Registro de comunicaciones con el cliente

a3ASESOR | Solución Integral de Gestión

 

En la opción Registro de comunicaciones del menú Cliente / Datos generales puede gestionar todas las comunicaciones realizadas entre el despacho y el cliente. Las comunicaciones se ordenan cronológicamente, la primera que aparece en la lista es la que presenta una fecha más reciente.

 

Registro de comunicaciones

 

Alta de registros de comunicación

Para dar de alta registros de comunicaciones en la aplicación, pulse el botón Nuevo de la ventana Registro de comunicaciones.

 

Registrar nueva comunicación

 

Al dar de alta un nuevo registro automáticamente la aplicación cumplimenta el campo Creado por con el usuario que da de alta el registro, y el campo Fecha y Hora con la fecha del sistema.

 

Si lo desea, informe los campos opcionales:

  • Tipo: informe el canal de comunicación usado con el cliente, la aplicación posee una tabla predeterminada y no modificable.

 

Tipo de comunicación

 

  • Motivo: seleccione el motivo de la comunicación, la aplicación dispone de una tabla donde deberá dar de alta los motivos que desee.

 

Motivo de la comunicación

 

  • Área: seleccione el área con el que el registro de comunicación este relacionado, la aplicación dispone de una tabla donde puede dar de alta /modificar y eliminar las áreas que desee.

 

Área de responsabilidad

 

  • Iniciada por: seleccione si la comunicación fue iniciada por el cliente o por usuarios del propio despacho.

 

Informe el campo obligatorio:

  • Asunto: informe en este campo el motivo de la comunicación.

Con todos los datos cumplimentados, puede además de crear el registro de comunicación Crear una tarea en a3agenda y Enviar un mensaje.

 

 

Si dispone de la aplicación a3agenda y pulsa , la aplicación a3agenda se abrirá en la ventana correspondiente a Nueva Tarea, cumplimentando automáticamente los datos del cliente, el usuario, la fecha y el asunto.

Si dispone de Microsoft Outlook y quiere avisar de la comunicación a uno o más usuarios del despacho, pulse , seleccione a continuación los usuarios y pulse .

 

Selección de usuario y persona de contacto

 

Los usuarios de la aplicación aparecerán identificados con el icono Usuario.

Las personas de contacto del cliente aparecerán identificadas con el icono email.

Únicamente se mostraran en la ventana aquellos usuarios y personas de contacto del cliente que tengan informado el email.

Se creará en su correo electrónico un mensaje, cumplimentando automáticamente los destinatarios y el asunto.

 

Búsqueda avanzada

Pulse el botón Búsqueda avanzada de la ventana Registro de comunicaciones para realizar una búsqueda mas concreta de los registros.

 

Registro de comunicaciones

 

A continuación seleccione los filtros que desee para realizar la búsqueda.

  • Mostrar los registros creados por un usuario concreto o por todos.
  • Mostrar los registros que correspondan a un tipo (canal) de comunicación concreto o a todos.
  • Mostrar los registros que correspondan a un motivo de comunicación concreto o a todos.
  • Mostrar los registros de un área determinada o de todas las áreas.
  • Mostrar los registros de comunicación del cliente al despacho, del despacho al cliente o todos.
  • Mostrar los registros creados entre dos fechas determinadas.

 

Búsqueda avanzada de comunicaciones

 

Listados de registros de comunicación

Para obtener un listado de los registros de comunicación, pulse los botones Listado por impresora  Listado por pantalla de la ventana Registro de comunicaciones para listar por impresora o por pantalla.

 

Registro de comunicaciones

 

Puede seleccionar listar las comunicaciones del cliente situado o de todos los clientes, también puede aplicar los filtros deseados al listado.

 

Listado por impresora

 

Otra opción para generar un listado de comunicados es situándose sobre la pantalla Registro de comunicaciones, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione una de las opciones: Imprimir, Exportar a Word o Exportar a PDF.

 

Registro de comunicaciones

 

Modificación de registros de comunicaciones

Para modificar los registros de comunicaciones, sitúese sobre el registro y pulse Modificar de la ventana Registro de comunicaciones. Son modificables todos los campos excepto Fecha y hora y Creado por.

 

Registro de comunicaciones

 

Eliminación de registros de comunicación

Para eliminar los registros de comunicaciones acceda a la opción Eliminar registros comunicaciones del menú Configuración y Utilidades / Utilidades.

Este proceso eliminará los registros de todos los clientes creados hasta la fecha indicada en la ventana.

 

Eliminar registros de comunicaciones

 

Otro punto donde visualizar últimas comunicaciones con el cliente

En la opción Resumen del cliente del menú Cliente / Datos generales, en el apartado Últimas comunicaciones con el cliente puede visualizar, en modo consulta, los datos de las últimas comunicaciones realizadas con el cliente.

 

Resumen del cliente

 

Para obtener más información haga doble clic con el ratón sobre la comunicación que desee consultar.

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