Gestión de Multiadeudos SEPA

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El mandato firmado por el deudor (pagador) sirve para autorizar, tanto al acreedor a realizar el cobro, como su entidad de crédito para atender dichos pagos.

 

El mandato debe estar vigente en el momento de la emisión del recibo. Caduca si transcurren 36 meses desde el último cobro.

El acreedor debe custodiar el mandato firmado por el deudor por un mínimo de 14 meses después del último recibo.

 

Datos generales

En los datos generales, en valores por defecto, se podrá definir para:

  • Tipo Mandato
  • Tipo adeudo
  • Definición Modelo Mandato por defecto B2B y B2C

 

Valores por defecto

 

Ficha del cliente

En la ficha del cliente se cambian los datos SEPA y, a partir de ahora, están asociados a una domiciliación bancaria, en lugar de al cliente.

Eso permite tener tantos mandatos como domiciliaciones bancarias tenga el cliente, por ejemplo:

  • Podemos tener un cliente, que trabaja con dos bancos y en una, el mandato sepa es B2B y en el otro banco es CORE, este escenario, ahora no podía solventarse, ya que solo podíamos tener un tipo por cliente.

En la siguiente pantalla, vemos que los datos que inicialmente, estaban en la pestaña "Datos soporte magnético", se moverán a la de Dom. Bancarias (esta desaparece).

 

Mandatos

 

Nota: Si tenemos activa la nueva ficha de clientes, estos datos estarán en la pestaña "Bancos".

 

Bancos

 

Ahora, al crear la domiciliación bancaría, tendremos más información referente a la gestión de los mandatos SEPA.

  • Tipo de mandato: Por defecto, se asignará el valor definido en datos generales.
  • Tipo de adeudo: Por defecto, se asignará el valor definido en datos generales, por ejemplo, si es un CORE, B2B, etc.
  • Referencia del mandato: Nif Cliente / Número de mandato B2B. Por ejemplo, si el cliente tiene 0 mandatos, al dar de alta el primer mandato B2B, su referencia sería solo el NIF/1, en cambio si el cliente ya tiene 2 mandatos, al dar de alta el tercero B2B, su referencia = NIF / 3.

 

Domiciliación bancaria

 

  • Nombre del mandato: Descripción libre por el usuario.
  • Enviado: Indica si el mandato ya ha sido enviado. Ver más información en el apartado Gestión de mandatos. No se puede editar, es automático.
  • Confirmado: Indica si el mandato ya ha sido confirmado. Ver más información en el apartado Gestión de mandatos.
  • Caducado: Indica si el mandato ya está caducado. Ver más información en el apartado Gestión de mandatos.
  • Referencia del mandato: Nif Cliente / Número de mandato B2B. Por ejemplo, si el cliente tiene 0 mandatos, al dar de alta el primer mandato B2B, su referencia sería solo el NIF/1, en cambio si el cliente ya tiene 2 mandatos, al dar de alta el tercero B2B, su referencia = NIF / 3.

 

Mandatos

 

Nota: Si antes del cambio, ya teníamos en este campo información al actualizar se copiará el mismo dato.

Además, antes de guardar se valida el valor de Referencia del mandato que no exista en la base de datos y si no es único, se muestra mensaje y no deja guardar.

  • Modelo definido: Se asignará el modelo del Mandato. Por defecto, el configurado en datos generales.  Si se selecciona Original, se activará el botón Definir por si el usuario quiere personalizar el documento.

 

modelo definido

 

Las acciones que podemos realizar serán las siguientes:

  • Vínculos: Permite asociar a la domiciliación bancaria cualquier documento.
  • Enviar: Permite enviar el mandato al cliente para que lo firme y nos lo devuelva.

Nota: El cliente tiene que tener marcado, que se le envían documentos por e-mail.

  • Imprimir: Permite imprimir el mandato del cliente.

 

Envío de mandatos

Existe una nueva opción, para gestionar de forma centralizada todos los mandatos de nuestros clientes.

Se puede realizar manualmente desde la ficha del cliente, o de forma masiva desde una nueva opción.

Nota: El cliente, debe tener marcado "Enviar documentos por e-mail" y una cuenta de correo, está será la que se utilice en el envio desde la propia domiciliación bancaria.  En caso contrario no se enviará el mandato.

 

Envío por mail

 

Desde la ficha del cliente

Tal como se ha visto anteriormente, en la pestaña de "Domiciliación bancaria o Bancos" para cada una de las domiciliaciones, disponemos del botón "Enviar" que enviará por e-mail el mandato al cliente.

El diseño del formato de la carta o contrato, es el que está predefinido en datos generales, pero el usuario puede definir su propio contrato. Ver sección Definición plantilla mandato.

Una vez se ha enviado el mandato, podemos ver, como se ha actualizado la información correspondiente al envío.

 

Domiciliación bancaria

 

La columna "Enviado" quedará activada y la "Fecha enviado" se actualizará con la fecha del sistema en la que se ha realizado el envío.

También tenemos la opción de imprimir el mandato.

 

Desde Gestión mandatos

Para gestionar los mandatos de forma centralizada, se ha incorporado una nueva opción, en la que disponemos de la relación de todos los mandatos.

Las acciones de enviar, confirmar, caducar podrán realizarse masivamente.

Se accede el menú "Cartera / Operaciones / Gestión de mandatos SEPA".

Gestion de mandatos

 

En la parte superior, tenemos los filtros más habituales:

  • Situación del envío: Podremos filtrar por aquellos mandatos pendientes de enviar, confirmar, etc.

Caducado

  • Cliente: Si necesitamos ver solo los mandatos de un cliente determinado, desde aquí podremos seleccionarlo.

 

Cualquier otro filtro, se puede realizar desde la propia lista, por ejemplo, filtrar solo aquellos registros que tengan enviar documentos por e-mail "Si".

 

Enviar mail si

 

En la parte central, tendremos la lista con toda la información referente a las domiciliaciones bancarias.

Estos datos se obtienen de las domiciliaciones bancarias del cliente. No se pueden editar ni cambiar, excepto alguno

  • Defecto: Indica que esta es la domiciliación que está por defecto. La que se usará en cartera si no se indica lo contrario.
  • Cliente: Código del cliente.
  • Nombre: Nombre del cliente.
  • Enviar documentos por e-mail: Muestra si el cliente se le puede enviar documentación por e-mail.
  • E-mail: Dirección de correo electrónico. Se puede cambiar, siempre y cuando el mandato no haya sido enviado. El campo email, aunque ya se haya asignado el e-mail que hay en la ficha del cliente, se puede cambiar.

 

Para ello, basta con situarse sobre el campo y aparecerá el botón de "Selección". Al pulsarlo, tenemos la lista de todos los contactos que hay en la ficha del cliente, en la columna "Origen" se indica donde se ubica el e-mail.

 

Origen 

  • Datos bancarios (Entidad /cuenta): Datos de la domiciliación bancaría.
  • Tipo mandato: Tipo mandato, si es CORE, B2B, etc.
  • Formato mandato: Es la definición del modelo de mandato. El usuario puede definirlo.
  • Referencia mandato: Es el identificador único del mandato.
  • Enviado: Estará marcado si ya se ha enviado el mandato al cliente.
  • Fecha envío: Cuando se envía el mandato, se registra la fecha en la que se ha realizado el envío.
  • Confirmado: El usuario deberá marcar esta casilla, cuando reciba el mandato firmado por su cliente.
  • Fecha confirmación: Cuando se marca que el mandato ha sido confirmado, se asignará la fecha en la que se ha recibido la confirmación por parte de su cliente.
  • Fecha ultimo cobro: Para gestionar si está el mandato caducado no, la ley indica que si pasa un periodo de 36 meses, sin realizar ninguna gestión de cobro a un cliente, el mandato se da por caducado. El programa calcula la fecha del último cobro realizado.
  • Caducado: Si la según la fecha del cobro, el mandato consta como caducado se marcará. Aunque el usuario puede indicarlo manualmente.
  • Fecha caducado: Cuando se marca Caducado, se registrará la fecha de dicha acción.
  • Motivo caducado: Cuando se caduca, se aconseja indicar un motivo de porque ha caducado.

 

En la parte inferior, disponemos de los botones para realizar varias acciones:

 

Acciones          

  • Vínculo (clip): Nos servirá para vincular el documento firmado, que ha enviado el cliente, al registro seleccionado.  

Nota: Si se selecciona más de un registro quedará deshabilitado.

  • Sel.Todo / Anular todo: Estos dos botones, permiten seleccionar todos los registros o anular la selección. Recordar que se puede seleccionar directamente en el propio registro y con la tecla CRTL, se puede seleccionar más de un registro.
  • Confirmar: Permite dar por confirmado los registros seleccionados. Normalmente se realiza este paso, cuando se reciban los mandatos firmados por los clientes.
  • Enviar: Enviará el documento a los registros seleccionados, quedará activado la columna Enviado y se asignará la fecha del envío. Si no existe e-mail o no está activado el que se le envíen e-mails, no serán enviados.

Este procesos no se puede revertir, aunque sí se puede enviar tantas veces como queramos.

 

Confirmación de mandatos

Cuando se envía el contrato del mandato a nuestros clientes, es necesario recibir la aceptación o confirmación de dicho contrato.

Para ello, debemos recibir el contrato firmado. Para gestionar esta operación se realiza mediante la confirmación.

Realizar la confirmación de un mandato de puede realizar desde la ficha del cliente, en la propia domiciliación bancaria, o desde la Gestión de mandatos.

Bastará con seleccionar los registros deseados y pulsar el botón "Confirmar".

Cuando se ha marcado una domiciliación bancaria como confirmada, se activará el check de confirmado y se asignará la fecha confirmación.

Nota: Una vez confirmado, todos los campos que hagan referencia al mandato y al documento son de sólo lectura y no se pueden modificar.  Si necesitamos modificarlo, deberemos caducarlo y hacer un nuevo mandato.

 

Por ejemplo:

  • Entramos en la opción de "Gestión de mandatos".
  • En el filtro "Situación envío" seleccionar "Pendiente de confirmar" y seleccionar con los botones o manualmente los mandatos deseados.

Relacion de mandatos

 

  • Pulsar el botón "Confirmar".
  • Se mostrará un mensaje para aseguranos que si deseamos realizar la operación.

Aviso

  • Si pulsamos "Si" los registros seleccionados quedaran como confirmados.

 

Caducidad de mandatos

Un contrato del mandato, aunque esté confirmado, tiene una caducidad de 36 meses desde el último cobro.

Para gestionar las caducidades, esta gestión se realiza automáticamente por el programa, calculando la fecha del último cobro. Se puede consultar esta información en la propia pantalla.

De todas formas, el usuario, puede dar por caducado un mandato, por ejemplo si el cliente se ha dado de baja, o que por error se ha confirmado.

Nota: Se puede caducar un mandato sin confirmar y sin enviar.

 

Cartera

Para gestionar desde cartera que efectos podemos remesar y cuáles no, en la pantalla de la edición de los efectos, podremos ver la información referente a si está confirmado o no.

 

Remesas

 

Nota: El que la domiciliación bancaria no esté confirmada, no será un impedimento para generar remesa y/o soporte magnético. Ver nueva funcionalidad Remesas – Control validación para más información.

 

Definición plantilla mandato

La definición del modelo de mandato, es definible por el usuario, como cualquier otro listado o documento de a3ERP.

Por ejemplo desde la pantalla de "Domiciliación bancaria"  en el modelo, seleccionamos "Original" se activa el botón "Definir".

 

original y definir

 

Al pulsar el botón "Definir" tendremos la opción para elegir la plantilla. El original es para el tipo de mandato CORE y otra que es para el mandato tipo B2C.

 

Formatos

 

Pero el usuario puede cambiar y personalizarse basándose en cualquiera de los dos.

 

personalizar

 

Nota: Consultar el Manual de usuario para conocer con detalle este diseñador.

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