Cómo asignar firmas de correo electrónico a los usuarios

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Explicación del proceso

Para que cuando el usuario envíe un e-mail desde la selección de documentos tenga una lista de firmas que puede utilizar, es necesario informar qué firmas puede ver.

Para ello, una vez se haya configurado la firma, en la ventana de gestión de “Firmas” selecciona la firma que proceda y pulsa “Editar”, o bien haz doble clic con el ratón.

Accede a la ventana “Usuarios” y, en aquellos usuarios que deban poder ver la firma seleccionada, marca el indicador “Visible”. De esta forma, cuando el usuario vaya a enviar un documento por correo podrá seleccionarla.

Si lo deseas, también puedes establecer la firma para que se muestre “Por defecto”. En este caso, al acceder al envío por correo, la firma ya aparecerá seleccionada (es decir, no será necesario que el usuario habrá el desplegable para escogerla).

usuarios_firma

Por otro lado:

  • El indicador “Marcar como visible a todos los usuarios”, permite que todos los usuarios puedan utilizar la firma. Al marcar este indicador, el literal cambiará a “Desmarcar como visible a todos los usuarios” para poder hacer el proceso inverso.
  • El indicador “Marcar por defecto a todos los usuarios”, asignará una firma por defecto a todos los usuarios. Al marcar este indicador, el literal cambiará a “Desmarcar por defecto a todos los usuarios” para poder hacer el proceso inverso.

Pulsa “Guardar”.

En nuestro caso, hemos seleccionado la firma denominada “Oficinas Firma” y la hemos puesto visible tan solo para el usuario “Elena”. Además, al marcar el indicador “Por defecto” le aparecerá asignada automáticamente.

 

A tener en cuenta…
-. Una firma puede ser visible por varios usuarios.
-. Un usuario solo puede tener asignada una firma por defecto. En el caso de que un usuario tenga activa una firma por defecto y se marque otra, se cambiará la firma asignando por defecto la nueva.


Cuando una firma se haya asignado a unos o varios usuarios, aparecerá reflejado también en la ventana principal de “Firmas”.

firma elena


Por último, una vez definidas las firmas y asignadas, cuando el usuario vaya a realizar el envío de un documento por correo, automáticamente, se mostrará la firma predeterminada (si se ha definido). Además, podrá seleccionar todas aquellas firmas que se hayan configurado como visibles para su usuario.

fima predefinida

 

Para consultar cómo configurar firmas para el envío de documentos por correo electrónico, pulsa aquí.

 

 

 

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