Compactación de ficheros: cómo eliminar registros de la base de datos si no se puede borrar la ficha por tener un historial

La compactación de ficheros permite, de alguna forma, eliminar registros de la base de datos en aquellos casos que no se puede borrar la ficha por tener un historial.

Por ejemplo, todos aquellos artículos que han tenido alguna vez movimiento no será posible borrarlos, pero sí podrán eliminarse mediante la compactación.

La compactación realmente lo que hace es generar un artículo "saco" donde irán a parar todas las referencias que se quieran compactar. Tras realizar la compactación, todos los movimientos de los artículos compactados pasarán a formar parte del artículo "saco".

A tener en cuenta: Antes de comenzar con este proceso recuerda que tienes que hacer una copia de seguridad.

A continuación, veremos:

• ¿Cómo se compactan ficheros?
• Compactación masiva (solo disponible para el fichero de artículos)

¿Cómo se compactan ficheros?

Para compactar ficheros accede al menú:  "Ficheros/ Comprobaciones/ Compactar ficheros".

En la primera pantalla, utiliza el filtro para buscar los artículos. Cuando los visualices, puedes seleccionarlos con los botones "Sel. todos", "Seleccionar", o bien con "doble clic".

En la pestaña Compactar se irán incluyendo todos los registros seleccionados. Sólo faltará indicar el código del artículo nuevo que almacenará todos los movimientos. 

Una vez indicado el código del artículo nuevo solo tienes que pulsar el botón "Compactar". En el caso que de haber seleccionado un artículo que no queramos compactar, pulsar el botón "Deseleccionar".

Recuerda que: el artículo que se usará para la compactación tiene que estar previamente dado de alta. Se podrán compactar artículos, clientes, proveedores, representantes y cargos.

Compactación masiva

A tener en cuenta: la compactación masiva sólo está disponible para el fichero de artículos y se realizará mediante una hoja Excel.

Se puede dar el caso que por alguna razón necesitemos compactar una cantidad considerable de artículos. En estos casos, tenemos la posibilidad de importar una hoja Excel.

A continuación, te explicamos los pasos a seguir:

La hoja excel debe tener una estructura concreta, la cual se compone por dos columnas y deben llamarse así:

• CODARTACTUAL
• CODARTNUEVO

2 - Informa los artículos a compactar y la correspondencia a su artículo destino 

Una vez confeccionada la hoja Excel, deberás informar todos aquellos artículos que se quieren compactar y así como la correspondencia de éstos a su artículo "destino".

3 - Importa el fichero Excel

Para ello, accede a la opción " Ficheros/ Comprobaciones/ Compactar ficheros " y pulsa "Compactar".

Y, a continuación, pulsa el botón "Importar de Excel".

De esta forma, se importan en esta ventana todos los artículos que previamente hemos definido en el Excel.

4.- Revisa la información y compacta los ficheros

Tras comprobar que todo es correcto, se puede pulsar el botón de “Compactar”.

Como mecanismo de control, antes de compactar ficheros, se mostrará el siguiente aviso para indicarnos que con la compactación se cambiarán los códigos de todos los registros indicados y que el proceso de compactación es irreversible.

5 - Recalcula stocks y precios medios

Finalizado el proceso, se muestra un último mensaje de aviso para recordar que deben recalcularse stocks y precios medios.