Firma digital - Relación de consultas

a3doc cloud

A continuación, te mostramos una relación de consultas cortas que te ayudarán a trabajar con la Firma Digital en a3doc cloud:

 

Consultas genéricas

 1. ¿Qué es la firma electrónica?

“La firma electrónica es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido y reduce los costes operacionales.”

La firma electrónica está reconocida por el Reglamento Europeo Nº 910/2014 (eIDAS), que establece como jurídicamente válidas la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas dentro del mercado europeo.
Este tipo de firma identifica al firmante de manera inequívoca, asegura la integridad del documento firmado y que el firmante no pueda rechazar lo firmado.


La firma electrónica garantiza la autenticación, confidencialidad, integridad del mensaje y el no repudio.


2. ¿Qué normativa rige la firma electrónica?

El marco legal de la firma electrónica y servicios de confianza se rige por la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrónica, el Reglamento (UE) 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza (EIDAS) y la Ley 34/2002 de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE).
De acuerdo con la Ley 910/2014, las firmas electrónicas tienen la misma legitimidad que las firmas tradicionales con lápiz y papel. Esto significa que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes y ya no se tiene que firmar documentos en persona.

 

3. ¿Qué tipo de firma electrónica ofrece a3doc cloud?

Según el proveedor de firma electrónica ofrece un tipo de firma u otro.

A continuación, se definen y se diferencian los tres tipos de firmas: 

1- Firma electrónica simple: Son datos electrónicos anexos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que usa el firmante para firmar.  Ejemplo: aceptación de términos y condiciones, política de cookies.


2- Firma electrónica avanzada: Firma electrónica que cumple con los requisitos establecidos en el Artículo 26 del Reglamento (UE) Nº 910/2014: 

a. Estar vinculada al firmante de manera única.

b. Permitir la identificación del firmante.

c. Haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.

d. Estar vinculada con los datos firmados por la misma a modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable. Ejemplo: contrato de trabajo, alta y cancelación de pólizas, facturas…


3- Firma electrónica cualificada: Firma electrónica avanzada creada con un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y basada en un certificado cualificado de firma electrónica. 

a. Identificar al firmante.

b. Verificar la integridad del documento firmado.

c. Garantizar el no repudio en el origen.

d. Contar con la participación de un tercero de confianza.

e. Estar basada en un certificado electrónico reconocido.

f. Debe de ser generada con un dispositivo seguro de creación de firma.

Ejemplo: Presentación y liquidación de impuestos, Consulta y trámites para solicitud de subvenciones.

 

4. ¿Qué es la firma simple?

La firma simple es la más básica, conocida como firma electrónica simple, esta se limita a confirmar la autenticidad del documento.

 

5. ¿Qué es la firma avanzada?

La firma electrónica avanzada garantiza la integridad del documento, asegurando que el mensaje no ha sido modificado por ninguna persona ajena desde el momento de la firma.
Por lo tanto, gracias al Reglamento (UE) 910/2014 los contratos firmados con firma electrónica avanzada son legales y tienen validez jurídica. 

 

6. ¿Es legal usar la firma electrónica?

Sí, la firma electrónica es completamente válida y tiene validez jurídica.

A nivel europeo, la validez y los efectos legales de la firma electrónica estaban regulados, hasta el año 2014, por la Directiva 1999/93/EC del Consejo y del Parlamento Europeos. Pero esta regulación quedo superada por el Reglamento (UE) 910/2014, regulador de la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, derogando la mencionada Directiva 1999/93/EC. 

Este Reglamento (UE) 910/2014, que es directamente aplicable en España, establece los requisitos mínimos para considerar válida una firma electrónica, así como sus efectos legales. 

 

7. ¿Por qué la firma electrónica es tan segura?

La principal razón por la que las firmas digitales son tan seguras es por la integridad del documento, los documentos firmados electrónicamente se convierten a un estándar de PDF seguro (PDF1/A1), que impide su manipulación. Además, la firma y el documento que se firman se cifran juntos y se vinculan gracias a un sello de garantía o código único de verificación que puede introducirse en la sede electrónica de la entidad para comprobar que el documento impreso se corresponde con el original electrónico firmado en la entidad. Cada vez que se firma un documento se utilizas tu propio certificado digital y PIN exclusivos para validar tus credenciales y demostrar que, efectivamente, eres quien dices ser.

La firma digital se ha concebido para evitar falsificaciones. Se crea con los mayores niveles de seguridad, que, además, la protegen y la amparan, desde el momento en que se emite el certificado hasta el momento en que se archivan los documentos firmados, y mucho más.

 

8. ¿Qué ventajas ofrece la firma electrónica?

La firma electrónica ofrece números ventajas, además de garantizar la seguridad, mejorar los procesos permitiendo transacciones en tiempo real, eliminación del papel y facilitando la digitalización de todos los documentos, convirtiéndose en otro de los procesos de transformación digital de los despachos.

Ventajas de la firma electrónica:

  • Ahorro de tiempo: Por lo general, las gestiones con firmas manuscritas pueden durar días e incluso semanas. La firma digital permite ahorrar tiempo a la hora de realizar dichas gestiones, ya que tan solo es necesario invertir unos minutos. Además, también se reduce notablemente el tiempo empleado en almacenar la documentación, ya que todo queda registrado en formato digital.
  • Ahorro de espacio: Como parte de la filosofía paperless, al utilizar archivos digitales los departamentos no tienen necesidad de almacenar grandes cantidades de documentos físicos en espacios físicos.
  • Reducción de costes: La firma digital permite a las compañías reducir significativamente muchos costes asociados a la firma física de documentos, ya que se pueden eliminar materiales como el papel, así como procesos como la impresión, escaneo, almacenaje, etc.
  • Contribuye al medio ambiente: Este tipo de firma permite reducir notablemente la cantidad de papel utilizado, ya que las gestiones y procesos se realizan de forma digital. Utilizar la firma digital se traduce en 100 M de hojas de papel menos al año aproximadamente, evitando la tala de unos 14.000 árboles por año.
     son tan seguras.

 

9. ¿Qué elementos garantizan la originalidad del documento firmado?

La validez de firma está determinada por la verificación de la autenticidad del estado de certificado de ID digital y la integridad del documento de la firma. Para cotejar la autenticidad e integridad del documento firmado electrónicamente se podrá realizar con cualquier lector de archivos PDF que contará con una opción de revisión y validación de las firmas. Por ejemplo, con el visor de pdf, para ver las propiedades de firma se podrá acceder al panel Firmas donde se muestra información sobre cada firma digital en el documento actual y el historial de cambios del documento desde la primera firma digital. El panel Firmas también proporciona información sobre la hora en que se firmó el documento y detalles de confianza y de la persona que firma.

 

Contratación de Firma Electrónica

1. ¿Cómo contrato la firma electrónica?

Desde la opción "Administrar / Configuración del menú principal / Firma electrónica" encontrarás los proveedores que están integrados con la solución de a3doc cloud. Accederás a una web de producto donde podrás contratar el proveedor de firma electrónica que más se corresponda a sus necesidades, ya sea por el tipo de firma ofrecida por el proveedor, por prestaciones, etc…
 

2. ¿Cómo vinculo el producto de firma electrónica con a3doc cloud?

Para vincular las soluciones de a3doc cloud y firma electrónica necesitas las credenciales que te ha proporcionado el proveedor de firma electrónica en el momento de la contratación. 
Si no recuerdas el correo electrónico asociado a tu cuenta de firma electrónica, debes ponerte en contacto con el equipo de soporte para poder identificar cuál son estas credenciales. 
 

3. ¿Qué hago si no recuerdo los datos de vinculación?

Los datos de vinculación con a3doc cloud y la firma electrónica son los que te proporciona el proveedor de firma electrónica. 
Si no recuerdas el correo electrónico asociado a tu cuenta de firma electrónica, debes ponerte en contacto con el equipo de soporte para poder identificar cuál son estas credenciales. 
 

4. ¿Todos los firmantes deben contratar la firma electrónica para firmar? 

No, solo se realizará la contratación por parte del despacho. Además, los firmantes no es necesario que dispongan de certificados de firma, necesitan la firma electrónica aquellos usuarios que firmen documentos. Para acceder y trabajar dentro de la aplicación no es necesario tener certificados de firma.
 

5. ¿Por qué integrar a3doc cloud con la firma electrónica?

Disponer de la firma electrónica integrada en nuestro gestor documental permite:
1. Adopción rápida del software, lo que permite mejor experiencia de usuario.
2.  Control desde el mismo software, tramitar y controlar los documentos desde el mismo software que usamos para gestionar nuestra actividad diaria.

 

Firma digital en a3doc cloud

 

1. ¿Cómo funciona la firma electrónica dentro de a3doc cloud?

De manera muy sencilla y fácil de utilizar, en sólo 3 pasos:

1. Se crea y se publica el documento (formato PDF) a firmar en a3doc cloud

2. Se manda a la firma el documento:

a. Se indica el tipo de firma.

b. Se añaden a los firmantes (hasta un máximo de 10) con los campos obligatorios correspondientes.

c. Se indica el asunto y cuerpo del correo.

d. Se manda a la firma.

3. El firmante recibe el documento, lo firma y se devuelve al a3doc cloud.

 En todo momento podrás consultar el estado del documento.

 

2. ¿Qué tipos de documentos se pueden enviar a la firma con a3doc cloud?

Cualquier documento en formato PDF, tales como nóminas, contratos, resumen de jornadas, certificados, vida laboral, consentimientos, notificaciones electrónicas, entre otros.

 

3. ¿Pueden firmar un documento varias personas?      

Los documentos pueden ser enviados a la firma hasta 10 personas/firmantes.

La firma se producirá de manera secuencial, una vez haya firmado el primer firmante saltará al segundo y así sucesivamente hasta que el documento haya sido firmado por todos los usuarios, una vez firmado el documento se almacenará en el a3doc cloud.

 

4. ¿Qué tipo de documentos puedo firmar de manera legal con la firma electrónica?

Con los diferentes proveedores de firma electrónica integrados con a3doc cloud podrás firmar cualquier tipo de documentación almacenada en a3doc cloud y en formato PDF, tales como: nóminas, contratos, resumen de jornadas, certificados, vida laboral, consentimientos, notificaciones electrónicas, entre otros.

 

5.  ¿Qué documentos se generan al finalizar la firma?

Al firmar un documento en PDF, en todos los proveedores, se genera el documento firmado y un comprobante de firma, llamadas "evidencias electrónicas".

  • Las evidencias electrónicas: se tratan de un comprobante del momento de la firma, son datos digitales que registran toda la actividad realizada durante la firma.
  • Documento firmado: El documento firmado se almacena en a3doc cloud y si lo descargas podrás ver la firma y demás evidencias en el panel de firma de Adobe.

 

6. ¿Qué son las evidencias electrónicas?

Se corresponde a un documento donde se recogen en el momento exacto en el que se realizó la firma digitalizada y el dispositivo desde donde se realizó, pudiendo añadirse adicionalmente y de forma complementaria otras evidencias como la información de geolocalización, evidencias biométricas adicionales (oculares, dactilares, …) o sistemas de captura y validación de documentos físico-oficiales (DNI, pasaporte, …).

 

7.  ¿Cómo se incrustan las marcas de firma electrónica en los documentos?

A nivel visual, al firmar un documento electrónicamente aparece en la última página del documento la firma del firmante incrustada o bien un código de barras, que identifica el documento para su posible validación en la sede electrónica de la entidad.

 

8.  ¿Puedo modificar un documento firmado?

Un documento firmado no se puede modificar, ya que cualquier cambio en su contenido podría afectar a su significado o propósito.

Si por algún motivo se necesita cambiar algún dato de un documento firmado, deberás realizar otro documento y volver a mandarlo a la firma, en todo momento desde a3doc cloud debemos asegurar la integridad y seguridad del documento con sus firmas y evidencias que ya estuvieran agregadas al documento.

 

9.  ¿Quién puede borrar los documentos firmados?

Existen 2 perfiles de usuario que podrán eliminar/borrar los documentos firmados: usuario administrador y usuario gestor. 

Cabe destacar que un documento firmado es un documento válido a efectos legales y el que se debe conservar. Así pues, el borrado de documentos solo seria en casos de error del documento, como errores tipográficos, etc…

 

10.  ¿Cómo puedo saber dónde se encuentra el flujo de la firma?

Desde la opción de "Historial del documento" se podrán ver todas las acciones que se hayan realizado sobre el documento seleccionado, de modo que cuando un usuario necesite consultar el estado de la firma de un documento en a3doc cloud podrá visualizarlo desde esta opción.

 

11.  Auditoria

Desde la opción de Auditoria se registran todos los flujos de la firma electrónica realizados a la aplicación.

 

12.  Filtros

Desde la opción de "filtros" se podrá realizar un filtro para conocer el estado de los documentos.

 

13.   ¿El firmante puede rechazar la firma del documento?

Sí, el firmante después de visualizar el documento puede decidir no firmarlo para ello deberá acceder al mismo y hacer clic en el botón "Rechazar firma". De esta manera el asesor recibirá una alerta en a3doc cloud indicando el rechazo.

 

14.   ¿Se puede anular un documento?

Un documento enviado a la firma no se podrá anular, deberá ser rechazado por el firmante.

 

15.   ¿Existe fecha de expedición para la recogida de firmas?

En fase I, hemos establecido un estándar para todos los proveedores de expiración de los documentos de 1 mes. En fase II, se podrá configurar desde el gestor documental.

 

16.   ¿Cada cuánto tiempo se reenvía las notificaciones al cliente para su firma?

En fase I, hemos establecido un reenvío de 15 días (standard en todos los proveedores). En fase II, se podrá configurar desde el gestor documental.

 



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