Mantenimiento de contactos

Los contactos son una información muy valiosa para la empresa. Tener los contactos ordenados, actualizados y siempre disponibles, puede ser de gran ayuda en el proceso comercial y, por lo tanto, en la gestión de la empresa.

Tener la información de un contacto determinado en el momento preciso, puede hacer que se cierre una venta o que se cobre una factura que hacía tiempo estaba pendiente.

Es por ello, que la aplicación dispone de un fichero de contactos que permite unificar los contactos existentes en un único lugar, relacionándolo con la empresa y la categoría de contacto (como, por ejemplo, cliente, proveedor, etc.).

Para ello, dispones de 2 ventanas:

• Unificación de contactos
• Mantenimiento de contactos
  
  

 

En el siguiente artículo veremos:

1.- Unificación de contactos
2.- Mantenimiento de contactos
3.- Ficha de contacto
4.- Acceso a contactos desde otros puntos de la aplicación
5.- a3ERP|InOut: Exportación e importación de datos de contactos (si dispones de esta prestación)

 

1.Unificación de contactos

Hasta la versión 12 de la aplicación, los contactos se guardaban en diferentes tablas (cliente, proveedor, etc.) por lo que internamente estaban duplicados.

A partir de ahora, queremos unificar toda esta información en un único punto, denominado “Mantenimiento de contactos”. De esta forma, será mucho más fácil gestionar un contacto y no deberemos darlo de alta múltiples veces.

Para ello, es necesario realizar un proceso para unificar los contactos.

Para visualizar el proceso de unificación de contactos, pulsa aquí >>

 

 

2.- Mantenimiento de contactos

Con la finalidad de facilitar la gestión y mantenimiento de contactos dispones del punto “Contactos”, que incluye 2 tipos de vista:

• Vista ficha
• Vista grid

 

En ambas vistas, por defecto, se mostrará la siguiente información: nombre, apellidos, e-mail, teléfono 1. Además, en la vista ficha se mostrará la foto del contacto, si la hubiese.

Desde este punto podrás:

	Dar de alta un nuevo contacto
	Modificar la información
	Eliminar un contacto: en el caso de que existan relaciones asociadas al contacto, se mostrará un mensaje de aviso. Si el usuario pulsa “Aceptar” se borrará el contacto y sus relaciones.
	Imprimir la vista

 

Vista ficha

La vista ficha permite consultar los contactos de una forma más visual.

Cuando el usuario pase con el ratón sobre los diferentes campos de un contacto, se mostrará el botón  que permite filtrar los contactos en función del valor seleccionado.

 

Vista grid

La “Vista grid” permite configurar las columnas visibles por el usuario.

Para ello, posicionado sobre cualquier columna pulsa el botón derecho del ratón y selecciona la opción “Column Chooser”.

A continuación, selecciona el dato que proceda.
En nuestro ejemplo, seleccionaremos el “NIF" del contacto.

De esta forma se añadirá al formato lista. Además, si lo deseas, puedes arrastrar las columnas hasta localizarlas en la posición que desees.

  

3.- Ficha de contacto

La ficha de contacto se divide en 3 apartados:

• General
• Relaciones
• Observaciones
  
  

General

En el apartado “General” destaca la posibilidad de configurar las redes sociales.

Para ello, tan solo deberás pulsar el botón  e informar los datos correspondientes para poder enlazar con Linkedin, Twitter y/o Skype.

 

De esta forma, se activarán los botones de acceso directo. En el caso de Skype, pulsando el botón derecho sobre el icono , se mostrarán las opciones del Chat, Llamar y Vídeo.

Desde el apartado “General” también podrás añadir una imagen. Para ello, desde el espacio destinado a la carga de imágenes, haz doble clic con el ratón o bien pulsa el botón derecho y selecciona la opción “Cargar imagen”.

A continuación, selecciona la imagen que desees adjuntar al contacto (dimensiones 328 x 328).

Si lo deseas, puedes ajustar la imagen.

Relaciones

En el apartado “Relaciones” se mostrarán la lista de entidades a las que pertenece el contacto seleccionado.

Si lo deseas, puedes ver también las relaciones que ya no están vigentes activando el indicador “Mostrar obsoletos”.

Para informar una relación, pulsa “Nuevo” e informa la entidad a relacionar (cliente, proveedor, etc.).
Una vez seleccionada la entidad, se habilitará el buscador para la selección del valor que proceda.
En nuestro caso, seleccionaremos el proveedor con código 1.

Pulsa “Buscar” para que se muestre la información de la entidad seleccionada. Estos datos no son editables.

En el apartado “Datos relación”, se mostrarán los datos del contacto. En este caso, el usuario sí podrá modificar la información.

 

Para finalizar, pulsa “Guardar” y “Salir”.

Se mostrará la nueva relación que acabamos de dar de alta en la lista.

Siguiendo la operativa habitual, los botones “Editar” y “Borrar” permiten modificar o eliminar la relación seleccionada, respectivamente.

 

A tener en cuenta: Si se modifica un dato de la ficha general del contacto, automáticamente, se modificará la información en las relaciones. Por otro lado, si se elimina una entidad (por ejemplo, un cliente), si tiene relaciones con contactos también se borrará la relación (no el contacto). 

 

4.- Acceso a contactos desde otros puntos de la aplicación

Dispones del acceso a contactos desde cualquier entidad que esté relacionada como, por ejemplo, la ficha de cliente o proveedor.

Al pulsar “Nuevo” se mostrarán las siguientes opciones.

• Añadir contacto existente: en este caso, se mostrará la ventana de selección para añadir el contacto que proceda para establecer la relación.
  De esta forma, se creará un nuevo registro con los datos correspondientes.

 

• Añadir contacto nuevo: en este caso, se abrirá la ficha para dar de alta un nuevo contacto. Una vez cumplimentados los datos, como siempre, pulsa “Guardar”.
  Se creará el nuevo contacto así como su relación.

A tener en cuenta…
Desde la entidad no podrán añadirse contactos repetidos. En estos casos, se mostrará un mensaje de aviso.

El botón “Editar” permite acceder a la edición de la relación del contacto. Como ya se ha comentado anteriormente, los datos de la entidad no son modificables.

Por último, el boton “Borrar” permite eliminar la relación seleccionada (previo mensaje de aviso).

 

5.- a3ERP|InOut: Exportación e importación de datos de contactos (si dispones de esta prestación)

A raíz de esta versión también se adapta la exportación e importación de datos de contactos con a3ERP|InOut:

• Exportar contactos
• Exportar relaciones
• Importar contactos
• Importar relaciones

Para información + detallada, pulsa aquí.