Recomendaciones para la carga de datos por Excel y cómo solventar errores

a3gestión del tiempo


Para la carga de datos por Excel es muy importante leer las instrucciones de la plantilla Excel que descarguemos, así como las explicaciones que se mostrarán en las diferentes hojas (incidencias, turnos, ciclos, C. coste, categorías, otros, empleados y usuarios).

De esta forma, evitaremos fallos en la lectura y carga de los datos en la aplicación.

 

¿Qué revisar cuando falla la carga de datos?

Se deben revisar los datos cumplimentados en la hoja de Excel que vamos a cargar.

Estos datos deben estar informados tal y como se muestran en la aplicación.

A continuación, veremos algún ejemplo de qué datos se deben cumplimentar y los apartados donde podremos comprobar estos datos.


Si los datos a importar son datos del empleado, deberán estar cumplimentados los siguientes campos:

  • Código.
  • Nombre completo
  • DNI.

Estos campos, los puedes comprobar en su ficha, accediendo desde el asistente, al menú “Empleados”.

Campos opcionales:

  • Email: menú “Configuración / Gestión de usuario”.
  • Código de la tarjeta: menú “Empleados”.

El resto de los campos de la “Hoja Empleado”, los cumplimentaremos para cargar datos del contrato.

  • Definición y posición de ciclo: menú “Ciclos”, accediendo desde el asistente.

Y estos campos que, los encontraremos en la ficha del empleado y también, en menús del asistente y en los datos maestros.

  • Fecha de alta.
  • Fin
  • Trabaja festivos.
  • % Jornada anual.
  • Centro: menú “Centro”, accediendo desde el asistente.
  • Categoría: desde de las categorías profesionales, de los datos maestros.
  • Coste: menú “Centros de coste” o demandas, de los datos maestros.
  • Empresa: es el mismo campo que el centro. Apartado de empresas, de los datos maestros.
  • Convenio: menú “Convenios” o apartado de convenios, de los datos maestros.
  • Código de la tarjeta.

 

Recuerda que…

Puedes acceder a los datos maestros, desde el menú “Configuración / Datos maestros”.

Y, abriendo el desplegable, selecciona los diferentes apartados que desees comprobar.

datos maestros

 

Veamos un ejemplo

En nuestro caso, vamos a modificar datos del empleado. Por tanto, deberemos comprobar los datos informados en su ficha, así como el ciclo asignado, el e-mail del usuario, etc.

De esta forma, podremos cumplimentar correctamente la “Hoja Empleado”.

 

Para comprobar los datos del empleado accede, desde el asistente, al menú “Empleados” y edita la ficha del trabajador que desees comprobar.

editar empleado

 

A continuación, despliega los diferentes apartados y comprueba los campos que debes informar en el Excel.

Por ejemplo, en nuestro caso el código del empleado es 14-000596.

Si en el Excel pusiéramos el código sin el guion, el dato no sería correcto y no se podría importar.

codigo


Siguiendo con otros campos, en el paso 2: Fechas y Centros, comprobaremos cómo está informada la fecha de alta y baja.

En nuestro caso, la fecha de alta sería 01/01/2015 y como está marcado el indicador de “Indefinida”, en fecha de baja informaríamos 01/01/2100.

Y así, sucesivamente con el resto en campos.


Para comprobar la definición del ciclo asignado al trabajador, accederemos desde el asistente, al menú “Ciclos”.

La expresión informada en el campo "Definición" será la que deberemos informar en el Excel.

definicion ciclo


El campo email, lo podremos comprobar accediendo al menú “Configuración / Gestión de usuarios”.

e-mail


Por último, una vez cumplimentados todos los datos en el Excel, podemos proceder a su importación.

hoja empleados

 

 

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