Asientos

a3ERP | gestión para PYMES

 

 

La función de los asientos es la de registrar todas las operaciones realizadas en la empresa. Posteriormente permiten la realización del libro Diario, del libro Mayor, de los Balances, de la liquidación del IVA, etc.

En las fichas de los clientes, de los proveedores y en los datos generales, se facilitan las cuentas contables necesarias para la generación de los asientos contables.

Aunque los asientos de las facturas son automáticos, existen asientos que no se generan automáticamente, como por ejemplo, nóminas, Seguridad Social, transferencias bancarias, regularización trimestral del IVA, gastos sin IVA, etc.

En este apartado se puede consultar, modificar o dar de alta nuevos asientos en el diario.

 

Nota: Al realizar la entrada de una factura A3erp genera los asientos contables, por lo que no habrá que entrar manualmente ningún asiento de facturas. El número interno aparecerá de color rojo indicando así que es un asiento automático.

 

 

Operaciones con asientos

Seleccionar la categoría Contabilidad / Operaciones / Asientos.

 

Menú de la aplicación

 

En la parte superior izquierda de la pantalla aparecen los filtros de fechas que  permiten localizar fácilmente los asientos.

Si, por ejemplo, se quieren ver todos aquellos asientos que se han realizado con fecha de hoy, sólo hay que seleccionar Hoy y después de aplicar el filtro el programa mostrará los asientos hechos durante el día indicado.

 

Edición de asientos

 

La opción Fecha de alta o modificación permite saber en todo momento qué asientos se han modificado o dado de alta en el periodo o día que se indique.

Por ejemplo, si hoy 23/05 hacemos el punteo del primer trimestre, podemos modificar asientos de cualquier día del trimestre. Marcando la casilla Fecha de alta o modificación y poniendo como fecha el 23/05  sabremos al momento qué asientos hemos modificado o dado de alta en el día de hoy.

 

Consulta de asientos

El filtro permite realizar una selección de los asientos a consultar en pantalla, introduciendo la información solicitada en los campos que aparecen en la parte inferior.

Los datos solicitados son los siguientes:

  • Tipo: Permite consultar aquellos asientos del tipo contable solicitado.
  • Cuenta: Cuenta contable a consultar.
  • Moneda: Moneda que se ha utilizado al efectuar el asiento.
  • Diario: Permite consultar aquellos asientos que se han hecho con el diario indicado.

 

Filtros

 

  • Número interno: Permite ver el asiento cuyo número  interno ha dado el programa.
  • Número de asiento: Permite ver el asiento cuyo número de asiento ha dado el programa.
  • Documento: Permite ver el asiento cuyo número se ha indicado.
  • Importe mínimo / máximo: Permite consultar los asientos de un importe comprendido entre un mínimo y un máximo.
  • Parte descripción: Permite consultar el asiento haciendo una búsqueda parcial de alguna palabra que se ha indicado en la descripción del asiento.
  • Centro de coste: Centro de coste que se ha utilizado al efectuar el asiento. Permite consultar aquellos asientos que tengan un determinado centro de coste.

 

Tipo de asientos

 

  • Tipo de asientos: Selecciona de qué tipo de asientos se quiere hacer la búsqueda: Todos (aparece seleccionado por defecto), Apertura, Normal, Explotación y Cierre.
  • Descuadrados: Si se marca esta casilla se podrá consultar si existen asientos descuadrados, que se podrán corregir directamente.

Una vez aplicado el filtro sólo se muestran aquellos asientos que cumplen las condiciones determinadas.

 

En la parte inferior de la pantalla se encuentran los siguientes botones:

Nuevo Nuevo: Permite entrar un nuevo asiento.

Editar Editar: Permite entrar en el asiento seleccionado para su modificación o consulta.

Borrar Borrar: Permite borrar el asiento seleccionado en la lista.

Copiar Copiar: Permite copiar el asiento seleccionado.

Ver texto Ver texto: Permite consultar el texto para cada asiento.

Imprimir Imprimir: Permite imprimir el asiento seleccionado.

Mayor Mayor: Permite consultar el Mayor de la cuenta seleccionada.

Excel Excel: Envía a una hoja de cálculo Excel los datos visualizados en pantalla.

Salir Salir: Permite salir de la opción.

 

La pestaña Apuntes es la que le permite consultar los asientos existentes y seleccionarlos para poder modificarlos.

 

Apuntes

 

 Flecha En la parte izquierda el símbolo de una flecha  indica el asiento activo en este momento.

  Asiento se ha añadido un texto  Este icono indica que en ese asiento se ha añadido un texto.

 

Los asientos en los que el número (Nº int.) está en color rojo indican que se han realizado automáticamente, por lo que no se permite su modificación o borrado si no se desliga antes.

 

Nota: No se recomienda desligar. Si se quiere modificar ese asiento se intentará solucionar desde el documento que lo ha generado, es decir, desde la factura o efecto realizado directamente en cartera.

 

Borrar asiento

Borrar

Hay que realizar los siguientes pasos:

  1. Si se desea borrar un asiento, en primer lugar se indicarán los datos para localizarlo.
  2. Seleccionar el asiento que se quiere borrar desde la pestaña Apuntes.
  3. Pulsar el botón Borrar.

Tanto si es automático como si es manual, saldrá este mensaje de confirmación.

 

Confirmación

 

Una vez tenemos el asiento en pantalla,  pulsar el botón Desligar. Aparecerá una pantalla de confirmación.

 

Nota: En el momento en que se desliga un asiento, automáticamente es independiente y su número de documento aparecerá de color negro, por lo que si posteriormente se borra o modifica la factura, el asiento NO se  actualiza. Por esta razón SIE no recomienda desligar.

 

Editar asiento

Puede ser necesaria la edición de algún asiento para su modificación o corrección. Para ejecutar esta acción dispone del botón Editar.

Editar

Hay que realizar los siguientes pasos:

  1. Si se desea editar un asiento, en primer lugar se indicarán los datos para localizarlo.
  2. Seleccionar el asiento que se quiere editar desde la pestaña Apuntes.
  3. Pulsar el botón Editar.

 

Nuevo asiento

Ya hemos visto en capítulos anteriores que a3ERP se encarga de realizar las anotaciones en el libro Diario de forma automática, pero hay otros asientos como pueden ser nóminas, traspasos bancarios, gastos que no afectan a IVA, leasings, etc., que deberemos introducir manualmente.

 

Nota: Estos asientos manuales son diferenciados por A3erp con el número de documento en color negro.

 

Veamos un ejemplo de introducción de un nuevo asiento:

 

Nuevo

Para introducir este asiento deberemos realizar los siguientes pasos:

  • Seleccionar del menú Contabilidad / Operaciones / Asientos.
  • Seleccionar en la parte inferior el tipo de asiento:

    Tipo de asientos

  • Pulsar sobre el botón Nuevo.


    Nuevo asiento

    En este momento ya podemos introducir la información solicitada, por ejemplo el asiento de una transferencia bancaria.


    Líneas

 

Nuevo asiento con asientos patrón

En el capítulo Asientos patrón es dónde se crean los asientos utilizados más frecuentemente.

En este apartado se expone cómo utilizar y aprovechar las ventajas que ofrecen los asientos patrón, tanto en su facilidad de uso, como en rapidez y en la considerable reducción en la posibilidad de cometer errores.

Para la introducción de un asiento patrón debemos realizar los siguientes pasos:

  • Seleccionar del menú Contabilidad / Operaciones / Asientos.
  • Seleccionar en la parte inferior el tipo de asiento:

    Tipo de asientos
  • Pulsar sobre el botón Nuevo.

    Nuevo asiento

  • Pulsar el botón Patrón.
    Aparece la selección de los asientos patrón. Buscamos el deseado y lo seleccionamos.


    Selección de Asientos patrón

  • Pulsar el botón Aceptar. Aparece la ventana de solicitud de datos necesarios para la creación del asiento.

    Nota: Estos datos pueden variar en función del apunte seleccionado.

  • Una vez introducida la información solicitada, pulsar el botón Aceptar
    Automáticamente se realiza el alta del apunte y a3ERP vuelve a la pantalla de Asiento. Pulsar el botón Guardar.

 
En este momento puede repetir la operación para dar de alta nuevos asientos, ya sea manualmente o mediante la definición del patrón.

 

Buscar descuadres

En función de cómo se ha configurado la empresa puede ser que el programa permita la entrada de asientos descuadrados. Se configura desde Configuración / Datos generales.

Al sacar informes contables puede haber problemas por culpa de estos asientos no finalizados.

Para localizarlos rápidamente y proceder a su corrección existe la posibilidad de buscarlos.

  • Seleccionar del menú Contabilidad / Operaciones / Asientos.
  • Pulsar la casilla Descuadrados.

    Descuadrados
  • Al pulsar el botón Aplicar, en la pestaña Apuntes, se podrán visualizar todos aquéllos que descuadren. 
    Desde esa misma pantalla se podrá proceder a modificarlos, borrarlos, etc.

 

Reemplazar descripciones de asientos

Al editar un asiento manual se puede cambiar las descripciones de una manera rápida, no editando línea por línea.

En la columna descripción y con el botón derecho del ratón, disponemos de la opción Reemplazar. Con esta opción podremos buscar un texto y reemplazarlo en todas las líneas del asiento manual; puede ser sólo una parte del texto.

  • Localizar el asiento manual a modificar y editarlo.
  • Con el botón derecho del ratón sobre la columna de la descripción se podrá elegir la opción Reemplazar.

    Remplazar asiento

 Al elegir la opción reemplazar aparecerá la siguiente ventana:

 

Buscar y remplazar

 

En Buscar se teclea el texto que se quiere modificar y, en Remplazar por se escribirá el texto nuevo que se quiere grabar.

 

Copiar asientos

Esta opción de a3ERP le permite copiar asientos ya existentes, tanto manuales como automáticos. Es otra alternativa a los asientos patrón.

Copiar

Hay que realizar los siguientes pasos:

  • Si se desea copiar  un asiento, en primer lugar se indicarán los datos para localizarlo.
  • Seleccionar el asiento que se quiere editar desde la pestaña Apuntes.
  • Pulsar el botón Copiar.
  • Aparece la ventana de nuevo asiento con los datos del asiento anterior copiados. Si hace falta se modificará y se guardará.

Ver texto Ver texto: Este botón permite consultar las observaciones que hayamos realizado en cada asiento.

Imprimir Imprimir: Permite imprimir el asiento seleccionado.

Excel Excel: Con este botón puede enviar la información que está en pantalla a Excel. Será necesario indicarle el fichero donde se desea guardar la información.

 

Seleccione fichero Excel

 

Otras operaciones adicionales

En la edición de asientos automáticos se dispone de unos botones para obtener información adicional sin salir de la opción.

 

Otras operaciones adicionales

 

  • Mayor: Permite consultar el mayor de una cuenta sin necesidad de salir de la opción.
  • Ver origen: Si tiene seleccionado, por ejemplo, el asiento de una factura, al pulsar este botón accederá al origen que en este caso es la propia factura.
  • Desligar: Cuando necesite modificar un asiento automático se podrá pulsar este botón para que le permita realizar la operación.

 

Nota: En el momento que se desliga el asiento de la factura, automáticamente es independiente y su número de documento aparecerá de color negro, por lo que sí posteriormente se borra o modifica la factura el asiento NO se actualiza. Por esta razón NO se  recomienda desligar.

 

Mayor de una cuenta

Esta opción permite consultar el extracto de las cuentas contables. Se accede desde el menú Contabilidad / Operaciones / Mayor o con el botón Mayor que se encuentra en las fichas de clientes, proveedores, en la edición de asientos, etc.

Al entrar en la opción, en la parte superior de la ventana solicita los datos a consultar.

 

Mayor de una cuenta

 

  • Cuenta: Introducir la cuenta de la que se quiere obtener el extracto.
  • Varias cuentas: Al marcar esta casilla a3ERP permite seleccionar varias cuentas a la vez, el extracto será de todas ellas juntas. Se abre una ventana solicitando todas las cuentas que se quieren incluir en la consulta.

 

Selección de cuentas

 

  • Selección de fecha: Seleccionar el periodo de fechas del extracto.
  • Fecha valor: Si se marca esta casilla el filtro de fechas, en vez de ser por fecha apunte, será por fecha valor.
  • Sin saldo inicial: Si se marca esta casilla no se iniciará el extracto con el saldo inicial de la cuenta. Sólo se calculará el saldo del periodo seleccionado.
  • Mostrar saldo en moneda: Al activarlo, mostrará la columna ‘saldo’, que es la diferencia entre las columnas ‘Debe’ y ‘Haber’.  Esta columna sólo se muestra si todos los apuntes de la cuenta están en la misma moneda. Si no fuera así, los saldos no tendrían sentido, al sumar cantidades en monedas diferentes.

Si los apuntes seleccionados o los que forman su saldo anterior, tienen más de una moneda, se mostrará el siguiente mensaje:

 

Mensaje

 

En el caso del listado previamente hay que definirlo para que muestre las columnas debemon, habermon y saldomon, ya que por defecto el modelo original solo muestra debe, haber y saldo.

En la pestaña filtro hay más datos por los que filtrar:

 

Filtros

 

  • Tipo: Permite consultar aquellos asientos del tipo contable solicitados.
  • Moneda: Moneda que se ha utilizado al efectuar el asiento.
  • Diario: Permite consultar aquellos asientos que se han hecho con el diario indicado.
  • Nº interno: Permite ver el asiento cuyo número interno  ha dado el programa.
  • Nº de asiento: Permite ver el asiento cuyo número de asiento  ha dado el programa.
  • Nº de documento: Permite ver el asiento del número de documento indicado.
  • Importe mínimo / máximo: Permite consultar los asientos de un importe comprendido entre un mínimo y un máximo.
  • Parte descripción: Permite consultar el asiento haciendo una búsqueda parcial de alguna palabra que se ha indicado en la descripción del asiento.
  • Centro de coste: Se puede seleccionar un centro de coste, para consultar sólo los apuntes de ese centro.

 

Nota: En la gama Plus podemos seleccionar hasta tres centros de coste.

 

Una vez entrada la información pulsar el botón Aplicar, se activará la pestaña Mayor.

En la parte inferior disponemos de los botones ya conocidos para realizar diversas tareas, como editar el asiento, borrarlo, enviar el resultado mostrado a Excel, etc.

Nota: Contrapartida de la cuenta de un apunte en el mayor. Si el apunte tiene más de una contrapartida en el asiento se muestra siempre la de mayor importe y de signo contrario.

 

Ver origen

Ver origen

Si, desde el Mayor de una cuenta se pulsa el botón de Ver origen, se abrirá la ventana del proceso origen de este asiento. Por ejemplo, si desde el Mayor de una cuenta de cliente vemos el movimiento de una factura y se pulsa Ver origen, se editará esa factura. Si, en cambio se pulsa el ver origen sobre un movimiento de cobro/pago, se editará la cartera.

Este botón será útil para saber si ese movimiento procede de un asiento automático o es manual.

Si, desde el Mayor se ve el botón de Ver origen, sabemos con seguridad que ese movimiento viene de un proceso automático, es decir, de factura, cobro de cartera, devolución de efecto, etc. Si no se ve el botón de Ver origen, ese asiento es manual, no viene de ningún proceso automático.

 

Puntear

Esta operación se hace desde la opción de Mayor. Existen 5 punteos.

  • Seleccionar el menú Contabilidad / Operaciones / Mayor.
  • Seleccionar la cuenta de la que se desea realizar el punteo.
  • Pulsar la pestaña Puntear.
  • En el campo Punteo seleccionar el que se quiera utilizar y la situación (Todos, no punteados, punteados).

 

Puntear

 

  • Pulsar Aplicar filtro.En la ventana aparece una columna P1 que corresponde al punteo 1 y bastará con hacer doble clic sobre el asiento punteado, pulsar el botón Puntear o pulsar F4. Quedará indicado por el icono.

 

Mayor

 

Reenumerar  asientos

Esta opción, que se encuentra en el menú de Contabilidad / Operaciones / Reenumerar asientos, permite numerar de nuevo los asientos a partir de un número y de una fecha determinada.

En el ejemplo, se trata de reenumerar los asientos con fecha 01/01/2017, determinando a qué tipo contable pertenecen y  a partir de qué número se quieren reenumerar.

Sólo se podrá especificar tipo contable si en el menú Configuración / Datos generales / Preferencias se ha marcado la opción de numeración de asientos por tipo contable.

 

Renumerar asientos

 

Diferencias de cambio periódicas

Al finalizar el ejercicio contable es necesario generar los asientos para ajustar los posibles desvíos por cambios de moneda.

En caso de desear que este asiento se genere en cada factura en el momento del pago o cobro se puede marcar en datos generales, por lo que esta opción dejará de ser de utilidad.

En el caso de no tener asiento de diferencias por cada factura, esta opción permite calcular las diferencias de cambio entre dos monedas y efectuar el asiento correspondiente.

Por ejemplo, se factura a un cliente un importe total de 280,50 dólares, de dos vencimientos a 30 y 60 días, de 140,25 dólares cada vencimiento.

Al cobrar los dos efectos en la opción  de cartera se genera el asiento contable correspondiente. Pero vemos que lo cobrado realmente no cuadra con el total de la factura, debido a la diferencia del cambio de la fecha de la factura a la fecha del cobro.

Esta opción se encuentra en el menú Contabilidad / Operaciones / Diferencias de cambio periódicas.

 

Diferencias de cambio periódicas

 

  • Seleccionar la fecha para realización del asiento de regularización.
  • Pulsar el botón Buscar.
  • Comprobar la validez de los datos mostrados y, si está correcto, pulsar el botón Procesar.

 

Configuración de asientos automáticos

a3ERP tiene predefinidos ya unos asientos que realiza de forma automática cuando se entran facturas, se realizan cobros, remesas, agrupaciones, etc.

Estos apuntes ya tienen una estructura creada con unos conceptos ya asignados, pero desde esta opción puede modificar la estructura definida según sus necesidades. Para ello ha de acceder a Ficheros / Contabilidad / Asientos automáticos.

 

Tabla asientos automáticos

 

  • Tipo asiento: Lista de los asientos automáticos que la aplicación realiza.
  • Diario: Permite clasificar los apuntes automáticos por diarios. Por ejemplo, en una factura de compra, a3ERP asigna el asiento correspondiente al Diario general, pero Ud. puede decidir asignarlo al diario de compras o cambiar el orden de las líneas.

Otro cambio que puede generar es decidir qué conceptos desea en un asiento determinado, ya que a3ERP asigna el mismo a todas las líneas del apunte.

Para cambiar el concepto bastará con seleccionar del desplegable el que se corresponda a su necesidad. Si no existe el deseado deberemos acceder a Ficheros / Contabilidad / Auxiliares (Conceptos, variables, diarios).

En la parte inferior disponemos de varios botones para cambiar el orden de las líneas en la realización del asiento.

 

Botones cambiar el orden de las líneas

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