Alta Masiva: ¿Cómo dar de alta masivamente trabajadores?

a3EQUIPO | solución integral de gestión de RRHH

Explicación del proceso

Para dar de alta masivamente trabajadores, dispone de dos opciones: 

a) Mediante la introducción manual de los datos directamente en pantalla.

b) Mediante la exportación/importación de datos en Excel.

 

Puede utilizar el Alta Masiva tanto para trabajadores como para profesionales.

 

a) Mediante la introducción manual de datos directamente en pantalla

Acceda al punto “Personal/ Alta Masiva”. La aplicación dispone del formato “Alta básica”  creado por defecto, el cual le ofrece 17 columnas para la entrada de datos. Si lo desea, puede configurar nuevos formatos a través del botón “Seleccionar Formato”.

alta masiva

 

Para iniciar el Alta Masiva de los trabajadores directamente sobre la pantalla, haga  un clic con el ratón justo debajo de la primera columna que le aparece. Si ha elegido el formato: “Alta Masiva”, la primera columna corresponderá al código de la empresa.

 

alta masiva 2

  

Una vez seleccionada la empresa la aplicación le ofrecerá, por defecto, el primer código de trabajador libre para dar de alta, pudiéndolo modificar si lo desea.

Pulse la tecla tabulador para cambiar de campo o haga un clic con el ratón justo debajo de cada una de las columnas y continúe informando los campos para el alta.

 

alta masiva 3

  

En color azul le mostrará aquellos trabajadores con todas las columnas cumplimentadas que no contengan error y que aún no estén grabados en la base de datos. Para dar de alta las fichas de los trabajadores, pulse el botón “Guardar”. La aplicación además le abrirá la ficha del trabajador para que continúe cumplimentando el resto de datos.

 

A tener en cuenta…
Cuando pulse el botón “Guardar” se grabarán todas las lineas de trabajadores que no contengan error, independientemente que estén o no seleccionadas.

 

alta masiva 4

 

Desde esta misma ventana puede borrar alguno de los trabajadores que ha creado para el alta masiva, seleccionándolo y pulsando el botón “Borrar”.

 

alta masiva 5

 

A tener en cuenta…

La eliminación de trabajadores desde la ventana “Alta Masiva” solo borra el registro  seleccionado. No eliminará, en ningún caso, trabajadores que tenga dados de alta en su base de datos.

Una vez realizado el proceso de alta de los trabajadores, éstos aparecen en color verde y, en la parte inferior de la ventana, aparecer el número de altas de trabajadores que se han generado.

 

alta masiva 6

 

Se mostrará en color rojo aquel trabajador que tenga algún dato mal informado y deberá corregirse. El error le aparecerá enmarcado y, si se sitúa sobre el campo con el ratón, podrá leer una leyenda informándole del mismo.

 

alta masiva 7

Si el trabajador que está dando de alta ya existe en la base de datos, aparecerá un mensaje que le informará que en la aplicación ya existe un empleado con ese D.N.I. y le ofrecerá la posibilidad de importar sus datos identificativos:

 

alta masiva 8

 

A través del botón “Fijar Valores”, podrá establecer campos fijos que le permitirán agilizar el proceso de alta, rellenando automáticamente aquellas columnas que contengan un valor fijo.

 

Veamos un ejemplo

Vamos a dar de alta 30 trabajadores, en uno de los centros de trabajo de la empresa Producciones Cinematográficas, perteneciente al Régimen General de la Seguridad Social. Sabemos que todos tienen el mismo número de documento D.N.I., excepto uno de ellos. Además, les contrataremos a todos ellos el día 21/11/2014.

 

- Paso 1: Fijar Valores.

A través del botón “Fijar Valores”, estableceremos como fijos los valores de las siguientes columnas:

 

alta masiva 9

  

Una vez informados los datos, pulsaremos “Aceptar”.

 

- Paso 2: Cumplimentar el resto de datos.

Observe que, los campos cuyo valor hemos fijado en el paso 1, aparecen informados por defecto. A continuación, cumplimentaremos el resto de campos necesarios para realizar el alta:

 

alta masiva 10

 

- Paso 3: Grabar Fichas.

Por último, una vez informadas las columnas de los 30 trabajadores, los daremos de alta en la base de datos pulsando el botón “Guardar”.                          

 

A tener en cuenta…
Si sale de la ventana de Alta Masiva y vuelve a entrar, la aplicación no guarda la relación de trabajadores que estaba dando de alta.
 

 

b) Mediante la exportación/importación de datos a Excel

Desde el punto “Personal/ Alta Masiva”, seleccione el formato “Alta básica” y pulse el botón “Exportar Formato”.

 

alta masiva 11

  

Es recomendable que, antes de iniciar la exportación a Excel, cumplimente una primera fila de datos que le servirá como referencia para informar el resto de filas en Excel ya que, determinados campos (por ejemplo: Tipo Doc.) deben conservar un formato exacto (en el ejemplo anterior: DNI/NIF).

 

alta masiva 12

 

Una vez cumplimentados los campos, guarde la hoja de Excel en su Pc desde la opción “Archivo/ Guardar como…”.

Para pasar los datos introducidos en el archivo Excel a la aplicación, acceda al punto: “Personal/ Alta Masiva”, pulse el botón “Importar Datos” y seleccione el fichero Excel que, una vez cumplimentado, guardó en su Pc.

alta masiva 13

 

La aplicación le importará los datos y, para dar de alta a los trabajadores en la base de datos, sólo deberá pulsar el botón “Guardar”.

De la misma forma que para el alta masiva, mediante la entrada de datos directamente en pantalla que hemos visto en el anterior apartado, se mostrarán en color azul los trabajadores con los datos cumplimentados y sin errores que aún no están grabados en la base de datos; en color verde, aquéllos que ya están grabados en su base de datos; y, en color rojo, y con el campo que contenga el error enmarcado, aquéllos trabajadores que contegan algún dato mal informado y deba corregirse.

Finalizado todo el proceso, la aplicación le mostrará la ficha de cada uno de los trabajadores dados de alta, para que pueda continuar cumplimentando el resto de datos.

 

 

    • ¿Te ha resultado útil esta página?
    • ¡Gracias por votar!
    • 2 valoraciones: 3 sobre 4 de media
    • ¿Te ha resultado útil esta página?
    • ¡Gracias por votar!
    • 2 valoraciones: 3 sobre 4 de media

Palabras clave