¿Cómo informar y generar el fichero de comunicación de acuerdo de trabajo a distancia para enviar al SEPE?

La comunicación al SEPE de los trabajadores que tienen un acuerdo de trabajo a distancia debe realizarse a través de un fichero XML cumplimentado, según las especificaciones técnicas publicadas el 2 de febrero de 2021 en la página web del SEPE (https://www.sepe.es).

Proceso para informar y generar el fichero de comunicación de acuerdo de trabajo a distancia

En base a ello, a continuación, te relacionamos los campos que debes informar en la aplicación para comunicar al SEPE que un trabajador realizará trabajo a distancia:

1) Desde la ficha del trabajador, accede al apartado "Contratación/ Acuerdo trabajo a distancia":

 

2) Si tienes informada la clave del contrato en el menú "Listado contrato" de la ficha persona, automáticamente se mostrará cumplimentada desde el menú "Acuerdo trabajo a distancia". No obstante, puedes comunicar al SEPE acuerdos de trabajo a distancia sin tener informado el código de registro del contrato de trabajo (es decir, no es necesario que cumplimentes el campo "Clave del contrato" en el menú “Listado contrato” de la ficha persona).

En este caso (si no se ha rellenado el campo de "Clave de contrato" en el menú “Listado contrato” de la ficha persona), en el apartado "Acuerdo trabajo a distancia" la clave de contrato aparecerá en blanco y sin posibilidad de modificarla desde aquí:

 

Cuando no dispones de la clave de contrato, debes activar el indicador “Sin Identificador del contrato”. Al activarlo, los campos “Tipo de Contrato” y “Contrato alta en Contrat@” se informarán de manera automática:

• El campo "Tipo de Contrato" se informará como indefinido o temporal (en función de lo informado en la ficha del trabajador).
• El campo "Contrato alta en Contrat@", por defecto, vendrá informado como “No”. Si informas “Sí”, se mostrará un texto que te avisa que estás informando que no tienes la fecha exacta de inicio de contrato, o que no se ha dado de alta ese contrato en Contrat@:

 

Si no se activa el indicador “Sin Identificador del contrato”, el resto de datos no podrán editarse ni modificarse (aparecerán en blanco):

 

 

3) En el apartado "Datos Acuerdo de Trabajo a Distancia" debes informar los datos necesarios para poder realizar la comunicación del acuerdo de trabajo a distancia al SEPE.

A continuación, te explicamos cada uno de los campos a cumplimentar:

  Fecha inicio Acuerdo = Fecha de inicio del Acuerdo del Trabajo a Distancia.

  Fecha Fin Acuerdo = Fecha de fin del Acuerdo del Trabajo a Distancia.

  Hora Entrada 1 = Hora primera entrada, obligatoria para Jornada Continua o Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.

  Hora Salida 1 = Hora primera salida, obligatoria para Jornada Continua o Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.

  Hora Entrada 2 = Hora segunda entrada, obligatoria para Jornada Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.

  Hora Salida 2 = Hora segunda salida, obligatoria para Jornada Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.

 % Distancia = Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso. Debe estar en un rango de 30 a 100%. Su formato pasa a ser EEDD, siendo las dos primeras posiciones la parte entera del porcentaje y las dos últimas la parte decimal (Ejemplo: 30% será enviado como 3000).

  Reglas Disponibilidad = Activa el indicador según si debes aplicar las reglas de disponibilidad recogidas en el acuerdo escrito y firmado por las partes.

  Municipio Presencial = Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.

  Municipio Distancia = Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.

País Presencial = País de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.

País Distancia = País de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.

  Plazo Preaviso = plazo de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso (si no lo hubiera, pondría 0 días).

  Duración Acuerdo = Duración del Acuerdo de Trabajo a Distancia (en días). Se debe informar un 0 en caso de que sea indefinido. Si no lo es, debe informarse el número de días naturales de duración del Acuerdo, siendo un máximo de 9999 días. 

 

Una vez rellenados los datos del acuerdo a distancia, puedes preparar el envío del fichero XML a comunicar al SEPE. Para ello, pulsa el botón “Preparar para enviar”.

 

Y, en la ventana que se muestra, pulsa "Aceptar". 

 

Por último, se mostrará automáticamente la ventana "Contrat@" para generar el fichero XML del acuerdo a distancia. Pulsa "Generar" y, a través del link "Pulsa aquí para acceder a la página del Contrat@"enlaza con la página Web del SEPE para realizar el envío. 

 

¿Cómo preparar el fichero XML del acuerdo de trabajo a distancia de forma masiva a varios trabajadores?

Desde el botón “importar/ exportar” (acceso “Personal/ Plantilla) tienes disponible el formato “130 – Acuerdo de trabajo a distancia”, que te permite copiar este acuerdo a otros trabajadores que tengan las mismas condiciones de trabajo a distancia y, de este modo, optimizar tiempo:

Siguiendo la operativa habitual en la entrada de datos excel, selecciona el formato y los trabajadores que correspondan y pulsa “Exportar”. 

De esta forma, se abrirá un Excel con la relación de los trabajadores a los que deberás informar los datos correspondientes al Acuerdo de trabajo a distancia:

A tener en cuenta: La columna “Automatismo”, estará informada por defecto con la opción “Sí”, de manera que al importar el fichero, habiendo informado los datos del acuerdo de trabajo a distancia, se preparará automáticamente el envío del fichero XML a comunicar al SEPE.  

No obstante, si no deseas que la aplicación realice este automatismo, informa “No” en la columna “Automatismo”.

 

Una vez realizados los cambios, guarda el formato de Excel y, en la ventana "Opciones" de la aplicación, activa el indicador "Importar" y selecciona el archivo.

Por último, pulsa "Importar".