Activos fijos

a3ERP | gestión para PYMES

 

Amortizar es registrar contablemente el desgaste y la depreciación que ha sufrido el inmovilizado. Este desgaste se incorpora como un gasto más a la cuenta de pérdidas y ganancias.

Por ejemplo, si una empresa compra una máquina a 1 de enero que vale 6.000,00 €, que ha estado trabajando durante todo un año y, por tanto, se ha desgastado, a 31 de diciembre ya no cuesta 6.000,00 €, sino menos, en proporción al desgaste que ha sufrido. Si este desgaste se cifra en 1.200,00 €, la máquina sólo vale 4.800,00 €. ¿Qué pasa con la pérdida del valor de la máquina?

 

Cálculo de la amortización

Podemos elegir varios sistemas para el cálculo de las cuotas de amortización. A continuación se  exponen  aquellas que contempla a3ERP.

  • Amortización Lineal (según tablas): Es el sistema más sencillo para realizar el cálculo. El activo fijo se amortiza de forma constante cada año, a lo largo de su vida útil. Las amortizaciones se ajustan a la aplicación de los coeficientes fijados en las tablas oficiales, en las que se establece el coeficiente máximo y el período máximo.
  • Amortización degresiva porcentaje constante: Este tipo de cálculo aplica un porcentaje constante sobre el valor pendiente de amortizar, lo que permite unas cuotas de amortización más elevadas en los primeros años que en los últimos.  Estos porcentajes, igual que en el método de amortización lineal, se basan en las tablas de coeficientes oficiales.
  • Amortización degresiva suma de dígitos: Éste es otro cálculo para la amortización degresiva, en el que las cuotas de amortización de los primeros años son inferiores, al contrario que en la amortización degresiva por porcentaje constante.

 

Elementos y Grupos

Si bien lo más cómodo es dar de alta una ficha para cada elemento de la cartera de activos, y así poder localizar cada uno de los elementos y su situación en cada instante, en ocasiones, para los informes y  las repercusiones contables, es cómodo agrupar los elementos según su naturaleza.

De esta forma pueden realizarse las repercusiones contables y los informes por elemento o de forma agrupada (mobiliario, locales, informática, aplicaciones, etc.)

 

Elementos de inmovilizado

Permite llevar una ficha para cada elemento de la cartera de activos, y así poder localizar cada uno de los elementos y su situación en cada instante, para los informes y  las repercusiones contables.

Contablemente, por cada uno de los elementos, se genera un apunte por cada cuota amortizada y repercutida.

Trataremos en primer lugar la amortización individual para cada elemento de nuestro activo fijo, por lo que en primer lugar deberá dar de alta las fichas de cada uno de los elementos de inmovilizado.

Se accede a esta ficha seleccionando la opción Contabilidad / Elementos del inmovilizado.

 

Contabilidad / Elementos del inmovilizado

 

Aparecerá la pantalla de selección. Pulsar el botón Nuevo para dar de alta los elementos.

 

Alta elementos

 

Ficha del elemento

A continuación se describe la ficha de los elementos, en la que tenemos la información clasificada por diferentes carpetas o pestañas. Veamos el significado de cada una de ellas.

 

General

En esta sección se solicita la información genérica del elemento, necesario para el cálculo de las cuotas.

 

Elemento de inmovilizado

 

  • Referencia: Para anotar una referencia de este elemento, dato informativo.
  • Grupo: Si el elemento pertenece a un grupo de inmobilizado, en este apartado, seleccionar de la lista el grupo al que pertenece. Se asociará desde la opción Grupo de inmovilizado. Esto se explica más adelante.
  • Fecha compra: Indica la fecha de compra del elemento. A partir de esta fecha se calcularán las cuotas de la amortización.
  • Nº de factura: Para indicar el nº de factura de la compra del elemento, dato informativo.
  • Inicio amortización: Fecha en la que empieza a trabajar el elemento.
  • Usado: Marcarlo si el elemento es Usado. Si es Nuevo, debe desmarcarse. Este dato es informativo.
  • Moneda: Moneda  que se asigna en la ficha del elemento.
  • Valor adquisición: Importe total del valor del elemento,  independientemente de lo que queda por amortizar, si ya tiene una parte realizada.
  • Cantidad: Indica la cantidad de piezas del elemento. Sólo informativo.
  • Proveedor: Indica el código del proveedor al que se ha comprado el elemento. Puede seleccionarse  de la lista mediante el botón de selección.
  • Ubicación: Texto informativo, donde se encuentra el elemento. Por ejemplo, Ordenador xxxx en departamento facturación.
  • Valor residual: Importe del valor del elemento una vez haya cumplido su ciclo de vida dentro de la empresa.
  • Horas: Pongamos un ejemplo práctico. Se tiene una máquina cuyo porcentaje de amortización es de un 10%, pero esta máquina está conectada día y noche. Esto son 3 turnos de 8 h., con lo cual la máquina tendrá un mayor desgaste que si fuese su jornada normal de 8 horas. Entonces su porcentaje de amortización se multiplica por 3, que sería  por tanto de  un 30%.
  • Período de amortización: Indica la periodicidad de la amortización a realizar, mensual o anual. Afecta al tipo de cuotas que calculará en función de lo que se determine.
  • Amortización contable: En este apartado se especifican las condiciones con las que se realiza la amortización, desde el punto de vista de su inicio real (que puede ser diferente al fiscal).

 

Amortización contable

 

  • Tipo: En este apartado se indica el tipo de amortización a realizar, entre Lineal, Degresiva y Degresiva suma de dígitos.
  • Amortización inicial: Si al dar de alta la ficha del elemento ya tiene una parte amortizada, se indicará el importe ya amortizado, en caso contrario, se deja a 0. Por ejemplo, al  dar de alta un elemento con un importe total para amortizar de 300.000,00 €  y que  tiene 25.000,00 € amortizados, en este apartado se introduce ésta cantidad.
  • Porcentaje: Indica el porcentaje a aplicar.
  • Amortización fiscal: En este apartado se especifican las condiciones con las que se realiza la amortización, desde el punto de vista fiscal.

 

Amortización fiscal

 

  • Tipo: En este apartado se indica el tipo de amortización a realizar, entre Lineal, Degresiva y Degresiva suma de dígitos.  
  • Amortización inicial: Si al dar de alta la ficha del elemento ya tiene una parte amortizada, se indicará ésta cantidad. En caso contrario, se deja a 0. 
  • Porcentaje: Indica el porcentaje a aplicar.
  • Situación: Indica si el elemento se ha Segregado o Cancelado.

 

Situación

 

  • Fecha baja: Indica la fecha de baja del elemento si este se cancela. Sólo informativo.
  • Valor Venta: No se puede editar, es sólo informativo. En el momento en que se cancele la amortización, se  solicitará el importe de la venta.

 

Cuotas

En esta pestaña se muestran las cuotas del elemento, en función de los datos introducidos anteriormente.

 

Cuotas del elemento

 

 A continuación se detalla el significado de cada una de las columnas.

 

  • Fecha: Fecha de la cuota, mensual o anual, en función del período indicado.
  • Importe: Cálculo de la cuota en función de los datos ‘contables’.
  • Importe fiscal: Cálculo de la cuota en función de los datos ‘fiscales’.
  • Amort. (amortizado): Esta columna indica si la cuota está amortizada o no. Si aparece con una marca, es que está amortizada.
  • Reper. (repercutido): La repercusión es la acción de generar los apuntes contables. Esta columna indica si la cuota está repercutida o no. Si aparece con una marca significa que ha sido repercutida a contabilidad.
  • Nº interno: Cuando una cuota se ha repercutido se generan los apuntes contables correspondientes, con las cuentas indicadas en el apartado ‘apuntes’ de la ficha. Esta columna muestra el nº interno del apunte generado.

 

Para realizar las tareas de amortizar y repercutir las cuotas, disponemos de los siguientes botones:

Amortizar Amortizar: Al pulsar este botón, se amortiza la cuota seleccionada. Esta operación no realiza asiento en el Libro Diario.

 

Nota: Si existen cuotas con fechas anteriores (a la que se está seleccionando) sin amortizar, no se podrá amortizar.

 

Anular amortización Anular amortización: Pulsar este botón si se quiere anular la amortización de alguna cuota.

Contabilizar Contabilizar: Pulsar este botón si se quiere generar el apunte contable de la cuota (repercutirla). Se asignará el nº interno del apunte generado.

 

En parte derecha da un resumen de la información general de la ficha:

 

Resumen de la información general de la ficha

 

Modificar manualmente las cuotas

Aunque a3ERP calcula automáticamente las cuotas, se puede acceder a ellas y modificarlas, con la precaución de que al finalizar las modificaciones deben cuadrar. De lo contrario, al validar la ficha, aparecerá un mensaje de aviso y no permitirá finalizar la tarea.

Por ejemplo, veamos una amortización de 12.000€ anual en 5 años. La primera cuota es de 2.400€ y se quiere  modificar a 1.000€.

 

General

 

  • Seleccionar la cuota a modificar.
  • Teclear el nuevo valor.
  • En este momento, si se intenta validar la ficha, la aplicación no lo permitirá, ya que existe un descuadre.
  • Para cuadrar las cuotas, seleccionar la última cuota.
  • Pulsar el botón Cuadrar. Automáticamente cambiará el importe de la última cuota hasta cuadrar el importe total todas las cuotas.

 

Cuotas

 

Borrar cuotas

También se pueden  borrar todas las cuotas y volver  a añadirlas, siempre y cuando no estén amortizadas o repercutidas, en cuyo caso a3ERP muestra un mensaje de aviso y no  borra las cuotas seleccionadas.

 

Repercutir cuotas

En este proceso se marcan las cuotas (anteriormente amortizadas) para realizar los asientos contables correspondientes.

 

Contabilizar Contabilizar: Pulsar este botón si se quiere generar el apunte contable de la cuota.

Seleccionar con el ratón la cuota de amortización deseada y pulsar el botón Contabilizar.

 

Cuotas

 

Se asignará el nº interno del apunte generado.

Nota: No se puede Repercutir una cuota, si existen otras anteriores pendientes.

 

Cancelar procesos

Si ya se han procesado amortizaciones o repercusiones, existe la opción de cancelar dicho proceso.

 

Anular contabilizaciónAnular amortización 

 

Para ello disponemos de los botones:

Anular amortización Anular amortización: Pulsar este botón si se quiere anular la amortización de alguna cuota.

Anular contabilización Anular contabilización: Al pulsar este botón borramos la repercusión contable de la cuota seleccionada. Este proceso también elimina el asiento en el Libro Diario.

Nota: No se puede anular una amortización si antes no se ha anulado la contabilización.

 

Borrar cuotas

También se pueden  borrar todas las cuotas y volver  a añadirlas, siempre y cuando no estén amortizadas o repercutidas, en cuyo caso a3ERP muestra un mensaje de aviso y no  borra las cuotas seleccionadas.

 

Datos contables

En esta pestaña se introduce la información necesaria para que la aplicación genere los apuntes contables correspondientes.

 

Datos contables

 

  • Tipo: Indicar el tipo contable para la realización del apunte contable.
  • Cuenta de inmovilizado: Indica la cuenta contable de inmovilizado a la que se desea realizar el apunte contable.
  • Cuenta de amortización: Indica la cuenta contable de la amortización a la que se desea realizar el apunte contable.
  • Cuenta de gastos: Indica la cuenta contable de los gastos a la que se desea realizar el apunte contable.
  • Centro de coste: Indica el centro de coste para la realización del apunte contable. Dependiendo del nivel de analítica configurado en los datos generales, podrá tener hasta 3 centros de coste. (En este caso consta de  Departamento, Delegación y Proyecto)

 

Observaciones

En este apartado se puede  añadir cualquier información o comentario referente al elemento.

 

Observaciones

 

Los botones disponibles son:

 

Botones disponibles en observaciones

 

  • Borrar: Permite borrar la ficha siempre y cuando no existan cuotas amortizadas y repercutidas.
  • Baja: Da de baja la ficha, cancelando las cuotas pendientes. No borra la ficha.
  • Segregar: Permite dividir un elemento.

 

Entrada de la ficha del elemento

En primer lugar se deben dar de alta las fichas e introducir la información solicitada en cada pestaña. Una vez tiene los datos de la amortización a realizar, al validar la ficha se calculan automáticamente las cuotas.

Por ejemplo, hemos comprado un vehículo por un importe de 12.000€, amortizable en cuotas anuales en 5 años, con el tipo de amortización lineal.

  1. Seleccionar la opción Contabilidad / Elementos de inmovilizado.
  2. Pulsar el botón Nuevo.
  3. Teclear en el campo nombre, por ejemplo, Vehículo de transporte.
  4. No marcar el elemento como Usado (ya que es nuevo).
  5. Del mismo modo introducir los datos restantes:
    1. Valor adquisición: 12.000 €
    2. Fecha compra: 01/06/2011
    3. Fecha puesta en marcha: 15/06/2011
    4. Indicar en Período que la cuota será Anual.
  6. Marcar en el tipo de amortización que es Lineal.
  7. Indicar el porcentaje (20%).
  8. Seleccionar la pestaña Datos contables.
  9. Seleccionar el tipo contable General.
  10. Seleccionar el/los centro/s de coste.
  11. Seleccionar una cuenta del plan contable para el inmovilizado, la amortización y los gastos.
  12. Pulsar el botón Guardar para dar de alta la nueva ficha del elemento.
  13. En la ventana que aparece se solicita el código de la ficha, pudiéndose cambiar si lo desea o pulsar Aceptar.
  14. En este momento ya se han calculado las cuotas.

 

Grupos de elementos

Si bien lo más cómodo es dar de alta una ficha para cada elemento de la cartera de activos, y así poder localizar cada uno de los elementos y su situación en cada instante, para  los informes y  las repercusiones contables en ocasiones es cómodo agrupar los elementos según su naturaleza. De esta forma pueden realizarse las repercusiones contables y los informes por elemento o de forma agrupada (mobiliario, locales, informática, aplicaciones, etc.)

En este apartado se expone como tratar la amortización de los grupos del activo fijo. Igual que en los elementos, se deben dar de alta las fichas de cada uno de los grupos.

Se accede a esta ficha seleccionando la opción Contabilidad /Elementos de inmovilizado / Grupos de elementos inmovilizado.

 

Contabilidad /Elementos de inmovilizado / Grupos de elementos inmovilizado

 

Ficha de la agrupación

A continuación se expone como generar grupos de elementos, y como aparece la información clasificada en diferentes carpetas o pestañas.

 

 General

En este apartado se introduce la información necesaria para que a3ERP genere los apuntes contables correspondientes. Los datos para el cálculo de las cuotas se indican en cada una de las fichas de los elementos.

 

Ficha del elemento

 

  • Cuenta de inmovilizado: Indica la cuenta contable de inmovilizado a la que corresponden los elementos del grupo.
  • Cuenta de amortización acumulada: Indica la cuenta contable de amortización a la que corresponden los elementos del grupo.
  • Cuenta dotación amortización: Indica la cuenta contable de gastos en la que se desea que  se realice el apunte contable.
  • Centros de coste: Indica el centro de coste para la realización del asiento contable. En función de los niveles de analítica configurados en los datos generales, podremos indicar hasta 3 centros de coste.

 

Activos fijos

En esta pestaña se generan los grupos de elementos. Tiene dos secciones diferenciadas:

 

Grupos de elementos

 

  • Elementos incluidos en el grupo: En esta sección se muestran todos los elementos disponibles que están asignados al grupo activo. Saldrán los elementos que en su ficha tengan asignado al grupo que pertenece.
  • Elementos no incluidos en ningún grupo: Se muestran aquellos elementos no incluidos en ningún grupo.

 

Si se desea añadir al grupo activo uno de los elementos que no están en ningún grupo, hay que utilizar las flechas de movimiento que tiene disponibles.

 Eliminar elemento del grupo  Eliminar elemento del grupo: Si aparece seleccionado un elemento en la lista ‘Elementos incluidos en el grupo’, este se eliminará del grupo.

Eliminar todos los elementos del grupo Eliminar todos los elementos del grupo: Al pulsar este botón se eliminan todos los elementos del grupo.

Incluir elemento en el grupo Incluir elemento en el grupo: Si aparece seleccionado un elemento de la lista  ‘Elementos no incluidos en ningún grupo’, este se traslada al grupo activo. Automáticamente se desplaza de la lista de la derecha a la de la izquierda.

Incluir todos los elementos en el grupo Incluir todos los elementos en el grupo: Al pulsar este botón se incluyen todos los elementos al del grupo.

 

Ejemplo práctico de cómo generar un grupo de elementos:

  1. Seleccionar el menú Activos fijos / Grupos.
  2. Pulsar el botón Nuevo.
  3. Entrar el nombre del grupo.
  4. Entrar la información solicitada, como puede ser el centro de coste y las cuentas contables correspondientes.
  5. Pulsar el botón Guardar.
  6. Seleccionar la pestaña Activos fijos.
  7. Marcar el botón Incluir en el grupo.

 

El botón Histórico permite consultar los cambios que han sufrido las fichas, tanto en elementos como en los grupos.

 

Histórico

 

Histórico para inmovilizado

 

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