Detalle del proceso de Firma digital en a3doc cloud

Aplica a: a3doc cloud

 

En a3doc cloud se incorpora el proceso de “Firma digital” de documentos, a continuación, te mostramos los pasos para trabajar con la firma digital.

1. Configurar el proveedores de la firma digital

2. Enviar documento a firma

3. Recepción del documento

4. Visualizar documentos firmados desde a3doc cloud

5. Búsqueda de documentos con firma digital

6. Cancelar firma en curso

7. Puntos a tener en cuenta

 

183708 - cog gear options outline pref 1. Configurar el proveedor de firma en a3doc cloud

Accede a a3doc cloud como “Administrador”, desde “Administrar/ Configuración/ Firma digital” tienes que configurar el proveedor de firma digital.

  

Configurar firma digital

  •  Selecciona el proveedor con el que quieres trabajar.
  •  Marca el indicador “Proveedor activo” y pulsa en la opción: “Alta en el proveedor de firma”, para solicitar el alta en el proveedor de firma y recibir las credenciales de firma electrónica.
  • Cumplimenta los datos solicitados en el formulario del proveedor de la firma digital.
  • Recibirás en el correo electrónico informado un email de bienvenida con las credenciales (usuario y contraseña / token) que debes informar en a3doc cloud en el aparatado "credenciales".
  • Pulsa “Guardar”.

 Ya tienes configurado tu proveedor de firma electrónica.

 183832 - circle info information outli Para más información sobre el proceso de "Configuración de la firma digital", pulsa aquí.

 

183691 - compose edit new outline penc 2. Enviar documento a firmar

276582 - add favorite new outline plus IMPORTANTE: Los documentos que pueden enviar a firmar son documentos con formato “PDFICONO pdf.

Selecciona el documento que deseas firmar electrónicamente, y con menú contextual (botón derecho del ratón) selecciona la opción “Firma digital”.

  

boton derecho firma

 

En la siguiente ventana debes cumplimentar los datos solicitados del firmante, es muy importante que el teléfono y correo sean correctos, ya que se enviará un correo electrónico a esa dirección y al teléfono un código de validez.

 

  • En el caso que el documento lo firmen varias personas, pulsa “Añadir firmante”. Los documentos pueden ser enviados hasta 10 firmantes, y la firma se realizará de forma secuencial, una vez firmado el primer firmante pasará al segundo, y así, sucesivamente.

 

En “Detalles” puedes informar una breve descripción del documento a firmar.

 

datos de la firma

 

Selecciona el  "Tipos de firma" que desees:

  • Tipos de firma disponibles con Ivnosys:
    • Firma simple: Deberás informar el nombre del firmante y el correo electrónico.
    • Firma avanzada con SMS: Deberás informar el nombre del firmante, el correo electrónico y el teléfono móvil.
    • Firma cualificada: esta firma se realiza con un certificado electrónico o cualificado emitido por una entidad certificadora autorizada. Leer más
  • Tipos de firma disponibles con Signaturit:
    • Firma simple: Deberás informar el nombre del firmante y el correo electrónico.
    • Firma simple con SMS: Deberás informar el nombre del firmante, el correo electrónico y el teléfono móvil.
    • Avanzada-Biométrica: Deberás realizar la rubrica en el proceso de firma, igual que si se firma en papel.
    • Firma avanzada con Certificado digital: Deberás informar el nombre del firmante y el correo electrónico. Se
      permite firmar con certificados con formato .pfx y .p12. Leer más.

 

Cuando tengas todos los datos cumplimentados, pulsa “Enviar”. Aparece un mensaje de aviso, pulsa “” para continuar.

 

aviso

 En la relación de documentos, aparece el PDF con el icono“ - Documento en proceso de firma” en color naranja.

 

documento en proceso

 

 183763 - arrow down download outline s 3. Recepción del documento

El destinatario recibirá un correo electrónico con el documento para firmar. El proceso es muy sencillo, te lo mostramos a continuación:

Una vez firmado el documento, accede de nuevo a a3doc cloud y el documento aparecer con el icono de “ icono firmadoDocumento firmado”.

  documento firmado

 

 Si el documento ha sido rechazado el icono que aparece es el siguiente icono rechazado "Documento rechazado".

  rechazado

 

276508 - document file list outline pa 4. Visualizar documentos firmados desde a3doc cloud

 Desde a3doc cloud puedes acceder al documento firmado por parte del cliente, y al documento de evidencias de firma donde recoge la trazabilidad de la firma.

 

183719 - accept check ok outline tick Documento firmado

Para visualizar el documento firmado, sitúate sobre el documento y con el menú contextual selecciona “Abrir documento”.

 

abrir documento

 

Se añade un código de certificación electrónica en el documento.

 documento firmado codigo

 

 

183719 - accept check ok outline tick Evidencias de firmas

Para comprobar las “evidencias de firma”, sitúate sobre el documento y con el menú contextual selecciona “Ver evidencias de firmas”.

 

ver evidencias

 

 Se muestra un PDF con un resumen del proceso de firma.

 

195275 - document file find outline se green 5. Búsqueda de documentos con firma digital

Dispones de un filtro para poder buscar los documentos por el “Estado de la firma”.

 

filtros

 

Además, en el “Historial” de cada documento y en el “Informe de auditoria” se incorporan las acciones realizadas en el proceso de firma.

 

auditoria

 

23574-276584---error-outline-sign-stop-warni 6. Cancelar firma en curso

En caso de que el documento enviado a firma se encuentre en estado “Pendiente de firma”, tienes la posibilidad de cancelar el proceso de firma devolviendo el documento a su estado original que permite volver a iniciar el flujo de firma nuevamente. 


Para ello, selecciona el documento en cuestión y desde el menú contextual (botón derecho del ratón) pulsa sobre la opción “Cancelar firma en curso”.

 

cancelar frima

 

276478 - accept check checkbox ok outl 7. Puntos a tener en cuenta

>> Borrar documentos firmados

Los documentos firmados pueden borrarse únicamente por el usuario administrador o gestor avanzado.

 

>> Nueva publicación

Si desde las aplicaciones Wolters Kluwer se publica nuevamente un documento que estaba pendiente de firma, se anula el circuito de la firma digital y se permite volver a enviar.

 

>> Copiar documento

Los documentos en proceso de firma o firmados no se permiten copiarlos.

 

>> Validación y mensajes de firmas consumidas

Se incluye la validación en a3doc cloud de firmas consumidas tanto en el caso de firmar digitalmente con Signaturit como con Ivnosys.

En caso de haber consumido el total de firmas contratadas, al iniciar el proceso de firma desde a3doc cloud se mostrará el siguiente mensaje informativo a partir del cual podrás contactar con el proveedor correspondiente para ampliar los packs de firma electrónica que consideres.

 

error licencias

 

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