Notificaciones Electrónicas

Wolters Kluwer dispone de un acuerdo de colaboración con Artic Soluciones a través del cual, y gracias a la integración entre sus plataformas, los despachos profesionales podrán, de una forma ágil y eficiente, gestionar las notificaciones electrónicas de sus clientes.

Artic Soluciones es una compañía que ha desarrollado un software que permite controlar el proceso de recepción de notificaciones electrónicas desde un único punto de acceso, destacando aquellas enviadas por organismos como la AEAT y la DGT.

Es especialmente útil para las asesorías de empresa, ya que pueden hacer uso de la figura del apoderamiento electrónico de la Agencia Tributaria. Como apoderados pueden recibir las notificaciones de sus clientes, ofreciéndoles un servicio diferenciador que:

• Evita a las empresas los problemas de las notificaciones electrónicas, tales como acceder al correo electrónico todos los días, que el e-mail se reciba en la carpeta SPAM y la consulta al buzón emisor antes de 10 días, lo que provocaría que el organismo emisor la considerará notificada y comenzará las acciones administrativas correspondientes.
• No implica carga de trabajo adicional, pues es el sistema quien de forma automatizada accede a todas las Direcciones Electrónicas.
• Les permita avisar a sus clientes de los requerimientos sin notificar, gracias a la opción de rastreo automático de los tablones electrónicos.

La colaboración entre ambas compañías se basa en la integración de Portal NEOS con la suite integrada a3ASESOR. La ventaja de aprovechar la base de datos centralizada que le facilita a3ASESOR, le permitirá minimizar el esfuerzo de carga y gestión de las notificaciones electrónicas.

Por este motivo se ha incorporado una nueva opción "Notificaciones electrónicas" en el menú de a3ASESOR, que permite realizar la carga y actualización de aquellos clientes a los que desee gestionarles las notificaciones electrónicas en Portal NEOS.

Acceso

Para gestionar los clientes a traspasar, deberás pulsar sobre el acceso a "Notificaciones Electrónicas" de a3ASESOR. En el caso que no tengas contratado el servicio podrás contratarlo a través del teléfono: 902 886 282 o de la web www.portalneos.es, tal y como se indica en el siguiente mensaje:

Ventana de Notificaciones Electrónicas

En la opción "Notificaciones Electrónicas" accedes a una ventana donde puedes añadir y eliminar los clientes existentes en a3ASESOR al programa de Notificaciones Electrónicas.

Al pulsar sobre el punto de menú de "Notificaciones Electrónicas", accederás a la siguiente pantalla:

En ella podrás visualizar aquellos clientes que desee actualizar en Portal NEOS así como el estado de dicha actualización. Desde este mismo punto podrás actualizar o eliminar clientes gestionados en Portal NEOS.

Nuevo cliente

Pulsa el botón "Nuevo" para agregar nuevos clientes al servicio de notificaciones electrónicas.

En la parte superior aparecen todos los clientes dados de alta en a3ASESOR, selecciona el cliente que deseas incorporar al servicio de notificaciones y pulsa "Agregar", de este modo, aparecerá en la parte inferior de la pantalla "Clientes seleccionados".

• El botón vacía la lista de clientes seleccionadas para iniciar de nuevo la selección.
• El botón elimina el cliente sobre la que se está posicionado.

Los clientes se añaden con el estado "Pend. actualizar". En el momento de agregar a un cliente se verificará que dispones de licencias libres, en caso contrario aparecerá un aviso indicando que no dispones de licencias.

Lista de clientes

Muestra todos los clientes que están dados de alta en el servicio y también los que no se pudieron actualizar o borrar por algún motivo.

Cliente: visualizará el NIF/CIF del cliente y su nombre o Razón Social.

Estado: indica el estado en que se encuentra cada cliente, pueden ser:

• Activo: el cliente está dado de alta en el servicio.
• Pendiente activar: el cliente está pendiente de ser dado de alta en el servicio.
• Pendiente modificar: el cliente está pendiente de ser modificado, si durante el proceso de alta / modificación se ha producido algún error.
• Pendiente desactivar: el cliente está pendiente de dar de baja, si durante el proceso de borrado se ha producido algún error.

Observaciones: muestra un texto de ayuda.

Actualización de clientes

Al pulsar "Actualizar" los clientes cuyo estado sea "Pend. activar", "Pend. modificar" o "Pend. desactivar" y que estén seleccionados, serán actualizados en el servicio de notificaciones.

Si durante el proceso de actualización se produce algún error, aparecerá un mensaje informativo para visualizar las incidencias.

Adicionalmente, al pulsar el botón "Actualizar" se verificarán los siguientes datos:

• Disponer de licencias libres.
• Información del despacho: si dispone de los datos del despacho en la opción "Configuración y utilidades / Datos del despacho". Si este campo no está informado aparece el siguiente aviso:

• Datos del cliente: siel cliente tiene informado NIF/CIF y Nombre y Apellidos o razón social.

Baja de clientes

Para dar de baja algún cliente del servicio de notificaciones electrónicas selecciona el cliente y pulse "Eliminar" situado en la parte superior de la pantalla.

Si el estado del cliente es "Pend. activar" la aplicación pregunta si desea borrarlo, al indicar que "Sí" desaparecerá de la lista.

Si el estado es "Activo" o "Pend. modificar" se modificará a "Pend. desactivar", después debes pulsar el botón "Actualizar" para dar de baja los clientes.

Si durante el proceso de actualización se produce algún error, aparecerá un mensaje informativo para reintentar o cancela el proceso.

Cambio de NIF / Nombre de un cliente

Si se modifica el NIF o nombre de un cliente al acceder a "Notificaciones Electrónicas" aparece un mensaje indicando que se han encontrado modificaciones en los datos de los clientes, y si deseas actualizarlos.

Eliminar un cliente o informar fecha de baja en a3ASESOR

Si un cliente esta registrado en el servicio de "Notificaciones electrónicas" y se elimina o informa fecha de baja en la aplicación a3ASESOR, al acceder a "Notificaciones electrónicas" se modifica el estado a "Pend. Desactivar", hasta que no pulses el botón "Actualizar" no se eliminará de la lista de clientes.

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