SII. Guía de uso del Suministro Inmediato de Información

SII: Activación, configuración, envío y seguimiento de las facturas que se envían al SII

Una vez se ha realizado la instalación del módulo SII, al entrar en programa, tendremos una categoría dentro del apartado “Módulos” denominada SII.

Desde esta opción podremos realizar la activación, configuración, envío y seguimiento de las facturas que se envían al SII.

          

 

A continuación, te explicamos:

• Activación y configuración del SII
• Activación del estado pendiente de revisar por usuarios
• Envío y Seguimiento
• Otras funciones
• Cambiar estados de facturas
• Actualizar datos fiscales
• Activar estado en las selecciones

 

Activación y configuración del SII

Para acceder a la activación y posterior envío de las facturas a la AEAT mediante el SII, hay que realizar los siguientes pasos:

Activación

• Entra en la categoría SII y haz clic en la flecha para desplegar el submenú.
• Selecciona la opción “Configuración”.
  En esta pantalla podremos ver los tipos contables disponibles. Marcaremos la casilla “Configuración SII” para acceder a la configuración del tipo contable seleccionado.
• Para activar el SII en el tipo contable seleccionado, marcaremos la opción “Enviar al SII”.

          

 

Configuración

Al marcar la opción de “Enviar al SII” se habilitarán las opciones de configuración, como son el tipo de tributación, año y mes de activación. Seleccionaremos enviar facturas con la marca “Fuera de plazo”, si queremos que se envíen facturas que están fuera de plazo según los plazos que asigna la AEAT.

          

          

 

Por último, observa que en la parte inferior de la ventana aparece una breve explicación de las facturas que se procesarán.

Pulsa “Aceptar” para guardar los cambios y sal de esta pantalla para continuar con la configuración. Al volver a la pantalla anterior veremos que el indicador “Enviar al SII” está marcado

         

 

Por último, para terminar de configurar el envío al SII indicaremos:

• Tipos de facturas a enviar: indica el tipo de factura que se quiere enviar al SII. Por defecto se activa Ventas y Compras, pero puede darse el caso de que las compras y gastos se lleven desde otro módulo de contabilidad.
  • Solo ventas: deberás seleccionar esta opción cuando las facturas de compra y gastos se gestionan desde otra aplicación y esta es la encargada de gestionar el envío.
  • Ventas y compras: es la opción por defecto y se utiliza cuando toda la facturación se gestiona desde la aplicación y, por lo tanto, es la que realizará el envío.

•  Series de facturas: seleccionaremos las series de las facturas que se desean subir a la AEAT.

 

Activación del estado pendiente de revisar por usuarios

Cuando se den de alta y se modifiquen las facturas que hemos indicado en esta configuración, quedarán listas para enviar. Podemos configurar que según el usuario que las registre se revisen antes de enviar.

En este apartado, configuraremos los usuarios donde, las facturas que entren queden en el estado pendientes de revisar, para que la persona responsable pueda revisarlas antes de asignarlas como "pendientes de enviar". En la pantalla de seguimiento podremos cambiar de estado cuando se hayan validado.

          

 

Una vez realizada la configuración, pulsar el botón "Guardar".

De esta forma, si hay facturas que cumplan la configuración se mostrará un aviso indicando que se van a procesar. El programa las pondrá pendientes de enviar.

          

 

Envío y seguimiento

Tendremos disponibles todas las facturas, tanto pendientes de enviar como enviadas al SII en este apartado.

Cada alta, modificación y borrado de facturas, siempre que pertenezcan a un tipo contable/serie que esté activo y la fecha sea posterior a la configurada como inicio, quedará automáticamente "Preparada para enviar", a no ser que el usuario tenga marcado para que se queden pendientes de revisar.

 

Ver facturas antes de enviar

Podemos consultar las facturas que serán enviadas. Para ello marcar el indicador “Ver detalle de facturas”.

          

 

Si ya se ha confirmado que estas son las facturas que se quieren enviar, solo hay que pulsar el botón “Enviar facturas pendientes”.

 

Selección del certificado digital

Puede aparecer la lista de los certificados digitales que tenga el equipo y el usuario deberá seleccionar el que corresponda a la empresa que está realizando el envío.

En el caso de que solo exista un certificado se asignará ese y no será solicitado.

 

 Seguimiento

En esta pantalla podremos consultar las facturas enviadas y sus estados.

          

 

Veamos en detalle los diferentes estados y su significado:

• No aplica el SII: este estado es asignado por el usuario y es para decidir que una factura no se debe enviar nunca al SII. Por ejemplo, en una migración de datos que ya están en el SII por otros medios, en el momento que llegan a la aplicación no se pueden volver a enviar.
• Pendiente de revisar: este estado podemos tenerlo si configuramos a los usuarios, que en su alta las facturas quedan en esta situación. Será el usuario desde esta pantalla donde pueda cambiar el estado.
• Pendientes de enviar: son las facturas que serán enviadas cuando se pulse el botón de Enviar.
• Pendiente de respuesta: cuando las facturas han sido enviadas, pero aún no tenemos la respuesta de la AEAT.
• Aceptada por hacienda: estarán en este estado cuando se hayan enviado y aceptado por la AEAT.
• Aceptada con incidencias: estarán en este estado las facturas que la AEAT las acepta, pero tiene alguna incidencia que hay que modificar.
• Rechazada: estarán en este estado cuando se hayan enviado y la AEAT las rechaza, por lo que hay que corregirlas y volver a subirlas.

A tener en cuenta: es importante corregir cuanto antes los errores detectados en las facturas que su estado sea "Rechazado", ya que los 4 días de plazo siguen vigentes.

 

En la parte inferior disponemos de otras funciones que podemos realizar con las facturas:

          

 

Otras funciones

• Sel. Todos / Anul. Todos: permite seleccionar y/o deseleccionar los registros para realizar cambios de estado. Ver apartado Cambiar estados de facturas.
• Ver origen: podemos acceder a la factura del registro seleccionado.
• Ver ficha: se accede a la ficha del cliente/proveedor del registro seleccionado.
• Excel: permite exportar el resumen a Excel.
• Actualizar estado: permite actualizar el estado de las facturas.

 

Cambiar estados de facturas

En facturas con determinados estados, el usuario podrá cambiar a otros según la necesidad. Por ejemplo, si tenemos algún usuario que se le ha activado que sus facturas son Pendientes de revisar, una vez finalizada la comprobación para que esas facturas se envíen al SII, se deberán cambiar al estado "Pendientes de enviar".

Otro caso que puede surgir, por ejemplo, es tener que pasar una factura, por ejemplo, de "Rechazada" a "Pendiente de revisar", o una factura rechazada a no aplica SII.

 

 Actualizar datos fiscales

Podemos encontrarnos con que hay clientes/proveedores con los datos fiscales erróneos o en blanco. Una vez se corrige en la correspondiente ficha, el siguiente paso sería actualizar las facturas editándolas y modificándolas. Si la factura está cobrada/pagada o el periodo está cerrado, no se podrá realizar la acción, además, si ese cliente/proveedor tiene un volumen elevado, sería necesario ir factura a factura. Para agilizar este proceso, disponemos de esta opción.

El funcionamiento será el siguiente:

• Una vez detectado un error de NIF en clientes/proveedores, se corrige su ficha.
• En la pantalla de seguimiento localizamos las facturas
• Podemos filtrar por cliente/proveedor para visualizar todas las facturas a corregir.
• Marcamos la columna incluir o usamos el botón "Sel todos".
• Por último, pulsamos "Actualizar" datos fiscales.

Este proceso actualizará los datos de la ficha a la factura y dejará el estado pendiente de enviar de forma automática, de esta forma, en el próximo envío se volverán a enviar.

 

Activar estado en las selecciones

Si queremos tener en la selección de facturas de venta y de compra, el estado, hay que dar de alta una nueva SQL.

Para ello, en la selección de las facturas, pulsar el botón "SQL".

          

 

Crearemos una nueva consulta con otro nombre y sustituiremos el texto con el que adjuntamos a continuación.

 Para ventas: pulsa en el siguiente enlace: Sentencia SQL para ventas

Para Compras: pulsa en el siguiente enlace: Sentencia SQL para compras