Por último, deberás importar este formato para trasladar este dato a la ficha del trabajador.

Una vez informado el NAF, ya se podrá tramitar el alta de estos alumnos a través de la acción MA – Alta sucesiva (Régimen General y Agrario).

 

2.- Afiliación: Comunicación mensual de los días efectivos de prácticas

Como hemos dicho, las empresas o centros formativos que tengan estos alumnos dados de alta deberán comunicar, mensualmente, a la Seguridad Social los días efectivos de prácticas formativas o los días previstos que realicen esos alumnos. Para ello, dispones de las siguientes acciones en la aplicación:

  • MDP - Mecanización Días Prácticas
  • EDP – Eliminación Días Prácticas

 

Para informar, de manera masiva, los días de prácticas formativas externas no remuneradas, en el apartado "importar/ exportar" de la ficha del trabajador dispones del formato de Excel:

276478 - accept check checkbox ok outl209 - Días prácticas formativas (no remuneradas)

 pantalla_uno


Este formato tiene las mismas características que el formato 302 – Datos de Calendarios, con la diferencia de que, además de que modifica el calendario de los trabajadores, genera la acción de afiliación MDP - Mecanización Días Prácticas, correspondiente al período informado en el campo “Mes y Año”:

formato 209 dias practicas formativas no remuneradas


El formato se exportará con la fecha que se ha informado y con la columna “Día” sin datos, para que se informen los días de prácticas totales a realizar en el mes, por cada alumno:

formato_209_alumnos_dias_practicas_totales


Posteriormente, al importarlo, la aplicación informará los días laborables del calendario de la ficha del alumno, en función de los días de prácticas introducidos en el formato 209:

calendario_alumnos_practicas_totales


Además, preparará la acción MDP - Mecanización Días Prácticas del período especificado.

> Para más información sobre cómo generar una afiliaciónpulsa aquí.

 


3.- Cálculo de la base de cotización y cuota, en función de los días de prácticas

Base de cotización

La base de cotización mensual es el resultado de multiplicar la base mínima del grupo de cotización 8 por el número de días en prácticas, con el límite de la base mínima mensual del grupo de cotización 7.

Ejemplo:

Trabajador que, durante el mes, realiza 22 días de prácticas. El cálculo de la base de cotización es:

22 días (días laborables informados en el calendario) x 42 euros (base mínima grupo cotización 8) = 924 euros base de cotización

 

 

Cuota de cotización

Respecto a la cuota de cotización, solo hay una cotización empresarial que se realiza sobre una cuota diaria. Para el año 2024 la cuota por contingencias comunes es de 2,54 euros, 0,16 euros cuota de IT y 0,15 euros cuota de IMS, por cada día de práctica formativa, respectivamente.

La cuota máxima mensual será de 57,87 euros por contingencias comunes y de 7,03 euros por contingencias profesionales.

No cotizan por Desempleo, FOGASA, FP ni MEI.

 

Ejemplo:

Trabajador que, durante el mes, realiza 22 días de prácticas. El cálculo de las cuotas de cotización de empresa sería:

22 días (días laborables de prácticas informados en el calendario) x 2,54 euros = 55,88 euros cuota contingencias comunes empresa

22 días (días laborables de prácticas informados en el calendario) x 0,16 euros = 3,52 euros cuota de IT empresa

22 días (días laborables de prácticas informados en el calendario) x 0,15 euros = 3,3 euros cuota de IMS empresa

Cuota de cotización de empresa total: 62,70 euros

 

 

4.- Cálculo de la reducción por prácticas formativas externas

A este colectivo se les aplica una reducción por la cuota de contingencias comunes empresarial del 95%.

El importe de la reducción por prácticas formativas externas es el resultado de multiplicar el número de días de prácticas, por la cuota empresarial por contingencias comunes del tipo de cotización “Prácticas No Remuneradas” y aplicar el 95%.

Ejemplo:

Siguiendo con nuestro mismo ejemplo, el importe de reducción es:

22 días (días laborables de prácticas) x 2,54 euros (cuota CC empresa) x 95% = 53,02 euros

 

 

Cálculo en situación de incapacidad temporal por contingencias profesionales

El cálculo de la base de cotización se realiza teniendo en cuenta los días previstos de prácticas que el alumno ha estado en situación de IT:

8 días (días laborables de alta) x 42 euros (base mínima grupo cotización 8) = 336 euros base de cotización

12 días (días laborables en accidente) x 42 euros (base mínima grupo cotización 8) = 504 euros base de cotización

 

 

Cálculo de la prestación

La prestación se calcula multiplicando la base reguladora por los días naturales de accidente (en nuestro ejemplo, 19 días).

 

5.- Generación del fichero borrador o fichero de bases

La liquidación a la Seguridad Social de este tipo de colectivo es trimestral, por lo tanto, deberás informar las fechas del trimestre correspondiente (ejemplo: 01/2024 al 03/2024).

Por norma general, se generará la solicitud de Borrador, excepto si existe una prestación de accidentes ya que, en estos casos, deberará generarse el fichero de bases.

 



Recuerda: en el centro de trabajo y para ese CCC debes tener informado Tipo de Pago Trimestral. De este modo, la aplicación ya te mostrará, por defecto, el período trimestral:




183684 - arrow move outline rightA tener en cuenta: en el proceso de generación, si seleccionas el fichero de de bases y no procede, la aplicación mostrará un mensaje informándote de que tienes que generar el borrador. Y, del mismo modo, si generas el borrador y no es correcto, mostrará el mensaje avisándote de que tienes que generar el fichero de bases.

La cotización consistirá en una cuota fija empresarial por Contingencias Comunes y Accidentes de trabajo, por cada día de práctica formativa, con un límite máximo mensual. A dichas cuotas, se les aplicará una reducción del 95% de las cuotas por contingencias comunes.

 

 

 

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