Integración a3EQUIPO con a3doc cloud

a3EQUIPO | solución integral de gestión de RRHH

 

Si tienes contratado a3doc cloud, podrás integrarlo con la solución a3EQUIPO. Con a3doc cloud dispones de un único repositorio de documentos digitalizados, recopilando en un único sitio, organizado por carpetas, toda la documentación laboral.

a3doc cloud es una herramienta de gestión documental integrada con las aplicaciones de Wolters Kluwer, que permite gestionar y organizar la documentación de tu empresa en la nube y compartirla con tus clientes de una forma fácil e intuitiva.

 

En este artículo conocerás:

 

 

> Cómo realizar la vinculación con a3doc cloud

El primer paso para vincular a3doc cloud con a3EQUIPO es indicar el usuario de a3doc cloud, que será el mismo usurario que se utiliza para acceder a la aplicación a3doc cloud. Para ello, puedes acceder a cualquier punto de la aplicación que tenga enlace con a3doc cloud, como, por ejemplo, la ficha del trabajador y, al pulsar sobre el botón “Usuario de conexión a3doc” podrás indicar el usuario y password de a3doc cloud.

 

Usuario de conexion a3doc

 

Al pulsar “Verificar Usuario”, en el caso que los datos informados sean correctos, se mostrará el check “Usuario Correcto”, que nos indicará que ya estaría vinculado.

Verificar Usuario

 

El siguiente paso es informar que la empresa está integrada con a3doc cloud. Para ello, accede a la ficha de la empresa que quieras integrar y, en el apartado “Características/ Indicadores/ Listados”, activa el indicador “Indique si esta empresa está integrada con a3doc” en el punto “Integración con a3doc”.

 

Integracion con a3doc ficha empresa

A continuación, deberás activar o desactivar los indicadores en función de la configuración que quieras realizar e indicar el tipo de desglose de los diferentes listados:

  • A Empresas
  • A Centros
  • A Trabajadores

 

tipo de desglose

 

Una vez parametrizado, ya puedes realizar el proceso de integración. Por ejemplo, si quieres subir a a3doc cloud un contrato de trabajo de un trabajador, selecciona al trabajador y pulsa “Generar/ Listar contrato”. En el apartado “Salida”, en Tipo de Listado, selecciona “Envío por a3doc” y pulsa “Aceptar”.

 

tipo de salida Envio por a3doc

 

Al finalizar el proceso se subirá el contrato a a3doc cloud.

A continuación, accede a a3doc cloud y, al pulsar “Refrescar”, se sincronizarán los últimos documentos integrados. En este caso, se mostrará el contrato de trabajo generado desde a3EQUIPO:

 

contrato trabajo generado desde a3innuva nomina

 

Desde este apartado, podrás seleccionar y firmar los documentos electrónicamente.

 

> Cómo firmar digitalmente los documentos desde a3doc cloud

a3doc cloud incorpora la firma electrónica en los documentos PDF.

arrows chevron double outline Para más información sobre la Configuración de la firma digital, pulsa aquí.

 

Para enviar un documento a firmar, selecciona el documento que deseas firmar electrónicamente y, en el menú contextual (botón derecho del ratón), selecciona la opción “Firma digital”.

 

firma_digital

 

En la siguiente ventana debes cumplimentar los datos solicitados del firmante. Dispones de los siguientes "Tipos de firma":

  • Avanzada SMS
  • Simple

Es muy importante que el teléfono y correo sean correctos, ya que se enviará un correo electrónico a esa dirección y al teléfono un código de validez.

En el caso que el documento lo firmen varias personas, pulsa “Añadir firmante”. Los documentos pueden ser enviados hasta 10 firmantes, y la firma se realizará de forma secuencial, una vez firmado el primer firmante pasará al segundo, y así, sucesivamente.

En “Detalles” puedes informar una breve descripción del documento a firmar.

 

detalles firma documento

 

Cuando tengas todos los datos cumplimentados, pulsa “Enviar”. Se mostrará un mensaje de aviso, pulsa “” para continuar.

 

aviso firma documento

 

En la relación de documentos, aparecerá el PDF con el icono “ en proceso firma” - "Documento en proceso de firma” en color naranja.

 

documento en proceso de firma

 

El destinatario recibirá un correo electrónico con el documento para firmar. El proceso es muy sencillo, te lo mostramos a continuación:

276497 - arrows chevron double outline Proceso de firma de documentos

 

Una vez firmado el documento, accede de nuevo a a3doc cloud  y el documento aparecerá con el icono “documento firmado" "Documento firmado”.

 

documento_firmado

 

 

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