Agrupaciones

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Introducción a la agrupación

De cada uno de los vencimientos de las facturas de  ventas se ha generado una previsión de cobros/pagos. Con la opción de generar una agrupación tenemos la posibilidad de unir varios efectos para su posterior cobro/pago de forma conjunta.

Como el asiento contable del cobro/pago de la agrupación queda reflejado por el importe total en la cuenta del banco, será más fácil y rápida la comprobación con el extracto bancario.

Ejemplos

Pongamos algunos ejemplos en los que se realizarán agrupaciones.

  • Supongamos que hay tres efectos de un cliente pendientes de cobro y el cliente paga con un talón con el importe total de las tres facturas.
  • Tiene un cliente que a su vez es también su proveedor, por lo que se genera una agrupación por la diferencia de la deuda.

 

Área de trabajo

Para acceder a consultar agrupaciones ya existentes o para crear agrupaciones nuevas, se accede mediante la opción del menú Cartera / Operaciones / Efectos  clientes / Efectos  proveedores.

 

Área de trabajo

 

Agrupación Agrupación: Este botón será el que se utilizará para la creación de las agrupaciones.

 

Nota: Para conocer con más detalle todas las opciones de esta ventana consultar el capítulo Cobros, pagos y devoluciones.

 

A continuación veremos las operaciones que sepueden realizar con las agrupaciones.

 

Crear nueva agrupación

Para generar nuevas agrupaciones se realizarán los siguientes pasos:

  • Seleccionar la opción del menú Cartera / Operaciones / Efectos clientes/Efectos proveedores.
  • Pulsar el botón Agrupación.
  • En la pantalla que aparece se introducen los datos de la agrupación que se quiere crear.

 

Crear nueva agrupación

 

  • Pulsar el botón Aceptar. Aparecerá la ventana de nueva agrupación.

 

Nueva agrupación

 

  • En la pestaña Filtros se indicarán los criterios para buscar los efectos que se quieren incluir en la agrupación.

 

Filtros

 

  • Una vez establecidas las condiciones deseadas pulsar el botón Aplicar. Se activará la pestaña Efectos donde serán visualizados sólo aquellos que cumplan lo indicado.

 

Efectos

 

  • En la parte inferior dispondremos de los siguientes botones:

Añadir efectos Añadir efectos: Este botón será el necesario para incluir el efecto seleccionado en la agrupación.

Seleccionar todos Seleccionar todos: Si la relación de efectos visualizados son todos los que se quieren incluir, al pulsarlo permite incluirlos todos en la agrupación.

Guardar Guardar: Una vez finalizada la agrupación se pulsará este botón para guardar los cambios.

Cancelar Cancelar: Si se pulsa este botón se cancelan los cambios efectuados en la agrupación.

  • Seleccionar de la lista el efecto a incluir y pulsar el botón Añadir efectos o Sel. todos.

Nota: Los efectos se pueden añadir de uno en uno o bien marcando varios a la vez. Esto se hace con el Ctrl. pulsado y con el ratón  seleccionando los efectos.

  • Pulsar  el botón Guardar.

 

Una vez realizada la agrupación, para poder consultar los efectos incluidos se utilizará la pestaña Detalle de la agrupación.

 

                     Detalle de la agrupación

 

En la parte inferior se visualiza el total de la agrupación, así como varios botones para realizar distintas operaciones.

 

    Total de la agrupación 

 

  • Quitar efectos: Si al consultar una agrupación se detecta un error (por ejemplo, un efecto que no debería estar incluido), con este botón puede quitarse de la agrupación.
  • Sel. todos: Permite marcar todos los efectos mostrados.
  • Ver asiento: Permite consultar el asiento contable realizado si la agrupación ha sido cobrada.
  • Imprimir: Permite imprimir la agrupación en papel.

 

Agrupaciones de un mismo cliente/proveedor

Si creamos una agrupación de varios efectos de un mismo cliente o de un mismo proveedor, en la ventana de Nueva agrupación, aparece por defecto el código de ese cliente o proveedor, permitiendo cambiarlo si fuera necesario.

  • Buscamos los efectos que necesitamos agrupar.

 

         Agrupaciones de nuevo cliente o proveedor 

  • Seleccionamos los efectos y pulsaremos en AgruparAgrupar
  • Posteriormente se nos abrirá otra ventana en la que ya veremos dicha agrupación con el cliente/proveedor de los efectos que hemos seleccionado.

 

 Nueva agrupación

 

Agrupación de cliente y proveedor

Podemos encontramos con que un clientes es a la vez proveedor. En este caso se realizará una agrupación con los efectos del cliente y los del proveedor para generar un vencimiento por la diferencia. Si la diferencia sale a cobrar, es recomendable generar la agrupación desde Efectos de clientes. Si, por el contrario, sale a pagar, se generará la agrupación desde Efectos de proveedores.

Así, iremos a Efectos de clientes o Efectos de proveedores, dependiendo de si el resultado sale a cobrar o pagar y, sin seleccionar ningún efecto, pulsaremos el botón Agrupación.

Nos aparecerá la siguiente pantalla para indicar los datos de la agrupación: cliente/proveedor, fecha de la agrupación, tipo contable, moneda, documento de pago, banco, representante y activar si se quiere que genere su apunte correspondiente en el Libro diario.

 

Agrupación de cliente y proveedor

 

Como se ve a continuación podremos seleccionar efectos de clientes y de proveedores para incluir en la misma agrupación.

 

Efectos a incluir en agrupación

 

Se tendrán que indicar los datos de filtrado para realizar la búsqueda de los efectos a agrupar. Una vez indicados los datos para realizar el filtro, se mostrará la pestaña Efectos, con todos los efectos que cumplen el filtro indicado anteriormente.

 

Efectos

 

Sólo nos queda seleccionar los efectos a agrupar, que veremos en la pestaña de Detalle de la agrupación.

 

Detalle de agrupación

 

En el Total de la agrupación veremos el importe por la diferencia de los efectos de clientes y los efectos de proveedores.

Nota: Cuando se agrupan diferentes efectos en verdad se está generando un efecto nuevo por el total de los efectos agrupados. Con este nuevo efecto (agrupación) se podrán realizar las operaciones habituales que se realizan con un efecto original: recibir/enviar, cobrar/pagar, anular cobro/pago, agrupar, remesar, etc.

 

Generar asiento

 Si tenemos agrupaciones con efectos  del mismo cliente/proveedor para el cual hemos generado la agrupación,  a3erp no crea por defecto el asiento de esta operación. Si queremos tener un apunte contable de la creación de la agrupación, debemos marcar la opción Generar apuntes para efectos agrupados con código de maestro igual al de la cabecera de la agrupación, que encontraremos en el menú Configuración / Datos generales / Preferencias / Contabilidad.

 

Generar asiento

 

Consultas de agrupaciones

Para la consulta de agrupaciones disponemos de los siguientes filtros:

  • Agrupaciones: Al indicar este filtro se mostrarán todas las agrupaciones.
  • Efectos agrupados: Al indicar este filtro veremos todos los efectos que han sido agrupados, indicando el número de la agrupación a la que pertenecen.

 

Para poder consultar una agrupación ya creada hay que seguir los siguientes pasos:

  • Seleccionar la opción del menú Cartera / Operaciones / Efectos a clientes/proveedores.
  • En el apartado Filtro seleccionar Agrupaciones y pulsar el botón Aplicar.

 

Consultas de agrupaciones

 

  • Veremos el efecto (o efectos) que se han creado a partir de la agrupación; en este ejemplo la agrupación ha generado un solo efecto.
  • Pulsar el botón Editar.

 

Editar agrupaciones

 

  • En esta pantalla podríamos, en caso necesario, modificar vencimientos, añadir, etc.
  • Pulsar Ver agrupación.

 

Ver agrupación

 

  • Esta es la pantalla de la edición de la agrupación, la misma que se usa para crear una nueva, la tenemos a nuestra disposición para poder modificar la agrupación creada con anterioridad, ver totales, imprimir, etc.

 

Borrar una agrupación

Si se ha realizado una agrupación y ahora queremos cancelarla, se utilizará esta opción.

Borrar Borrar: Si la agrupación es errónea con este botón se podrá borrar.

  • Seleccionar la opción del menú Cartera / Operaciones / Efectos a clientes/proveedores.
  • En el apartado Filtro seleccionar Agrupaciones y pulsar el botón Aplicar.
  • Una vez localizada la agrupación que se desea anular, seleccionarla y pulsar el botón Borrar.

 

Confirmación eliminación

 

  • Confirmamos que deseamos borrar.
  • Una vez borrada los efectos quedarán otra vez pendientes e individuales.

 

Cobros y pagos

Cobrar/Pagar

Una vez se ha generado la agrupación, el siguiente proceso será cobrarla/pagarla y para ello utilizaremos esta opción.  El proceso cancelará de cartera las agrupaciones generadas además de realizar el apunte correspondiente en el diario.

Cobrar Pagar Cobrar/Pagar: Este es el botón que se utiliza para realizar el cobro/pago de la agrupación.

 

Seguir los siguientes pasos para realizar el cobro o pago de una agrupación.

  • Para ello debe seleccionar el menú Cartera / Operaciones / Efectos a Clientes/proveedores.
  • En el apartado Filtro seleccionar Agrupaciones.

Filtro agrupaciones

  • En la pestaña filtro entrar los datos para la localización de la agrupación.
  • Pulsar el botón Aplicar.
  • Una vez localizada la agrupación que se desea cobrar/pagar, seleccionarla y pulsar el botón Cobrar/Pagar.
  • Aparece una ventana solicitando información adicional del detalle del cobro/pago. Está dividida en dos partes: datos contables y datos del efecto.

 

En la parte de Datos contables se muestra la información con la que generará el asiento del cobro/pago, permitiendo modificarla si es necesario.

 

Datos contables

 

En Datos del efecto se muestra la información del vencimiento que vamos a cobrar, pudiendo modificar el importe si es que no lo cobramos por completo (quedando el resto pendiente) y también nos permite añadir gastos y comisiones, con sus respectivas cuentas contables.

 

Datos del efecto

 

Tras aceptar la línea de la agrupación se mostrará en color rojo. Si se pulsa Aplicar  se marcará como cobrada/pagada, generando en el diario el apunte del cobro/pago de dicha agrupación y sus efectos.

 

Anular cobros o pagos

Una vez se han generado agrupaciones y se han cobrado/pagado, puede ser necesario anular dicho cobro/pago y que la aplicación deje de nuevo la agrupación pendiente. El proceso cancelará el apunte correspondiente y actualizará la cartera.

Anular cobroAnular pago Anular cobro/pago: Botón para borrar los cobros o pagos realizados.

  • Para ello debe seleccionar el menú Cartera / Operaciones / Efectos de Clientes/Proveedores.
  • En el apartado Filtro seleccionar Agrupaciones.

Filtro agrupaciones

  • En la pestaña filtro entrar los datos para la localización de la agrupación.
  • Pulsar el botón Aplicar.
  • Todas aquellas agrupaciones que estén cobradas/pagadas aparecerán en la pantalla marcadas con este símbolo del visto bueno:

 

Agrupaciones cobradas

Agrupaciones pagadas

  • Una vez localizada la agrupación que se desea anular el cobro/pago, seleccionarla y pulsar el botón Anular cobro/Anular pago.
  • La línea de la agrupación se mostrará en color rojo. Al pulsar Aplicar habrá quedado otra vez como pendiente de cobro/pago.

 

Devolver cobros de agrupaciones

Una vez se han generado agrupaciones y se han cobrado, puede ser necesario realizar la devolución, por ejemplo porque el banco nos devuelve los recibos. El proceso generará el apunte correspondiente y actualizará la cartera.

Devolver Devolver: Botón para devolver los cobros realizados.

  • Para ello debe seleccionar el menú Cartera / Operaciones / Efectos de Clientes.
  • En el apartado Filtro seleccionar Agrupaciones.

Filtro agrupaciones

  • En la pestaña filtro entrar los datos para la localización de la agrupación.
  • Pulsar el botón Aplicar.
  • Todas aquellas agrupaciones que estén cobradas aparecerán en la pantalla marcadas con este símbolo

  • Una vez localizada la agrupación que se ha de devolver,  seleccionarla y pulsar el botón Devolver.
  • La línea de la agrupación se mostrará en color rojo. Al pulsar Aplicar  se habrá creado una nueva agrupación pendiente de cobro.

Nota: Esta funcionalidad estará disponible sólo para efectos de clientes.

 

Impresión de la agrupación

a3ERP nos permite imprimir las agrupaciones desde dos puntos diferentes: desde la propia  agrupación o desde el menú de listados en cartera.

Desde la edición de la agrupación, al pulsar el botón de Imprimir aparecen dos opciones: Listado de agrupaciones y Cartas de cobro/de pago.

Imprimir agrupación

Seleccionando Listado de agrupaciones podemos imprimir el listado con los datos de la agrupación que hemos editado.

Si seleccionamos Cartas de cobro/de pago, nos imprime una carta para el cliente/proveedor de la agrupación con la información de la misma.

Desde el menú Cartera / Listados y Cartas  / Agrupaciones podemos imprimir el listado de agrupaciones.

Mostrará la siguiente pantalla, donde será necesario indicar los parámetros del listado.

 

Parámetros del listado

 

Desde el menú  Cartera / Listados y Cartas  / Cartas de cobro/de pago, imprimiremos una carta para el cliente/proveedor de una agrupación con su información.

Mostrará la siguiente pantalla, donde será necesario indicar los parámetros de las agrupaciones y/o efectos para los cuales se quiere imprimir la carta.

 

Carta de cobro

 

Al pulsar (F5) Buscar, en la pestaña efectos se mostrarán las agrupaciones y/o efectos que cumplan las condiciones indicadas. Sólo habrá que seleccionarla e imprimir la carta.

 

Seleccionar agrupaciones

 

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