Registro de comunicaciones con el cliente

Aplica a: a3ASESOR | Solución Integral de Gestión

 

En la opción Registro de comunicaciones del menú "Clientes / Datos generales" puedes gestionar todas las comunicaciones realizadas entre el despacho y el cliente. 


Tienes la opción de registrar manualmente una comunicación del tipo visita o llamada, por ejemplo. Más adelante te indicamos cómo hacerlo.


Pero si configuras tu cuenta de correo electrónico en el apartado "Configuración y usuarios / Registro de comunicaciones / Configuración cuentas de correo" verás que de forma totalmente automática se registrarán los correos que envíes a (y recibas de) tus clientes.

Con esto conseguirás una visión global completa de las comunicaciones que tú y otros usuarios/usuarias del despacho hayáis mantenido con un determinado cliente. 

Para que puedas sacar el mayor provecho, es imprescindible que las fichas de clientes en a3ASESOR tengan informados los e-mails de contacto en alguno de estos apartados del menú "Clientes":

  • Datos identificativos.
  • Domicilios.
  • Personas de contacto.

 

registro comunicaciones datos adjuntos

 Vamos a ver los siguientes apartados:

 

183637 - add circle new outline green Alta, edición y eliminación de un registro

Alta de registro

Pulsando del botón mas puedes agregar manualmente un nuevo registro.

 

nueva comunicacion

 

Al dar de alta un nuevo registro automáticamente la aplicación cumplimenta el campo "Creado por" con el usuario que da de alta el registro, y el campo "Fecha y Hora" con la fecha del sistema.

 

Si lo deseas, informa los campos opcionales:

  • Tipo: informa el canal de comunicación usado con el cliente, la aplicación posee una tabla predeterminada y no modificable.

 

tipo comunicacion

 

  • Motivo: selecciona el motivo de la comunicación, la aplicación dispone de una tabla donde deberás dar de alta los motivos que desees.

 

motivo

 

  • Área: selecciona el área con el que el registro de comunicación esta relacionado, la aplicación dispone de una tabla donde puedes dar de alta /modificar y eliminar las áreas que desees.

 

area

 

  • Iniciada por: selecciona si la comunicación fue iniciada por el cliente o por usuarios del propio despacho.

 

Informa el campo obligatorio

  • Asunto: informa en este campo el motivo de la comunicación.

Con todos los datos cumplimentados, puedes además de crear el registro de comunicación "Crear una tarea en a3agenda" y "Enviar un mensaje".

 

datos nueva comunicacion

 

Si dispones de la aplicación a3agenda y pulsas "Crear tarea en agenda", la aplicación a3agenda se abrirá en la ventana correspondiente a "Nueva Tarea", cumplimentando automáticamente los datos del cliente, el usuario, la fecha y el asunto.

Si dispones de Microsoft Outlook y quieres avisar de la comunicación a uno o más usuarios del despacho, pulsa "Enviar mensaje", selecciona a continuación los usuarios y pulsa .

 

mail

 

Los usuarios de la aplicación aparecerán identificados con el icono Usuario.

Las personas de contacto del cliente aparecerán identificadas con el icono email.

Únicamente se mostraran en la ventana aquellos usuarios y personas de contacto del cliente que tengan informado el email.

Se creará en su correo electrónico un mensaje, cumplimentando automáticamente los destinatarios y el asunto.

 

Edición de registro

Con el botón editar puedes editar un registro y completar los campos que necesites. En el caso de registros automáticos de correo, sólo serán modificables los campos de “Motivo” y “Área”.

 

Eliminación de registro

Con el botón eliminar puedes eliminar un registro de la lista. Ese registro NO se elimina de tu bandeja de correo.

 

183779 - attach attachment outline pap greenAdjuntar documentos y publicar en a3doc cloud

 En el registro de comunicaciones de un cliente es posible adjuntar documentos y archivos, así como publicarlos en a3doc cloud, también si éstos proceden de un mensaje de una cuenta de correo.


Adjuntar un documento 

Desde la ventana de edición de un registro, ya sea éste un mensaje grabado de forma automática proveniente de tu correo o grabado de forma manual, puedes adjuntar un documento.


Selecciona el registro desde la lista y pulsa el botón boton editar .

editar para adjuntar
 

En la ventana de “Modificar comunicación”, pulsa el botón "Nuevo"  para añadir un documento.

nuevo adjuntar
 
Se habilitará el campo para añadir el documento, que podrás seleccionar desde cualquier ubicación de tu equipo mediante el botón combo.

seleccion adjunto

 
En ese momento podrás también indicar a qué categoría de a3doc cloud deseas asociar el documento, con el botóncombo  :

categoria doc
 
Si pulsas el botón visto boton  , te aparecerá un mensaje de confirmación de publicación del documento en a3doc cloud.

visto aviso publicar
 

Publicar un documento en a3doc cloud

Si quieres publicar un documento en a3doc cloud desde el registro de comunicaciones, el funcionamiento es el mismo tanto si lo lanzas desde un documento adjunto manualmente como si lo haces desde un documento adjunto de un registro proveniente de un mensaje de correo.


Los botones para publicar en a3doc cloud se habilitan cuando tienes seleccionado un documento en cualquiera de las ventanas. 

  • Publicar en a3doc cloud desde la relación de "Registro de comunicaciones".
     publicar doc desde registro

 

  • Publicar en a3doc cloud desde la "Edicion" de un registro.

publicar doc desde edicion
 
Al pulsar el botón "Publicar documento en a3doc" se mostrará un asistente en el que podrás modificar el nombre del archivo, indicar las categorías que deseas asociar al documento y marcarlo como visible o no para tu cliente. Por defecto, el check de “Visible para el cliente” está marcado.
 
 publicar doc

 

195275 - document file find outline se green Filtros y búsqueda

Puedes aplicar filtros en esta ventana para ver la lista según te convenga. Si indicas un texto en el campo de búsqueda, el cursor se posicionará en la línea que muestre la primera coincidencia.

 

filtros y busquedas

 

276592 - list outline task to do to-do Detalle de una comunicación

Si seleccionas uno de los registros de la lista, en el lateral derecho visualizarás un detalle-resumen del contenido.

  • Si el registro proviene de un correo, podrás abrir el mensaje y responderlo directamente, lo cual generará un nuevo registro en la tabla.
  • Si el registro tiene un archivo adjunto, podrás abrirlo y/o publicarlo en a3doc.
  • Cuando lo hayas publicado en a3doc, verás que en la columna “a3doc” de la tabla de “Adjuntos” aparece un “Si”.

 detalles de comunicacion

 

195284 - arrow outline rotate undo Actualización de los correos en el registro de comunicaciones

El correo electrónico se actualiza:

  • En el momento de agregar la cuenta.
  • Cada vez que inicias sesión en a3ASESOR.


Sin embargo, es posible forzar la actualización de todas las cuentas para las que tengas permisos (tu propia cuenta definida como “privada” y las cuentas que hayan sido definidas como “públicas”) pulsando el botón  actualizarde la ventana del "Registro de comunicaciones" posicionado en cualquier cliente.

 

sincronizar

 

276508 - document file list outline paListados de registros de comunicación


Pulsando el botón excel  puedes obtener un listado de todos los registros de comunicación con un cliente determinado.

 

183708 - cog gear options outline pref Configurar una cuenta de correo para el registro de comunicaciones

Para configurar la cuenta de corre en el registro de comunicaciones, accede a "Configuración y utilidades / Registro de comunicaciones / Configuración cuentas de correo".

 configurar

Sigue los pasos del siguiente artículo para configurar tu cuenta de correo.

 

 

 

 

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