Mejoras de impresión. Imprimir, servir y guardar documentos
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Hoy en día ha cambiado la forma de enviar un documento a nuestros clientes, antes se imprimían y se enviaban mediante correo ordinario, pero ahora existen varios métodos y formatos para el envío.
Es decir, por ejemplo, el concepto de “compartir” una factura para hacerla llegar al cliente, puede ser:
- Se puede enviar por correo electrónico
- Se puede enviar a la impresora
- Se puede enviar a fichero, con posibilidad de varios formatos.
- Se puede enviar a una plataforma (Face, Pimec, etc.)
Al ir añadiendo estas funcionalidades a lo largo del tiempo, ahora mismo, existen varias opciones diseminadas por la aplicación, que no son ágiles ni de encontrar ni de usar.
Esta nueva funcionalidad, pretende unificar las opciones y facilitar al usuario, el cómo enviar por ejemplo por correo electrónico una factura, ya que ahora mismo, la opción está escondida.
En la selección de documentos
Se añade en la selección tres botones: "Imprimir, Enviar, Fichero".
En la edición del documento
Desde la edición del documento, también se añaden los botones. Si situamos el puntero del ratón, sobre cada uno, se mostrará la descripción.
Estos botones, accederán a una pantalla común.
Nota: Esta pantalla puede tener opciones variables, en función, de si se ha llegado con la selección de un solo registro o si se llega con una petición de varios registros.
Nueva pantalla compartir
Esta pantalla se divide en dos secciones o pestañas, "Selección" y "Detalle".
Selección
A esta pantalla se accederá pulsando cualquiera de los botones y será donde se detallan los datos del envío.
En la parte superior, tenemos el "Medio" por el que queremos compartir el documento, puede ser Impresora, correo electrónico y fichero.
Según la opción elegida, cambiará la pantalla solicitando más o menos información.
La parte central, es la zona donde va cambiando según el medio seleccionado.
En la pestaña "Detalle" veremos todos los documentos que se van a procesar, de esta forma, el usuario puede confirmar el envío que realizará.
Ver en más información en el apartado "Procesar envío".
Correo electrónico
Al entrar por el botón "Correo electrónico" quedará marcado por defecto el "Medio" con ese valor y se mostrarán los datos necesarios que hoy ya tenemos.
Formato de fichero
En la parte derecha, hay que decidir qué tipo de formato enviamos adjunto al e-mail.
- Podemos seleccionar "Según cliente" en cuyo caso, el documento será enviado con el formato del fichero que tenga definido la ficha del cliente.
Por ejemplo, si tenemos varias facturas para enviar, y en cada cliente un formato diferente (uno tiene pdf, otro tiene efactura, otro bmp...), al seleccionar esta opción a cada cliente se le enviará con el formato de fichero correspondiente.
- Si seleccionamos "Utilizar formato" será enviado todos los documentos con el que se indique en este momento.
Si tenemos firma digital, al elegir un formato que permite firma, se habilitará la opción para seleccionarlo.
Nota: En el caso de elegir formato facturae es obligatorio y se marcará por defecto.
Opciones de envío
La siguiente sección será la de las "Opciones del envío":
- Personalizado: Si esta opción está desactivada, cuando se han seleccionado documentos de varios clientes, la opción “para” se deshabilitará indicando la etiqueta [varios destinatarios].
Cuando la selección de los documentos, son todos del mismo cliente, en el “para” se mostrará la dirección de email del destinatario de ese cliente, tanto si está marcado como si no y será modificable.
En el caso de que haya varios clientes estará en blanco.
- Envío agrupado: Cuando se seleccionamos más de un documento, para un cliente, podemos decidir si el envío es agrupado o no. Es decir si agrupamos, le llegará un solo correo electrónico con todos los ficheros adjuntos, en caso contrario, se enviará un correo electrónico por cada documento.
- Marcar como impresos los enviados: Si se marca esta opción, cada vez que se envíe un correo electrónico, el documento, quedará también como impreso.
Correo electrónico (definir destinatarios):
- Para: El botón de escoger contactos en el ‘Para, CC, CCO’ solo se podrán usar, cuando sea siempre el mismo cliente.
- CC / CCO: estarán siempre disponibles y en blanco para que el usuario pueda escribir lo que crea conveniente.
- Asunto: En el asunto, tiene una parte fija y una parte variable. La parte fija, es la que establece la aplicación y será la misma que hasta ahora, pero en la parte variable, el usuario, podrá ampliarlo con el texto que desee.
Por ejemplo, si estamos enviado facturas, la parte fija será esta:
Modelo de documento
En la parte inferior, es común a todos los medios, es decidir el modelo del documento.
Por último, la parte inferior es tal y como la conocemos a día de hoy, es decir el usuario puede escoger el modelo que quiere que se use para el envío y además definirse sus propios modelos.
Fichero
Veamos el detalle cuando la acción sea "Generar un fichero".
Formato de fichero
En la parte derecha, hay que decidir qué tipo de formato enviamos adjunto al e-mail.
- Podemos seleccionar "Según cliente", en cuyo caso, el documento será enviado con el formato del fichero que tenga definido la ficha del cliente.
Por ejemplo, si tenemos varias facturas para enviar, y en cada cliente un formato diferente (uno tiene pdf, otro tiene efactura, otro bmp...), al seleccionar esta opción a cada cliente se le enviará con el formato de fichero correspondiente.
- Si seleccionamos "Utilizar formato" será enviado todos los documentos con el formato, que se indique en este momento.
Si tenemos firma digital, al elegir un formato que permite firma, se habilitará la opción para seleccionarlo.
Nota: En el caso de elegir formato efactura es obligatorio y se marcará por defecto.
Opciones de fichero
En esta sección tenemos la opción.
- Marcar como impresos los enviados: Si se marca esta opción, cada vez que se envíe un correo electrónico, el documento, quedará también como impreso.
Fichero
En esta sección será donde se le define en que ubicaciones se guardan los ficheros. Por defecto, se carga lo asignado en datos generales.
- Directorio de destino: Se indica la carpeta, donde se guardarán los ficheros generados.
- Directorio FACE: Cuando el formato es FACE, esté será el directorio donde guardar.
- URL entrada facturas electrónicas: En el caso de tener el formato FACE, se mostrará el link de acceso. El que está asignado por defecto en "Datos generales".
Modelo de documento
Por último, la parte inferior es tal y como la conocemos a día de hoy. Es decir, el usuario puede escoger el modelo que quiere que se use, para el envío y además definirse sus propios modelos.
Nota: Cuando el formato de envío sea XML, por ejemplo EFACTURA O FACE se deshabilita.
Imprimir
Cuando se accede pulsando Imprimir, la pantalla solicitará lo siguiente:
Opciones de impresión
En esta sección tenemos la opción.
- Reimprimir los ya impresos: Si se marca esta opción, se imprimirá de nuevo los documentos, aunque ya se hayan impreso en alguna otra ocasión.
En Impresora, se mostrará seleccionada, según lo que esté configurado en datos generales para ese tipo de documento. El botón de propiedades, nos permitirá acceder a las propiedades de la impresora.
Procesar envío
Esta lista, permite filtrar, ordenar de forma, que pueda llegar a marcar/desmarcar los que le interese.
Si de la lista que se muestra, no se quieren procesar todos os registros, podemos, marcar/desmarcar manualmente, o usando los botones.
Permite la multi –selección pulsando al mismo tiempo el "botón Ctrl".
Desde un registro, si pulsamos el botón derecho del ratón, tenemos varias opciones:
- Mantenimiento registro actual: Accede al documento origen.
- Mantenimiento cliente del registro actual: Se accede a la ficha del cliente
- Previsualizar: Podemos ver una vista previa del documento que se va a enviar.
- Seleccionar/anular/ Invertir/ marcar /desmarcar: Con estas opciones (lo mismo que los botones en la parte inferior), permiten marcar aquellos registros que realmente deseamos enviar.
Una vez se ha configurado el envío, se ha comprobado en "Detalle" los documentos que se van a enviar, al pulsar el botón "Procesar" puede ser que salga una pantalla con alguna incidencia.
Posibles incidencias
Por ejemplo, supongamos que la contraseña definida para la firma digital, no es correcta y en el envío hay facturas con firma.
Nos mostrará una pantalla con la relación de incidencias.