Series y lotes. Inventarios, traspaso y regularizaciones de stock

a3ERP | gestión para PYMES


En los siguientes documentos dispones del botón "Detalle", en el que será necesario, además de indicar el stock para cada artículo, establecer sus números de serie, lotes, fechas de caducidad y ubicaciones. 

  • Inventario: Si es necesario un recuento físico en el almacén, se utilizará el inventario para realizar esta tarea.
  • Traspaso: Si la empresa dispone de varios almacenes, puede ser necesario en algún momento realizar un traspaso de stock de un almacén a otro.
  • Regularizaciones: Cuando por cualquier motivo hay una entrada o salida sin justificar de algún producto de almacén, se puede realizar un albarán de regularización.

Al editar el documento, pulsa el botón "Detalle" y, de la misma forma que se informan los documentos de venta y compra, aparecerá la ventana solicitando la información de series y lotes.

 

En esta consulta veremos los siguientes temas:

 

Consulta de stock de series y lotes

a3ERP permite consultar la situación del stock de los números de serie, lotes, fechas de caducidad y ubicaciones, así como localizar la documentación de un lote en concreto, o de un número de serie, para conocer a qué cliente se le vendió o a quién se le compró.

 

Movimientos de stock

En la consulta de movimientos de stock, en los límites se pide los datos de número de serie, lotes, fechas de caducidad y ubicaciones.

En caso de querer localizar los documentos de una serie, lote, etc. en concreto, en estos campos será donde le indique los valores.

Ejemplo:

Se ha realizado una compra del artículo código lote de 200 unidades con el detalle de número de lote siguiente:

ejemplo stock

 

Vendemos varias unidades del lote 100, y queremos averiguar cuantas unidades totales disponemos del artículo lote, y en que número de lote están.

  • Selecciona el menú "Stock / Consultas / Movimientos de Stock".

movimiento de stock

  •  Selecciona, sólo el artículo "Lote", y pulsa el botón "Aplicar filtro".
  • Aparecerá el total de unidades disponibles.

 stocks

  • Si deseas ver el detalle de número de lotes de estas unidades, pulsa el botón "Detalle".
  • Para ver los movimientos de estas ventas, pulsa el botón "Movimientos de stock".

seleccion stock

  •  En el listado, vemos la factura de compra de cada uno de los números de lote, así como las ventas que se han realizado.

Veamos otro caso, sólo queremos ver los movimientos de un lote en concreto, en nuestro ejemplo el L1.

  • En la pantalla de selección, igual que antes, selecciona el artículo, pero también, esta vez indicar el número de lote a buscar, en este caso L1.
     

buscar L1

  • Pulsa "Aplicar filtro". Se muestra el total de stock disponible de este lote.
  • Pulsa "Movimientos de stock".

 

generar movimietos l1

  • Vemos en el listado, en que factura de compra se compró este número de serie y cuando y a qué clientes se les ha vendido.

 

Listados

En todos los listados de stock, en la ventana donde se solicitan los límites, tienes la opción de marcar aquella información que quieras visualizar en el listado.

opciones listados

Los listados que disponen de esta información son:

  • Listado del inventario: Se accede desde el menú "Stock / Listados / Inventario".
  • Listado de movimientos de stock: Se accede desde el menú" Stock / Listados / Movimientos de Stock".
  • Listados Por almacén / artículo y Stock a un día: Se accede desde el menú "Stock / Listados Por almacén/artículo y Stock a un día".

 

Iniciar el stock

Se puede presentar el caso en que tenemos que empezar a trabajar con lotes, series, multiubicaciones.


Si estos cambios se proponen una vez ya tenemos todos los datos en funcionamiento y nuestra empresa está en pleno rendimiento, estos cambios deben de llevarse a cabo a través de un procedimiento establecido, siguiendo los pasos que indicamos a continuación:

 

Hacer inventario

Primero se tiene que realizar un inventario para detectar todos aquellos artículos que vayan a tener series o lotes, etc. Estos artículos pueden tener existencias en el almacén por lo que es muy importante tenerlos a 0. En el inventario dejaremos las unidades a 0.


En este ejemplo vemos que en inventario del “artículo 1” tiene 646 unidades en el almacén 1. Para poder empezar a trabajar con serie o lotes, etc., dejaremos el “artículo 1” a 0 unidades.

articulo 1 cero unidades

 

Activar series, lotes, multiubicaciones

Accede  al menú "Otros / Datos Generales / Stock" y marca la casilla “Usa lotes”. Después accede a la ficha de los artículos y marca también “Usa lotes”.

 
Crear Inventario

Desde el mismo inventario (y siguiendo con el ejemplo) una vez hemos dejado el “artículo 1” a 0 unidades, procedemos a crear o dar de alta la serie, lote, fecha de caducidad, etc.…

  • Editar inventario.
  • Añadir una nueva línea.
  •  Indicar el artículo y las unidades.
  • Ir a detalles.
  • Desglosar tantas unidades como nº de lotes vayamos a disponer.


Nota: Es importante indicar el coste, (ver coste en pantalla “Detalle”), ya que cuando en el inventario se dan de alta artículos manualmente el programa no indicará coste a menos que lo informe el propio usuario.
 

A partir de ahora, tanto en compras como en ventas, deberemos asignar en el apartado “Detalle” los diferentes números de lotes, series, fecha caducidad, etc. y de esta manera estaremos clasificando todos nuestros artículos.


Los inconvenientes de NO seguir estos pasos para poner a punto el stock con lotes, series…etc., serán:

  • Incoherencias en la información del stock.
  • Posibles movimientos en negativo.
  • Descuadres de stock.
  • Precios medios erróneos.


Nota: Para finalizar, es recomendable activar en datos generales "Obligatorio en lotes", y que no se permita stocks negativos.

 

Regularizar stock

Vamos a ver como regularizar el stock con unos ejemplos:


Caso A) Stock real - Correcto / Detalle –Incorrecto


Tenemos la siguiente situación: 

caso A

Se da de alta un albarán de regularización con dos líneas con la siguiente información:

  • Línea 1.  -100 Unidades en el detalle son -100 sin asignar detalle.
  • Línea 2. +100 Unidades en el detalle será: +50 lote A / +50 Lote B.

 

Caso B) Stock real - Incorrecto / Detalle – Incorrecto


Tenemos la siguiente situación:

caso B

Se da de alta un albarán de regularización con dos líneas con la siguiente información:

  • Línea 1.  -100 Unidades en el detalle son -100 sin asignar detalle.
  • Línea 2.  +100 Unidades en el detalle será: +50 lote A / +50 Lote B.


 
Caso C) Stock real - Incorrecto negativo / Detalle – Incorrecto

Supongamos la siguiente situación:

casoC

Se da de alta un albarán de regularización con dos líneas con la siguiente información:

  • Línea 1.  -100 Unidades en el detalle son -100 sin asignar detalle.
  • Línea 2.  +100 Unidades en el detalle será: +50 lote A / +50 Lote B.

 

 

Corregir stock

Cuando encontramos que nuestro stock está descuadrado, que hay artículos que tienen “series, lotes, etc...”  pero estos no son correctos, desde el inventario puedes corregirlo.


Si accedes al inventario y cuando modificas las unidades de lote, número de serie, etc., es cuando se pueden generar dudas, ya que, si pulsas en el botón "Detalle" y quieres cambiar las unidades del lote que nos muestra a3ERP, nos da el mensaje:

 mensaje corregir

 

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