Cómo autorizar el acceso a la nueva versión de a3HRgo a empleados y colaboradores

Aplica a: a3HRgo

Una vez actualizado a la nueva versión de a3HRgo el usuario administrador deberá gestionar y enviar las invitaciones de acceso a los empleados y colaboradores para que éstos también creen y activen su Cuenta Wolters Kluwer y puedan acceder con esas credenciales a a3HRgo.

183684 - arrow move outline right Recuerda que:
Es necesario hacer este proceso para que los empleados y colaboradores puedan acceder al portal.

 

Autorizaciones de acceso a empleados y colaboradores

Con la finalidad de automatizar el proceso de envío de invitaciones y no tener que dar de alta manualmente a los diferentes usuarios, en el punto "Administrar" se ha habilitado el apartado "Autorizaciones":

 autorizaciones


Se mostrarán dos listas con la relación de usuarios a autorizar:

 

autorizaciones despacho y colaboradores

 

183826 - arrow chevron outline rightCómo autorizar el acceso a la nueva versión de a3HRgo a los empleados

La primera vez que accedas al punto "Autorizaciones/ Empleados del despacho", como todavía no se ha realizado ningún tipo de autorización, los usuarios se mostrarán con el Estado escudo pendiente autorizar Pendiente de autorizar. Sobre estos registros se pueden hacer dos acciones: autorizarlos (boton autorizar) o borrarlos (boton borrar).

La autorización de empleados se realizará a nivel individual (es decir, usuario por usuario) lo que permitirá que de una forma muy ágil y sencilla se realice un chequeo previo de los usuarios que se están autorizando y, de esta forma, el administrador podrá lanzar las invitaciones en el momento y a los usuario que considere. 

Para autorizar el acceso a a3HRgo a un usuario, tan solo debes posicionarte sobre el registro pendiente de autorizar que proceda y pulsar el botón "Autorizar":

 

autorizar a un empleado

 

Hecho esto, el estado cambiará.

Para un mejor seguimiento de la gestión de envío de invitaciones, se distinguen los siguientes estados:

  • boton autorizado Autorizado: se ha enviado la invitación correctamente.
    Estos usuarios, automáticamente, se darán de alta en el apartado "Empleados". 
    En la columna "Estado de la invitación", verás en todo momento el estado en el que se encuentra.

relacion usuarios empleado


El empleado recibirá un email con la invitación. Para completar el proceso deberá "Aceptar la invitación" y crear la cuenta Wolters Kluwer.

invitacion alta empleado

crear cuenta wk

A continuación, recibirán un segundo email con las instrucciones para activar la cuenta y acceder a la solución.

  • botn correo duplicado Ya existe otro usuario con el mismo correo electrónico: si el usuario ya está creado no se enviará la autorización. No es necesario autorizarlo porque ya tiene acceso a la aplicación. Por ejemplo, es posible que al intentar autorizar al usuario administrador, como ha hecho el onboarding, aparezca con este estado.

  • boton error Se ha producido algún tipo de error (como, por ejemplo, email no válido): el usuario, si lo desea, podrá borrar estos registros. 


    183644 - alert attention caution error A tener en cuenta:
    Si, por ejemplo, el correo está mal informado y no se puede hacer la autorización pero hay que dar de alta el usuario informando el email o datos correctos, podrás hacerlo siguiendo la operativa habitual de alta de empleados. Para verlo, >> pulsa aqui.

 

183826 - arrow chevron outline rightCómo autorizar el acceso a la nueva versión de a3HRgo a los colaboradores

El proceso a seguir para la autorización de colaboradores es similar al indicado para los empleados.

Accederemos al punto "Autorizaciones/ Colaboradores del despacho" y, siguiendo la operativa anterior, seleccionaremos el usuario que proceda y cuyo estado sea  escudo pendiente autorizar Pendiente de autorizar.

En este caso, en la ventana se mostrará si el usuario seleccionado tiene acceso a la comunicación con la asesoría y sobre qué empresas tendrá permisos. Estos datos no se pueden modificar en esta pantalla. Por lo tanto, si necesitas dar de alta el colaborador con otros permisos de acceso, deberás hacerlo de la forma habitual dese el alta de colaboradores.

 colaboradores despacho


Una vez revisados los permisos, ya podremos pulsar el botón "Autorizar"

Hecho esto, el estado cambiará, pudiendo mostrarse uno de los siguientes estados:

  • boton autorizado Autorizado: se ha enviado la invitación correctamente.
    Estos usuarios, automáticamente, se darán de alta en el apartado "Colaboradores". En la columna "Estado de la invitación", verás en todo momento el estado en el que se encuentra.

    El colaborador recibirá un email con la invitación. Para completar el proceso deberá "Aceptar la invitación" y crear la cuenta Wolters Kluwer.

  • botn correo duplicado Ya existe otro usuario con el mismo email: si el usuario ya está creado no se enviará la autorización.
  • boton error Se ha producido algún tipo de error (como, por ejemplo, email no válido)


    183644 - alert attention caution error A tener en cuenta:

    Si, por ejemplo, el correo está mal informado y no se puede hacer la autorización pero hay que dar de alta el colaborador informando el email o datos correctos, podrás hacerlo siguiendo la operativa habitual de alta de colaboradores. Para verlo, >> pulsa aqui.

 

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