Anticipos

a3ERP | gestión para PYMES

Introducción anticipos

Los anticipos son aquellas entregas de clientes o a proveedores en efectivo, en concepto de a cuenta de suministros futuros.

Para entrar los anticipos recibidos o entregados a3ERP dispone de dos formas:

  • Cartera: Desde el menú Cartera / Operaciones / Efectos clientes o Efectos proveedores.
  • Factura: Con factura de anticipo desde el menú de Ventas / Documentos / Facturas.

 

Nota: También se pueden generar desde el botón Generar anticipos que encontramos en la pestaña del Pie de Ofertas, Pedidos y albaranes de venta.

 

Anticipos desde Cartera

Los anticipos entrados por cartera se utilizan en el pie de la factura de venta o de compra, donde se encuentra el campo A cuenta, desde donde podremos indicar  el importe del anticipo del cliente o proveedor a consumir en la factura.

 

Anticipos desde Factura

Las facturas de anticipo son iguales a las demás facturas salvo en tres puntos:

  • Tienen la marca de factura de anticipo en la cabecera del documento.
  • No aceptan artículos que afectan a stock.
  • Es necesario tener el vencimiento cobrado para poder consumir el anticipo.

Los anticipos entrados por factura también se podrán consumir a través del botón A cuenta del pie de la factura, pero no se mostrará el importe en ese campo, ya que generan una nueva línea con el importe en negativo.

 

Nota: No pueden mezclarse anticipos de cartera con facturas de anticipo por lo que mientras existan anticipos entrados por cartera, no podrán consumirse los entrados por facturas.

 

Botón anticipo  Anticipo: Éste es el botón que se utilizará para realizar la tarea desde cartera.

Botón de anticipo  De anticipo: Esta es la casilla que debe marcarse para realizar la tarea desde facturas.

 

Entrada de un anticipo

Por cartera

Veremos un ejemplo de un anticipo de clientes entrado por cartera. Para la entrada se deben realizar los siguientes pasos:

  • Seleccionar el menú Cartera / Operaciones / Efectos de clientes.
  • Pulsar el botón Anticipo.
  • Aparecerá la ventana solicitando la información necesaria.

 

Anticipo por cartera

 

  • Los datos solicitados son los siguientes:
    • Cliente / proveedor: Código del cliente o proveedor sobre el que se desea realizar el anticipo.
    • Fecha: Fecha en la que se hace entrega del anticipo.
    • Fecha contable: Fecha en la que se hace el asiento en el libro Diario. Normalmente es la misma fecha en la que se hace entrega del anticipo.
    • Importe: Importe que se entrega a cuenta en la moneda especificada.
    • Moneda: Moneda en la que se realiza el anticipo. Por defecto se cargará la moneda del cliente/ proveedor, siempre y cuando el documento de pago esté en blanco.
    • Cambio: Cambio actual de la moneda seleccionada.
    • Importe €: Importe en Euros de la entrega a cuenta. En caso de que la moneda sea distinta al Euro se mostrará su equivalente.
    • Tipo: Tipo contable al que pertenece el efecto.
    • Banco: Código del banco por el que se desea cobrar el efecto.
    • Documento de pago: Código del documento de pago.
    • Referencia: Permite añadir una referencia al anticipo.
    • Nº Documento: Permite añadir un número de documento adicional al anticipo. Sólo se verá en la edición del asiento.
    • Observaciones: Espacio para añadir cualquier comentario al anticipo.
    • Repercusiones contables: Si se desmarca se genera un anticipo sin asiento contable.
  • Pulsar el botón Aceptar.
  • Pulsar el botón Salir.

 

Por factura de anticipo

Veremos un ejemplo de un anticipo de clientes entrado por facturas de venta. Para la entrada se deben realizar los siguientes pasos:

  • Seleccionar el menú Ventas / Factura de venta.
  • Pulsar el botón Nuevo.
  • Aparecerá la ventana para indicar los datos de la factura.

 

Por factura de anticipo

 

  • Indicar el cliente y todos los datos correspondientes a la factura y marcar la casilla De anticipo.

Datos factura anticipo

  • Entrar las líneas con el artículo que no puede afectar a stock y el importe del anticipo.

 

Anticipo artículo no stock

 

  • Pulsar el botón Guardar.

 

Nota: Hay que tener en cuenta que un anticipo entrado por factura no puede ser consumido hasta que no se haya cobrado el vencimiento generado por la misma, por lo que se recomienda usar una forma de pago de contado, la cual cobre el efecto automáticamente al grabar la factura de anticipo.

 

Por otros documentos (ofertas, pedidos y albaranes)

Un anticipo también puede generarse desde ofertas, pedidos y albaranes.

Al grabar uno de los documentos mencionados, en el pie de la factura se nos activa el botón Generar anticipos.

 

Generar anticipos

 

Dándonos dos opciones: de cartera o de factura.

 

Anticipo de cartera o factura

 

Anticipos de cartera en la facturación automática

Para trabajar con anticipos en facturación automática hay activar en Configuración à  Datos Generales la opción de “Consumir anticipos de cartera, fact.automática alb. ventas”.

 

Anticipo cartera facturación automática

 

Cuando se activa esta opción, al hacer una factura automática se comprueba si el cliente tiene anticipos de cartera. Si es así, se consumen empezando por el más antiguo.

Siempre se intenta pagar toda la factura con los anticipos de cartera  pendientes. Si no es posible, paga una parte de la factura y el resto queda pendiente. Una factura puede consumir varios anticipos.

También puede ocurrir que el importe del anticipo sea superior a la factura. Entonces, se paga toda y se deja el anticipo con un importe sin consumir. Este resto puede utilizarse en otra factura.

 

Consulta de anticipos

Se puede realizar consultas de los diferentes anticipos que se vayan introduciendo, siguiendo los pasos que se describen a continuación:

  • Seleccionar el menú Cartera / Operaciones / Efectos de clientes.

 

Consulta de anticipos

 

  • Seleccionar el cliente o dejarlo en blanco si se quieren consultar todos los anticipos y en  Filtro seleccionar Anticipos.
  • Pulsar el botón Aplicar.
  • Automáticamente se pasará a la pestaña Efectos y se visualizarán todos los anticipos realizados por el cliente seleccionado.

 

Borrar  o modificar anticipos

En el caso de producirse una entrada de anticipos errónea, será necesario borrarlos o modificarlos.

 

Anticipos de cartera

Para los anticipos entrados por cartera seguiremos los siguientes pasos:

  • Seleccionar el menú Cartera / Operaciones / Efectos de clientes.
  • Seleccionar el cliente y en  Filtro seleccionar Anticipos.
  • Pulsar el botón Aplicar.
  • Automáticamente se pasará a la pestaña Efectos y se visualizarán todos los anticipos realizados por el cliente seleccionado.
  • Seleccionar el anticipo.
  • Pulsar el botón  Borrar o Editar en función de lo que se quiera realizar.

 

Anticipos de factura

Para los anticipos entrados por facturas seguiremos los siguientes pasos:

  • Seleccionar la categoría Ventas / Documentos / Facturas de venta.
  • Seleccionar el cliente y los diferentes puntos por los que se quiera filtrar para localizar la factura de anticipo.
  • Pulsar el botón Aplicar.
  • Se visualizarán todas las facturas de ese cliente que cumplan el resto de límites del filtro.
  • Seleccionar la factura de anticipo.
  • Pulsar el botón Borrar o Editar en función de lo que se quiera realizar.

 

Utilizar el anticipo

En el momento de realizar la factura es necesario indicar el anticipo entregado por parte del cliente, para que los vencimientos se ajusten a lo que queda realmente pendiente.

Cuando el cliente tiene un anticipo pendiente, al guardar la factura se solicita confirmación para usarlo.

 

Anticipo de factura

Si es entrado por facturas de anticipo:

 

Anticipo de factura

 

Al indicar que sí se abre la ventana de los anticipos y en Importe a cuenta. Debemos indicar la cantidad que se va a utilizar y pulsamos Procesar.

 

Cantidad de anticipo

 

a3ERP generará una línea con ese importe en negativo.

 

Importe negativo

 

Anticipo de cartera

Si es entrado por cartera:

 

Anticipo de cartera

 

Al indicar que sí se abre la ventana de los anticipos y en A cuenta debemos escribir el importe que se va a utilizar.

 

Importe anticipo

 

Una vez indicado el importe a usar del anticipo, pulsar el botón Guardar y Salir.

Para comprobar que el anticipo se ha incluido en la factura, en la pestaña Pie-Resumen nos muestra el detalle tal como se muestra a continuación:

 

Detalle anticipo

 

Listado de anticipos

Esta opción  permite obtener un listado de todos los anticipos, tanto de clientes como de proveedores.

Se accede desde Cartera / Listados y Cartas  / Listado de anticipos.

En el apartado de límites y filtros de cartera se piden los siguientes datos:

 

Listado de anticipos

 

  • Selección de fechas: Periodo de fechas del listado a realizar. Se puede seleccionar de forma rápida seleccionando, hoy, esta semana, mes, etc.
  • Tipo de anticipo: Determina si se quieren imprimir los anticipos de cobro o pago.
  • Origen anticipo: Podemos seleccionar si queremos visualizar los anticipos de cartera o de factura.
  • Cliente/Proveedor: Selecciona el cliente/proveedor que se desea listar.
  • Documento de pago: Documento de pago a listar.
  • Moneda: Moneda a listar.
  • Situación: Lista los anticipos según su situación: consumidos, activos o todos.
  • Filtro para cartera: Se pueden configurar diversos filtros. Por ejemplo, por representante, por zona, por provincia, etc.

 

En la sección Características del listado se piden los siguientes datos:

 

Datos listado anticipos

 

  • Título: Permite indicar un título al listado.
  • Valorado: Si activamos esta casilla deberemos seleccionar en qué moneda se quiere valorar el listado.
  • Cambio: En caso de valorar el listado en una moneda, se indicará qué cambio se desea realizar la valoración.
  • Detallar cobros/pagos a cuenta: Si se activa esta opción se verá en detalle en qué facturas se han utilizado cada uno de los anticipos

 

Nota: El listado de las facturas de anticipo es el resumen de facturas de venta añadiendo un filtro de cabecera con la condición de qué anticipo sea verdadero.

    • ¿Te ha resultado útil esta página?
    • ¡Gracias por votar!
    • 3 valoraciones: 2.7 sobre 4 de media
    • ¿Te ha resultado útil esta página?
    • ¡Gracias por votar!
    • 3 valoraciones: 2.7 sobre 4 de media

Palabras clave