Factura electrónica: ¿Cómo importar las facturas de compra en la aplicación?

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Cómo importar las facturas de compra electrónicas

A continuación, te explicamos:

 

Configuración previa para importar facturas electrónicas de compra

En el punto “Configurar/ Datos generales – Factura electrónica” encontrarás el apartado “Configuración importación facturas electrónicas de compra”.
Existe una configuración parametrizada por defecto, no obstante si lo deseas puedes personalizarla modificando los datos informados en los siguientes campos:

  • Directorio ficheros: directorio donde se encuentran los ficheros, hay que tener en cuenta que si hay subdirectorios, estos no se tratarán.
  • Artículo: se usará el código de artículo indicado en este campo en caso de no encontrar el que nos llega en la factura electrónica.
    Por defecto, viene configurado con el código que tengamos informado como artículo genérico en la ventana “Valores por defecto/ Facturación”.

 

configuracion previa importar factura electronica

 

importante Muy importante: revisa que tienes informada la referencia del proveedor en el artículo
Para evitar la codificación de artículos como “artículo genérico 0”, es recomendable acceder a la ficha de los artículos y en el apartado “Compras” revisar que los campos “Proveedor” y “Ref. proveedor” están cumplimentados correctamente.


referencia proveedor

 

¿Cómo importar las facturas de compra electrónicas?

Te explicamos, paso a paso, el proceso a seguir:

Paso 1: Pulsa “Importar” (desde el menú lateral o desde la ficha de factura de compra)

boton importar en punto de uso

Al pulsar “Importar”, se abrirá la ventana de importación de facturas electrónicas.

En la parte superior, puedes cambiar la siguiente información:

  • Directorio: se asigna el indicado en la configuración. Dispones de un botón de búsqueda de directorio (no incluye subdirectorios).
  • Tipo contable: se carga, por defecto, con el indicado en “Datos Generales” (si no es multiempresa) y el “Tipo contable” (si es multiempresa).
  • Serie: por defecto, se indica la de “Parámetros generales” (facturas compra).
  • Fecha contable: por defecto se indicará el día actual.

Una vez cumplimentados estos campos, al pulsar “Buscar”, la aplicación realizará la lectura de todos los ficheros del directorio seleccionado.

A tener en cuenta: sólo se procesarán los ficheros que cumplan el formato FacturaE con versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2.

 

buscar facturas de compra


A continuación, una vez leídos los ficheros del directorio, se mostrarán las facturas correspondientes.

 

Paso 2: Validación empresa correcta

En este punto, se hace una primera validación de la empresa seleccionada, para comprobar si las facturas del directorio corresponden a la empresa.

En nuestro ejemplo, vemos que hay 4 facturas rechazadas. En esta importación se ha seleccionado el tipo contable 1, que corresponde a la Empresa 1 con NIF B59749655, pero estas facturas son para la empresa con NIF 00010001L, que podría ser de otro tipo contable.

Por lo tanto, estas facturas no se importarán, aunque el usuario las seleccione.

estado importacion facturas

 

Paso 3: Selecciona las facturas a importar e inicia la importación

El siguiente paso, será seleccionar las facturas que quieres importar, para poder iniciar la importación.
El botón “Importar” se habilitará cuando tengas, como mínimo, un registro seleccionado.

Al pulsar el botón “Importar”, empieza la importación y a medida que va finalizando el proceso, se va actualizando la pantalla y mostrando el estado y motivo en cada una de ellas.

Existen 3 estados de importación:

  • Generada: se ha podido importar correctamente.
  • Generada con avisos: se ha podido importar pero hay información que debes revisar (se mostrará el motivo). Para ver el motivo del error tan solo tienes que pulsar los 3 puntos que aparecen al final del registro (…).
  • Rechazada: se ha rechazado, en estos casos también se mostrará el motivo.

 

importante Importante: si quieres exportar los datos del estado de las facturas a Excel, no salgas de esta pantalla y lee el paso 4. Si sales de la pantalla de importación, ya no podrás recuperar el estado de las facturas.

inicia importacion


Paso 4: Exporta el informe final a Excel

Cuando ya se haya finalizado el proceso de importación, nos puede interesar tener el listado con el informe del proceso, para conocer que facturas se han importado, cuales hay que revisar y cuales no se han importado.

Para ello, antes de salir de la pantalla, debes pulsar el botón ALT+X y una vez indicado directorio y nombre del fichero, podrás exportar a Excel el contenido de la pantalla.

exportar el estado de la importacion Excel


Pulsa “Aceptar” y se abrirá un Excel con los registros exportados.

 excel estado


Paso 5: Revisa las facturas importadas

Una vez importadas las facturas, podemos localizarlas fácilmente para su revisión, ya que en la selección de facturas de compra, podemos añadir la columna “Proceso origen del documento”, donde se indicará el texto “Importación factura electrónica – fecha xx.xx.xx”.

De esta forma tendremos la opción de filtrar por este dato, agruparlas, etc. y facilitar el localizar dichas facturas fácilmente si hay necesidad de comprobación.

proceso origen del documento



Para saber + sobre cómo se tratan los datos en el proceso de importación y las facturas que no se tratan, pulsa aquí >>

 



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