SII. Guía de uso del Suministro Inmediato de Información (versión 2.0.00)

a3ERP | gestión para PYMES

 

 

1.- Antes de empezar a trabajar...

Una vez se ha realizado la instalación del módulo a3ERPSII, al acceder al programa tendremos una categoría nueva denominada "SII".

Será desde esta opción desde donde se podrá realizar la activación y configuración del SII. Y, posteriormente, los envíos y seguimientos de las facturas que se envían al SII.

SII

 

-> Empresas que tributan o tributarán en varias administraciones

Aquellas empresas, que tengan ya activado SII en Estatal/ País Vasco o Navarra y que, a partir del 2019, activarán SII en Canarias, deberán:

  • Revisar que las facturas de IVA estén en un tipo contable y que las facturas IGIC estén en otro. En caso contrario, deberán modificarlas para separarlas.

Como mecanismo de control, si no se cumplen estos requisitos, al activar un tipo contable en Canarias, si existen facturas con IVA no se permitirá la activación.

 

-> Nº de factura en compras

En las facturas de compra, el campo "Referencia", será  el que se subirá como número de las facturas. Por lo tanto, en esta casilla es donde deberemos indicar el número de factura de nuestro proveedor. En caso de que este dato se use para otro concepto, será necesario traspasar dicha información a otra ubicación como, por ejemplo, un campo parametrizable. Consultar el manual de a3ERP para más información.

 

2.- Activación y configuración del SII

Para acceder a la activación y posterior envío de las facturas a la AEAT mediante el SII, hay que realizar los siguientes pasos:

Activación

  • Accede a la categoría SII y selecciona la opción "Configuración SII".

configuracion SII

 

Configuración

Desde la ventana "Configuración" deberás definir los datos que se van a enviar.

ventana_configuracion_SII

 

Para ello, cumplimenta los siguientes campos:

-> Tipos de facturas a enviar:

Selecciona el tipo de factura que se quiere enviar al SII. Por defecto, se activa la opción "Ventas y Compras", pero puede darse el caso de que las compras y gastos se lleven desde otro módulo de contabilidad.
  • Solo ventas: se deberá seleccionar esta opción cuando las facturas de compra y gastos se gestionan desde otra aplicación y esta es la encargada de gestionar el envío.
  • Ventas y compras: es la opción predefinida por defecto. Debe utilizarse cuando toda la facturación se gestiona desde a3ERP y, por lo tanto, es la que realizará el envío.

-> Nº de factura a enviar (sólo ventas)

Permite configurar qué valor se envía al SII como número de factura. Dispones de las siguientes opciones:

SII_factura_enviar

  • Tipo contable/Serie Número documento: se enviarán los 3 valores como número de factura.
  • Serie/Número documento: en este caso, no se enviará el tipo contable (tan solo se enviará la serie y el número de documento).
  • Número documento SII: es un campo libre y debe cumplimentarse desde la factura en la pestaña "Campos externos", en el campo "Número factura SII".

numero fra SII

 

-> Activación tipo contable

En el apartado de tipos contables, será necesario activar aquellos que se quieren enviar, así como su configuración de la tributación, fechas de activación etc.

En la relación se mostrarán todos los tipos contables (o empresas, en caso de tener activada la multiempresa). 
Para acceder a la configuración, haz doble clic sobre el registro, o bien pulsa el botón "Configuración SII".

ativacion tipo contable

-> Configuración tipo contable

A continuación, deberás configurar:

ventana activacion

  • Enviar al SII: en primer lugar, se debe activar si deseas enviar al SII todas las facturas que correspondan a ese tipo contable.
  • Tributación: en este campo será necesario indicar la administración a la que se van a enviar las facturas al SII. En función de la  que se indique, se enviarán las facturas a la plataforma correspondiente.
    Se distinguen las siguientes administraciones tributarias:
    • Estatal
    • País Vasco (Álava, Navarra, Guipúzcoa, Vizcaya)
    • Canarias

 opciones_tributacion

  • Periodo activación: el año y mes, dependerá de la tributación donde se configure más adelante.
    • Estatal: Se puede activar desde Julio 2017
    • País Vasco: Se puede activar desde Enero 2018
    • Canarias: Se puede activar desde Enero 2019

tipo contable canarias

En la parte inferior se mostrará la fecha de la factura y/o fecha contable a partir de la cual se preparará la información de las facturas.

literal fecha factura

 

  • Enviar facturas "Fuera de plazo": al activar el indicador "¿Quieres enviar facturar con la marca "Fuera de plazo"?, al enviar facturas del periodo anterior, las facturas subirán con la marca "Fuera de plazo". 

  • Enviar el periodo anterior: hay determinadas empresas que tienen la obligación, en caso de activar a fecha posterior de Enero, de subir los datos del periodo anterior a la activación del SII.

    En estos casos, deberá activarse el indicador ¿Quieres enviar información a la fecha de activación del SII?.

 

A tener en cuenta
Esta opción solo se activará cuando el mes de activación informado sea a partir de febrero.
Por lo que se mostrará una lista con los meses desde Enero hasta el mes que ya esté activado.

mes activacion

Según el mes seleccionado, en la parte inferior, el mensaje cambiará indicado la nueva fecha en la que se enviarán facturas.


Aviso importante: en caso de tener muchos datos, es aconsejable hacer la subida mes a mes.

 

  • Número de registro de autorización: especialmente útil en los casos de tener un acuerdo especial con la AEAT en el que, por ejemplo, no es necesario informar el número de factura, cliente, etc.

    Cuando se informe este campo,al enviar facturas, se consignará el valor indicado como nº de factura.

  • Series de factura: en este apartado deberán marcarse las series de las facturas que se desean subir a la AEAT.

series factura

Aviso importante...
En caso de que las facturas no usen las series, será obligatorio marcar la serie denominada "SIN SERIE". En caso contrario, si no seleccionas ninguna serie, no se permitirá activar el SII. 

 

-> Estado de factura por usuarios

Cuando se den de alta y se modifiquen las facturas indicadas en la configuración, éstas quedarán listas para enviar.

No obstante, puede ser interesante que, según el usuario que las registre, el responsable pueda revisarlas antes de hacer el envío.

En estos casos, en el apartado "Las facturas que entran estos usuarios deben revisarse antes de enviar", deberá indicarse los usuarios cuyas facturas deban pasar al estado "Pendiente de revisar", para que la persona responsable pueda revisarlas antes de asignarlas como "Pendientes de enviar".

 

Veamos un ejemplo

Cuando los usuarios Ana y Antonio entren facturas, éstas no se enviarán directamente, estarán "Pendiente de revisar" y, cuando se hayan validado, se podrá cambiar de estado desde la pantalla de seguimiento.

facturas pendientes de revisar

 

Una vez realizado la configuración, pulsa el botón "Guardar".

No será necesario volver a acceder a esta ventana, a no ser que haya que enviar el histórico del primer semestre más adelante, o se haya dado una serie de facturación nueva o un tipo contable que sí debe subir al SII.

 

3.- Envío de información al SII

A partir de ahora, cada día, deberá realizarse el envío de las facturas, bienes de inversión y metálico, que se hayan marcado para enviar.

Cada alta, modificación y borrado de facturas, o modificaciones con los bienes de inversión o los cobros en metálico, siempre que pertenezcan a un tipo contable/ serie que esté activo y la fecha sea posterior a la configurada como inicio, quedará automáticamente preparada para enviar.

Solo uno de los usuarios deberá gestionar y realizar el envío. Para ello, deberá acceder a la opción "Envío y Seguimiento SII".

 

Nota: En esta versión, de momento es manual. Es decir, es el usuario quien realiza el envío, desde esta opción.
En próximas versiones se podrá realizar la configuración para automatizar este proceso, o bien programarlo a unas determinadas horas.

 

Para realizar el envío, accede a la ventana "Envío". Observa que se distinguen tres secciones (que son los libros que se pueden enviar al SII): Facturas, Bienes de inversión y metálico.

envio seguimiento SII

  • Ver detalle de facturas: activando este indicador podrás visualizar el detalle de las facturas que serán enviadas. De igual forma, también será posible consultar los bienes de inversión y el metálico.
  • Enviar y solicitud del certificado digital: al pulsar el botón "Enviar facturas pendientes", puede aparecer la lista de los certificados digitales
  • Otras operaciones: los siguientes botones (ubicados en la parte inferior de la ventana), permiten realizar otras acciones:
    • Ver origen: permite acceder a la factura del registro seleccionado.
    • Ver ficha: se accede a la ficha del cliente / proveedor del registro seleccionado.
    • Excel: permite exportar el resumen a Excel.
    • Actualizar estado: permite actualizar el estado de las factura

 

Facturas

Esta es la relación de las facturas tanto de venta como de compra, previas al envío. Solo se mostrarán aquellas cuyo estado sea "Pendiente de enviar".

facturas

 

Bienes de inversión

Al dar de alta una factura de compra deberemos indicar en la cabecera, como tipo de factura, "Bienes de inversión". Este tipo de facturas entran con el estado "Pendiente de revisar", por lo que no estarán para el envío de forma directa (para información + detallada, consulta el apartado "Seguimiento").

bienes inversion

 

4.- Seguimiento

En la ventana "Seguimiento" podremos consultar los diferentes estados de las facturas, bienes de inversión y metálico, ver cuáles han sido rechazadas, aceptadas, las que están pendientes de enviar, de revisar… etc.

 

Consulta

A continuación, veremos en detalle los diferentes estados que serán los mismos tanto para facturas como para bienes de inversión y metálico.

estados

 

  • No aplica el SII: este estado es asignado por el usuario y permite decidir que una factura no se debe enviar nunca al SII. Por ejemplo, en una migración de datos que ya están en el SII por otros medios, en el momento que llegan a a3ERP no se pueden volver a enviar.
  • Pendiente de revisar: este estado podemos tenerlo en el caso de haber configurado a determinados usuarios para que las facturas que den de alta queden en esta situación. Será el usuario desde esta pantalla desde donde podrá cambiar el estado.
  • Pendientes de enviar: son las facturas que serán enviadas cuando se pulse el botón de "Enviar".
  • Pendiente de respuesta: cuando las facturas ya han sido enviadas, pero aún no tenemos la respuesta de la AEAT.
  • Aceptada por hacienda: se ha enviado y ha sido correcta. LA AEAT ya la tiene registrada y es correcta.
  • Aceptada con incidencias: la AEAT acepta la factura pero tiene alguna incidencia que hay que modificar.
  • Rechazada: en ambos casos, la AEAT no ha aceptado la factura, por lo que hay que corregirla y volver a subirla.
  • Todos: permite ver todas las facturas, en cualquier estado.


A tener en cuenta....
Es importante corregir cuanto antes los errores detectados cuyo estado sea "Rechazado", ya que a la AEAT no le consta y, por lo tanto, los 4 días de plazo siguen vigentes.

 

Podemos seleccionar varios estados al mismo tiempo.

En la parte inferior, disponemos de otras funciones que podemos realizar con las facturas:

Otras facturas

 

Otras funciones:

  • Sel. Todos / Anul. Todos: permite seleccionar y/o deseleccionar los registros para realizar cambios de estado (para información + detallada, consulta el apartado "Cambiar estados de facturas").
  • Ver origen: permite acceder a la factura del registro seleccionado.
  • Ver ficha: se accede a la ficha del cliente / proveedor del registro seleccionado.
  • Excel: permite exportar el resumen a Excel.
  • Actualizar datos fiscales: permite actualizar los datos fiscales de la factura, si ha habido cambios en las fichas del cliente/proveedor.
  • Actualizar estado: permite actualizar el estado de las facturas.


Cambiar estados de facturas

Cuando se usan determinados estados, el usuario podrá cambiar a otros según necesidad.


Veamos un ejemplo

Tenemos algún usuario al que le hemos activado que sus facturas son "Pendientes de revisar". En estos casos, una vez finalizada la comprobación, para que esas facturas se envíen al SII será necesario cambiar al estado "Pendientes de enviar".

pendiente revisar


Para ello, marcaremos las facturas que procedan y, en el campo "Cambiar estado" seleccionaremos el estado "Pendientes de enviar". Por último, para que se realice el estado, pulsaremos "Cambiar".

cambiar estado

estado pendiente enviar

Del mismo modo, es posible cambiar otros estados como, por ejemplo, "Rechazada" a "Pendiente de revisar", o bien una factura "Rechazada" por el estado "No aplica el SII".


Recuerda que...
La operativa de cambio de estados tiene el mismo funcionamiento tanto en Bienes de Inversión como en Metálico. 

 

En el caso de tener seleccionados diferentes estados y querer cambiar de estado o bien actualizar datos fiscales, como mecanismo de control, si dicha acción no se puede realizar según el estado de la factura, bien o metálico, se mostrará el siguiente mensaje de aviso:

"Hay facturas cuyo estado actual, no permite realizar el cambio. Solo se aplicará en las que sea permitido"

 

Actualizar datos fiscales

En ocasiones, es posible que detectemos determinados clientes o proveedores cuyos datos fiscales sean erróneos, o bien con la Razón Social o NIF en blanco o incorrecto, etc.

En estos supuestos, una vez se realicen las correcciones que procedan en la ficha, el siguiente paso sería editar la factura. Sin embargo, si la factura está cobrada/pagada, o bien el periodo está cerrado, no es posible realizar esta acción. Por otro lado, si ese cliente/proveedor tiene un volumen elevado, será necesario hacer las modificaciones factura a factura.

Por estos motivos y para agilizar este proceso, disponemos de la opción “Actualizar datos fiscales”.

A continuación, te indicamos los pasos a seguir:

  1. Una vez detectado un error de NIF en clientes /proveedores, deberemos corregir los datos en su ficha.
  2. A continuación, desde la ventana de seguimiento, localizaremos las facturas.
  3. Para visualizar todas las facturas a corregir, es posible filtrar por cliente/proveedor.
  4. Marcamos la columna incluir o usaremos el botón “Sel todos”.
  5. Por último, pulsaremos el botón “Actualizar datos fiscales”.

 

Este proceso actualizará los datos de la ficha a la factura y dejará el estado pendiente de enviar de forma automática. De esta forma, en el próximo envío, se volverán a enviar.

 

Editar bienes de inversión

Como hemos comentado anteriormente, como en los bienes de inversión hay que añadir información adicional que no existe en la factura, automáticamente, quedarán con el estado “Pendiente de Revisar”.

Recuerda que…
Aunque es posible enviar los libros de bienes de inversión durante todo el año, lo habitual es enviarlos una vez al final del ejercicio.

Para acabar de cumplimentar los datos necesarios, desde la pestaña de seguimiento, al hacer doble clic sobre el registro, se mostrará una ventana en la que se podrán editar los datos propios del bien:

ventana bien de inversion

 

A tener en cuenta…
Antes de cambiar el estado a “Pendiente de enviar”, estos datos deben estar debidamente informados.

 

El proceso de modificación de estos bienes es un poco diferente de las facturas.


A continuación, te indicamos los pasos a seguir:

  • Para borrar un bien de inversión, es necesario borrar la factura, o cambiar el tipo de factura a otro valor que no sea bien de inversión.
  • Si se borra una factura con un bien de inversión asociado y no está subido, se borrarán ambos.
  • Las operaciones de modificación, seguirán el mismo criterio que en facturas normales, solo con la diferencia de que los datos del bien de inversión que el usuario ha entrado manualmente no se perderán.
  • Si se modifica una factura con un dato que afecta al bien de inversión, si el bien de inversión esta aceptado por hacienda, se cambiará el estado a "Pendiente de enviar".

 

Metálico

En la ventana “Metálico”, se calculan los importes superiores a 6.000 euros recibidos en metálico de la misma persona o entidad por las operaciones realizadas durante el año natural y por NIF, nombre, tipo contable y ejercicio (del cliente de facturación).

Nota…
No será habitual pero, si un cliente tiene facturas de tipos contables que se envían a diferentes Tributaciones, se realizará el cálculo para cada una de ellas.

Para que el cobro se considere efectivo para el envío al SII, el documento de pago correspondiente debe tener la marca de "Metálico", igual que funciona actualmente en el modelo de hacienda  303. 

metalico

 

En el seguimiento del metálico, la "Selección de fecha", por defecto, es el "Año" (no pudiéndose cambiar al resto de opciones como, por ejemplo, "Hoy", "Mes", etc.).

seguimiento metalico

 

5.- Ver estado

Es posible ver el estado de las facturas en el SII, tanto en el cuadro de mando como en las selecciones de facturas.

En el cuadro de mando

En el cuadro de mando se pueden añadir los indicadores de estado del SII, tanto para ventas como para compras. Será útil para tener la información relevante en todo momento.

Por ejemplo, nos puede alertar si hay un % elevado de facturas que no han sido aún enviadas.

 

cuadro mando


En las selecciones de facturas

Si en la selección de facturas de venta y de compra queremos tener también el estado de las facturas en el SII, hay que dar de alta una nueva SQL.

Para ello, en la selección de las facturas, pulsa el botón “SQL”.

sql


A continuación, crea una nueva consulta e informa un nombre como, por ejemplo, FACTURAS SII.

sentencia SQL

Aparecerá un texto, debes borrarlo y pegar el que te indicamos en los siguientes links:

-> Para ventas:

Pulsa en el siguiente enlace: Sentencias SQL para ventas

 

 

-> Para Compras

Pulsa en el siguiente enlace: Sentencias SQL para compras

 

 

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