Ley de Morosidad

a3ERP | gestión para PYMES

 

Introducción

Desde el pasado 2010, se ha modificado la ley nº 10708 3/2004 de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas contra la morosidad en las operaciones comerciales.

La crisis ha ocasionado un aumento de los impagos, retrasos en el cobro de las facturas vencidas, que afecta a todos los sectores.

Los más perjudicados son las pequeñas y medianas empresas, que funcionan con gran dependencia al crédito a corto plazo.

 

Nuevos plazos para los pagos

Se limitan los plazos para los pagos en función del tipo de empresa:

  • Empresas privadas: 60 días
  • Administraciones Públicas: 30 días 

 

Estas nuevas formas de pago, no entrarán en vigor hasta el 1 de Enero del 2013, estableciéndose un calendario de adaptación, que varía en función de la empresa:

 

Calendario de adaptación

 

Tipo empresa

Periodo

Días de plazo

Empresas privadas

2010-2011

85 días

 

2012

75 días

 

2013

60 días

Empresas Construcción

2010-2011

120 días

 

2012

90 días

 

2013

60 días

Administraciones públicas

2010

55 días

 

2011

50 días

 

2012

40 días

 

2013

30 días

 

Este calendario no será aplicado a los productos de alimentación, frescos y perecederos que será con un plazo máximo 30 días.

Dentro de este grupo de productos, entran los que se conservan por un tiempo inferior a 30 días, o que necesitan condiciones de temperatura regulada para su comercialización o transporte. 

Se elimina la posibilidad de un pacto entre las partes, para evitar posibles abusos de las grandes empresas sobre pequeños proveedores.

 

¿Cómo se trata este tema en a3ERP?

A partir de la versión 832, a3ERP ya está adaptado a esta nueva ley, la cual implica que se deben realizar muchos cambios importantes, en varios procesos de a3ERP.

A continuación veremos qué procesos cambiarán en a3ERP.

  • Activar ley en nuestra empresa
  • Nuevos campos en clientes, proveedores, artículos, albaranes, facturas y cartera
  • Nueva fórmula para el cálculo del vencimiento
  • Cambio de funcionamiento en la facturación automática
  • Confirmar fecha recepción en albaranes

 

Activar ley en nuestra empresa

El primer paso es decidir si queremos tratar este tema o no. Desde datos generales, se marcará la opción Aplicar ley de morosidad.

 

Preferencias / común

 

Al marcar la opción, nos avisa de que todos los clientes y proveedores, quedarán activados y además se clasificarán como tipo de empresa Privada.

Luego podemos ir a aquellos clientes/proveedores y cambiar en caso necesario.

De la misma forma se procederá al marcar Confirmación automática de fecha de recepción de albaranes. Ya se ha visto en la introducción, que ahora la fecha base para el cálculo es la de entrega/recepción de mercancía, por lo que es necesario realizar una confirmación de dicha fecha.

 

Nueva información en ficheros maestros

Se añade en la ficha del cliente / proveedor nuevos campos para poder realizar la asignación de la forma de pago correcta.

En clientes/proveedores los nuevos campos son:

  • Aplicar ley morosidad: Tenemos también la posibilidad de indicar por cada cliente si se quiere llevar este control o no.
  • Tipo empresa: En este campo, debemos informar si es una Empresa de construcción, privada o Administración pública. Por defecto es Privada. Se usa para el calendario de adaptación.
  • Confirmación automática fecha de recepción albaranes: Permite configurar para  aquellos clientes que se le envía la mercancía y que normalmente la fecha del albarán y la fecha de entrega/recepción de la mercancía o el servicio es la misma, por lo que no será necesario, posteriormente confirmar uno a uno los albaranes de entrega.

 

Condiciones

 

En la ficha del artículo:

  • Producto es perecedero / fresco: Se añade un check para indicar si el producto es perecedero / fresco o no. Si en una factura existe un artículo con esta característica, automáticamente la forma de pago deberá ser de 30 días.

 

Producto perecedero

 

Nueva información en albaranes / facturas

Albaranes

En los albaranes de venta y compra, hay dos nuevos datos:

  • Fecha recepción: Esta fecha será la que el cliente nos indique de cuando le ha llegado la mercancía. Por ejemplo, el albarán puede ser generado el día 24, pero al cliente no le llega la mercancía hasta el día 27, en la fecha de recepción deberemos indicar el día 27, ya que este campo se utilizará posteriormente en el cálculo de los vencimientos de la factura.
  • Confirmada: Una vez actualizada la fecha de recepción, será necesario marcar el albarán, para indicar que ya se puede facturar. De esta forma llevaremos el control de que albaranes falta confirmar la fecha recepción.

 

albaranes de venta y compra

 

Nota: Un albarán que no esté marcado la casilla Confirmada, no se podrá facturar.

 

Facturas

En las cabeceras de facturas, nos encontraremos con dos nuevos campos Fecha de recepción y fecha cálculo vencimientos.

 

Cabeceras de factura

 

Nota: Por defecto estas dos fechas serán la misma que la de la factura.

En las líneas de las facturas nos encontraremos con un nuevo campo fecha de recepción.

 

Factura de venta

 

Esta nueva columna se cargará automáticamente con la fecha de recepción de la cabecera, pero en cada línea podemos indicar una fecha de recepción diferente, excepto en la líneas que procedan de un albarán (ya que esta fecha de recepción es la del albarán y desde la edición de líneas de facturas no se permite modificar esta datos de una línea de albarán).

 La fecha de cálculo de vencimientos de la cabecera se calculará automáticamente a partir de la media entre la primera y última fecha de recepción que contenga la factura.

 

Por ejemplo:

Si una factura tiene albaranes con fecha de recepción entre el 15/11/2010 al 24/11/2010 y algunas líneas manuales con fecha recepción 25/11/2010, la fecha cálculo de vencimiento será el día 20/11/2010 (la media entre 15 y 25)

 

Nueva información en CARTERA

Al crear nueva cartera manual, podemos indicar los mismos parámetros de cálculo de vencimientos que hemos indicado desde cualquier edición de facturas (la fecha de cálculo de vencimientos y si es una cartera que proviene de artículos perecederos.

 

Nueva cartera

 

Nueva fórmula para el cálculo del vencimiento

La fecha para el cálculo de estos vencimientos, se debe realizar a partir de la fecha de entrega de la mercancía o servicio. Tal como hemos visto en el apartado anterior.

 

FORMAS DE PAGO SUPERIOR A 90 DÍAS

a3ERP, automáticamente, aunque en la factura se asigne una forma de pago superior a los días permitidos, se ajustará hasta una fecha que cumpla los requisitos de la nueva ley.

Para ello tendrá en cuenta la tabla de adaptación con el tipo de empresa en cada caso.

Nota: A partir del 01/01/2013 este dato ya no tendrá vigencia.

 

PERIODO VACACIONAL Y DÍAS DE PAGO

Otro de los parámetros a tener en cuenta, es que en la ficha de clientes y proveedores tenemos un día de pago y un periodo de no pagos.

Puede darse el caso de que, aunque la forma de pago sea de 60 días, al tener día de pago establecido, dicho periodo se alargue 30 días más, por lo que ya no se está cumpliendo la ley.

a3ERP en estos casos, el vencimiento se ajustará al primer día en que cumpla el máximo de plazo permitido.

Pongamos un ejemplo:

  • Forma de pago: 60 Días
  • Día de pago: 15
  • Fecha entrega: 18/11/2010

 

En este caso, si no hubiera día de pago, el vencimiento sería el 18/01/2011, pero como hay día de pago 15, el vencimiento será el 15/02/2011, que en este caso supera el máximo permitido, por lo tanto, a3ERP  ajustará al 15/01/2011 el vencimiento.

El periodo vacacional de no cobros/pagos quedará inhabilitado para los clientes/proveedores que contemplen la ley de morosidad (desde la ficha no se podrá editar).

Nota: Seguramente habrá casos, en que será aconsejable, en la medida de lo posible, quitar el día de pago.

 

Confirmar fecha entrega en albaranes

Tal como hemos visto en el apartado anterior, deberemos indicar la fecha de recepción del albarán. Por lo tanto, si no tenemos la confirmación automática, deberemos editar cada uno de los albaranes, cambiar la fecha recepción por la real y marcar la casilla confirmado.

De esta forma tendremos el control de que albaranes ya han sido validados y se pueden facturar.

En la ficha del cliente, hemos visto que tenemos la opción de que este paso se automático. Será útil, cuando las entregas a un cliente determinado se hacen en la misma fecha de albarán. Por ejemplo en caso de tener un comercio, el propio cliente viene a recoger la mercancía y por lo tanto, junto a esta se le entrega el albarán.

En este caso, no hace falta editar el documento para indicar la fecha y marcar la confirmación.

 

Facturación Manual/automática

La ley, también tiene en cuenta, que no podemos facturar albaranes cuyas fechas de recepción difieran en más de 15 días.

 

MANUAL

En la pantalla de servir, si al cliente / proveedor se le aplica la ley de morosidad se mostrará la fecha de recepción de los albaranes y si esa fecha está confirmada o no.

Nota: Sólo se podrán facturar los albaranes que tienen la fecha de recepción confirmada.

No se permitirá servir un albarán en una factura si la fecha de recepción del albarán está a más de 15 días por encima de la menor fecha de recepción de las líneas que ya incluye la factura o a más de 15 días por debajo de la mayor fecha de recepción de las líneas que ya incluye la factura.

Al servir un albarán las líneas de ese albarán en la factura tendrán como fecha de recepción la fecha de recepción del albarán.

 

Albaranes

 

AUTOMÁTICA

En el caso de facturación automática si al cliente / proveedor se le aplica la ley de morosidad, a3ERP realizará tantas facturas como sea necesario, para que en cada una, contenga solo albaranes con fecha de recepción confirmada comprendida en un periodo de un máximo de 15 días entre el de fecha menor y el de fecha mayor.

Por ejemplo si tenemos albaranes de un cliente durante todos los días del mes de diciembre (del 1 al 31), el proceso de facturación automática que realizamos a final de mes (día 31) generará lo siguiente:

  • Primera factura con fecha 31/12, con fecha cálculo de vencimiento 7/12 y estará formada por todos los albaranes del 1 al 15.
  • Segunda factura tendrá fecha de cálculo de vencimiento 23/12 y estará formada todos los albaranes del 16 al 30.
  • Tercera factura tendrá fecha de cálculo de vencimiento 31/12 y estará formada por todos.
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