TicketBAI: Qué es y cómo trabajar con TicketBAI / BATUZ en a3ERP

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Facturación TicketBAI

TicketBAI es un proyecto compartido entre las tres Diputaciones Forales y el Gobierno Vasco que tiene como objetivo establecer una serie de obligaciones legales y técnicas, de modo que, a partir de la entrada en vigor de TBAI, todas las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad económica deberán utilizar un software de facturación que cumpla los requisitos técnicos. 

Para + información, pulsa aquí.

 

En este artículo veremos los siguientes puntos, haz clic en cada uno de ellos para visualizarlos en detalle:

1.- Ámbito de aplicación, ¿a quién afecta el sistema TicketBAI?
2.- Calendario de implantación voluntaria y obligatoria
3.- Módulo TicketBAI

3.1.- Instalación del módulo TicketBAI/BATUZ
3.2.- Activación de TicketBAI en la aplicación
3.3.- Configuración de TicketBAI

4.- TicketBAI en Álava y Guipúzcoa

4.1.- Emisión de facturas de venta
4.2.- Modificación de facturas de venta
4.3.- Anulación de facturas de venta (borrado)
4.4.- Impresión de facturas
4.5.- Casos especiales: Cómo indicar que una factura no se envía a TicketBAI

5.- Batuz - Adaptación de TicketBAI en Vizcaya

5.1.- Emisión de facturas de venta Batuz
5.2.- Facturas de compra

6.- Seguimiento de facturas en TicketBAI/ BATUZ

6.1.- Especificaciones BATUZ: gestión de facturas rechazadas y cambio de libros

 

1.- Ámbito de aplicación, ¿a quién afecta el sistema TicketBAI?

El sistema TicketBAI afecta a todas las personas físicas y jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que desarrollen actividades económicas y que están sujetas a la competencia normativa de las Haciendas Forales Vascas en el IRPF o en el IS, de acuerdo con lo previsto en el Concierto Económico con la Comunidad Autónoma del País Vasco, aprobado por la Ley 12/2002, de 23 de mayo.

 

2.- Calendarios de implantación voluntaria y obligatoria

183644 - alert attention caution error Muy Importante

El calendario de implantación voluntario y obligatorio es progresivo y está sufriendo diferentes cambios en las fechas. Te recomendamos que, para cualquier consulta o duda sobre el periodo obligatorio de implantación, consultes la página web del Gobierno Vasco https://www.euskadi.eus/ticketbai/ .

 

238745 - add calendar event new outlin TicketBAI Guipúzcoa

  • Período voluntario: 1 de enero de 2021
  • Período obligatorio: a partir del 01 de julio de 2022 se iniciará la implantación obligatoria, que se aplicará por sectores de forma gradual. Para + información, pulsa aquí.

183684 - arrow move outline rightA tener en cuenta:

Empresas con varias actividades
En caso de contribuyentes que ejerzan varias actividades, la obligación TicketBAI será exigible para todas ellas cuando lo sea para la primera de las actividades y en el momento en el que por uno de los epígrafes esté obligado.

Entrada voluntaria
Cualquier obligado tributario podrá anticipar voluntariamente la implantación a un sistema que cumpla los requisitos TBAI, si bien dicha incorporación deberá:

  • Coincidir con la fecha de implantación de algún otro colectivo.
  • Remitir comunicación previa específica que se implantará a tal efecto.

 
238745 - add calendar event new outlin TicketBAI Álava

  • Período voluntario: 1 de enero de 2022
  • Período obligatorio:
    • 01 de abril de 2022: asesorías
    • 01 de julio de 2022: actividades profesionales y farmacias
    • 01 de octubre de 2022: el resto de los contribuyentes

238745 - add calendar event new outlin TicketBAI Vizcaya

  • Período voluntario: 1 de enero de 2022
  • Período obligatorio: 1 de enero de 2024

 

3.- Módulo TicketBAI

3.1.- Instalación del módulo TicketBAI

El nuevo Módulo TicketBAI/BATUZ es compatible con la versión de a3ERP 14.02.00 o superior. Es necesario disponer de la gama Base de a3ERP facturación o a3ERP integral (no disponible para a3ERP contabilidad) o superior.

Para descargarlo, tan solo tienes que acceder al “Área clientes” de nuestra web (www.a3wolterskluwer.com) y, desde el punto “Actualizaciones/ Descarga de componentes – a3ERP – Solución Integral de Gestión para PYMES”, seleccionar el módulo TicketBAI/ BATUZ y pulsar “Descargar”.

 

183644 - alert attention caution error Importante

El módulo TicketBAI/BATUZ se ha de descargar, instalar y desplegar.

 

descarga modulo ticketBAI BATUZ


Una vez instalado el módulo TicketBAI, en el punto “Propiedades” del gestor de empresas, se activará el diccionario TicketBAI. Para visualizarlo, sitúate sobre la empresa que desees, haz clic con el botón derecho del ratón y pulsa la opción “Propiedades”.

activacion de diccionario ticketbai

 


3.2.- Activación de TicketBAI en la aplicación

Accede al menú “Configuración / Datos generales / Parametrización empresa”, pestaña “Preferencias/ Común”, y comprueba que los siguientes indicadores estén activados:

  • Aplicar campos externos (diccionarios de terceros)
  • Activar programas externos


indicadores parametrizacion empresa


Una vez activado el módulo, al acceder a la aplicación, en el menú principal se habilitará el nuevo punto “TicketBAI” con las opciones: “Configuración TicketBAI” y “Seguimiento TicketBAI”.

punto ticketBAI

 

3.3.- Configuración de TicketBAI

183644 - alert attention caution error Aviso importante sobre TicketBAI:

Una vez activado TicketBAI en una empresa, si ésta tiene facturas enviadas o generadas con TBAI para algún registro de tipo contable, TicketBAI no se podrá desactivar. Asimismo, tampoco será posible la eliminación de empresas acogidas a TicketBAI.

 

Una vez instalado el módulo TicketBAI deberemos acceder al menú “Configuración TicketBAI”, para activar por tipo contable. La activación puede hacerse tanto en multiempresa como no multiempresa.

No obstante, existe una diferencia, en función de si está activa la multiempresa o no:

Si la empresa tiene activa multiempresa, se podrá configurar qué tipos contables se pueden enviar a TicketBAI (es decir, la activación será por cada uno de los NIF, pudiendo marcar unos sí y otros no), así como la fecha activación y la tributación. 

Cuando en algún registro se active la columna “Enviar a TicketBAI”, aparecerá el siguiente mensaje de aviso: “Está activando el envío de facturas de venta a TicketBAI ¿Está seguro?".
En caso de confirmación, se marcará la columna enviar a TicketBAI.

configuracion multiempresa

Si la empresa no tiene activada la multiempresa, ésta no podrá decidir qué tipo contable activar o no. En este caso, al activar un tipo contable se activarán todos de forma obligatoria. Sin embargo, igual que en el supuesto anterior, sí podrá configurarse la fecha de activación, a qué tributación hay que enviar las facturas, el régimen de la empresa y los certificados.

ticketbai sin multiempresa


En la configuración de TicketBAI se mostrarán la relación de todos los tipos contables con la siguiente información:

  • Código del tipo contable
  • Nombre empresa / tipo contable: nombre de la empresa (nombre fiscal de la ficha de tipo contable en caso de multiempresa, o Razón social de los datos generales).
  • NIF de la empresa: igual que con el nombre, se mostrará el NIF de los datos generales en caso de no tener multiempresa o del más datos del tipo contable.
  • Enviar a TicketBAI: este indicador se activará en caso de multiempresa para decidir qué empresas entran en TicketBAI o no. En caso de no ser multiempresa, esta activación será general, si es multiempresa, podrá decidirse en cada tipo contable.
  • Fecha activación: permite informar la fecha de activación, que varía según la tributación y tipo de empresa.
  • Tributación: el usuario podrá seleccionar la tributación a enviar las facturas, debiendo indicar una de las siguientes opciones: Álava, Guipúzcoa o Vizcaya.

tributacion foral

  • Régimen empresa: permite seleccionar uno de estos valores (no obligatorio):
    • 51 Operaciones en recargo de equivalencia.
    • 52 Operaciones en régimen simplificado.
    • 53 Operaciones realizadas por personas o entidades que no tengan la consideración de empresarios, empresarias o profesionales a efectos del IVA.

  • Certificado para firmar y enviar: el usuario deberá seleccionar los certificados válidos que se usarán para firmar el fichero y realizar el envío a la tributación correspondiente.
    Estos certificados pueden ser distintos para enviar en un tipo contable o en otro.

183684 - arrow move outline right A tener en cuenta:
Es imprescindible que esté instalado en el terminal que realice la firma y envío del fichero y debe estar almacenado en el Almacén personal para que a3ERP lo reconozca.

 

4.- TicketBAI en Álava y Guipúzcoa

El proceso de alta de facturas de venta no cambia, una vez activado TicketBAI, únicamente hay que tener en cuenta que para que se permita guardar una factura, ésta deberá ser aceptada por la tributación correspondiente.

La forma de trabajar es la siguiente:

  • Da de alta las facturas de la forma habitual.
  • Se enviarán automáticamente a TicketBAI.
  • Desde "Seguimiento TicketBAI" puedes comprobar el estado de cada factura.

 

4.1.- Emisión de facturas de venta

Al “Guardar” una factura, automáticamente, se enviará a TicketBAI. Es decir, internamente se iniciará el siguiente flujo de envío:

  • Generación xml de factura: se genera la información necesaria en un fichero XML.
  • Firma del xml: el fichero generado se firma con un certificado digital instalado en la máquina.
  • Creación fichero TBAI y QR: se generará el fichero TBAI y la información necesaria para el QR.
  • Envío a la Hacienda Foral: el envío se hace al momento.


Cuando la factura esté subida, se activará el botón “Salir”.

 

183684 - arrow move outline right A tener en cuenta:
Si aparece un mensaje de factura rechazada o se produce algún aviso de error, en el caso de Guipúzcoa o Álava la factura no se podrá guardar.
En estos supuestos, el usuario podrá guardar la factura como borrador, para poder convertirla en factura oficial y enviarla, una vez haya solucionado el error.

articulo relacionado Para + información sobre la factura borrador, pulsa aquí.

subir factura a ticketbai


4.2.- Modificación de facturas de venta

Si la factura ha sido guardada, ya no se podrá modificar. Quedará en modo lectura, lo que significa que ha sido aceptada en la correspondiente tributación.

factura solo lectura

En caso de error, será necesario realizar la anulación de la factura o entrar una factura rectificativa o sustitutiva.

 

4.3.- Anulación de facturas de venta (borrado)

Pueden existir situaciones, en las cuales es necesario dar de baja o anular la factura emitida y expedir, en su caso, una nueva que recoja correctamente la operación realizada.

Cuando el usuario borre una factura, se enviará el fichero correspondiente de la anulación a la tributación correspondiente y cuando se reciba la aceptación, se procederá al borrado de la factura en la aplicación.

183644 - alert attention caution error Importante:

Si se recibe un rechazo en la respuesta, el usuario será informado del motivo, pero no se permitirá borrar la factura. Deberá solventarse el error y proceder de nuevo al borrado.

anulacion factura


Una vez anulada una factura emitida por el sistema TicketBAI, no se puede volver a utilizar el mismo número y serie de factura anulada, porque, aunque se anule la factura, tanto el fichero XML TBAI correspondiente a la factura que se quiere anular, como el fichero XML TBAI de anulación, deben remitirse a la Administración tributaria.

Por lo que, aunque en la selección de facturas, la factura borrada ya no se mostrará, sí que podremos visualizarla desde la pantalla de seguimiento con la operación “Anulación”.
En la pantalla de seguimiento se verán 2 registros, uno con el alta de factura y otro con la anulación.

seguimiento facturas anuladas

4.4.- Impresión de facturas

Para imprimir una factura TicketBAI, se podrá usar cualquier definición, pero se controlará que tenga añadido el QR y los datos identificativos TBAI.

idea¿Qué es el códigoTBAI? ¿Y el QR de TicketBAI?

El código TBAI es el que incorporarán todas las facturas generadas a partir de sistemas adaptados a TicketBAI, y que permitirá identificarlas. El Código QR de TicketBAI también se incorporará en las facturas y facilitará información complementaria sobre las mismas.

 

Para imprimir una factura, siguiendo la operativa habitual, pulsaremos el botón “Imprimir” y en el “Modelo de documento” seleccionaremos la plantilla predefinida: “Original TicketBAI”, cuyo formato ya incorpora el código TBAI y el código QR.

plantilla impresion factura ticketbai
factura QR TBAI

flecha gris¿Puedo incluir el código TBAI y el código QR en el formato de un documento?

Si lo deseas puedes adaptar la definición de las plantillas de factura que utilizas habitualmente incorporando en el modelo el código TBAI y QR.

Para ello, tienes que pulsar el botón “Definir” e insertar los campos:

  • DATOSQR: guarda la información para dibujar el QR.
  • IDTBAI: guarda el identificador TBAI.

plantilla para definir documentos qr


A continuación, recuerda que para que esta información se incluya en la plantilla debes modificar el “Acceso a datos”.

acceso a datos plantilla tbai


Como mecanismo de control, si se imprime una factura que esté en TicketBAI, con un modelo que no tiene QR correcto, se mostrará el siguiente mensaje de aviso: "Este modelo no cumple con la legislación del TicketBAI, no se puede imprimir", y no permitirá la impresión.

aviso factura TBAI no cumple legislacion

 

4.5.- Casos especiales: Cómo indicar que una factura no se envía a TicketBAI

Cuando, en casos excepcionales, no haya que enviar una factura a TicketBAI, el usuario deberá indicarlo en el momento de dar de alta la factura.

Para ello, en el apartado “Campos externos”, deberá marcar el indicador “No aplica TicketBAI” e indicar el motivo por el cual la factura no debe entrar en el circuito TicketBAI/ BATUZ (este proceso es igual en ambos circuitos). Además, en estos supuestos, es recomendable utilizar otra serie.

183684 - arrow move outline right A tener en cuenta:
Es importante indicar el motivo, aunque no sea un dato obligatorio, ya que si la empresa tiene una inspección en el futuro será de utilidad saber la causa por la que esa factura no se presentó.

campos externos
  

5.- Batuz - Adaptación de TicketBai Bizkaia

Batuz es un proyecto del territorio de Bizkaia, que se compone de 3 pilares:

  • Adopción del sistema TicketBai para Controlar del circuito de ventas.
  • Presentación LROE: obligación de la presentación electrónica del registro de operaciones económicas en sede electrónica (LROE) que “sustituye” el modelo 140. El LROE Modelo 140 es obligatorio para Persona física y el Modelo 240 para Persona jurídica.

    183684 - arrow move outline right A tener en cuenta:
    La aplicación actualmente tiene adaptado los libros 240 de facturas de venta y facturas de compra (el 140 no está disponible).

  • Borrador Declaraciones: el Departamento de Hacienda realizará la elaboración de los borradores de las declaraciones de IVA, IRPF, e IS con la información remitida para facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.


El funcionamiento de Batuz es similar al de TicketBAI con las siguientes diferencias:

 

5.1.- Emisión de facturas de venta Batuz

Al “Guardar” una factura con el tipo contable de Vizcaya en el caso que se detecte algún error, a diferencia de las facturas de Álava y Guipúzcoa, sí se podrá guardar ya que ésta no se publica en TicketBAI sino que se generará el LROE.

facturas batuz


No obstante, igual que en TicketBAI, una vez guardada la factura (con o sin errores) seguimos con el circuito “Sólo lectura”. Es decir, la factura una vez guardada no se podrá modificar.

factura venta batuz


En cuanto a la impresión de facturas, funciona igual que TicketBAI ya que también incluye el QR y el código TBAI.

 

5.2.- Facturas de compra

Teniendo activado TicketBAI, las facturas de compra de Vizcaya sí que hay que enviarlas a BATUZ ya que deben figurar en el libro 240 de facturas recibidas.

Recuerda que: En Álava y Guipúzcoa TicketBAI solo afecta a las facturas de venta, las de compra quedan fuera de este circuito.

 

183644 - alert attention caution error Muy importante

La generación de facturas de compra tiene una particularidad y es que BATUZ solicita los datos de serie y número de factura del proveedor por separado. Por lo tanto, en la ventana “Campos externos” de las facturas de compra de Vizcaya, deberán informarse los campos: “Nº fra. proveedor (BATUZ)” y “Serie fra. proveedor (BATUZ)”.

numero factura y serie proveedor batuz


Continuando con el proceso, una vez tengamos introducida toda la información de la factura de compra, pulsaremos “Guardar”.
En este caso, las facturas de compra no se envían directamente (como sucede con las facturas de venta) sino en diferido. Por lo tanto, aunque la factura esté guardada se puede modificar.

Observa que la factura de compra no está en modo lectura:

factura de compra batuz


El envío de las facturas de compra se realiza desde el punto “Seguimiento TicketBAI”, accediendo a la pestaña “240 fra. Recibidas”.

En este libro encontraremos las facturas de compra y, para enviarlas, tan solo habrá que seleccionar la factura pendiente que corresponda y pulsar “Enviar”.

seguimiento ticketbai facturas recibidas

6.- Seguimiento de facturas en TicketBAI/ BATUZ

El seguimiento de las facturas enviadas a TicketBAI / BATUZ se realiza desde el punto “Seguimiento TicketBAI”, donde podrás consultar todas las facturas enviadas y ver su estado.

En la parte superior, se encuentran los filtros de fechas, tributación y estados, que te permitirán localizar más fácilmente las facturas que necesites revisar.

En caso de tener activada la tributación de Guipúzcoa o Álava, se mostrará la pestaña TicketBAI y el filtro de selección de fecha, será por fecha factura.
En la pantalla de seguimiento de “TicketBAI” no tendremos facturas rechazadas ya que al emitir la factura solo se puede guardar si está “Aceptada” o “Aceptada con errores”.

Por otro lado, si la tributación es Vizcaya y la empresa es Persona Jurídica, se visualizarán las pestañas correspondientes a los libros 240 y el filtro de fechas tendrá en cuenta la fecha de operación.

>> Para + información, consulta “Especificaciones seguimiento BATUZ”.

 

En nuestro ejemplo, vemos las pestañas de TicketBAI y los libros 240 ya que tenemos activadas varias tributaciones de Guipúzkoa, Álava y Vicaya.

libros seguimiento ticketbai


183644 - alert attention caution error
 Aviso de la primera factura enviada

Las facturas en TicketBAI van encadenadas. Es decir, al enviar una factura se envían además datos de la factura anterior. Por lo tanto, en la primera factura que se envía a TicketBAI al no tener el encadenamiento de la factura anterior aparecerá “Aceptada con errores”, con el siguiente mensaje de aviso:

“Posible error de encadenamiento”

No te preocupes, es sólo un aviso informativo, la factura está enviada correctamente.

articulo relacionado Para + información sobre avisos y errores de envió a TicketBAI, pulsa aquí.
 


6.1.- Especificaciones BATUZ: gestión de facturas rechazadas y cambio de libros

En el caso de tener activada la tributación de Vizcaya, tendremos las facturas en los diferentes libros:

  • 240 fra. Con SG: al entrar facturas de venta, se enviarán en un primer lugar a este libro. Este incluye el fichero TBAI.
  • 240 fra. Sin SG: en este libro solo entrarán aquellas facturas de venta, que el usuario a incluido manualmente. Para + información, consulta el punto “Cambio de libro”.
  • 240 fra. Recibidas: las facturas de compra quedarán registradas en este libro. Además, desde aquí se enviarán a BATUZ, cuando el usuario lo desee.

libros de seguimiento batuz

Recordemos que las facturas de Vizcaya pueden guardarse aún con errores, por lo tanto, puede ser que en la ventana de seguimiento de los libros 240 haya facturas cuyo estado sea “Rechazado”.

A continuación, veremos cómo proceder cuando una factura está rechazada:

  • Solventar el error y volver a realizar el envío

Esta opción la podremos utilizar cuando el rechazo sea porque el certificado no es válido, o bien cuando al guardar una factura nos hemos quedado sin internet.

Por ejemplo, si se produce el error “El presentador no está identificado”, esto puede ser debido a que el certificado de envío informado no es válido.
Por lo tanto, para solucionarlo, accederíamos a la configuración de TicketBAI e informaríamos un certificado de envío correcto. Una vez hecho esto, podríamos volver a enviar la factura.

De momento, el reenvío es factura a factura. Es decir, no se puede hacer un reenvío de facturas masivo.

  • Cambiar la factura de libro

Cuando una factura está rechaza por un error en la propia factura como, por ejemplo, “Tipo impositivo no admitido”, si la factura está en el libro 240 – Fra. con SG, como la factura está en modo lectura y no se puede modificar porque tiene incrustado el TBAI y el código QR, para poder solventar el rechazo, tenemos la opción de moverla al libro 240 – Fra. sin SG. Este otro libro es igual que el anterior, en cuanto a que también se manda la información, pero no tiene el fichero incrustado (TBAI y QR).

Recuerda que:
En estos supuestos, existen también otras opciones como, por ejemplo, borrar o anular la factura. 

Para mover la factura, tan solo hay que seleccionarla y pulsar el botón “Mover a 240 sin SG”. Se mostrará una ventana previa de confirmación, en la que es recomendable informar el motivo por el cual se hace el cambio de libro.

cambio de libros

Al pulsar “Confirmar”, la factura se moverá al libro 240 – Fra. sin SF, con el estado “Pendiente de envío”. Ahora ya podremos pulsar el botón “Ver origen” para arreglar la factura. Una vez guardados los cambios en la factura, volveremos a la pantalla de envío, pulsaremos “Aplicar” (para que se actualicen los cambios) y ya podremos volver a hacer el envío.

modificar libro 240 sin software garante

 

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