Facturación de cuotas

 

En muchas ocasiones, una empresa se puede encontrar en la situación de que su facturación es repetitiva periódicamente.

Por ejemplo:

• Un centro deportivo, realiza una factura mensualmente de la cuota de socio a todos sus clientes.
• Una empresa de seguros o servicios, necesita facturar una cuota anual de mantenimiento.

En estos casos, estas empresas deben realizar tantas facturas como clientes tengan de forma repetitiva, periódicamente.

Para facilitar esta tarea existe el concepto de cuotas, que permite al usuario configurar una factura a cada cliente y determinar cuándo se lo quiere facturar.

 

Configuración cuotas

Para adaptar el trabajo al usuario, antes de utilizar esta opción, hay que decidir por el tipo de cuotas que deseamos utilizar:

• Básicas: Muestra las cuotas con pocos datos informativos
• Avanzadas: Son cuotas más completas, en las que podemos configurar más datos, como insertar variables, determinar el mes de facturación etc.

Los pasos a seguir son los siguientes: 

• Para ello hay que ir a “Configuración - Datos generales / Preferencias / Facturación”.
  
  
• En la parte inferior derecha, elegir el modo en “Edición de cuotas”.
  
  

 

Así, cuando entramos en la opción de Edición de documentos periódicos (cuotas), nos encontraremos con menos información, es decir menos opciones.

Si hemos seleccionado un registro de la inferior, los botones de navegación, meses, etc.… trabajarán sobre esta.

 

 

Ahora, los botones de acción sobre líneas de cuotas no actuarán según el tipo de edición de cuotas, en este caso la edición es “Básica”:

 

 

Definición de las cuotas

Tal como se ha comentado anteriormente, en primer lugar, el usuario deberá definir cada cuota que desea realizar a sus clientes. Es decir, preparar el documento completo indicando los artículos o conceptos, unidades, precios, descuentos etc.

A continuación, se podrá indicar el periodo de facturación, que para cada concepto o artículo puede ser diferente, por ejemplo cuota mantenimiento anual, se factura en diciembre, cuota mensual de socio se factura cada mes.

Se accede desde el menú Ventas / Generación automática / Documentos periódicos (cuotas). 

En el primer apartado aparecerá la selección de las cuotas donde se encuentra una lista de cuotas que se han ido creando y que sirve a su vez para buscar el documento periódico que desee.

 

 

Alta de una cuota

A continuación se observa un ejemplo de cómo configurar las cuotas a un cliente.

• Seleccionar el cliente al que se quiere definir las cuotas a facturar.
• En la parte superior de la pantalla empezaremos a dar de alta el cliente, las fechas y los meses correspondientes de la cuota.
• En la parte inferior de la pantalla empezaremos a dar de alta los artículos o conceptos a facturarle, con todas sus condiciones comerciales, introducir el artículo, unidades, precio y posible descuento, fecha máxima.
• En Tipo de documento, determinar que se quiere generar Factura, albarán, albarán no facturable.

 

En la parte superior de la pantalla se solicitan los datos de la factura a crear:

 

 

• Código: Insertar el código cliente.
• Numero: Tipo contable / Serie / Nº Documento
• Nombre: Indicar una referencia o nombre para el documento.
• Fecha alta: Fecha alta del documento
• Baja / Fecha baja: Baja de la cuota y fecha baja de la cuota.
• Fecha mínima / Fecha máxima: Fecha de caducidad del documento. La fecha máxima significa, que si la generación de los documentos se realiza con fecha posterior a la máxima, esas cuotas no se facturarán, es una fecha de caducidad para esa cuota.
• Día generación / Meses: Día y mes de la generación del documento, factura o albarán, según el tipo de documento que ha configurado en el documento periódico.

En la parte central se detalla para cada cliente todas las cuotas que se le facturará en los meses indicados.

 

CABECERA

En la pestaña Cabecera se encuentra los datos bancarios asignados en la ficha del cliente:

 

 

• Tipo documento: Es el tipo de documento de la generación del documento periódico.
• Numeración: Tipo contable y Serie para la línea del documento.
• Moneda: Moneda con la que realizara el documento periódico.
• Tipo de operación: Tipo de operación que tiene asignado el documento periódico.
• Tarifa: Tarifa que tiene asignado en el documento.
• Forma de pago / Doc. De pago: Forma de pago y doc.de pago que tiene asignado en la cuota.
• Persona: Persona de contacto con la que realizar el documento.
• Código facturación: Código facturación donde se le facturara al cliente que tenga asignado en el código facturación.
• Representante: Representante / %Com. / Com.Sobre que tiene asignado en la cuota.
• Permitir actualizar precios: Si esta marcado le permitirá actualizar el precio de la cuota.

 

LINEAS

Actuales

En la pestaña “Actuales” se detalla para cada cliente todas las cuotas que se le facturara en los meses indicados actualmente, es decir, antes de la fecha de caducidad (entre la fecha mínima y máxima).

 

 

A continuación detallo los datos solicitantes de la línea:

•  Domiciliación bancaria: Asignar domiciliación bancaria desde el botón.
•  Periodicidad (Meses): Asignar periodo de los meses a través del botón.
• Artículo: Aplicar artículo para la cuota.
• Referencia documento: Referencia o nombre del documento.
• Descripción: Descripción del articulo y si no tiene articulo descripción de la cuota.
• Unidades: Asignar unidades de la cuota
• Importe: Importe de la cuota.
• Desc.1: Descuento que tiene asignado en la cuota.
• % Comisión / aplicar: Porcentaje de comisión y comisión aplicar a la cuota.
• Cuenta: Cuenta contable de la cuota.
• Tipo contable: Tipo contable del documento.
• Serie: Tipo serie del documento.

 

Inactivas (a dia de hoy)

En la pestaña “Inactivas (a día de hoy)” se encuentran las cuotas periódicas que vencen la fecha caducidad, es decir, que están caducadas a día de hoy (fecha máxima), pasan de ser Actual a Inactivas.

 

 

Puntuales

La pestaña “Puntuales” tiene el mismo tratamiento que las “Actuales”, lo único que las diferencia es que en esta ocasión se refiere a cuotas puntuales y esporádicas en el tiempo, tampoco la cantidad suele ser fija. Por ejemplo, un cliente que solo utiliza los servicios del gimnasio, para un día.

 

 

• Día generación: Día de la generación a la línea de la factura, factura o albarán, según el tipo de documento que ha configurado en el documento periódico.
• Ejercicio: Es el año para la generación del documento de la línea.
• Mes: Es el mes para la generación del documento de la línea.

 

PIE

En la pestaña “PIE” se encuentra los totales de la cuota del documento periódico con sus correspondientes descuentos, gastos, etc.

 

 

Nota: No se reflejan los datos de la pestaña “Puntual” en el Pie, puesto que es algo puntual.

 

DOCUMENTOS GENERADOS

La pestaña “Documentos generados” son aquellos documentos periódicos que se han generado automáticamente, a través de la opción “Generación de documentos periódicos (Cuotas)”.

 

 

En la parte inferior se encuentran los botones con los que se pueden realizar varias operaciones para cada línea de concepto de la factura.

 

 

• Dirección Entrega: Permite seleccionar una dirección de entrega a la línea de la factura.
• Domiciliación bancaria: Permite seleccionar una domiciliación bancaria a la línea de la factura.
• Meses línea: Será donde se determine cuándo se le factura este concepto al cliente.
  Aparecerá la lista de todos los meses, para indicar en cuales se quiere facturar la línea seleccionada.

 

 

Seleccionar los meses deseados. Los botones de trimestre, semestre y marcar todos facilitan esta tarea.

Pulsar Aceptar.

Repetir la misma operación con todos los artículos que se vayan añadiendo.

Una vez definidas las cuotas, pulsar Guardar, para grabar la información, y Salir para cerrar la ventana.

• Insertar variable: Permite generar una variable dentro de la cuota, para que se repita de forma mensual, trimestral, semestral o anual.
• Botón de texto: Permite entrar un texto adicional a la línea de la factura.
• Copiar: Permite Copiar o Clonar el documento de cuota.
• Guardar: Graba los cambios introducidos.
• Cancelar: Cancela cualquier modificación introducida.
• Salir: Sale de la opción.

 

Fechas de generación de cuotas

Día generación

Existe la posibilidad de indicar un día para la generación de la cuota.  Este día se usa junto con los meses que se han indicado para cada una de ellas o las fechas de inicio/fin de vigencia, lo que significa que usando la generación entre fechas, si por ejemplo indicamos que una cuota el día de generación es el 20, la cuota se generará al día 20 de cada mes configurado como facturable.

 

 

Inicio/fin vigencia

Se han añadido dos variables, que se pueden introducir en la descripción de cada una de las cuotas, con las que se podrá indicar la fecha de inicio y fin de vigencia de la misma.

• Pulsando el botón  podemos seleccionar desde la opción “Insertar variable” INICIO / FIN VIGENCIA.

 

 

En la imagen, podemos ver dichas variables “INICIO VIGENCIA” y “FIN VIGENCIA” que se substituirán, a la hora de generar, por los valores de los campos “Fecha mínima” y “Fecha máxima” respectivamente.

 

 

En la pantalla de generación de cuotas, disponemos de dos posibilidades de indicar la fecha para la cual queremos generar las cuotas:

• Por MES.
• Indicando un rango de fechas (no superior a 11 meses). Indicando esta última, podremos generar las cuotas entre dos fechas, usando como referencia para ello el “Día de generación” de los meses de cada una.

 

 

Como se puede apreciar en la imagen anterior, entre las fechas indicadas obtenemos solo dos de las cuotas que estaban definidas, aquellas que tienen como día de generación el comprendido entre aquellas y/o el mes, no lo olvidemos.

 

Variables en cuotas

En el apartado de documentos periódicos (cuotas), podremos utilizar una serie de variables que irán integradas en la descripción de los artículos a facturar y que al generarse los documentos tomarán los valores que correspondan.

Las variables las siguientes:

• <MENSUAL> <MENSUAL+1>
• <ANUAL> <ANUAL+1>
• <TRIMESTRAL> <TRIMESTRAL+1>
• <SEMESTRAL> <SEMESTRAL+1>

 

Las variables se podrán añadir en la pantalla de Edición de documentos periódicos (cuotas), que encontramos en el menú de ventas-generación automáticas. Una vez estemos en esta pantalla deberemos colocar el cursor sobre la columna de Descripción de la rejilla, y entonces se activará el botón Insertar variable.

 

 

Pulsando dicho botón llegaremos a la pantalla donde insertaremos la variable deseada. Una vez en ella, nos posicionaremos en el punto del texto en el que queramos insertarla y seleccionaremos una variable de la lista desplegable que tenemos a la derecha.

 

 

Llegados a este punto, podremos Aceptar o Cancelar las modificaciones que hayamos hecho.

En la factura, veremos la nueva descripción con la variable incluida.

 

 

El resultado de todo este proceso, será visible en la factura una vez hayamos generado las cuotas del mes.

Por ejemplo, en esta pantalla en la que a la columna Descripción le hemos añadido una variable <MENSUAL> quedando el siguiente texto CUOTA GIMNASIO <MENSUAL>.

Al generar la cuota, por ejemplo del mes Febrero, en la factura resultante el texto de la descripción pondrá ‘CUOTA GIMNASIO Febrero’.

En el caso de que la variable que añadimos en vez de <MENSUAL> fuera <MENSUAL+1> entonces la descripción resultante en la cuota seria cuota gimnasio Marzo, un mes delante del actual.