Series y lotes. Que es una serie o lote, activar opciones y documentos

a3ERP | gestión para PYMES

 

Las "Series y lotes" te permiten  configurar para cada artículo como deseas que sea la asignación del lote o serie en las facturas de ventas. Puede ser de forma ascendente, descendente, manualmente, etc.


En la edición de todos los documentos puedes obtener una selección de los lotes / números de serie del artículo a vender, ordenado por varios criterios, de modo que de forma rápida se puede decidir cuál es el artículo y que lote / número de serie es más adecuado o interesante realizar la venta.


También puedes incluir en documentos, tales como facturas y albaranes, el número de lote o número de serie del artículo del que realiza la venta.

En esta consulta veremos los siguientes puntos:

 

Números de serie

Explicaremos que es un "Número de serie" mediante un ejemplo:

Tenemos empresa de electrodomésticos, en la que sus productos tienen un número de serie que identifica de modo único a un artículo en concreto.

Esta numeración servirá posteriormente para el control y seguimiento de un artículo y poder determinar si está o no en garantía, o simplemente localizar su factura de venta o compra.


El número de serie es único y no puede repetirse para un mismo artículo, aunque si puede darse un mismo número de serie para otra referencia.


Por ejemplo:

tabla serie ejemplo

 

Vemos que el número de serie del artículo B-100 coincide con el de la referencia A-100, y por otro lado que sólo puede tener una unidad para cada número de serie.

 

Números de lote

El número de lote es similar a las series, pero con la gran diferencia de que el mismo número de lotes se asigna a una determinada producción, con lo que podemos tener varias unidades con el mismo número.


Incluso puede darse el caso de que, al comprar un artículo, nos lleguen las unidades con el mismo número de lote de la entrega anterior, porque el proveedor aún dispone de stock de esa misma producción.


Por ejemplo:

tabla lote

Igual que los números de serie, puede darse el caso de repetición de número de lote, pero para otra referencia.


La mayor diferencia es que en este caso, con los números de lote, pueden existir más unidades. Es en estos casos, en que cobra una gran importancia llevar el control del stock por número de lote.


Los productos alimenticios, o de los artículos farmacéuticos, son un claro ejemplo de numeración por lotes.


Cuando se realiza una producción de un determinado medicamento, se utilizan unas mismas materias primas, una cadena de producción, etc. 


Una vez hecha la distribución en el mercado, en caso de producirse un defecto en cualquier fase de la producción, puede ser necesario detectar que lote ha tenido el problema y la localización de cada una de las partidas. 


Con el número de lote la empresa podrá realizar el seguimiento de a qué clientes se les ha vendido y a qué proveedores se les ha comprado.

 

Fechas de caducidad

Otro tema que afecta al control del stock y al criterio de salida que se aplica a los productos del almacén, es la fecha de caducidad.

  • Si los productos que se almacenan tienen caducidad, en el momento de la venta es muy importante sacar en primer lugar los productos más antiguos.

Con a3ERP este proceso puede ser automatizado.

 

Múltiples ubicaciones

En empresas con grandes almacenes es necesario, además de tener un perfecto control del stock, conocer la ubicación de los artículos, para de esta forma, poder seleccionar los productos de la ubicación correspondiente de forma fácil y rápida. Con a3ERP puedes determinar qué criterio de selección se necesita.

 

Activar las opciones de series y lotes

La configuración de series y lotes se realiza desde el menú "Configuración / Datos generales".
 
  • Al ser una opción que se puede activar o no, el primer paso para trabajar con estos conceptos será activarla.

 

Configurar la empresa

Desde el menú "Configuración / Datos generales / Parametrización de la empresa" pulsa en la pestaña "Stock".

 configuracion empresa

 

Las opciones disponibles son las siguientes:

  • Se usan números de serie: Activará para este artículo la asignación de número de serie.
  • Se usan lotes: Activará para este artículo la asignación de números de lote.
  • Se usan fechas de caducidad: Activará el uso de fechas de caducidad en el artículo.
  • Se usan múltiples ubicaciones: Activará que este artículo puede estar en varias ubicaciones dentro del almacén.
  • Obligatorio: Indicar que es obligatorio significa que para comprar y vender, necesitará indicar las series o lotes, o no podrá finalizar la entrada del documento.
  • Compras / ventas: Se marcará en qué momento se quiere controlar. Por ejemplo, sólo en ventas o en compras y ventas.

Nota: Si se decide llevar el control desde la compra, será obligatorio también el control en la venta y muy importante si queremos llevar este control correctamente, "no permitir stock negativo".

Lotes y diferentes fechas de caducidad

a3ERP permite informar lotes con fechas de caducidad caducadas y para un mismo lote, tener diferentes fechas de caducidad. El usuario, puedes parametrizar estos conceptos para llevar un mejor control.


Para el control de las fechas de caducidad, disponemos de las siguientes formas de trabajo:

  • Permitir lotes con diferente fecha de caducidad.
  • Aviso cuando la fecha de caducidad está caducada.
  • Permitir realizar ventas con fechas de caducidad caducadas.

Nota: Este concepto NO se aplica para regularizaciones e inventarios, pero si se tiene en cuenta cuando se realizan documentos de compra o venta, o que afecten a stock, como: Traspasos, Movimientos de stock externos, Reservas de stock.

 

Ordenar las líneas de desglose alfabéticamente

En el caso de usar lotes o números de serie, ordena las líneas del Detalle alfabéticamente. 

 

No salir de la pantalla detalle hasta que estén indicadas todas las unidades iniciales

Para no permitir cerrar la ventana detalle hasta que estén todas las unidades informadas con su lote, nº de serie, fecha de caducidad o ubicación.

Ubicaciones codificadas

En el caso de tratar ubicaciones, puedes marcar la casilla "ubicaciones codificadas", eso significa que en cada ficha de almacén, tienes que dar de alta todas las ubicaciones disponibles en dicho almacén.

De esta forma cuando se venda o se compre stock, en el detalle de las ubicaciones, simplemente será necesario desplegar la lista con las ubicaciones de dicho almacén.

 

Configurar artículos

El siguiente paso será indicar cada uno de los artículos sobre los que se quiere llevar el control. Se activarán los controles que se deseen. Se puede elegir entre nº serie, nº lotes, fechas caducidad y múltiples ubicaciones.


Por otro lado, será necesario también elegir el criterio de selección y agrupación:

  • Criterio de selección en ventas: En este parámetro, será donde se indica cómo se desea que el programa asigne los números de serie, lote, fechas de caducidad o ubicaciones. Las opciones a seleccionar variarán según los controles activados (nº serie, nº lotes, etc.)

criterios venta

 

  • Criterio de agrupación en ventas: Permite configurar, al seleccionar automáticamente los lotes, ubicaciones o fechas de caducidad, que en la medida de lo posible, no sean asignados de diversos lotes, fechas, o ubicaciones (si selecciona Manual este criterio no está activo).

criterio agrupacion ventas

 

Por ejemplo, se dispone de un artículo el siguiente stock:

Lote 1 = 20 unidades
Lote 2 = 10 unidades

Se recibe un pedido por 15 unidades, si seleccionas "Evitar distinto lote", la aplicación descartará de entrada el lote 2, ya que no hay suficiente stock para completar el pedido, y entregará el lote 1. En caso de no seleccionarlo, puede darse el caso de entregar 10 lotes 2 y 5 lote 1.


Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la categoría "Ficheros / Artículos".
2. Buscar la ficha del producto en el que se quiere activar las series o los lotes.
3. En la pestaña "General", en la parte inferior, será donde se seleccione la opción deseada.
 opciones pestana general
4. Seleccionar los criterios de selección y agrupación, desplegando la lista y elegir el valor necesario.
5. Guardar los cambios pulsando el botón "Guardar".

 

Documentos

a3ERP permite asignar los números de serie y lotes en todos los documentos disponibles.


Con los ejemplos mostrados a continuación se verá una entrada de factura de compra y una de venta, aunque el funcionamiento para el resto de documentos es el mismo.

 

Entrada de compras

Para poder vender con números de serie o lotes, lo habitual (aunque se puede configurar que no sea necesario) es que en primer lugar se realice la entrada de las compras, en la cual se detallarán los nº de serie, lote, fechas, etc. que entran en el almacén.


De esta forma se tendrá un mayor control del stock para cada una de las partidas y, en el momento de la venta, si se cometen errores como vender un artículo con un nº de serie que ya está vendido, o lote que no tiene stock, el programa avisará.


Veamos paso a paso como es la entrada de esta factura:

Seleccionar la categoría "Compras / Facturas Compras".

1. Pulsar el botón "Nuevo".
2. Seleccionar el proveedor al que se realiza la compra.
3. En la sección líneas informar el código del artículo a comprar.
4. En la columna unidades teclear 10 unidades. 
5. Al pasar al campo siguiente aparecerá la siguiente ventana, donde se solicita dicha información:

compra datos lote
 
6. Informar los números de serie, lotes, fechas de caducidad y la ubicación para cada una de las unidades del artículo.
7. Pulsar el botón "Aceptar" una vez finalizada la entradad de datos

Nota: Si en la configuración se ha indicado como obligatorio, no dejará finalizar la factura si no se entra toda la información.
 


Entrada de ventas

Cuando se deba realizar la venta de un producto con nº de serie o nº de lote, si en la configuración de los artículos no está manual, a3ERP se encargará automáticamente de asignar la serie, lote, fechas y ubicaciones correspondientes.


En el momento de vender será también obligatorio indicar el número de serie del artículo vendido.

1. Seleccionar la categoría "Ventas / Facturas Ventas".
2. Pulsar el botón "Nuevo".
3. Seleccionar el cliente al que se realiza la venta.
4. En la sección líneas entrar el código del artículo a vender.
5. En la columna unidades teclear 10 unidades.
6. Aparecerá la ventana del desglose para confirmar la información. En función de cómo se ha configurado el artículo, en el apartado "Criterio de selección" en ventas se asignarán unos lotes o series determinados de forma automática.
 criterio ventas ejemplo

Nota: En el caso de las ventas, en la ventana del desglose también se muestra el precio medio.


Si no te interesa la selección realizada por a3ERP, puedes cambiarla a tu criterio. En la columna donde se pide el número de serie o lote, si lo conoce puedes escribirlo directamente. En caso contrario, pulsando una vez, aparecerá el botón de selección.

numero serie

En esta ventana se detallan cada uno de los números de serie, lote, etc., con sus unidades disponibles. Seleccionar el deseado.

  • Notas: En esta ventana se ordena según el criterio seleccionado en la ficha del artículo. 


Si en la configuración se ha indicado como obligatorio, no dejará finalizar la factura si no se entra toda la información.


Pulsar el botón "Aceptar" una vez finalizada la entrada

 

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