¿Cómo dar de alta un artículo?

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Con esta opción podremos dar de alta nuevos artículos o modificar las características de los ya existentes, así como darlos de baja o eliminarlos.

A tener en cuenta: se recomienda no eliminar ningún artículo porque, posteriormente, podría ser necesario de cara a las consultas de antiguas ventas. Así que es recomendable que, los artículos que dejemos de tener, únicamente se den de baja.


La entrada de artículos, por la cantidad de las especificaciones que deben realizarse, es un proceso complejo. Por esta razón, vamos a ver el proceso, a través de un ejemplo.

 

Ejemplo de alta de un artículo

Vamos a ver cómo crear el artículo: Coca-Cola.

 

Veamos el proceso:

1) Lo primero que hay que hacer es aplicar un código al nuevo producto, mediante "Aceptar" o, simplemente, pulsando "Nuevo".
Aparecerá una pantalla similar a la siguiente (no será exactamente igual, ya que los datos a escoger que nos aparezcan en ésta serán los propios de nuestro centro de negocios que nosotros habremos ido entrando antes de llegar a este punto):

alta_articulox

2) A continuación, hay que informar los campos para el nuevo artículo: 

  • Familia: una familia son las categorías oportunas según la lógina de nuestra empresa y los productos ofrecidos por ella. Escogeremos nuestra familia adecuada para el producto de Coca-Cola, que podría ser, por ejemplo, "Bebidas".
  • Subfamilia: una subfamilia son las categorías últimas de nuestros productos, las más específicas, dentro de las cuales encontraremos nuestros productos en sí mismos. Seleccionaremos, en este caso, por ejemplo, la familia "Refrescos".
  • Tipo de IVA en compra: informaremos el IVA que tiene este artículo en compra.
  • Tipo de IVA en venta: indicaremos el IVA que tiene el artículo en venta.
  • Unidades en caja: especificaremos el número de unidades que una caja de este producto contenga. En este caso, una caja de latas de coca-cola tendrá 12 latas de coca-cola.
  • Valorar el inventario: debemos escoger la unidad de medida en la que queremos que se nos valore este artículo al hacer el inventario. No tiene que ser necesariamente la unidad de medida en la que los proveedores que nos lo venden nos lo facturen. Podríamos tomar como ejemplo la nata: puede ser que nos sea servida por dos proveedores y uno de ellos nos las facture por kilos y otro por litros. Será en la unidad de medida que nosotros escojamos en la que nos aparecerá el inventario de este artículo en concreto.
  • Artículo de peso en venta: encontraremos dos opciones:
    • Sí: el artículo es de peso en venta si el precio del artículo no es por unidad sino por kilo. Siempre que vendamos una unidad de este artículo el programa nos pedirá que introduzcamos su peso y multiplicará su precio por el peso introducido.
    • No: serán el resto de los artículos (como sería el caso presente de la Coca-Cola).
  • Peso medio/ peso neto unidad: informaremos el peso neto del producto o el peso medio en caso de que éste producto tenga un peso variable. Rellenaremos este campo si se cumple alguna de las siguientes condiciones:
    • Uno o más de nuestros proveedores nos vendan este artículo por kilos.
    • Queremos valorar el inventario de este artículo por kilos.
    • Parte de este artículo, que valoraremos por peso interviene en el escandallo de otro artículo. Un ejemplo de este caso podría ser si de tener el artículo arroz, usáramos una proporción de éste (en peso) para hacer otro posible artículo, como sería la paella de arroz.

Nota: en el caso de la coca-cola no será necesario rellenar este campo, ya que no cumple ninguna de las condiciones.

  • Capacidad de volumen unidad: cantidad en litros contenida dentro de una unidad de nuestro artículo.

Del mismo modo que en el caso del peso, sólo rellenaremos este campo en caso de que:

  • Uno o más de nuestros proveedores nos venda este artículo por litros.
  • Queremos valorar el inventario de este artículo por litros.
  • Este artículo lleva asociados unos formatos determinados. Es decir, vendemos a nuestros clientes parte del contenido de una botella y no la botella entera. 

Nota: en el caso de la coca-cola informaremos 0,33, que es la capacidad de una lata de coca-cola en litros.

  • Tipo de combinado: en este campo definiremos el comportamiento del artículo que estamos dando de alta, en lo referente a las combinaciones que puedan hacerse con él. Podremos seleccionar una de las siguientes opciones:
    •  No es combinado: escogeremos esta opción siempre que no deseemos definir las combinaciones del artículo que estamos dando de alta. Es decir, la coca-cola, por ejemplo.
    • Combinado: el artículo que definamos como combinado en este punto nos dará la opción (como veremos más adelante) de escoger todos los artículos que puedan combinarse con él. En el módulo de venta FrontOffice, al pulsar sobre este artículo, nos aparecerá una pantalla con todas las posibles combinaciones que puedan hacerse con él y, entonces, sólo deberemos escoger aquella o aquellas que se nos pida en la venta. Este es el campo que debemos seleccionar para el artículo coca-cola.
    • Chupito: este es un tipo de combinado muy especial y es usado en raras ocasiones. Si escogiéramos esta opción nos permitiría, en nuestro módulo de venta, combinar este artículo con cualquiera de nuestros artículos a un único precio. Si tenemos estas pretensiones, deberemos consultar al servicio técnico de OMRON para clarificar el concepto.
    • Menú: este tipo es igual al combinado, con la única diferencia que cuando se especifiquen sus posibles combinaciones se deberá especificar, a su vez, qué tipo de plato es.
    • Bocadillo: es un tipo de combinado especial al cual se le pueden suprimir o añadir componentes en el momento de realizar la venta.

Para visualizar los difentes tipos de artículos, pulsa sobre el siguiente link Tipos de artículos.

En nuestro ejemplo, la coca-cola sería un artículo de compra-venta.

alta_articulox

  • Descripción corta: descripción que se utilizará en todo el BackOffice. Consta de 30 caracteres como máximo.
  • Descripció Front Office: descripción reducida que se utilizará en la visualización del icono del programa de venta y en el ticket del cliente.

Una vez rellenados todos los campos correctamente, únicamente deberemos pulsar "Aceptar".


3) En la "Definición de Escandallos" deberemos introducir todo lo que contenga el artículo que estamos dando de alta.

En nuestro ejemplo, la coca-cola seguramente no llevará ningún escandallo, ya que únicamente servimos una lata, sin añadirle nada. Pero pudiera ser que con cada lata de coca-cola sirviéramos también, por ejemplo, una pajita y una servilleta y quisiéramos controlar el stock de estos artículos. Entonces, éstos deberíamos introducirlos en la pantalla que nos ocupa:

definicion_escandallosx

En el caso de querer controlar el stock de las pajitas, por ejemplo, deberíamos introducir el código del artículo "Pajita" o escoger dicho producto del desplegable situado bajo el título "Descripción", pulsando sobre "Seleccione un artículo".

  • Cantidad Neta: pondremos cuál es la cantidad de la cantidad total de una unidad del artículo que forma este producto, si está medido en litros. Y si estuviera medido en unidades, como sería el caso de las pajitas, deberíamos marcar las unidades contenidas en un una lata de Coca-Cola. Es decir, 1, en el ejemplo que estamos exponiendo.
  • Coste: debajo de este campo se nos mostraría el coste que tendría para nosotros la parte del artículo especificado.

En el extremo derecho de la tabla, encontramos un botón como el siguiente: 

sin escandallo

Al pulsar sobre él, se abrirá otra nueva línea para poder introducir más productos en el escandallo. Veremos que, al incorporar otro artículo a nuestro escandallo, aparece otra opción en el artículo anterior: "Modificar". Si pulsamos sobre esta opción, podremos modificar el artículo de su línea. En la nueva línea podremos operar del mismo modo con el artículo "Servilleta", por ejemplo. Si sirviéramos una con cada lata de coca-cola y quisiéramos controlar su stock. Así para cada artículo contenido en el artículo final a la hora de su venta. Una vez introducidos todos, pulsaríamos sobre "Nueva línea".
Si el artículo en concreto no tuviera escandallos, como es el caso de la coca-cola, lo único que deberíamos hacer es pulsar sobre el botón: sin escandallo boton

 

4) Una vez seleccionados los artículos que componen el escandallo, o bien, definido el artículo sin escandallos, se nos mostraría la siguiente pantalla de introducción de combinados (ya que hemos definido el artículo coca-cola como un artículo combinado, es decir, que puede combinarse con otros artículos, en este caso, generalmente con bebidas).

grupos_de_combinacionesx

En esta pantalla deberemos introducir todos aquellos artículos que se puedan combinar con la coca-cola. En el ejemplo posterior, se muestran varios de ellos: coca-cola, fanta limón, fanta naranja y red bull.
Vemos que este cuadro es muy similar, tanto en aspecto como en funcionamiento, al de la definición de escandallos. No obstante encontramos algunas variaciones:

cambiar_divisax

  • Divisa: nos da la opción a consultar los precios de los incrementos en cualquier divisa.
  • Mínimo de artículos que deben escogerse: en el momento de realizar la venta, siempre que seleccionemos el artículo coca-cola deberá escogerse, como mínimo, un artículo al que combinarse (ya que hemos puesto un 1 en este campo). Hasta que no se escoja un artículo (que no podrá ser otro que alguno de los presentes en esta tabla), no se podrá efectuar la venta.
  • Máximo de artículos que deben escogerse: no se podrá efectuar una venta si se escogen más de los productos especificados en este campo (en este caso, no podremos elegir más de un artículo combinado con la coca-cola, ya que hemos puesto un 1 en este campo).
  • Incremento Precio 1: especificaremos aquí el incremento de precio (si lo consideramos necesario), que será aplicado en aquellas tarifas en que al tipo incremento de precio en combinados le seleccionáramos.

Incremento 1. En la tabla anterior hemos puesto, como ejemplo, que el JB combinado con Red Bull tiene un incremento de 1€ respecto al precio de un combinado de JB normal (es decir, combinado con cualquier de los otros artículos mostrados en la tabla y con un cero en este campo).

  • Inc. Precio 2: especificaremos aquí el incremento de precio (si lo consideramos necesario), que será aplicado en aquellas tarifas en que al tipo incremento de precio en combinados le seleccionáramos.

Incremento 2. En la tabla anterior hemos puesto, como ejemplo, que el JB combinado con Red Bull tiene un incremento de su precio respecto al precio de un combinado de JB normal (es decir, combinado con cualquier de los otros artículos mostrados en la tabla y con un cero en este campo).
Una vez seleccionados todos los artículos combinables, en este caso, el JB, pulsaremos "Aceptar".

 

5) Al hacerlo se nos mostrará una pantalla como la siguiente, en la que deberemos escoger los diferentes formatos a los que vendemos este artículo (si queremos vender este artículo con un formato nuevo; es decir no usado hasta el momento, deberemos crearlo en el mantenimiento de formatos "Formato de artículos").
Pulsaremos sobre "Seleccione un formato" y escogeremos uno de los formatos asociados a este artículo. Automáticamente, aparecerá la capacidad y la cantidad base asociadas a este formato.
Si el artículo tiene más de un formato, deberemos pulsar sobre el botón y proceder del mismo modo, es decir, pulsando sobre "Selección" un formato y escogiendo el formato deseado. Así tantas veces como sea necesario.
Una vez seleccionados todos los formatos deseados, únicamente deberemos pulsar sobre "Aceptar".

Si se diera el caso que el artículo que estuviéramos dando de alta no tuviera formato, deberíamos pulsar sobre "Sin Formatos".

Éste sería el caso de todos aquellos artículos vendidos exactamente igual a como se han comprado, es decir, con el contenido completo y no únicamente una parte de éste. Sería el caso, por ejemplo, de una coca cola de botella o de lata.

 

6) Una vez escogidos, o no, los formatos correspondientes, pasaremos a la pantalla de "Introducción de precios". En ésta, nos saldrán tantas tarifas como correspondan (según las tarifas que tengamos definidas y los formatos que el artículo en cuestión contenga). En el caso presente, mostramos una única tarifa, con lo que podremos ver el precio a introducir para cada formato (en el caso de haber más de una tarifa, cada una de ellas nos mostraría un precio propio para cada uno de sus formatos):

  • Divisa: podemos escoger la divisa en la que queramos consultar los precios sencillamente escogiendo dicha divisa en el desplegable y pulsando sobre "Cambiar".
  • No hay precios anteriores: título que informa que es la primera vez que se introducen unas tarifas para este producto, puesto que estamos dando de alta este artículo. Por esta razón, todo el cuadro situado bajo este título tendrá como precio en todas las tarifas un 0, ya que ninguna de ellas tiene un precio asignado todavía.
  • Fecha de cambio de precios: en este campo se nos mostrará el día de hoy, ya que es el día en que estamos introduciendo los precios de este artículo.
  • Precio último coste: este campo muestra el último precio al que hemos comprado este producto a alguno de nuestros proveedores. Ahora aparece vacío porque no hemos comprado nunca este artículo, hasta el presente.
  • Precio coste medio: aparece el precio medio al que hemos comprado este artículo a nuestros proveedores. También aparece vacío porque todavía no se ha efectuado ninguna compra de este artículo.
  • Calcular precios automáticamente: este botón nos da la opción de recalcular los precios utilizando el último precio de coste. Usaremos éste sólo en caso de que el último precio de coste nos muestre una importante variación, ya que podrá orientarnos hacia un posible cambio de tarifas utilizando como base el cambio de coste del artículo.
  • Margen: escogeríamos el margen que queramos aplicar a este articulo.
  • Precio base: introduciríamos el precio de coste medio, aproximadamente, ajustándolo por encima. Una vez introducido este precio, veremos cómo se activan unos precios orientatorios en cada una de nuestras tarifas, según el margen que hayamos aplicado a cada una de ellas.

Ahora introduciremos, por último, el precio que nos parezca conveniente en cada una de nuestras tarifas PVP y tarifas detall (en el cuadro de ejemplo, no vemos ninguna de éstas últimas, por no haber ninguna definida por la empresa usada como ejemplo). Cuando modifiquemos un precio podremos ver cómo, situado a su derecha, el tanto por ciento varía mostrándonos el margen real que nos quedaría aplicando ese precio.
Cuando tengamos todos los precios introducidos, sólo nos resta apretar al botón "Aceptar" y ya tendremos el artículo listo para vender. 

 

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