Configurar una cuenta de correo para el registro de comunicaciones

Te mostramos como configurar tu cuenta de correo electrónico en el registro de comunicaciones:

1- Configurar cuenta de correo electrónico

• • Dar permisos a otros usuarios en cuentas privadas
  • Seleccionar antigüedad de los mensajes de correo que se cargarán

2- Contraseña para la configuración de una cuenta de correo en el registro de comunicaciones

3- Eliminar una cuenta del registro de comunicaciones

 

1- Configurar cuenta de correo electrónico

1. Accede al punto de "Configuración y usuarios / Registro de comunicaciones / Configuración cuentas de correo".

2. Pulsa el botón "Nuevo" para agregar una cuenta de correo:

3. Define el tipo de cuenta:

• Pública: selecciona esta opción si quieres que cualquier usuario/usuaria pueda ver los e-mails que se registren en el cliente desde tu cuenta. Sólo podrán verlos aquellos usuarios/usuarias con permisos sobre el cliente. 
• Privada: selecciona esta opción si quieres ser sólo tú quien pueda ver los e-mails que se registren en el cliente con desde tu cuenta, además puedes dar permisos a los usuarios que desees.

 

3.1 Dar permisos a otros usuarios en cuentas del tipo "Privada"

Cuando indicas que la cuenta es del tipo “Privada”, se habilita un botón para seleccionar qué usuarios podrán tener acceso a los mensajes de esa cuenta, respetando siempre la confidencialidad por cliente.

De esta forma tienes flexibilidad para que, por ejemplo, todos los usuarios de cierta categoría o todos los usuarios de cierto departamento tengan acceso a la misma información de un cliente.

Al pulsar el botón “Seleccionar”, se muestra la tabla de usuario, selecciona los que desees y pulsa "Aceptar".
 
Si hay usuarios seleccionados, el botón se muestra de color azul .
 

• Si modificas el tipo de cuenta de “Pública” a “Privada”, el resto de usuarios del despacho dejarán de tener acceso al historial de mensajes de los clientes.
• Sin embargo, aquellos usuarios a los que das permisos tendrán acceso al historial de mensajes de los clientes siempre que por confidencialidad tengan permisos sobre esos clientes.
• Si en una cuenta del tipo “Privada” quitas permisos a usuarios, éstos dejarán de tener acceso al historial de mensajes de los clientes.

 

4. Selecciona un proveedor de la lista:

NOTA TÉCNICA IMPORTANTE: Es necesario que el servidor de tu correo electrónico tenga habilitado el protocolo IMAP.

Los proveedores de correo que te ofrecemos en la lista ya utilizan este tipo de protocolo para conexiones y podemos cumplimentar los campos Servidor y Puerto de forma automática. 

No obstante, si tienes dudas sobre tu caso concreto, te recomendamos que consultes los detalles directamente en el apartado correspondiente de tu cuenta de correo y sigas las indicaciones de tu proveedor para habilitarlo, es muy sencillo.

5. En caso de que no podamos informar automáticamente los campos Servidor y Puerto, deberás buscar la información en el apartado correspondiente de tu cuenta de correo.

6. Informa tu E-mail. 

7. Informa la contraseña que usas para acceder a esta cuenta de correo informada.

Para el caso de correos tipo Gmail, Yahoo! e iCloud, esta contraseña deberás obtenerla desde el apartado de seguridad de tu cuenta de correo.

• Consulta el apartado Contraseña para la configuración de una cuenta de correo en el registro de comunicaciones

8. Carga Inicial. Define la fecha a partir de la cual podrás consultar los mensajes de tu cuenta de correo

En el momento de configurar una cuenta por primera vez, puedes indicar el número máximo de meses que deseas cargar desde tu cuenta de correo para ver los mensajes en el registro de comunicaciones. 

• Podrás seleccionar: 1 mes, 3 meses, 6 meses o 12 meses. Por defecto se cargarán 6 meses.

Una vez haya agregado la cuenta, el desplegable queda deshabilitado y para modificar la carga inicial de mensajes, deberás quitar la cuenta y volver a agregarla.

 

9. Pulsa el botón "Aceptar".
 

 

En este momento se empiezan a sincronizar los correos de hasta un año de antigüedad.  

El proceso puede tardar unos minutos, pero puedes cerrar esta ventana y seguir trabajando con normalidad.

Cuando finalice el proceso, si accedes de nuevo a este punto, verás el resultado.

 
A tener en cuenta:

• Si eliminas una cuenta de correo , ya no será posible acceder a los e-mail registrados ni a sus archivos adjuntos desde a3ASESOR.
• Sólo puedes quitar una cuenta si eres el usuario "Supervisor o con Rol Supervisor", o si has sido tú quien la ha configurado. 

 

2- Contraseña para la configuración de una cuenta de correo en el registro de comunicaciones

Te mostramos como configurar la contraseña dependiendo del proveedor e la cuenta de correo electrónico.

> Obtener la contraseña para una cuenta Gmail

En el caso que la cuenta de correo que quieres agregar a a3ASESOR sea del proveedor “Gmail”, deberás previamente generar una contraseña de aplicación para informarla en este paso.

Para ello, deberás configurar la seguridad de tu cuenta siguiendo los pasos que detallamos a continuación:

1. Inicia sesión con tu cuenta de Gmail y accede al apartado de Gestionar tu cuenta de "Google / Seguridad / Iniciar sesión en Google". 

2. Si no tienes configurada la Verificación en dos pasos, abre la opción de "Verificación en dos pasos" y pulsa el botón "Aceptar". En el caso de que ya tengas configurada la "Verificación en dos pasos", puedes ir directamente al punto 5.

3. Sigue las indicaciones que vayas encontrando:

a. Confirma tu identidad.
b. Confirma que el dispositivo que quieres usar es el que te indica la pantalla y pulsa el botón Continuar. 
c. Indica o confirma el número de móvil en el que recibirás el código de verificación.
d. Selecciona la opción de "Recibir un mensaje de texto" y pulsa el botón "Enviar". 
e. Recibirás un mensaje en tu dispositivo con el código que deberás introducir en la siguiente ventana. 
f. Pulsa ahora el botón Activar para completar el proceso de activación de la verificación en dos pasos.

 
4. En la siguiente ventana, pulsa la flecha para volver atrás, al apartado de "Seguridad".

5. Abre la opción de Contraseñas de aplicaciones y sigue las indicaciones:

a. Confirma tu identidad.
b. En el desplegable, selecciona "Otras aplicaciones", escribe a3ASESOR y pulsa el botón "Generar".
c. En la siguiente ventana se mostrará la contraseña generada. Anótala porque es la que deberás informar en a3ASESOR en el proceso de configuración de tu cuenta de correo. Pulsa el botón "Listo" para finalizar.

6. Cierra tu sesión de Google.

> Obtener la contraseña para una cuenta Yahoo!

En el caso que la cuenta de correo que quieres agregar a a3ASESOR sea del proveedor “Yahoo!”, deberás previamente generar una contraseña de aplicación para informarla en este paso.

 
Para ello, deberás configurar la seguridad de tu cuenta siguiendo los pasos que detallamos a continuación:

1. Inicia sesión con tu cuenta de Yahoo! y accede al apartado de "Información de la cuenta / Seguridad de la cuenta".

2. Pulsa en el apartado "Generar contraseña de la aplicación".

3. En el desplegable para seleccionar la aplicación, selecciona "Otras aplicaciones", escribe a3ASESOR y pulsa el botón "Generar".

4. En la siguiente ventana se mostrará la contraseña generada. Anótala porque es la que deberás informar en a3ASESOR en el proceso de configuración de tu cuenta de correo. Pulsa el botón "Listo" para finalizar.

5. Cierra tu sesión de Yahoo!.

 

> Obtener la contraseña para una cuenta iCloud

En el caso que la cuenta de correo que quieres agregar a a3ASESOR sea del proveedor “icloud”, deberás previamente generar una contraseña de aplicación para informarla en este paso:

 

1. Inicia sesión con tu cuenta icloud y ve a "Ajustes de la cuenta / Gestionar / Seguridad".
2. Pulsa en "Generar contraseña".
3. En el cajetín, escribe a3ASESOR y pulsa el botón "Crear".
4. Confirma tu identidad.
5. En la siguiente ventana se mostrará la contraseña generada. Anótala porque es la que deberás informar en a3ASESOR en el proceso de configuración de tu cuenta de correo. Pulsa el botón "Aceptar" para finalizar.
6. Cierra tu sesión de icloud.

 

> Cómo obtener los datos necesarios para la Autenticación Moderna de Outlook

Hasta el 1 de enero de 2023 se podía configurar la cuenta con la Autenticación básica, pero esta opción va a ser descatalogada por Outlook por lo que, en esta ayuda, te vamos a enseñar a configurar la Autenticación Moderna.

• Recomendamos que estos pasos los realice un usuario Avanzado de Outlook.

Para saber como realizar la Autenticación Moderna de Outlook, pulsa aquí.

 

3- Eliminar una cuenta del registro de comunicaciones

Cuando elimines una cuenta de correo del registro de comunicaciones de a3ASESOR, se eliminarán también los mensajes de esa cuenta grabados en el registro de comunicaciones de cada cliente y sus archivos adjuntos.

A tener en cuenta: 

• Los archivos que se hayan publicado en a a3doc cloud, no serán eliminados en este proceso.

Después de eliminar una cuenta de correo del registro de comunicaciones de a3ASESOR, es importante optimizar el espacio que ocupaban los datos guardados en local para no perjudicar el espacio disponible en el equipo.

Para ello, recomendamos acceder al apartado de "Utilidades \ Herramientas de soporte \ Reorganizar ficheros", y realizar la reorganización de los ficheros:

• Reg.comunic.datos.
• Reg.comunic.adjuntos.

 

Al salir de la ventana de “Configuración del registro de comunicaciones”, saldrá un mensaje recordando la importancia de realizar este proceso.

 

A tener en cuenta: 

• Si lo que quieres es no seguir acumulando correos de esa cuenta o dejar de actualizarla, pero sí quiere mantener los mensajes ya guardados en el registro de comunicaciones de cada cliente, tienes la opción de editar la cuenta y desmarcar el check de “Activa”.