Cómo crear un asiento patrón

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Un asiento que se utiliza cada mes es por el ejemplo el asiento de la nómina. Efectuaremos un ejercicio práctico de cómo crear un asiento patrón, por ejemplo:

Nóminas de todos los empleados por un total de 18.000 € con dos retenciones: Seguridad Social (por ejemplo: 10%), y por IRPF (por ejemplo: 15%).

El asiento para contabilizar la nómina es el siguiente:

 

(640) Sueldos y salarios (Por el íntegro)

 

 

 

a

(476) Organismos Seguridad Social acreedores. (Por las retenciones)

 

a

(4751) Hacienda Pública, acreedores. (Por la retención del IRPF)

 

a

(570) Caja, pesetas. ( Por el líquido pagado)

 

Para realizar esta plantilla se han de seguir los siguientes pasos:

  1. Pulsar el botón Nuevo desde el menú Contabilidad /Ficheros / Asientos Patrón.
  2. Informar el nombre de Nómina todos los empleados.
  3. Pulsar el botón Guardar.
  4. Asignar un código, por ejemplo el 5011.

    Nuevo código

  5. En este momento existe una nueva ficha para la entrada de un asiento patrón. Ahora hay que crear las líneas del asiento.
  6. Pulsar el botón con el signo + de la barra de botones de las líneas. Aparecerá una nueva línea.
  7. Situar el ratón en la columna Concepto e informa Nóminas.
  8. En la columna Cuenta indicar la cuenta 64000000, en la columna Debe informar el importe global de las nóminas: 18.000.
  9. Pulsar la tecla de cursor para bajar a una nueva línea.
  10. Situar el ratón en la columna Concepto. En este momento existen dos opciones:
    - Volver a informar el texto Nóminas.
    - Pulsar el botón derecho del ratón y selecciona del menú Reservadas / Repetir y así automáticamente se repite el concepto de la primera línea.


    Asiento patrón

  11. En la columna Cuenta informar el número de la cuenta de la S.Social la 47600000 y en el importe de la columna Haber el 10% de 18.000.
  12. Desplazarte a una nueva línea con las teclas de cursor:
    - En la columna Concepto seleccionar la opción Repetir.
    - En la columna Cuenta informar el número de la cuenta del IRPF la 47510000 y en la columna Haber el importe 2.700 ( el 15% de 18.000).
  13. En la siguiente línea en la columna Concepto seleccionar [Repetir] igual que se ha realizado en la línea anterior.
  14. En la columna Cuenta informar 57000000.
  15. En la columna Haber, pulsar el botón derecho del ratón, y seleccionar del menú Reservadas / Cuadrar. De esta forma como ya es la última línea, a3ERP calcula el total del asiento.
  16. Al finalizar el asiento debe quedar tal como se muestra a continuación:


    Asiento patrón finalizado

  17. Pulsar el botón Guardar de la barra de botones inferior.
  18. En este momento ya ha definido un primer asiento patrón, ahora se puede realizar un test de comprobación.
  19. Pulsar el botón Simulación, para que sean solicitados los datos necesarios, en este caso no se solicitará ninguno.
  20. Se mostrará un ejemplo de cómo aparecerá el apunte final.


    Apunte final

 

Utilización de variables

Si algún dato del asiento no se desea ‘fijo’, es cuando se crean lo que se denominan variables. Por ejemplo: Puede existir el concepto fijo Nóminas, pero interesa que cada mes junto al texto Nóminas aparezca el nombre del mes. Para ello se ha de crear 1º la variable para luego añadirla.

 

Añadir variable en asiento patrón

 

Para crear una variable se utilizan los símbolos de corchetes [ ] y entre ellos se inserta un título o nombre para identificar la variable. Por ejemplo: [MES].

 

Insertar nombre variable

 

Utilización de condiciones

En los asientos se pueden establecer condiciones. Por ejemplo, se puede desear que los pagos sean siempre por caja, pero si se considera que en ocasiones es por caja y otras por banco se ha de configurar la condición.

Existe la posibilidad de crear un nuevo asiento patrón y modificar sólo la última línea, indicando en lugar de la cuenta 570 la 572, y seleccionar el  patrón  correspondiente.

También se puede realizar la modificación en el mismo asiento patrón, cambiando su definición.

  1. Modificar la línea 4 y en la columna Condición teclea [Por caja].
  2. Añadir una nueva línea en la que informar los siguientes datos:
    - Condición:![Por caja] (no olvidar el signo !)
    - Concepto: [REPETIR]
    - Cuenta: 57200000
    - Haber: [CUADRAR]
  3. La modificación quedará como se muestra a continuación:


    Modificación de su definición

  4. Después pasa a la pestaña Variables y pulsar el botón Calcular variables.


    Variables asiento patrón

  5. Al pulsar Simulación, pregunta Por caja que es el valor (variable) creado al informar la expresión [Por caja] en la columna Condición. Este dato es solicitado y si se indica que , se realiza el apunte por caja y si se indica que No se realiza el apunte por banco.


    Variables

  6. Hay casos en los que, alguna línea del apunte se incluye dependiendo de alguna condición. Por ejemplo: La línea 4 y 5 del ejercicio, aparecen en el apunte si se cumple una determinada condición.
  7. En la línea 4 se realiza la condición creando una variable [Por caja] que posteriormente en el formulario te ha sido solicitada y si se cumple (cuando se indica que sí ) esa línea aparece en el asiento.
  8. En la línea 5  indica que aparece dicha línea en el caso de que Por Caja NO se haya seleccionado. Se indica la negación es mediante el símbolo ! delante de la variable.

 

Utilización de tablas

En el asiento definido anteriormente, la cuenta de caja o banco, aún teniendo la opción de elegir entre uno u otro son siempre las mismas cuentas. Es posible que la cuenta del banco o caja sea solicitada, existiendo esta en el fichero de cuentas, para seleccionarla de la lista.

Para ello hay que realizar los siguientes cambios:

  1. Borrar la línea 5 pulsando el botón con signo – (borrar).
  2. En la línea 4, borrar la condición, y en la columna Cuenta informar [CUENTA], para crear una variable.




  3. Pulsar el botón Guardar.
  4. Seleccionar la pestaña Variables.              
  5. Pulsar el botón Calcular variables, para crear la variable Cuenta. Automáticamente se borrará la variable Por Caja, que en este ejemplo no se  necesita.
  6. En esta pantalla modificar la variable creada para que aparezca la información de la tabla de cuentas. Cambiar la línea de la variable Cuentas con los siguientes valores:
    - Tipo: Tabla.
    - Tabla: Cuentas.


    Modificar variable


  7. Pulsar el botón Simulación, en el que pide en valor de la cuenta, con opción a pulsar el botón de selección y buscar de la lista la cuenta deseada. Esta selección se activa por haber definido la variable Cuenta como Tabla.


    Selección de cuentas

 

Descripción columnas (Líneas)

Este apartado y el siguiente están dirigidos a aquellas personas que ansían tener un conocimiento más avanzado de las múltiples posibilidades en la creación de asientos patrón.

A continuación se expone qué significa cada una de las columnas del apartado de líneas y sus posibles valores.

 

Columna Alias

El alias representa una forma de identificar a la línea en curso, para un uso posterior. Es automático y obligatorio. 

Ejemplo:

Si en la línea 1 en el concepto aparece el texto Nóminas y si en la línea 2 se teclea [L01] se refiere a que se repite el concepto de la línea 1.

 

Columna Alias

 

Columna Condición

Determinar si debe ó no aparecer la línea actual en el asiento generado, en función de sí la condición, se cumple o no.

  • Condición con respuesta (SI/NO): Por ejemplo, al crear una variable para preguntar cualquier concepto y la respuesta es verdadera (Si), la línea actual sí aparece, si la respuesta es falsa (No) no aparece la línea.
    Ejemplo:
    En el apunte de una venta, crear una variable para preguntar si hay IVA ó no. En la línea donde se calcula el IVA, la condición es [IVA], si en la ventana de Simulación se indica que Sí, la línea aparece, en caso contrario no.
  • Condición con operadoresSe utilizan los operadores relacionales por ejemplo:
    • > Mayor que                  >= Mayor o igual
    • <  Menor que                 <= Menor o igual
    • = Igual                          != Diferente
    • Operadores lógicos:  Y, O
  • Ejemplos:
    • [L01.Debe] > 0 Indica que la línea en la que se cumpla esta condición, aparece siempre que se cumpla que el importe de la columna Debe de la línea 1 es mayor que 0.
    • [Cliente.PorIVA]=16 Indica que la línea en la que se cumpla  esta condición, aparece siempre que se cumpla que el IVA del cliente sea el 16.
      Los operadores lógicos se utilizan para combinar condiciones, por ejemplo:
      El operador lógico O se utiliza si se quiere que alguna de las condiciones se cumplan.
    • [Reg.ApliIva] o [Cliente.PorIva]>0  Si se aplica IVA  o  el IVA del cliente es mayor a 0 ....
    • [L04.Concepto]=”Factura 45” o [NF]=45  Si el concepto de la línea 4 es Factura 45 o el número de la factura es igual a 45 .....
      Se utiliza el operador lógico Y para confirmar que todas las condiciones combinadas se cumplan.

 

Columna Concepto

Puede contener el texto que se quiera, para la descripción del asiento.

  • Variable: Se puede crear una variable que posteriormente sea solicitado el valor. Por ejemplo [Concepto].
  • Concepto directamente: Entrar un texto determinado.
  • Seleccionar de la lista: Pulsando el botón del ratón, aparece un botón de selección, en el que puede buscar el concepto del fichero auxiliar de contabilidad.
  • Texto + [Variable]: Entre un texto fijo seguido de una terminación variable. Por ejemplo: Nómina de  [MES]: en el formulario en el texto del mes, el concepto es sustituido.
  • [Alias]: Se incluye el valor del campo concepto de la línea la que se refiere el alias.
  • [Repetir]: Repite el valor de la línea inmediatamente superior.

 

Columna Cuenta

En esta columna, hay que introducir la cuenta a la que debe realizarse el apunte de la línea. Existen diferentes  formas:

  • Variable: Crear una variable a la que posteriormente sea solicitado el valor. Por ejemplo [Cuenta].
  • Cuenta directamente: 43000001 Entrar una cuenta determinada. También se puede escribir 57.1 que se expande a 57000001, etc.
  • Cuenta + [Variable]: Entre la cuenta general fija, y la terminación variable, por ejemplo: 43000000 + [cliente], cuando pregunte el código del cliente (el 35), al sumar 43000000+35 es sustituido por la 43000035.
  • [Alias]: Se incluye el valor de la columna cuenta de la línea a la que se refiere el alias. Por ejemplo: [L2] inserta la cuenta que hay en la columna de la línea 2.
  • [Repetir]: Repite el valor de la línea inmediatamente superior.

 

Columna DEBE y HABER

En estas columnas se informa el importe correspondiente a la línea.

Para informar el valor se pueden seguir varios criterios.

  • Variable: Se puede crear una variable para, posteriormente, solicitar el valor. Por ejemplo: [Base imponible]
  • Importe directamente: Entrar un importe fijo determinado.
  • Operaciones: Realizar cálculos con variables. Por ejemplo:
    [Base imponible] * 0.16  Calcula el 16% de la base imponible.
    [L1.DEBE]- 9,02  Resta 9,02 del importe del la columna Debe de la línea 1.
  • [Alias]: Se incluye el valor de la columna debe ó haber de la línea a la que se refiere el alias.
  • [Repetir]: Repite el valor de la línea inmediatamente superior.
  • [cuadrar]: Calcular el importe para cuadrar el asiento.

 

Columna Moneda

En esta columna se indica la moneda del apunte.

Para la introducción del valor se pueden seguir varios criterios:

  • Directamente: Indicando manualmente la moneda.
  • Variable: Se puede crear una variable para el código de la moneda.
  • [Repetir]: Repite el valor de la línea inmediatamente superior.

 

Columna Centro Coste

Admite lo mismo que en las columnas anteriores.

Además admite [DEFECTO].

 

Conceptos generales sobre Variables

Cuando algún dato del asiento no ha de ser fijo, se crean las denominadas variables. Por ejemplo: Puede aparecer el concepto fijo Nóminas, pero interesa que cada mes junto al texto Nóminas aparezca el nombre del mes.

Para crear una variable se utilizan los símbolos de corchetes [ ] y entre ellos se inserta un título o un nombre para identificar la variable. Por ejemplo: [ MES ].

Si en la definición de las líneas se crean variables, éstas son calculadas automáticamente o mediante el botón Calc. Var.

En este apartado se exponen todas las variables que se utilizan, pudiéndose  también modificar.

Existen dos clases: Variables no Tabla y Variables Tabla.

  • Variables no tabla: Las variables no tabla son aquellas en las que al ser solicitados los datos se deben introducir directamente y no pueden seleccionarse de una lista.
  • Variables Tabla: Al  indicar que son de tipo tabla, al  solicitar el valor en la ventana del formulario, aparece la opción de seleccionar entre una lista de valores que pertenecen a un fichero de la aplicación.

 

Nota: Cuando la variable es de tipo tabla, es obligatorio que en la columna Tabla aparezca indicado qué fichero se  consulta.

 

En las líneas, para  hacer referencia a información de una tabla, se especifica con el siguiente formato: [Tabla.campo]  Nombre de la tabla, un punto y el nombre del campo deseado. Por ejemplo, si se introduce [clientes.poriva] se refiere al campo porcentaje IVA de la tabla de clientes.

Para facilitar la selección, hay que situarse en la columna deseada y realizar los siguientes pasos:

  1. Pulsar el botón derecho del ratón.
  2. Seleccionar el menú Variables, en el que se observan todas las variables creadas.
  3. Seleccionar aquella que hace referencia a la tabla ( por ejemplo clientes)
  4. Aparece un submenú con todos los campos disponibles. Seleccionar por ejemplo PorIVA.

 

Descripción columnas ( Variables )

A continuación realizar una descripción de la utilidad de cada una de las columnas que encuentre en la sección de las variables.

 

Columna Nombre

Es obligatorio y debe tener un valor único entre todas las variables. Se guarda siempre en mayúsculas y puede tratarse de un texto con espacios. La longitud máxima de los nombres de variables es de 30 dígitos.

 

Columna Tipo

Existen los siguientes tipos utilizados:

  • Importe: Indica que el valor a introducir es un importe.
  • Número: Indica que el valor  a introducir es un número.
  • Carácter: Indica que el valor a introducir es un Texto.
  • Fecha: Indica que el valor es una fecha. También comprueba que la fecha entrada tenga el formato correcto.
  • Condición: Se presenta en el formulario una casilla para activar/ desactivar  y su valor por defecto es Sí o No.
  • Tabla: Debe indicar la tabla de dónde se obtienen los valores. Para algunas tablas ya hay un valor predeterminado si se deja en blanco. Por ejemplo el Régimen de IVA por defecto se da siempre el asignado en los valores por defecto de A3ERP.

 

Nota: Para crear una variable que  exija el código de alguna tabla, ha de ser de tipo carácter.

 

Columna Tabla

Hay que elegir una tabla de la lista. Obligatorio si la variable es de tipo tabla.

 

Columna Valor por defecto

Si por defecto ha de ser un valor, en esta columna es  donde se asigna. Por ejemplo, en el apunte de nóminas, puede ser que normalmente el importe sea 18.000 pero  también se puede solicitar que sea posible  cambiar. Esta cantidad es asignada en esta columna.

También puede generar una lista introduciendo los valores de ésta separados por el signo ; ( punto y coma). Por ejemplo, al  crear una variable que  pregunta el mes en la columna Valor introducir: ‘Enero; Febrero; Marzo; ....’.  a3ERP muestra la lista de los meses y pudiendo seleccionar el valor.

Cuando la variable creada es de tipo condición el valor sólo puede ser  Sí o No.

 

Columna Proponer

Hay que introducir Sí o No. En el caso de que exista  un valor predeterminado, si en esta columna indica el valor es solicitado al entrar en la ventana del formulario, o es un valor fijo si pone No.

 

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