Editor de Balances

 

Introducción

Existe la opción de crear balances personalizados (balances de situación, pérdidas y ganancias, etc) en la opción Contabilidad / Balances / Balances definibles.

 

 

En esta opción del menú de contabilidad, se podrá generar y modificar balances personalizables por el usuario.

Al seleccionar esta opción de menú, entraremos en la selección de definiciones. Desde esta podremos dar de alta uno nuevo o editar, borrar, duplicar (copiar)  uno existente.

 

 

Nota: Los balances de esta selección creados por el programa, si lo editamos se abren solo lectura.

Si queremos modificar la estructura hay que duplicar y modificar la copia

 

 

 

Adicionalmente disponemos de dos utilidades para exportar a fichero o a otra empresa de la misma instalación cualquiera de los balances existentes.

 

 

Si seleccionamos exportar a una empresa, adicionalmente tendremos que seleccionar la empresa que recibirá la definición existente seleccionada.

 

 

Tanto la exportación como la importación a fichero nos mostrarán un diálogo para  indicar el fichero destino u el origen respectivamente.

En ambos casos, exportación a fichero o a empresa, el balance importado se tratará como un nuevo balance.

 

Edición de un balance

Al crear un  balance desde la selección que acabamos de ver nos aparecerá la pantalla desde la cual podemos definir un balance.

 

 

Las propiedades del balance

Se indican en la pestaña “Cabecera” y son los siguientes:

 

 

Donde:

• La definición del balance Mostrar en listas: Permite seleccionar el listado en las opciones de a3erp en las que se use. Actualmente solo desde la opción “Balances”.
• Invertir singo resultados: Invierte (cambia de positivo a negativo o viceversa) todos los valores obtenidos en el balance. Esto sirve para aquellos cuyos saldos sean, por ejemplo negativos, y se quieran mostrar en como valores positivos (valor absoluto).
• Saldo en moneda: Hace que para obtener los saldos se tenga en cuenta el campo de importe en euros (no marcado) de los apuntes o el importe en moneda (marcado).  Esto es útil para países extracomunitarios o empresas que trabajen en moneda no euro y quieran tener el saldo real (no convertido de euros a la moneda de trabajo con un tipo de cambio fijo).

 

En la pestaña “Definición” nos permite componer el balance añadiendo líneas (capítulos) o líneas subordinadas a otras (subcapítulos). Cada una de estas líneas puede realizar un cálculo o simplemente albergar un texto. Las líneas se mostrarán, cuando se imprima el balance, indentadas según la relación de subordinación a las demás. Así, una línea de primer nivel (capítulo) se mostrará a la izquierda de la impresión y una subordinada a ella se tabulará a partir de donde se encuentre aquella. El campo “Numerador” nos da una idea de cómo quedarán:

 

Para dar de alta nuevas líneas (capítulos o subcapítulos), podemos usar los tres botones que se encuentran debajo de la rejilla que muestra la definición actual del balance:

El primer botón crea un capítulo (los capítulos, por defecto aparecerán en negrita). El segundo crea un subcapítulo de la línea que esté seleccionada y el tercero crea un hermano (línea a mismo nivel) que la línea seleccionada.

 Sirven para reordenar los nodos subordinados a una línea dada. Es decir, cambia el orden entre los nodos hermanos.

Lo usaremos para borrar la línea seleccionada.
Nota: Hay balances de sistema que no se pueden ni editar ni borrar (los proporcionados con el programa). En este caso, todas las opciones de edición estarán desactivadas y el botón de edición cambiará por un botón para visualizar la definición de la línea.

Sirve para cambiar el numerador de las líneas hermanas (inclusive) a una línea dada. Los numeradores resultantes serán la concatenación del número generado por el primer desplegable (se generarán ascendentemente según el orden de arriba abajo) y el contenido del segundo desplegable.

 

Ejemplo:

 

	> > >

 

Nos devuelve una selección detallada de las cuentas no incluidas en el balance.

 

Alta/edición de una línea de balance

Al dar de alta nos aparecerá la siguiente ventana:

 

 

En la que podremos escribir un texto libre para el Numerador y la Descripción. El texto resultante de la línea (concatenación de aquellos dos) aparecerá en el listado (y en el detalle del editor de balances) alineado a la izquierda, derecha o centrado según indiquemos en el campo Orientación de texto y con la fuente (así como negrita, etc…) que se indique desde el botón Fuente.

El campo que acompañará al texto de la línea (opcional) con el resultado de una operación, se obtendrá según lo que se indique en el campo Operación y Signo. El primero determina como se calcula y el segundo indica que signo debe llevar el valor calculado.

Los tipos de operación son:

• : No obtendremos valor.
• Acumulación de líneas: Suma los valores calculados por otras líneas.
  
  
  
  Al momento de seleccionar este tipo de operación, nos aparecerá una rejilla en la que podremos añadir las líneas cuyos valores queremos acumular. Bajo la rejilla hay dos botones, el primero añadirá una nueva línea de la cual obtendremos el valor y con el segundo borraremos la línea seleccionada en la rejilla.
  Al pulsar el botón añadir nos aparecerá una pantalla en la que podremos seleccionar las líneas que queramos añadir (es posible multi-seleccionar). En la columna Operación indicaremos la suma o substracción del valor de la línea indicada en la segunda columna Línea de balance.
  Así, de la imagen anterior, vemos que la línea actual acumula los valores obtenidos por las líneas del balance del capítulo A), subcapítulo I. subcapítulos del 1 al 7.
• Acumulación de cuentas: Suma los saldos de las cuentas que se indiquen.
  
  
  
  
  En este caso, cada línea indica la acumulación de los saldos (debe –haber) de los apuntes de las cuentas que empiecen por los dígitos que se indican. Así, en nuestro ejemplo, el valor calculado por esta línea es el saldo de la 220 menos el saldo de la 230 más el de la 4410. Las cuentas indicadas no tienen porqué existir.

 

Los signos de los resultados obtenidos por la configuración del tipo de operación son:

• Según resultado: El signo viene determinado por el resultado de la operación. Si esta es positiva el valor no traerá signo; si es negativo vendrá precedido por un signo negativo (“-“).
• Positivo: Independientemente del signo de la operación, queremos que se muestre como un valor positivo (sin signo).
• Negativo: Independientemente del signo de la operación, queremos que se muestre como un valor negativo (precedido del signo negativo).
• Invertir: Se cambia el signo del resultado.  Si es negativo se muestra como positivo o viceversa.

 

Finalmente, la marca Salto de página tras línea le indica al listado que mostrará el balance si debe romper a otra página el listado una vez se imprima la línea que estamos editando. Esta se muestra visualmente en la definición del listado con una raya negra, como se puede ver en la siguiente imagen.

 

 

Impresión de balances

Desde la opción que se encuentra bajo la del editor de balances, podremos listar los balances que hemos definido.

 

 

Esta pantalla es idéntica a la pantalla actual de balance de situación que se puede encontrar en él menú de contabilidad.

Desde el desplegable Balance podremos seleccionar los balances disponibles en la opción anterior y podremos parametrizar de la misma manera que en la pantalla actual del balance de situación, con unas salvedades:

• No se pueden detallar cuentas con menos dígitos de los indicados en el tipo de operación de las líneas del balance. Es decir, si por ejemplo hemos indicado la 4400, el desglose no puede presentar ni la 4, la 44 ni la 440 (si existieran). Solo desglosará a partir de los dígitos indicados para las cuentas. Es decir, siguiendo el ejemplo, si desglosamos a 2, 3 y 5, en nuestro caso aparecerá la 4400, la 44001 y las 44001001, 44001002, y así sucesivamente.
• Si marcamos en el balance que se calculen los saldos en la moneda en la que se efectuaron los apuntes, no tiene sentido valorarlo.