a3doc cloud 1.15. Novedades
Aplica a: a3doc cloud
Relación de novedades incorporadas en la versión 1.15 de a3doc cloud:
Firma digital con el proveedor de firma Signaturit
- 1.- Configuración del proveedor de firma
- 2.- Enviar documento a firmar
- 3.- Recepción del documento
- 4.- Visualizar documentos firmados desde a3doc cloud
- 5.- Búsqueda de documentos firmados
- 6.- Cancelar firma en curso
- 7.- Validación y mensajes de firmas consumidas
Firma digital con el proveedor de firma Signaturit
Te mostramos como trabajar con el proveedor de firma Singaturit en a3doc cloud.
Configuración del proveedor de firma digital
Accede a a3doc cloud como “Administrador”, y desde “Administrar/ Configuración / Firma digital” realiza los siguientes pasos:
- Para configurar la vinculación de firma digital de Signaturit en a3doc cloud, se debe adquirir packs de firma electrónica con el proveedor. Si deseas conocer que ofrece y solicitar información pulsa en la opción: “Alta en el proveedor de firma”, para solicitar el alta en el proveedor de firma y recibir las credenciales de firma electrónica.
- Una vez formalizado el alta, recibirás en el correo electrónico informado un email de bienvenida con las credenciales de acceso a la plataforma de Signaturit, donde podrás consultar el “token” en el punto de integración, necesario para vincular con a3doc cloud.
A continuación:
1. Sitúate sobre el proveedor de firma "Signaturit", marca el indicador “Proveedor activo”.
2. Informa las credenciales (Token) y pulsa “Guardar”.
Con esta acción, ya tienes configurado tu proveedor de firma digital para poder comenzar a trabajar desde a3doc cloud.
Importante:
Si estabas trabajando con el proveedor de firma "Ivnosys", al cambiar de proveedor se comprobará si hay circuitos pendientes de firma, en caso afirmativo mostrará un mensaje indicando que se debe finalizar los circuitos de firma pendientes o cancelarlos antes de cambiar de proveedor.
Enviar documento a firmar
Tras finalizar la vinculación ya puedes enviar a firmar los documentos con formato PDF de la forma habitual.
Selecciona el documento que deseas firmar electrónicamente, y con menú contextual (botón derecho del ratón) selecciona la opción “Firma digital”.
En la siguiente ventana debes cumplimentar los datos solicitados del firmante, es muy importante que en casos de seleccionar el tipo de firma "Simple con SMS" el teléfono y correo sean correctos, ya que se enviará un correo electrónico a esa dirección y al teléfono un código de validez.
- En el caso que el documento lo firmen varias personas, pulsa “Añadir firmante”. Los documentos pueden ser enviados hasta 10 firmantes, y la firma se realizará de forma secuencial, una vez firmado el primer firmante pasará al segundo, y así, sucesivamente.
En “Detalles” puedes informar una breve descripción del documento a firmar. Este detalle lo recibirá el firmante en el correo electrónico que recibirá para la firma del documento, en el asunto y cuerpo del mensaje.
Dispones de los siguientes "Tipos de firma":
- Firma simple: Deberás informar el nombre del firmante y el correo electrónico.
- Firma simple con SMS: Deberás informar el nombre del firmante, el correo electrónico y el teléfono móvil.
- Avanzada-Biométrica: Deberás realizar la rubrica en el proceso de firma, igual que si se firma en papel.
- Firma avanzada con Certificado digital: Deberás informar el nombre del firmante y el correo electrónico. Se
permite firmar con certificados con formato .pfx y .p12.
A tener en cuenta:
- Entre los firmantes de un mismo circuito no se permite combinar los tipos de firma "Simple" y "Avanzada", es decir, debe tener el mismo tipo de firma ( simple y/o simple con SMS) o (Avanzada biométrica y/o avanzada con certificado digital) para todos los firmantes del documento.
- El "Asunto" y el "Cuerpo" del mensaje no son obligatorios.
Cuando tengas todos los datos cumplimentados, pulsa “Enviar”. Aparece un mensaje de aviso, pulsa “Sí” para continuar.
En la relación de documentos, aparece el PDF con el icono “ - Documento en proceso de firma” en color naranja.
Recepción del documento a firmar
El destinatario de la firma recibe un correo electrónico con el documento para firmar. Este proceso es muy sencillo, te lo mostramos a continuación.
Desde el correo recibido pulsa "Firmar".
Revisa el documento y si estás de acuerdo con el contenido activa la política de seguridad y pulsa "Enviar documento".
- El firmante también puede rechazar la firma del documento desde las "Acciones".
Tipos de firma:
- Firma simple: Si se trata de una firma simple, con pulsar "Firmar" ya sería suficiente, no solicita ningún código.
- Firma avanzada: En el caso de firma simple con sms, además del correo electrónico, en el teléfono informado recibirás un SMS con un código de verificación para poder firmar el documento.
- Avanzada-Biométrica: Para completar el proceso de firma biométrica, tendrá habilitado un campo en el documento a firmar para incluir la rúbrica, del mismo modo que firmaría en papel.
- Firma avanzada con Certificado: El firmante debe tener el certificado digital instalado, seleccionar el certificado e informar la clave del mismo para poder completar la firma del documento.
El documento ya estará firmado.
Completado el proceso del circuito de firma, al acceder de nuevo a a3doc cloud:
- Una vez firmado el documento aparecer con el icono de “ - Documento firmado”.
- Si el documento ha sido rechazado el icono que aparece es el siguiente icono rechazado " - Documento rechazado".
Visualizar documentos firmados desde a3doc cloud
Desde a3doc cloud puedes acceder al documento firmado por parte del cliente, y al documento de evidencias de firma donde recoge la trazabilidad de la firma.
Documento firmado
Para visualizar el documento firmado, sitúate sobre el documento y con el menú contextual selecciona “Abrir documento”.
En caso de haber configurado en la plataforma de firma de Signaturit el “CSV con logo de QTSP” en el branding se añade un código de certificación electrónica en el documento.
Evidencias de firmas
Para comprobar las “Evidencias de firma”, sitúate sobre el documento y con el menú contextual selecciona “Ver evidencias de firmas”.
Se muestra un PDF con la trazabilidad completa del proceso de firma.
Además, cada uno de los firmantes recibirán por correo electrónico el documento firmado con las evidencias de entrega adjuntas.
Asimismo, el remitente también recibirá notificación por correo electrónico.
Búsqueda de documentos con firma digital
Dispones de un filtro para poder buscar los documentos por el “Estado de la firma”.
Además, en el “Historial” de cada documento y en el “Informe de auditoria” tienes las acciones realizadas en el proceso de firma.
Cancelar firma en curso
En caso de que el documento enviado a firma se encuentre en estado “Pendiente de firma”, tendrás la posibilidad de cancelar el proceso de firma devolviendo el documento a su estado original que permite volver a iniciar el flujo de firma nuevamente.
Para ello, selecciona el documento en cuestión y desde el menú contextual (botón derecho del ratón) pulsa sobre la opción “Cancelar firma en curso”
En el seguimiento del documento del historial, queda reflejada la acción “Firma cancelada por el usuario”.
Validación y mensaje firmas consumidas
Se incluye la validación en a3doc cloud de firmas consumidas tanto en el caso de firmar digitalmente con Signaturit como con Ivnosys.
En caso de haber consumido el total de firmas contratadas, al iniciar el proceso de firma desde a3doc cloud se mostrará el siguiente mensaje informativo a partir del cual podrás contactar con el proveedor correspondiente para ampliar los packs de firma electrónica que consideres.