Arqueos y cuadres de caja: Posibles motivos para los descuadres de caja
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Los descuadres de caja son la diferencia entre lo que el sistema muestra que tiene que haber en el cajón y lo que el empleado que hace el recuento encuentra realmente en el cajón.
La diferencia de caja siempre tiene que ser los más próxima a 0 posible. Es normal que existan diferencias de caja, pero siempre deberían ser cantidades consideradas pequeñas.
Los motivos más habituales que explican los descuadres son:
- Se ha dado mal uno o más cambios (esto suele pasar cuando se realizan muchas ventas de importes muy pequeños. Los empleados tienden a hacer el cálculo del cambio a devolver de cabeza y pueden equivocarse). Esta diferencia de caja suele estar siempre implícita en los cuadres pero tendría que representar una pequeña diferencia de caja, considerada por los locales como normal.
- No se ha introducido algún pago de caja (es muy frecuente que en los locales se realicen pagos de la caja. Es decir, se saque dinero del cajón para pagar a un proveedor. Si este dinero no se introduce como gasto en el sistema, al hacer la Z nos mostrará que nos falta eso dinero y nos descuadrará la caja. Siempre hay que revisar que tengan todos los gastos introducidos).
- El cambio no se corresponde con la realidad (si por algún motivo el cambio no se ha introducido correctamente, entonces el dinero teórico que pondrá que debemos encontrar tampoco se corresponderá con la realidad).
- Han contado y /o introducido mal las cantidades al realizar la Z (habrá que rectificar las cantidades introducidas para que cuadren).
- Alguien ha cogido dinero de la caja sin justificación.
Cuando la caja descuadra, muchas veces atañen los problemas a que la máquina no suma bien o el sistema ha hecho algo raro. La mayor parte de las veces, los problemas no tienen nada que ver con el sistema.
De todos modos, es posible que puedan darse darse algunas explicaciones informáticas al descuadre de caja, que serían muy evidentes:
- Las ventas no se corresponden a la sesión en curso (si, por ejemplo, el día anterior no hicieron la Z correctamente y siguen trabajando con la fecha anterior. De este modo se estaría sumando las ventas del día a las ventas que ya se hicieron el día anterior con lo cual no se correspondería al dinero que hay en caja).
- Hacen el arqueo únicamente en un TPV y uno de ellos se ha quedado abierto en una sesión anterior (sería lo mismo de lo de caso de arriba pero únicamente en un TPV).
- Tienen más de un TPV pero hacen el arqueo únicamente en uno de ellos y el otro lo tienen en OFF (sin conexión con el servidor). Si este es el caso, las ventas del TPV que está en OFF no aparecerán reflejadas en el TPV en el que realizan la Z. Primero tendrían que solucionar el problema del OFF de forma que ya se actualizarían todas las ventas.
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