Confección documentación básica

a3ASESOR | rgpd

A través de la herramienta a3ASESOR|rgpd tendrás la posibilidad de elaborar la documentación básica para cumplir con legislación vigente en materia de protección de datos a nivel europeo.

Para los casos en los que el resultado del cuestionario de evaluación de riesgos indique como escaso el riesgo en el tratamiento de los datos, se recomendará la contratación de dicho módulo ya que agilizará la elaboración de la documentación básica para cumplir la normativa.

Os relacionamos los puntos para realizar la documentación básica a través de la aplicación a3ASESOR|rgpd:

1.- ¿Cómo puedo contratar a3ASESOR|rgpd?

1.2.- Prestaciones disponibles con a3ASESOR|rgpd

2.- Elaboración de la documentación básica mediante a3ASESOR|rgpd

2.1.- Pasos a seguir para generar la documentación básica a través de a3ASESOR|rgpd

 


1.- ¿Cómo puedo contratar a3ASESOR|rgpd?

Para contratar a3ASESOR|rgpd, herramienta que te ayudará en la generación de la documentación básica y necesaria para empresas que entrañan un nivel escaso de riesgos, pulsa el botón . De esta forma, accederás a la siguiente suite donde se relacionan diferentes servicios. Desde la opción a3ASESOR|rgpd , pulsa sobre el botón “CONOCER MÁS”.

 

 

 

1.2.- Prestaciones disponibles con a3ASESOR|rgpd

Con la aplicación a3ASESOR|rgpd podrás elaborar informes personalizados para cada cliente con los siguientes detalles:

o   Obligaciones responsable de tratamiento de los datos
o   Obligaciones encargado de tratamiento
o   Anexos y plantillas contractuales en materia de protección de datos
o   Registro de actividades de tratamiento
o   Recomendaciones sobre medidas de seguridad a aplicar
o   Auditoría

Una vez contratada la licencia para acceder a la herramienta a3ASESOR|rgpd desde la ventana principal se mostrarán las siguientes columnas:

  • Documentación revisada
  • Estado documentación


Asimismo, desde la columna “Acceso a” se mostrarán los siguientes iconos:

 Este icono indica que no se ha realizado la documentación basica.
 Este icono indica que se ha generado la documentación basica.




Además, como se ha indicado anteriormente, desde el menú configuración se visualizará el botón , mediante el cual podrás configurar los datos relativos al despacho, así cómo personalizar diferentes aspectos de los documentos relativos al análisis de riesgos realizado. 

 

2.- Elaboración de la documentación básica mediante a3ASESOR|rgpd

Para iniciar el proceso en la elaboración de la documentación básica a traves de a3ASESOR|rgpd, pulsa sobre el botón  en el cliente que corresponda.


 

Asimismo, también podemos acceder al formulario haciendo doble clic sobre la línea del cliente al que realizaremos la documentación básica.

Se mostrará la siguiente ventana, pulsa sobre la opción

 

De esta forma, accedemos a la siguiente ventana en la que se indican los datos del usuario. Verifica que la información relativa al despacho es correcta.

Pulsa el botón “EMPECEMOS” para iniciar formulario, a partir del cual se generará la documentación básica en materia de protección de datos.

 

 

2.1.- Pasos a seguir para generar la documentación básica a través de a3ASESOR|rgpd


En la zona derecha de la ventana que se muestra a continuación se indica lo siguiente:

  • Cliente: Se indica el cliente en el que estamos posicionados y en el cual realizaremos la documentación básica sobre protección de datos.
  • Documentación básica: Se relacionan los diferentes apartados a cumplimentar para la elaboración de la documentación básica. Se muestran los siguientes puntos: 

o   Clientes
o   Potenciales clientes
o   Empleados
o   Candidatos
o   Proveedores
o   Seguridad
o   Encargado de Tratamiento
o   Auditoría
o   Resumen

 

A continuación, se mostrarán los diferentes apartados del formulario a cumplimentar para la elaboración de la documentación básica:


ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

Desde este apartado indica si la empresa tiene contratada otras empresas que le prestan servicios como, por ejemplo, servicio de limpieza, mantenimiento de página web, etc…


En el caso que la empresa tenga contratada otras empresas pulsa el botón “AÑADIR ENCARGADO DE TRATAMIENTO” y en la ventana que se muestra deberás informar los datos correspondientes a dicha empresa (nombre, dirección completa, C.I.F., etc…).

Una vez cumplimentados los datos, pulsa “GUARDAR”.

 

CLIENTES

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata datos personales de clientes que sean personas físicas.


En el caso de indicar la opción “” se mostrarán una serie de preguntas en las que deberás indicar el tipo de datos personales, la finalidad, etc…

 

POTENCIALES CLIENTES

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de clientes potenciales que sean personas físicas.


En el caso de indicar la opción “” se mostrarán una serie de preguntas en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales, cual es la procedencia, etc…




EMPLEADOS

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de sus empleados.



En el caso de indicar la opción “” se mostrarán las siguientes cuestiones en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales o la procedencia de los mismos.



CANDIDATOS

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de candidatos a una oferta de empleo.


En el caso de indicar “SI” se mostrarán las siguientes cuestiones en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales que trata de los candidatos a un empleo o la procedencia de los mismos.



PROVEEDORES

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de proveedores (personas físicas).


En el caso de indicar “SI” se mostrarán las siguientes cuestiones en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales que trata de los proveedores, así como su finalidad. 

 

SEGURIDAD

Desde este apartado deberás indicar si la empresa capta imágenes a través de cámaras de videovigilancia con fines de seguridad.

 

 

AUDITORÍA

Desde este apartado podrás realizar una auditoría para comprobar el cumplimiento de las obligaciones por parte de la empresa.

Para ello, marca la opción “”.

 



A continuación deberás cumplimentar las cuestiones planteadas en las siguientes pestañas:

  • TRATAMIENTO DE DATOS [1]
  • DERECHOS DE LAS PERSONAS [2]
  • OBLIGACIONES GENERALES [3]

A tener en cuenta…
1) Para moverte por las pestañas de la auditoria (TRATAMIENTO DE DATOS, DERECHOS DE LAS PERSONAS, OBLIGACIONES GENERALES), pulsa directamente sobre la pestaña que deseas visualizar.

2) Si, desde la ventana “AUDITORÍA” pulsas el botón “ANTERIOR” la aplicación te posicionaría en el apartado “SEGURIDAD”.

Una vez cumplimentada la información en las diferentes pestañas del apartado “AUDITORÍA”, pulsa “GUARDAR Y SEGUIR”.

 

RESUMEN

Desde este apartado tendrás la posibilidad de generar el documento que pretende ayudar en el cumplimiento de la nueva normativa de protección de datos.

Desde esta ventana se indica una breve explicación sobre el documento que se va a generar. Indicándose lo que incluye:

  • Las obligaciones de la empresa y de los encargados del tratamiento de datos, así como los anexos contractuales recomendados entre la empresa y el resto de personas y entidades relacionadas.

  • El registro de actividades de tratamiento y diferentes recomendaciones para la empresa sobre las medidas de seguridad a adoptar y sobre videovigilancia.

  • Si se cumplimenta, también se puede obtener un documento de auditoría, con resultados y recomendaciones en caso de respuesta negativa.

 

Una vez revisada la información que nos ha facilitado a través de los siguientes apartados, marca la opción “Marcar como revisado”.



A continuación, pulsa el botón “GENERAR Y DESCARGAR”.



 

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