Tratamiento de la Fecha contable y fecha de operación en las facturas de venta

¿Por qué se actualiza la fecha contable con la fecha de operación en las facturas de venta?

A raíz de la implementación del PRE303 (un borrador del modelo 303 que realiza la AEAT), a partir de la importación de libros registro, la AEAT puede comprobar si los modelos presentados son correctos o no.

Si la empresa está activa en el SII o genera el Libro registro IVA, la AEAT puede confeccionar el PRE303 y comparar ambos modelos y, en aquellos casos en que no coincidan, puede derivar en una inspección.

Teniendo esto en cuenta, para evitar diferencias entre lo presentado en el SII, Modelos y libro registro de IVA (ya que éstos se presentan según fecha operación y, sin embargo, los modelos AEAT se presentan en el periodo según fecha contable), a partir de la versión 14.04.03, al entrar facturas de venta, si la fecha operación cambia, se actualizará la fecha contable con la fecha operación.

A tener en cuenta: es posible cambiar la fecha contable, aunque no es recomendable para evitar descuadres en las presentaciones.

A continuación, vamos a ver:

• Aspectos a tener en cuenta: Fecha de operación y fecha de factura
  • ¿Cuál es la fecha de devengo del IVA?
  • ¿Cuándo hay que facturar?
• ¿Cómo afecta a la aplicación?
  • Ejemplo: factura de venta con fecha de operación diferente a la fecha de factura
• Estoy buscando una factura en el diario o mayor de una cuenta y no la encuentro, ¿por qué?

Aspectos a tener en cuenta: Fecha de operación y fecha de factura

¿Cuál es la fecha de devengo del IVA?

Según establece el artículo 75 de la LIVA, la fecha de devengo del IVA en ventas es:

1º En las entregas de bienes, cuando tenga lugar su puesta a disposición del adquirente o, en su caso, cuando se efectúen conforme a la legislación que les sea aplicable.
2.º En las prestaciones de servicios, cuando se presten, ejecuten o efectúen las operaciones gravadas.

Es decir, la fecha debe ser la del momento en que se realiza la operación (no cuando se emite la  factura).

Esa fecha se indica como “Fecha de operación” en el SII y en el libro registro normalizado.

¿Cuándo hay que facturar?

Por otro lado, el reglamento de facturación dice:

1. Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación.
   No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Es decir, por norma, la fecha operación y fecha factura deben coincidir. Pero, amplían el plazo hasta el 16 del mes siguiente, a la fecha de operación si el destinatario es empresario.

Si además la fecha operación es anterior a la fecha contable (sobre todo si cambia de mes), es muy importante que se facture dentro de ese periodo, porque en caso contrario el usuario se verá obligado a presentar declaraciones complementarias de los modelos AEAT por no haber declarado esas facturas.

¿Cómo afecta a la aplicación?

Una vez aclarados los conceptos de fecha devengo y cuando hay que facturar, vamos a ver un ejemplo en el que los albaranes o las prestaciones de servicios son de un mes y la fecha de factura se ha realizado en un mes posterior.

Ejemplo: factura de venta con fecha de operación diferente a la fecha de factura

>> Empresa que a principios de febrero factura los albaranes de enero, con lo que las facturas tienen, por ejemplo, los siguientes datos:

• Fecha factura: 01/02 (Febrero)
• Fecha contable: 1/02 (Febrero) pero se actualiza a 30/01
• Fecha operación: 30/01 (debe ser la fecha del albarán más reciente)
• Periodo y ejercicio: 01 y 2023 (según la fecha de operación)

En este caso, la factura debería ser de Enero (fecha albarán). Sin embargo, al facturar con fecha 01/02 se cumple el requisito de facturar antes del día 16.

Por lo tanto, la fecha de la factura en la aplicación es correcta. En cuanto la a la fecha contable, se actualiza a 30/1 para evitar diferencias y que coincida con la fecha de operación.

De esta forma, se enviará la siguiente información:

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Estoy buscando una factura en el diario o mayor de una cuenta y no la encuentro, ¿por qué?

Es posible que el mes de la fecha de la factura y la fecha de la operación no coincidan.

Por ejemplo, tenemos una factura de febrero pero la fecha de operación es de enero (ya que el albarán es de ese mes). Si buscas la factura en el diario o mayor de una cuenta en el mes de febrero no la vas a localizar, ya que estará en enero (fecha del albarán).