Un nuevo tipo de solicitud: las Notas de Gastos

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Explicación del proceso 

Se ha incorporado en la aplicación la posibilidad de generar un nuevo tipo de solicitud denominado "Notas de Gastos".

1.- Si accede como Administrador: desde la pantalla principal se ha creado un nuevo apartado "Notas de gastos" con tres opciones:

 

a.- Configuración Hoja de Gastos: para configurar la nota de gasto el administrador deberá informar los siguientes campos:

  • Forma de pago: el administrador tiene la posibilidad de determinar los tipos de pago que ofrecerá a los trabajadores para gestionar las notas de gastos. Por defecto, tiene definidos "Tarjeta" y "Transferencias", aunque se podrán crear nuevas formas de pago, así como editar o eliminar las ya existentes.


  

  • Columnas visibles hojas de gastos: el administrador podrá seleccionar las columnas quevisualizará el usuario en la solicitud. Por lo tanto, seleccione los conceptos que serán visibles y sitúelos en la columna de la derecha. Una vez seleccionados los campos que desee mostrar, pulse el botón "Guardar Configuración" para guardar los cambios.

IMPORTANTE: Los campos "Concepto", "Fecha" e "Importe" serán obligatorios. Deben aparecer en la columna de la derecha de lo contrario,se mostrará un mensaje de aviso.


  

Recuerde que, para seleccionar un campo, debe situarse sobre el que corresponda y, a continuación, hacer un doble "clic" o pulsar sobre el símbolo y habrá quedado seleccionado.

Al contrario, para quitar un campo ya seleccionado, debe situarse sobre el campo y, al pulsar sobre el botón , desaparecerá de la selección.

A través de los botones y puede agregar o desagregar todos los campos, respectivamente.

 

b.- Definición de gastos: desde este apartado se podrán definir los distintos gastos que posteriormente el usuario asociará a la solicitud.Inicialmente, los gastos que vienen definidos por la aplicación son los siguientes:

 

Locomoción

Incluyen gastos en taxis, peajes y parking.

Automóvil

Incluye el kilometraje realizado en viajes de trabajo.

Manutención

Comida, cena o cafetería.

Hoteles

Compra de la pernocta en un establecimiento hostelero.

Representación

Las invitaciones con personal externo a la empresa.

Varios

Los gastos que no tienen cabida en los anteriores.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En el caso que el gasto que necesita el usuario no esté definido, el administrador tiene la posibilidad de crearlo. Para ello, pulse "nuevo" e informe el título, su categoría y el tipo de gasto.


  

En el apartado "Avisos", si activa la casilla "Marcar gasto cuando supere" podrá informar un importe, el cual se resaltará de un color rojo cuando el gasto de la solicitud sea superior. O bien, si lo desea puede limitar el gasto a un importe máximo y, en el caso de ser superado, la aplicación le avisará mediante un mensaje de aviso.

Además, si pulsa el link "Excepciones" podrá, configurar los avisos de manera especial para unos perfiles o trabajadores en concreto. Para ello, pulse sobre el link y accederá a la siguiente ventana:


  

Pulse los botones "agregar trabajador" y "agregar perfil".

Nota: si el tipo de gasto lo informa por Unidades/ Precio Unidad, informe el precio que se le asigna a cada unidad.

 

c.- Centro de Imputación: desde este apartado, el administrador puede asociar los gastos a los centros de imputación. Para ello, tiene 2 opciones:

  • Usar el árbol de imputación de costes de la nómina: si el administrador marca esta opción se utilizará el mismo árbol de imputación que tiene definido en nómina.
  • Crear un nuevo árbol de imputación de notas de gastos: el administrador del portal podrá crear un nuevo árbol con los centros de imputación a los que desea asociar los gastos. Pulse el botón "Nuevo Nivel" para crear los niveles de la tabla de imputación.


  

Recuerde que si pulsa "Nuevo Nivel" creará un nivel por debajo del que éste situado, en cambio, para "Editar" o "Eliminar", deberá situarse sobre el nivel que desea realizar la acción.

Nota: Cuando usted pulse "Eliminar", le aparecerá el siguiente mensaje de advertencia:

  

2.- Si accede como Usuario: A partir de ahora, cuando el usuario acceda al Portal del Empleado, puede crear sus propias Notas de gastos. Para ello, diríjase al apartado "Mis Datos Personales/ Notas de gastos" y pulse el botón "nueva nota de gastos".


  

La ventana "Solicitud Gastos" se compone por:

  • Datos Generales: debe informar la descripción de la nota de gasto, la forma de pago y si en su día recibió algún anticipo.
  • Detalle de Gastos: se compone de todos aquellos gastos que ha tenido el usuario. Para dar de alta los distintos gastos pulse el botón "nuevo gasto". Por ejemplo, en nuestro caso el detalle de gastos se compone de la estancia en el Hotel yde los pagos realizados en concepto de locomoción.
  • Resumen: detalla de forma reducida la nota de gasto creado por el usuario.

Por último, el usuario deberá enviar la solicitud, aunque si no desea enviarla, tendrá la opción de guardarla pulsando el botón "Guardar Borrador".


  

3.- Si accede como Mando: sitúese sobre el apartado "Conocer a mi equipo/ Notas de Gastos". De esta forma, accederá a una ventana compuesta por: un árbol jerárquico de los equipos de trabajo que tiene asignados el mando y, de las notas de gastos de los trabajadores seleccionados en el árbol.


  

Para gestionar las notas de gastos en el árbol seleccione a los trabajadores que configuran su equipo de trabajo, marque la solicitud y pulse el botón "validar solicitud".


  

La ventana "Solicitud Gastos" muestra el detalle de la Nota de Gasto realizada por el trabajador y, como se puede observar, es muy similar a la pantalla a la que accede el Usuario, aunque en este caso, los campos están deshabilitados, excepto el campo que hace referencia a la imputación.

Nota: para visualizar a qué centros de imputación se ha asociado el gasto pulse .

 

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