Elaboración de la documentación básica con a3ASESOR | rgpd

A través del módulo a3ASESOR |rgpd tendrás la posibilidad de elaborar la documentación básica para cumplir con legislación vigente en materia de protección de datos a nivel europeo para aquellos casos en los que el resultado del cuestionario de análisis de riesgos indique nivel escaso del riesgo en el tratamiento de los datos.

A continuación os relacionamos los aspectos a tener en cuenta en la elaboración de la documentación básica:

1.- ¿Cómo puedo contratar el módulo a3ASESOR|rgpd para generar la documentación básica?

• Prestaciones disponibles con el módulo a3ASESOR| rgpd

2.- Pasos a seguir para generar la documentación básica a través de a3ASESOR|rgpd

 

1.- ¿Cómo puedo contratar el módulo a3ASESOR|rgpd?

Para contratar el módulo a3ASESOR|rgpd, que te ayudará en la generación de la documentación básica y necesaria para empresas que entrañan un nivel escaso de riesgos, pulsa el botón .

De esta forma, accederás a la siguiente suite donde se relacionan diferentes servicios. Desde la opción a3ASESOR |rgpd, pulsa sobre el botón “CONOCER MÁS”.

De esta forma accederás a la siguiente página web en la que encontrarás un formulario, el cual, informando los datos que se indican nos pondremos en contacto contigo para informarte sobre las prestaciones que contiene el módulo a3ASESOR|rgpd.

Para acceder a la web, pulsa aquí.

Prestaciones disponibles con el módulo a3ASESOR| rgpd

Con el módulo a3ASESOR|rgpd podrás elaborar la documentación básica para cada cliente con los siguientes detalles:

• Obligaciones responsable de tratamiento de los datos
• Obligaciones encargado de tratamiento
• Anexos y plantillas contractuales en materia de protección de datos
• Registro de actividades de tratamiento
• Recomendaciones sobre medidas de seguridad a aplicar
• Auditoría

Una vez contratada la licencia para acceder al módulo a3ASESOR|rgpd desde la ventana principal se mostrarán las siguientes columnas:

• Documentación revisada
• Estado documentación

Asimismo, desde la columna “Acceso a” se mostrarán los siguientes iconos:

 Este icono indica que NO se ha realizado la documentación basica.
 Este icono indica que se ha generado la documentación basica.

Además, desde el menú configuración se visualizará el botón , mediante el cual podrás configurar los datos relativos al despacho, así cómo personalizar diferentes aspectos de la documentación básica en materia de protección de datos.

Para ello, dispones de las siguientes pestañas:

• DESPACHO
• DOCUMENTO

 

DESPACHO

Desde la pestaña “DESPACHO” se muestra la información relativa al despacho (nombre, C.I.F/ Documento, Descripción del servicio presado, Duración contractual, etc…). Estos datos se cumplimentan automáticamente con la información contenida desde a3ASESOR.

No obstante, para realizar cualquier modificación, posiciónate en el campo correpondiente e indica la información del despacho que corresponda.

Pulsa “GUARDAR” para guardar los cambios.

DOCUMENTO

Desde la pestaña “DOCUMENTO” podrás definir los siguientes aspectos de la documentación básica que se genera desde a3ASESOR|rgpd para las empresas que entrañan un riesgo escaso en la protección de datos.

Los aspectos de la documentación que podrás personalizar son:

• PORTADA
• Título
• Subtítulo
• Logo

A tener en cuenta…
La imagen seleccionada como logo de la empresa debe ser de 1MB y un tamaño de 500*500 aproximadamente.

• CONTENIDO
• Encabezado
• Pie de Página
  
  

Una vez cumplimentados los datos, pulsa “GUARDAR”.

 

2.- Pasos a seguir para generar la documentación básica a través de a3ASESOR|rgpd

Para iniciar el proceso en la elaboración de la documentación básica a traves de a3ASESOR |rgpd, pulsa sobre el botón  en el cliente que corresponda.

También podemos acceder haciendo doble “clic” sobre la línea del cliente al que realizaremos la documentación básica. Se mostrará la siguiente ventana, pulsa sobre la opción .

De esta forma, accedemos a la siguiente ventana en la que se indican los datos del usuario. Verifica que la información relativa al despacho es correcta. Pulsa el botón “EMPECEMOS” para iniciar formulario, a partir del cual se generará la documentación básica en materia de protección de datos.

En la zona derecha de la ventana que se muestra a continuación se indica lo siguiente:

• Cliente: Se indica el cliente al que vamos a generar la documentación básica sobre protección de datos.
• Documentación básica: Se relacionan los diferentes apartados a cumplimentar para la elaboración de la documentación básica.

Se muestran los siguientes puntos:

o   Clientes
o   Potenciales clientes
o   Empleados
o   Candidatos
o   Proveedores
o   Otra información
o   Encargado de Tratamiento
o   Auditoría
o   Resumen

 

 

A continuación, se mostrarán los diferentes apartados de la documentación básica que vamos a generar:

ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

Desde este apartado indica si la empresa tiene contratada otras empresas que le prestan servicios como, por ejemplo, servicio de limpieza, mantenimiento de página web, etc…

En el caso que la empresa tenga contratada otras empresas pulsa el botón “AÑADIR ENCARGADO DE TRATAMIENTO” y en la ventana que se muestra deberás informar los datos correspondientes a dicha empresa (nombre, dirección completa, C.I.F., etc…).

Una vez cumplimentados los datos, pulsa “GUARDAR” y “GUARDAR Y SEGUIR” para continuar el proceso.

CLIENTES

Desde este apartado indica si la empresa trata datos personales de clientes que sean personas físicas.

En el caso de seleccionar la opción “Sí” se mostrarán una serie de preguntas en las que deberás indicar el tipo de datos personales, la finalidad, etc…

Pulsa “GUARDAR Y SEGUIR” para continuar el proceso.

POTENCIALES CLIENTES

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de clientes potenciales que sean personas físicas.

En el caso de indicar la opción “Sí” se mostrarán una serie de preguntas en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales, cual es la procedencia, etc…

Pulsa “GUARDAR Y SEGUIR” para continuar el proceso.

EMPLEADOS

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de sus empleados.

En el caso de indicar la opción “Sí” se mostrarán las siguientes cuestiones en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales o la procedencia de los mismos.

Pulsa “GUARDAR Y SEGUIR” para continuar el proceso.

CANDIDATOS

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de candidatos a una oferta de empleo.

En el caso de indicar “SI” se mostrarán las siguientes cuestiones en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales que trata de los candidatos a un empleo o la procedencia de los mismos.

Pulsa “GUARDAR Y SEGUIR” para continuar el proceso.

PROVEEDORES

Desde este apartado deberás indicar si la empresa trata o gestiona datos personales de proveedores (personas físicas).

En el caso de indicar “SI” se mostrarán las siguientes cuestiones en las cuales deberás indicar el tipo de datos personales que trata de los proveedores, así como su finalidad. 
Pulsa “GUARDAR Y SEGUIR” para continuar el proceso.

OTRA INFORMACIÓN

Desde este apartado deberás indicar si la empresa capta imágenes a través de cámaras de videovigilancia con fines de seguridad, si dispone de página web y si realiza envíos de correos electrónicos con carácter comercial.

 

AUDITORÍA

Desde este apartado podrás realizar una auditoría para comprobar el cumplimiento de las obligaciones por parte de la empresa.

Para ello, marca la opción “Sí”.

 

A continuación deberás cumplimentar las cuestiones planteadas en las siguientes pestañas:

• TRATAMIENTO DE DATOS [1]
• DERECHOS DE LAS PERSONAS [2]
• OBLIGACIONES GENERALES [3]

A tener en cuenta…
1) Para moverte por las pestañas de la auditoria (TRATAMIENTO DE DATOS, DERECHOS DE LAS PERSONAS, OBLIGACIONES GENERALES), pulsa directamente sobre la pestaña que deseas visualizar.

2) Si, desde la ventana “AUDITORÍA” pulsas el botón “ANTERIOR” la aplicación te posicionaría en el apartado “SEGURIDAD”.

 

Una vez cumplimentada la información en las diferentes pestañas del apartado “AUDITORÍA”, pulsa “GUARDAR Y SEGUIR”.

AUDITORÍA DE SEGURIDAD

Desde este apartado podrás realizar una auditoría para comprobar el cumplimiento de las medidas de seguridad tomadas por parte de la empresa. Para ello, marca la opción "Sí".

 

RESUMEN

Desde esta ventana se indica una breve explicación sobre el documento que se va a generar, indicándose lo que incluye el mismo:

• Las obligaciones de la empresa y de los encargados del tratamiento de datos, así como los anexos contractuales recomendados entre la empresa y el resto de personas y entidades relacionadas.
• El registro de actividades de tratamiento y diferentes recomendaciones para la empresa sobre las medidas de seguridad a adoptar y sobre videovigilancia.
• Si se cumplimenta, también se puede obtener un documento de auditoría, con resultados y recomendaciones en caso de respuesta negativa.
  
  

Una vez revisada la información que nos ha facilitado a través de los siguientes apartados, marca la opción “Marcar como revisado”.

A continuación, pulsa el botón “GENERAR Y DESCARGAR”.

 

Asimismo, en aquellos casos que tengas contratada la aplicación a3doc cloud, desde el apartado “RESUMEN” se visualizará el botón “GENERAR Y PUBLICAR” lo que enlazara la documentación generada desde el módulo a3ASESOR | rgpd con la aplicación de gestión documental a3doc cloud.

Para ello, pulsa el botón “GENERAR Y PUBLICAR” e informa los credenciales de acceso a la aplicación a3doc cloud. Pulsa “ACEPTAR”.

Una vez generada la documentación, pulsa “FINALIZAR” para salir del asistente.

De esta forma, en la ventana principal del módulo cambiará el estado de la documentación, indicándose “Generada” y desde la columna “Documentación revisada” se visualizará la opción “Si”.

Para ampliar la información sobre el módulo a3ASESOR|rgpd, puedes descargar la guía completa del usuario, pulsando aquí.
Además, para resolver las dudas puntuales que te puedan surgir sobre el módulo a3ASESOR|rgpd, también tienes la opción de crear un ticket   pulsando aquí.