Ratios, Informes contables y memorias

 

 

Introducción a los ratios

Los ratios permiten generar fórmulas para conocer información del estado financiero de la empresa. Son de gran utilidad para el contable experto.

Estas fórmulas o ratios, además de dar información adicional, se pueden utilizar en los documentos definidos por el usuario en el apartado Informes contables y memorias. Consulte esta sección para más información.

 

Área de trabajo de los ratios

Para acceder a esta opción seleccionar el menú Contabilidad / Ficheros / Ratios.

 

 

Al entrar en esta pantalla se ven varias secciones:

 

 

• Ratios: En esta sección se pueden consultar, modificar los ratios ya existentes o dar de alta nuevos ratios.
• Grupos: Se pueden dar de alta grupos, que permiten clasificar los ratios.
• Gráfico mensual: De el ratio seleccionado permite obtener el resultado mediante representación gráfica.
• Mensajes: En esta pantalla se presentan los ratios que se van calculando y los errores que pueden producirse para cada uno de los cálculos.
• Notas: Observaciones sobre el ratio seleccionada.

 

En la parte superior de la ventana se puede seleccionar un grupo determinado, con lo que aparecerán sólo los ratios de ese grupo, o bien dejarlo en blanco, para ver todos los existentes.

En periodo por defecto se selecciona el intervalo de fechas para que la aplicación calcule los ratios. Para mayor información consulte el apartado de Periodos.

 Calcular ratio: Calculará el resultado de el ratio seleccionado en ese momento.

 Calcular todos: Calculará todos los ratios. Los resultados se presentan en la columna Último valor.

 

Crear un ratio

Para crear un ratio es necesario escribir una fórmula, dándole un nombre. Son ratios, las fórmulas que se dan a continuación:

• Beneficio: Ventas – Compras – Gastos
• Ventas = (-#70) (cuentas de venta)
• Compras = #60 (cuentas de compras)
• Gastos = (#6-#60) (cuentas de gastos)

 

 

En este apartado se verá el proceso de dar de alta un ratio. En la columna Fórmulas se verán todas las operaciones que se pueden llegar a realizar en un ratio.

Veamos el proceso de dar de alta la siguiente ratio:

Beneficio: Ventas – Compras – Gastos



El ratio de Beneficio se calcula a partir de una operación entre otras tres: Ventas, Compras y Gastos. Por eso es necesario en primer lugar dar de alta estos ratios.

1. Dar de alta el ratio y en la columna Ratio darle el nombre deseado. Por ejemplo, Compras.
2. En la columna Grupo seleccionar el grupo al que pertenece. Por ejemplo, Cuenta de resultados.
3. En la columna de Fórmula, se entrará #60 (el signo # indica que a continuación se indicará una cuenta del plan contable). 
   
   
   
4. Los ratios de ventas y gastos se entrarán siguiendo el mismo proceso desde el punto 1.
5. Para la entrada del ratio  Beneficio, en la columna Fórmula se indicarán los ratios entrados anteriormente, en lugar de seleccionar las cuentas, tal como se muestra en la siguiente pantalla:
   
   
6. El último paso será comprobar el ratio, realizando el cálculo. Para ello se debe pulsar el botón Calcular ratio. Si se produce algún error en el cálculo, aparecerá en la pestaña Mensajes.

 

Fórmulas del ratio

La sintaxis de las fórmulas que se pueden utilizar en la creación de un ratio son las siguientes.

Puede realizarse cualquier operación matemática (sumar, restar, etc.) con las cuentas contables, siempre precedidas del signo #. Por ejemplo:

• #700   o SALDO (700) Mostrará el total de la cuenta 700 (ventas)
• #700D o DEBE (700) Mostrará el total del DEBE de la cuenta 700 (ventas)
• #700H  o HABER (700) Mostrará el total del HABER de la cuenta 700 (ventas)

 

Otros ejemplos de ratios:

• Promedio de cobro:  (#430 - #700)* 365
• Beneficios: (-#70) - #60 - (#6-#60)
• Impagados:  (#435+4315) / #700

 

Para la creación de una fórmula puede utilizarse otra. Por ejemplo, el promedio de cobro podría ser:

• Promedio de cobro:  (Clientes / Ventas)* 365

 

Para que esta fórmula funcione bien, es necesario que previamente las fórmulas de Clientes y Ventas estén dadas de alta:

• Ventas = (-#70) (cuentas de venta) o Haber (70)
• Clientes = #430 (cuentas de clientes) o Saldo(430)

La ventaja de utilizar este método tal como se explica es que las fórmulas de Ventas o Clientes se podrán compartir para otras fórmulas o ratios.

 

Periodos contables

El utilizar periodos permite que los ratios o memorias creados, no tengan que cambiarse si se desean otras fechas, otro tipo contable u otros centros de coste, si se utiliza contabilidad analítica.

 

 

En el menú Contabilidad / Ficheros / Periodos contables: se darán de alta todos aquellos periodos que desee tener configurados para ser utilizados en los ratios.

Al crear un ratio, por ejemplo: Beneficio = Ventas – Compras – Gastos, se le puede indicar el periodo Ejercicio anterior.

 

 

En el  momento de realizar el cálculo del ratio, aunque se determine otro periodo, siempre aplicará el periodo del Ejercicio anterior.

Si en la creación de el ratio se determina el periodo por defecto (o no se indica periodo), al calcular el ratio se puede seleccionar en ese momento el periodo deseado.

 

Prioridad entre los periodos

Al utilizar periodos hay que tener en cuenta la prioridad entre ellos.

En el ejemplo expuesto se han definido los ratios de Beneficios, Gastos y Ventas, con el periodo Por defecto, y en el de Compras con el periodo Ejercicio anterior.

 

 

Al seleccionar como Periodo por defecto el periodo Ejercicio actual y calcular de nuevo el ratio de Compras, el resultado será el mismo, ya que tiene prioridad el periodo indicado en la creación de el ratio.

 

Informes contables

a3ERP dispone de una potente herramienta que le permite definir, a la medida de sus necesidades de información, una cuenta de pérdidas y ganancias personalizada, un balance, una memoria...

En estos documentos se pueden incluir fórmulas, ratios o cuentas a cualquier nivel.

Se accede desde el menú Contabilidad / Libros y Consultas / Informes Contables y Memorias.

 

Área de trabajo

Al entrar se visualizará una ventana como la que se muestra a continuación:

 

 

Nota:  El documento, ya debe existir, para ello se ha tenido que crear desde Microsoft Word.©

 

En la parte superior disponemos de varios botones que realizan las siguientes tareas:

 Abrir documento: Permite abrir un documento de Word que ya existente.

 Cerrar documento: Cerramos el documento activo.

 Guardar documento: Graba los cambios efectuados en el documento activo.

 Imprimir: Imprime el documento activo.

 Salir: Permite salir de la opción de informes contables y memorias.

 Mantenimiento Ratios: Permite acceder al mantenimiento de los ratios.

 Insertar campo: Insertar campos en el documento.

 Actualizar el documento: Permite actualizar el documento con los datos de los campos.

 Propiedades campo: Accede a las propiedades del campo.

 

Crear un nuevo informe

Veamos paso a paso como crear un informe.

1. Desde Microsoft Word, crear un documento en blanco y guardarlo.
2. Desde A3ERP, acceder a la opción de Contabilidad / Informes contables y memorias.
3. Escribir el texto del informe, por ejemplo "El total de ventas de este año:"
4. Para incluir el total de ventas, será necesario incluir una variable. 
   
   
   
   
   
5. Pulsar el botón Insertar campo.
   
   
   
   
6. En la ventana que aparece la lista de las variables, elegir el tipo Ratios y de la lista, seleccionar ventas $@VENTAS$$@VENTAS$. 
   
   
   
7. En la posición del curso dentro del documento, se verá como A3ERP incluye $ventas$ que es la variable donde se calculará el resultado cuando se pulse el botón de calcular  que se encuentra en la parte superior.
   
   
   

 

Ejemplo de un informe

Para ver su funcionamiento y su utilidad, veamos un ejemplo práctico.

1. Seleccionar el menú Archivo / Abrir.
2. Buscar en el directorio del programa la carpeta Plantillas, dentro abrir la carpeta Word informes y seleccionar el documento Explotación.doc. 
   
   
   
   
   
   
3. Se abrirá el documento y algunas de las funciones de Word.
   
   Nota:  Para información sobre el funcionamiento de Word puede contactar con Microsoft.
   
4. En este documento podrá observar que se ha insertado una tabla con unas fórmulas o ratios, para que a3ERP calcule dichas fórmulas y muestre su resultado.
5. Pulsar el botón Actualizar documento  para iniciar el cálculo de las fórmulas. 
   
   
   
6. Se podrá observar como a3ERP sustituye las fórmulas por los resultados.

 

Estructura de las fórmulas

Las fórmulas que puede incluir en los informes tienen la siguiente estructura o sintaxis: $Fórmula[[;Periodo[;Formato]]$

• Fórmula: Entrar la fórmula deseada o el nombre de el ratio. Consultar su funcionamiento en el apartado de ratios.
• Período: Se indicará el nombre del periodo.
• Formato: Permite determinar el formato numérico del documento:
• ###,##0.00  Número de 8 dígitos con 2 decimales separando miles; si es 0 este saldrá. Por ejemplo:  255,234.45

 

Ejemplos

Utilizando ratios: $Ventas;Ejercicio actual;###,##0.00$ 

Sin utilizar ratios: $-#700;Ejercicio actual;###,##0.00$

Para incluir fórmulas existe un botón de Insertar campo, que le facilita esta tarea.

Por ejemplo, suponga que estamos diseñando un documento donde se quiere reflejar los beneficios:

1. Pulsar el botón Insertar campo.
2. En la ventana que aparece seleccionar en Tipo de variable la opción Ratios.
3. Aparecerá la lista de todas los ratios existentes. Seleccionar el de Beneficios.
4. Automáticamente se insertará en el documento, con la sintaxis correspondiente.

 

Memorias.

En la actualidad, a los usuarios de información contable, a veces, les resultan insuficientes los datos que ofrecen el balance y la cuenta de «Pérdidas y ganancias». Por ello, es necesario que a estos documentos les acompañe la memoria, que amplía y detalla el contenido de aquéllos.

Con a3ERP tienen la posibilidad de contar con dos plantillas que utilizar: Memoria abreviada y normal.

Para ello desde Contabilidad / Libros y Consultas / Informes contables y memorias se podrá seleccionar el botón de abrir e ir a buscar dentro de la carpeta de a3ERP la de plantillas, Word Informes y seleccionar el modelo que se quiere. 

 

 

Luego el documento se debe rellenar con los datos que han de presentar.