Versión 1.9.0 de a3gestión del tiempo: Mejoras
Aplica a: a3gestión del tiempo
A continuación, se relacionan las mejoras incluidas en la versión 1.9.0 de a3gestión del tiempo:
1.- Nuevo módulo de enlace con a3ASESOR|nom
2.- Exportación de incidencias de a3gestión del tiempo a a3ASESOR |nom
3.- Posibilidad de configurar el intervalo de fechas de exportación de incidencia
4.- Exportación de variables desde a3gestión del tiempo a a3ASESOR|nom
5.- Perfiles de seguridad: posibilidad de vincular al usuario a diferentes áreas
5.1.- Vinculación de áreas a centros
6.- Integración con Imputación de costes
7.- Acceso a los datos del empleado desde Terminal de marcajes web
8.- Portal del empleado: Nueva opción de Solicitud de Marcajes
9.1.- Carga de marcajes median te importación por Excel
9.2.- Carga de marcajes desde el asistente “Relojes”
10.- Gantt: Nuevas opciones “Desplegar todo” y “Replegar todo”
Mejoras
1.- Nuevo módulo de enlace con a3ASESOR|nom
Se incluye un nuevo módulo de comunicaciones para poder integrar a3gestión del tiempo con a3ASESOR|nom y sincronizar los datos entre ambas soluciones automáticamente.
Para conectar ambas aplicaciones y realizar la integración y posterior sincronización de datos, previamente, debes descargarte e instalar un módulo de enlace en el servidor de la red interna que tenga acceso a a3ASESOR|nom y a la vez acceso al servidor de a3gestión del tiempo.
¿Cómo descargar el módulo para integrar a3gestión del tiempo con a3ASESOR|nom?
A continuación, te indicamos los pasos a seguir:
1.- Descarga el módulo de comunicaciones
Para ello, accede al “Asistente”, selecciona el tipo de integración “A3ASESOR|nom” y pulsa “Datos de conexión”.
Desde la pantalla de datos de conexión podrás descargar el módulo de comunicaciones, una vez seleccionada la opción que corresponda. Para poder descargarlo, el botón “Descarga módulo” debe aparecer en color verde:
Al pulsar sobre el botón, se descargará el módulo de comunicaciones para poder conectar con la máquina.
Este módulo se instalará en el equipo que realice la descarga como un servicio de Windows.
Para continuar con la instalación, pulsa “Ejecutar de todas formas”.
Una vez descargado el módulo, antes de realizar ninguna acción, se verificarán los datos de conexión.
Si todo es correcto, aparecerá “Comunicación habilitada” con los datos de la IP y el nombre de la máquina o PC, tal como se muestra en la imagen:
Si no hubiera conexión se mostrará esta imagen:
Para instalar este módulo dispones de 2 opciones:
- Opción A. Nueva instalación del módulo de comunicaciones
- Opción B. Vincular con una instalación ya existente
Opción A. Nueva instalación del módulo de comunicaciones
En una configuración sencilla se escogerá la Opción A y se descargará el programa de comunicaciones directamente en el servidor u ordenador de la red que tenga acceso al programa de nóminas.
Si se van a utilizar las funciones de integración con datos de nómina de a3gestión del tiempo desde diferentes ordenadores, es necesario que se instale este programa de comunicaciones en un servidor de la red con acceso a ambas aplicaciones.
Por tanto, este módulo de comunicaciones que descargará e instalará como un servidor de Windows en el ordenador de la red con acceso a a3ASESOR|nom.
Importante:
Si a3ASESOR|nom está instalado en una unidad de red compartida, antes de iniciar la descarga del instalador, es necesario introducir unas credenciales de Windows válidas para acceder a este recurso (hay que indicar siempre el prefijo del dominio como, por ejemplo, dominio/usuario).
Los administradores del programa de nómina que sepan que ésta se utilizará desde diversas instalaciones de a3gestión del tiempo en el cloud, deben escoger también esta opción la primera vez.
En esta opción podrás usar el usuario por defecto del sistema (caso habitual), o bien utilizar credenciales de Windows, usuario y contraseña.
Opción B. Vincular con una instalación ya existente
Es decir, el módulo de comunicaciones ha sido ya instalado por otro usuario. En este caso, necesitará obtener del otro usuario el código único de instalación para vincularlo con este programa y utilizarlo para configurar el enlace con la nómina para las empresas que defina.
En esta opción, deberás introducir el código de conexión que debe extraerse de una instalación previa del fichero “serverLink.json” ubicado en la siguiente ruta: C:\Program Files (x86)\Global Planning Solutions\services\daemon_GPSClientModule\.
Este código a introducir corresponde con el contenido del campo “token” del propio fichero.
En caso necesario, podrás volver a descargar, instalar y borrar el anterior módulo pulsando sobre los 3 puntos.
Desde estos 3 puntos, además, podrás realizar estas acciones:
Siempre que sea necesario podrás comprobar la comunicación con el módulo, que deberá darte como resultado ok.
2.- Configuración de los datos de extracción
Una vez instalado el módulo, será necesario configurar los datos de extracción de a3ASESOR|nom.
Para ello, debes indicarle el directorio de instalación local y los códigos de las empresas de a3ASESOR|nom separados por un espacio.
Una vez conectado con el módulo y configurados todos los datos de conexión se habilitará el botón y podremos probar la conexión entre el PC y el servidor de a3gestión del tiempo. Pulsa “Guardar & probar”.
Una vez que nos da el ok de conexión, ya podremos realizar la configuración de interfaces.
3.- Configuración de Interfaces
Para continuar con el proceso, vuelve al “Asistente” y pulsa “Configurar interfaces”.
En la pestaña “Datos a cargar” se mostrarán las empresas que, previamente, han sido habilitadas por el despacho (códigos de empresas a gestionar separados por espacio).
Muy importante
El usuario deberá seleccionar únicamente aquellas empresas que quiera sincronizar con a3gestión del tiempo.
Siguiendo la operativa habitual, una vez seleccionadas la empresa/as a cargar, guarda los datos y pulsa el botón “Sincronizar todo”.
2.- Exportación de incidencias de a3gestión del tiempo a a3ASESOR |nom
Con esta versión se incorpora en la aplicación la exportación de incidencia de a3gestión del tiempo a a3ASESOR|nom.
Para ello, previamente, debes definir la relación de códigos de incidencias a exportar.
A continuación, te indicamos los pasos a seguir:
1.- Define la relación de códigos de incidencias a exportar
Desde el asistente de configuración, pulsa el botón “Configurar interfaces”, accede a la ventana “a3ASESOR|nom” y pulsa “Crear nuevo”.
A continuación, selecciona el código de la incidencia de a3gestión del tiempo a exportar y el “Bloque/ Grupo” al cual pertenece la incidencia.
Al seleccionar estos dos campos, automáticamente, se cumplimentará el “Código inicio” y “Código fin”, que son los códigos de a3ASESOR|nom.
Pulsa “Añadir” y “Guardar”.
2.- Indica el sentido de exportación “GT a Nómina”
A continuación, en las incidencias a exportar, debes definir el sentido de la exportación.
3.- Realiza la exportación de absentismos a nómina
Por último, accede al punto “Utilidades/ Exportar absentismos a nómina” para realizar la exportación.
A tener en cuenta…
Puedes configurar el intervalo de fechas de exportación desde la ventana “Datos a exportar” de la configuración de interfaces.
3.- Posibilidad de configurar el intervalo de fechas de exportación de incidencia
Puedes configurar el intervalo de exportación de ausencias de a3gestión del tiempo a la aplicación de nóminas desde “Configurar interfaces”.
Para ello, accede a la ventana “Datos a exportar”.
Puedes definir el intervalo de dos formas:
- Indicando el número de días anteriores y posteriores a la fecha actual (esto recalculará automaticamente las fechas).
- Indicando las fechas en los campos “Desde” a “Hasta”
El botón “Exportar ahora” permite realizar la exportación directamente sin salir de esta ventana. No obstante, puedes seguir haciendo la exportación de la forma habitual, desde el menú “Utilidades/ Exportar absentismos a nómina”.
4.- Exportación de variables desde a3gestión del tiempo a a3ASESOR|nom
Se incluye la funcionalidad de exportar variables desde el informe de variables a a3ASESOR|nom.
Para realizar el envío de variables, siguiendo la operativa habitual, accede al informe “Variables de nómina” y pulsa el botón “Exportar a nómina”.
Recuerda que…
Estas variables se enviarán desde el el botón de exportación y se relacionarán con el código y concepto de nómina que tengas parametrizado en a3gestión del tiempo, ya sea en las reglas de contadores o en el informe de variables correspondiente.
5.- Perfiles de seguridad: posibilidad de vincular al usuario a diferentes áreas
Se flexibilizan los perfiles de seguridad para que, a partir de ahora, un usuario se pueda vincular a diferentes áreas (hasta ahora, únicamente podía consignarse a un área o centro).
De esta forma, el usuario podrá ver todos los empleados vinculados a esas áreas a las que está vinculado.
Veamos un ejemplo:
Un empleado tiene un contrato hasta el 31/12 vinculado a un usuario y otro contrato a partir del 1/1 vinculado a otro usuario diferente. Cada usuario o manager podrá ver cada uno de los contratos de forma independiente, ya que estará en áreas independientes.
¿Cómo configurar los permisos para seleccionar varias áreas de planificación?
Para la configuración de permisos, accede al punto “Configuración/ Gestión de usuarios” y edita el usuario que proceda.
En la ventana principal, encontrarás un nuevo botón denominado “Configuración de permisos”, que permite acceder de forma directa a la configuración.
A continuación, pulsa “Cambiar modo de definición” y pulsa “Sí”.
En la ventana que se muestra a continuación, pulsa “Añadir”.
Se mostrarán las áreas de planificación para que puedas seleccionar aquellas áreas sobre las que va a tener permisos ese usuario. Pulsa “Aceptar” para agregar cada una de las áreas seleccionadas.
Muy importante
Una vez asociadas las diferentes áreas a cada usuario, debes tener en cuenta que el contrato del empleado tiene que estar asociado al área que corresponda para que pueda ser visible.
5.1.- Vinculación de áreas a centros
Se ha incorporado la opción de vincular áreas (perfil de seguridad) a centros. Esta mejora evitará tener calendarios innecesarios.
A continuación, te indicamos cómo vincular un área a un centro.
¿Cómo vincular un área a un centro?
Para asociar un área a un centro, accede al punto “Configuración/ Datos maestros”, selecciona el maestro de Áreas de planificación y, siguiendo la operativa habitual, pulsa “Crear nuevo objeto”, para dar de alta una nueva área de planificación.
A continuación, en el campo “Centro asociado”, selecciona el centro que proceda.
Siguiendo el ejemplo anterior, en el Asistente de Festivos solo tendré el calendario del CentroA, donde añadiremos sus festivos, y el CentroB recogerá automáticamente los festivos del CentroA, por haberlo asociado a este.
6.- Integración con Imputación de costes
Esta funcionalidad permite traspasar la información de imputación de costes que el empleado tenga en la aplicación de nóminas a su ficha en a3gestión del tiempo en el proceso de sincronización. Así como reflejar este reparto en los informes.
De esta forma si, por ejemplo, una persona está contratada con un reparto de costes del 25% en un centro y un 75% en otro. Al generar el informe de horas, los contadores de horas se repartirán de forma equivalente.
Aspectos a tener en cuenta antes de Sincronizar
Antes de realizar la sincronización, accede a la “Configurar Interfaces” y en el campo “Centros de costes”, selecciona “Importar”.
Veamos un ejemplo de sincronización con a3ASESOR|nom:
Empleado que imputa un 50% al centro de coste 01 y un 50% al centro de coste 02.
La repartición de Centros de Costes se refleja en la ficha del empleado (Historial de contratos):
Y también quedará reflejado en los datos maestros:
Por último, también se ve reflejado en los informes de tipo contadores día, semana, mes. Para ello, hay que marcar la casilla “Añadir centro de coste”, lo que permite separar las filas del informe por CECO (una fila por imputación).
7.- Acceso a los datos del empleado desde Terminal de marcajes web
Se habilita el acceso a los datos del empleado desde el Terminal de marcaje web. Para ello, se ha incorporado un nuevo botón denominado “Acceso datos empleado” que permite que el empleado pueda acceder a sus datos introduciendo, previamente, su usuario y contraseña.
Con esta nueva funcionalidad los empleados podrán acceder a su ficha y realizar las siguientes acciones:
- Consultar sus datos personales
- Consultar sus datos contractuales y el histórico de contratos
- Ver sus contadores anuales
- Ver calendario con vista mensual y con vista anual
- Descargar PDF Registro de jornadas mensual
- Descargar PDF Calendario anual
- Solicitar marcajes
8.- Portal del empleado: Nueva opción de Solicitud de Marcajes
Se incorpora en el portal del empleado la posibilidad de hacer la solicitud de marcajes. Esta nueva opción es muy útil, por ejemplo, en los casos en los que el empleado se ha olvidado de fichar.
A continuación, te explicamos:
- ¿Cuándo podrá solicitar marcajes el empleado?
- ¿Cómo solicitar marcajes?
- ¿Cómo aceptar o denegar las solicitudes?
¿Cuándo podrá solicitar marcajes el empleado?
1. Solo se podrán solicitar marcajes de jornadas procesadas previamente.
En el caso de intentar solicitar un marcaje de una jornada no procesada, se mostrará el siguiente mensaje de aviso:
2. Existe un control de fechas y únicamente se podrán solicitar marcajes en los 10 días previos a la fecha de la solicitud. En caso contrario, si se solicita un marcaje fuera de este periodo, se mostrará el siguiente mensaje:
3. No se pueden solicitar marcajes si ya existe un marcaje con la misma fecha y hora.
¿Cómo solicitar marcajes?
El empleado podrá tanto “Solicitar marcaje” como “Borrar solicitud”. Para ello, tan solo debe acceder al Historial de Marcajes y pulsar 
:
Para solicitar un marcaje, situado sobre el día que proceda, pulsa el botón selecciona: “Solicitar marcaje” e introduce la fecha y la hora del marcaje. Si lo deseas, también puedes anotar el motivo de la solicitud o hacer algún comentario. Pulsa “Solicitar”.
El responsable del empleado es el encargado de aceptar o denegar las solicitudes y el empleado puede ver el estado de las solicitudes desde los siguientes puntos del portal:
- Historial marcajes: permite filtrar por mes, año y por todos los días (Todos), o bien que se muestren los que están pendientes de revisar (Por revisar).
El botón “Descargar PDF” permite generar en formato PDF el registro de jornadas mensual.
- Historial solicitudes: permite visualizar su historial de peticiones de marcajes filtrando por mes, año o estado del marcaje (Todos, Aprobado, Denegado, Solicitud).
¿Cómo aceptar o denegar las solicitudes?
El responsable del empleado es el encargado de aceptar o denegar las solicitudes.
La validación de solicitudes podrá hacerse desde siguientes puntos:
- Desde el informe “Estado de los marcajes jornada” o desde el informe de “Revisión de marcajes” (PROCESAR > Revisión de marcajes) se podrá aprobar o denegar simultáneamente todos los marcajes solicitados. No obstante, esta opción no permite aprobar unos y denegar otros si pertenecen a la misma solicitud.
- Desde el Gantt, posicionado sobre la jornada, selecciona “Editar marcajes”. Aparecerá información sobre la petición de marcajes en esa jornada.
Desde este punto se podrá aprobar o denegar individualmente los marcajes solicitados de modo que, si en una petición hay más de un marcaje, se podrán aprobar unos y denegar otros.
Validación de solicitudes de marcajes desde el informe “Estado de los marcajes jornada”
En el informe “Estado de los marcajes jornada” se han incorporado dos nuevas columnas: “Solicitudes de marcajes” y “Estado solicitud” (0 – No hay solicitud, 1 – Solicitado, 2 – Aprobado, 3 – Denegado y 4 – Mixto).
Para poder validar o denegar las solicitudes, selecciona la jornada y, con el botón derecho del ratón, selecciona la opción “Validad marcajes”.
Se mostrarán las 2 opciones para aprobar (
) o denegar (
) la solicitud.
Validación de marcajes desde el Gantt
Para validar las solicitudes desde el Gantt, selecciona la jornada que proceda y, con el botón izquierdo del ratón, selecciona la “Editar marcajes” para aprobar o rechazar las solicitudes.
9.- Carga manual de marcajes
Se realizan las siguientes mejoras en la carga manual de marcajes:
9.1.- Carga de marcajes mediante importación por Excel
A partir de ahora, podrás hacer la carga de marcajes de forma manual mediante importación por Excel.
Para ello, en la “Importación de documentos” (acceso “Utilidades/ Exportar datos por Excel”) se ha incorporado una nueva pestaña denominada “Marcaje”, que contiene una tabla con las siguientes columnas:
- Empleado
- Fecha
- Hora
- Terminal
- Motivo
Para descargar la plantilla, pulsa el botón 
.
Observa que se muestra un ejemplo de cómo cumplimentar la información, que deberás sustituir por los datos reales a importar, manteniendo el formato de la fecha y de la hora.
Una vez introducida la información, para importar los datos, en la “Importación de documentos” escoge la opción “Marcaje”, selecciona el fichero debidamente cumplimentado y pulsa el botón “Importar”.
9.2.- Carga de marcajes desde el asistente “Relojes”
También se ha habilitado la carga de marcajes desde el “Asistente/ Relojes” incorporando una nueva opción denominada “Cargar fichero .txt de marcajes”.
Con esta nueva opción podrás realizar pruebas de subida de marcajes. Además, también es útil para subir de forma fácil marcajes extraídos de los relojes que se nos hayan podido quedar pendientes, sin tener que manipular los scripts de subida automática de los marcajes.
Esta opción deposita en una cola de procesamiento prioritario los marcajes del fichero seleccionado (carpeta /priority).
Para cargar los marcajes se tiene que subir un fichero txt con el mismo formato del reloj configurado.
10.- Gantt: Nuevas opciones “Desplegar todo” y “Replegar todo”
Se incorporan dos nuevas opciones en el Gantt que permiten, cuando está activada la vista “Por áreas y personas” o “Por categorías y personas”, desplegar o replegar los datos de empleados:
- Desplegar todo: permite mostrar el contenido de todas las áreas o categorías, para así poder ver todos los empleados que pertenecen a cada grupo.
- Replegar todos: permite ocultar el contenido de todas las áreas o categorías.
11.- Maestros de contratos: incorporación de las columnas “Centro de coste”, “Convenio” y “Reglas de marcaje”
Se amplía la información disponible en la tabla de maestros de contratos (acceso “Configuración/ Datos maestros”) incorporando 3 nuevas columnas: “Centro de coste”, “Convenio” y “Reglas de marcaje”.
12.- Información de configuración: nuevo botón “Ver logs” y nuevo apartado “Configuración documentos”
Se incorporan las siguientes mejoras en la ventana “Información de configuración” (acceso: “Opciones de usuario/ Info configuración”):
- Incorporación del botón “Ver logs” en la ventana “Servidor”, mediante el cual podrás visualizar los logs de a3gestión del tiempo por pantalla.
Este botón solo es visible para los usuarios tipo administrador.
- Nuevo apartado “Configuración documentos” en la ventana “APP. CONF. CLIENTE”
Se incorpora en la pestaña “APP. CONF. CLIENTE” el nuevo apartado “Configuración documentos” que permitirá la parametrización de documentos con las siguientes opciones:
- “Mostrar nombre empleado”: permite activar o desactivar la visualización del nombre del empleado en el PDF Registro de jornadas mensual y en el PDF Calendario anual.
- “Mostrar DNI empleado”: permite activar o desactivar la visualización del DNI del empleado en el PDF Registro de jornadas mensual y en el PDF Calendario anual.
- “Mostrar código empleado”: permite activar o desactivar la visualización del código del empleado en el PDF Registro de jornadas mensual y en el PDF Calendario anual.
- Logo cliente: permite definir el logo que se visualizará en el PDF Registro de jornadas mensual y en el PDF Calendario anual. Para ello, debes introducir la URL pública donde está disponible la imagen del logo.
- Imagen firma registro de jornada: es la firma de la empresa que se visualiza en el PDF Registro de jornadas mensual. Para informar este campo, debes introducir la URL pública donde está disponible la imagen de la firma.
- “Mostrar nombre empleado”: permite activar o desactivar la visualización del nombre del empleado en el PDF Registro de jornadas mensual y en el PDF Calendario anual.
