Novedades versión 2.4 Noviembre 2011

a3ASESOR | portal asesor

 

ÍNDICE

1. DOCUMENTOS

1.1 Documentos atemporales

1.2 Relación de documentos

1.3 Filtros de búsqueda

2. CONFIDENCIALIDAD EN ARCHIVO DOCUMENTAL POR CATEGORÍAS

2.1 Asignación de derechos sobre categorías a usuarios de tipo cliente

2.2 Confidencialidad por categorías de documentos en "Documentos"

2.3 Confidencialidad por categorías de documentos en "Comunicados"

2.4 Confidencialidad por categorías de documentos en "Ficha del trabajador"

3. CONFIDENCIALIDAD POR TIPO DE SOLICITUDES

3.1 Asignación de derechos sobre tipos de solicitud a usuarios de tipo cliente

3.2 Confidencialidad por tipo de solicitud en "Solicitudes área cliente"

4. INGRESOS Y GASTOS

4.1 Se optimiza la velocidad en el registro de facturas y otros movimientos

4.2 Otras mejoras relacionadas con Ingresos y Gastos

4.2.1 Identificación en la relación del tipo de documento registrado

4.2.2 Control de clientes y proveedores duplicados en Portal Asesor

4.2.3 Posicionamiento de los indicadores de búsqueda

4.2.4 Mejora en la impresión y envío por mail de facturas de venta

4.2.5 Mensaje de aviso al imprimir un documento o ticket

4.2.6 Control de facturas descuadradas

5. ENVÍO DE DOCUMENTOS A PORTAL ASESOR DESDE LA APLICACIÓN A3DOC

5.1 Selección de documentos

5.2 Proceso de subida

5.3 Características

 

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1. DOCUMENTOS

1.1 Documentos atemporales

Con esta nueva versión, se anade la opción de clasificar los documentos como "Documento atemporal", es decir, sin la necesidad de informar ninguna fecha asociada.

En el momento de publicar cualquier documento, podrá definirlo con carácter atemporal únicamente marcando el nuevo indicador "Documento atemporal", de esta forma el documento se mostrará de forma permanente en el archivo documental, independientemente de la fecha en la que esté posicionado.

 

Documento atemporal

 

Esta opción estará disponible en las siguientes ventanas:

  • Asistente de alta de documentos
    Por defecto al publicar un nuevo documento mostrará la fecha de publicación, desde el asistente de alta de documentos se adapta la ventana "Editar documentos", tanto en la edición individual o masiva desde la cual podrá definir el documento como "atemporal".

Asistente de alta de documentos

 

  • Ficha de documentos
    Dentro de la ficha de documento, desde Datos generales tiene posibilidad de asignar "Fecha del documento" o "Documento atemporal"

Ficha de documentos

 

1.2 Relación de documentos

Se adapta la relación de documentos existentes en el Archivo Documental, por defecto se ordenan por fecha de forma descendente, mostrando en primera instancia los documentos atemporales. La relación de documentos se muestra en los siguientes puntos de la aplicación:

  • Archivo documental(área cliente) y Documentos (área administradora).
  • Comunicados: Documentos asociados a un comunicado.
  • Ficha del trabajador: Documentos asociados a un trabajador y retribuciones.

 

En aquellos documentos marcados como "Documentos atemporales", el valor de la columna ‘Fecha’ estará siempre vacío.

 

Documentos atemporales

 

1.3 Filtros de búsqueda

El nuevo indicador "sin fecha" solamente afectará sobre el filtro de búsqueda Fecha y no sobre los demás, es decir, permite evitar el filtro de fecha mostrando los documentos atemporales siempre que cumplan los demás requisitos de búsqueda:

  • Pertenecer a la categoría posicionada.
  • Cumplir los filtros de Título y los de la búsqueda estándar.

 

Ejemplo:

  • Si sólo filtramos por ano/mes, se mostrarán todos aquellos documentos correspondientes a la categoría posicionada cuya fecha de datos se corresponda con el filtro introducido, además de aquellos que estén marcados como "sin fecha" y que pertenezcan a la misma categoría.
  • Si filtramos por ano/mes, y además, filtramos también por título, se mostrarán todos aquellos documentos cuya fecha se corresponda con el filtro introducido, además de los marcados como "sin fecha", cuyo título se corresponda con el texto introducido.

 

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2. CONFIDENCIALIDAD EN ARCHIVO DOCUMENTAL POR CATEGORÍAS

Con esta nueva versión, se habilita la posibilidad de definir derechos sobre las "categorías de documentos" para usuarios de tipo cliente.

De esta forma, podrá asignar restricción sobre los tipos de documento que consideré debe visualizar en exclusiva un usuario especifico de una empresa, actualmente la restricción a los documentos está vinculada a la empresa y/o centro de trabajo, posibilidad que se mantiene.

 

2.1 Asignación de derechos sobre categorías a usuarios de tipo cliente

Durante el proceso de edición de un portal, en la pestana de "Usuarios del Cliente" desde la opción "asignar derechos", se anade un nuevo apartado "Acceso a categorías de Documentos".

 

Usuarios del Cliente

Asignación de Documentos

 

Por defecto, al dar de alta un nuevo usuario no tendrá restringidos los derechos por categorías de documentos y aparecerá un mensaje informando que "no se han definido restricciones a las categorías de documentos".

 

Acceso a categorías de documentos

 

Si se restringen los derechos por categorías de documentos al usuario, aparecerá un mensaje informando que "el usuario solo puede acceder a un grupo de categorías".

Para modificar los derechos del usuario sobre las categorías de documentos pulse en Pulsar categorías, aparecerá la siguiente pantalla:

 

Relación de categorías de documentación

 

  • Tiene acceso a todas las categorías de documentos. Aparecerá por defecto al crear un nuevo usuario. En este caso el usuario no tendrá ninguna restricción sobre categorías de documentos.
  • Sólo tiene acceso a las categorías seleccionadas. Solamente podrá visualizar aquellos documentos pertenecientes a las categorías seleccionadas.
  • Seleccionar todo. Se activará solo cuando el indicador "Sólo tiene acceso a las categorías seleccionadas" esté marcado. Permite seleccionar o deseleccionar de forma automática todas las categorías de la relación de categorías.
  • Relación de "Categorías de documentos". Muestra todas las categorías creadas hasta el momento de los documentos. Permitirá seleccionar aquellas que el usuario podrá visualizar.

 

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2.2 Confidencialidad por categorías de documentos en "Documentos"

Se adapta el punto "Documentos" para adecuarse al nuevo punto de confidencialidad, tanto en el árbol de categorías como en la relación de documentos.

 

Documentos

 

Árbol de categorías: Cuando se conecte un usuario de tipo cliente no aparecerán las categorías a las cuales no tiene derecho de acceso.

Relación de documentos: Cuando se conecte un usuario de tipo cliente no aparecerán los documentos pertenecientes a categorías a las cuales el usuario no tiene derecho de acceso

 

2.3 Confidencialidad por categorías de documentos en "Comunicados"

En el punto Comunicados se adaptan las opciones al descargar los documentos del comunicado y al consultar los datos adjuntos, para aplicar la nueva confidencialidad por categorías.

 

Confidencialidad por categorías de documentos en "Comunicados"

 

Descarga de documentos: Únicamente se permitirá la descarga de documentos del comunicado, que pertenezcan a categorías a las que el usuario tenga acceso.

Documentos del comunicado: La relación de documentos del comunicado, solo mostrará aquellos documentos que pertenezcan a las categorías a las que el usuario tenga acceso.

 

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2.4 Confidencialidad por categorías de documentos en "Ficha del trabajador"

Desde "Mi Empresa / Relación de trabajadores / ficha de trabajador" se adaptan los puntos Retribuciones y Documentos del trabajador, para adecuarse a la nueva confidencialidad por categorías.

 

Confidencialidad por categorías de documentos en "Ficha del trabajador"

 

Documentos del trabajador: Únicamente se mostrará la relación de documentos vinculados al trabajador, de aquellas categorías a las cuales el usuario tenga acceso.

Retribuciones. Se mostrarán la relación de retribuciones siempre que el usuario tenga acceso a la categorías "Hojas de Salario": Mensual y/o Extras y/o atrasos, etc…

 

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3. CONFIDENCIALIDAD POR TIPO DE SOLICITUDES

Con esta nueva versión, se permitirá definir derechos sobre "tipos de solicitudes" para los usuarios clientes.

Para ofrecer la posibilidad de habilitar las solicitudes de forma progresiva, permitiendo así que los clientes se adapten a la nueva forma de comunicar las gestiones a su asesor, se permite habilitar opción por tipo de solicitud.

 

3.1 Asignación de derechos sobre tipos de solicitud a usuarios de tipo cliente

Durante el proceso de edición de un portal, en la pestana de "Usuarios del Cliente" desde la opción "asignar derechos", se anade un nuevo apartado "Acceso a tipos de solicitud".

 

Asignación de derechos sobre tipos de solicitud a usuarios de tipo cliente

Asignación de derechos

 

Por defecto, al dar de alta un nuevo usuario no tendrá restringidos los derechos por tipo de solicitud, y aparecerá un mensaje informando que "no se han definido restricciones a los tipos de solicitud".

 

Acceso a tipos de solicitud

 

Si se restringen los derechos, aparecerá un mensaje informando que "el usuario solo puede acceder a unos tipos de solicitudes".

Para modificar los derechos del usuario sobre las solicitudes pulse Pulse aquí para verlas, aparecerá la siguiente pantalla:

 

Relación de tipos de solicitud

 

  • Tiene acceso a todos los tipos de solicitud: El usuario no tendrá ninguna restricción sobre tipos de solicitud.
  • Sólo tiene acceso a los tipos de solicitud seleccionados: En este caso el usuario solo podrá crear solicitudes pertenecientes a los tipos seleccionados.
  • Tipos de solicitud: Muestra todas los tipos de solicitud activos en la aplicación hasta el momento. Permitirá seleccionar aquellos a los que desea dar derechos al usuario.

 

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3.2 Confidencialidad por tipo de solicitud en Solicitudes área cliente

Se adapta el punto "Solicitudes" para adecuarse a la nueva confidencialidad por tipo de solicitud.

 

Solicitudes

 

Árbol de Tipos de categoría: Se modifica el árbol para que no aparezcan los tipos de solicitud a los cuales el usuario no tiene derecho de acceso.

Si un usuario no tiene derecho sobre ninguna empresa del área fiscal o sobre ningún tipo de solicitud del área fiscal no le aparecerá la categoría "Solicitudes de fiscal", lo mismo ocurre con las solicitudes de laboral.

 

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4. INGRESOS Y GASTOS:

4.1 Se optimiza la velocidad del registro de facturas y otros movimientos

Se optimiza la velocidad en la creación de facturas, así como registro de otros movimientos en la prestación de Ingresos y Gastos.

A partir de esta versión, se reduce considerablemente el tiempo en la validación de los campos de cálculo, ello permite que su cliente registre facturas y otros movimientos con una mayor agilidad y eficacia.

 

4.2 Otras mejoras relacionadas con Ingresos y Gastos:

4.2.1 Identificación en la relación del tipo de documento registrado (Factura, ticket o documento).

En la relación de Ingresos y Gastos se anade una nueva columna "Tipo" indicando el tipo de documento, con las siguientes siglas:

  • F: Factura.
  • T: Ticket.
  • D: Documento.

 

Identificación en la relación del tipo de documento registrado (Factura, ticket o documento)

 

Con ello, le permite a primera vista identificar como se ha registrado el movimiento o factura correspondiente.

 

4.2.2 Control de clientes y proveedores duplicados en Portal Asesor.

Se anade un control interno para verificar por número de NIF / CIF si el cliente o proveedor ya existe en la aplicación, en caso afirmativo aparecerá un mensaje informando que existe un cliente con el mismo NIF / CIF y dando opción a crear una nueva ficha de cliente o proveedor.

 

Control de clientes y proveedores duplicados en Portal Asesor

 

Es habitual que el indicador "actividad" se encuentre seleccionado y solo muestre la relación de clientes o proveedores a los cuales ha facturado a través de Portal, y por tanto el cliente piense que no está registrado, también podemos tener casos en los que el cliente sin realizar la búsqueda, lo cree como nuevo.

De este modo se detectará que el proveedor o cliente que pretende crear ya existe, evitando en la mayoría de casos que se dupliquen los clientes y proveedores en Ingresos y Gastos, y en consecuencia también se reducirá la necesidad de revisión en la bandeja de descarga de movimientos de a3eco.

 

4.2.3 Posicionamiento de los indicadores de búsqueda.

Si el usuario marca alguno de los indicadores "Rechazados, A Descargar, A Revisar, A Incorporar y incorporados", así como en el apartado facturas de venta el filtro de Facturas "No imprimidas / Enviadas" o "Imprimidas / Enviadas", y se realizaba una búsqueda, se guarda este posicionamiento al volver al mismo punto de menú.

En esta nueva versión por defecto, mostrará la última selección realizada.

 

Posicionamiento de los indicadores de búsqueda

 

4.2.4 Mejora en la impresión y envío por mail de facturas de venta.

En la creación de "Facturas de Ventas" el usuario tiene la posibilidad de registrarla en formato movimiento (por Base + IVA o total factura) o bien en formato factura que permite incluir los productos y servicios motivo de la factura.

En la versión anterior, para poder imprimir o enviar por mail las facturas a sus clientes, debían estar grabadas como formato factura, en caso contrario mostraba un mensaje informativo y no permitía realizar la acción, teniendo que editar y cambiar de formato para poder imprimirlas.

A partir de esta versión, independientemente del formato en el que se ha registrado "Movimiento o Factura", se podrá imprimir o enviar por mail la factura, en caso de que esté registrado en formato movimiento de forma interna se realiza la conversión que permita realizar la acción seleccionada.

 

Mejora en la impresión y envío por mail de facturas de venta

 

4.2.5 Mensaje de aviso al imprimir un documento o ticket.

Si al intentar imprimir desde ingresos un ticket o documento, aparecerá un mensaje indicando "Sólo pueden imprimirse los movimientos de tipo "Factura de ventas".

 

Mensaje de aviso al imprimir un documento o ticket

 

4.2.6 Control de facturas descuadradas

Se anade un control interno para detectar si al dar de alta una factura no están cuadrados los importes, aparecerá un mensaje informando que existe un movimiento descuadrado, permitirá grabar la factura con dicho descuadre o podrá rectificar los datos.

 

Control de facturas descuadradas

 

De este modo, se evitan grabar facturas con importes erróneos, y en consecuencia también se reducirá la necesidad de revisión en la bandeja de descarga de movimientos de a3eco.

 

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5. ENVÍO DE DOCUMENTOS A PORTAL ASESOR DESDE LA APLICACIÓN A3DOC

Además de la integración de Portal Asesor con las aplicaciones de gestión: a3eco / a3con, a3ASESOR | nom, a3ASESOR | gesy a3soc, en esta nueva versión se integra con la nueva aplicación de Gestión Documental del Despacho a3doc.

Si dispone de este nuevo producto, tendrá posibilidad de publicar en Portal Asesor todos los documentos que tenga almacenados, de una forma rápida y sencilla.

 

5.1 Selección de documentos

Los documentos que desee publicar en Portal Asesor deben estar guardados en la librería de documentos de a3doc. Si lo desea puede seleccionar varios documentos para enviarlos a Portal Asesor.

Sitúese sobre el documento o documentos deseados, pulse con el botón derecho del ratón y seleccione "Publicar en Portal Asesor".

 

Selección de documentos

 

Los documentos seleccionados se publicarán directamente en el Archivo Documental de Portal Asesor, en el caso que se trate de un documento relativo a un trabajador también se mostrará en la ficha del trabajador.

 

Desde a3Doc puede publicar los siguientes documentos en Portal Asesor:

  • Los generados en a3docdesde las aplicaciones A3 Software.
  • Documentos externos, almacenados en el archivo digital del despacho a3doc y que desee compartir con su cliente a través de Portal Asesor, por ejemplo, el DNI de un trabajador.

 

5.2 Proceso de subida de datos

El usuario que realice la publicación de datos debe ser usuario administrador en Portal. El acceso a Portal Asesor se realizará teniendo en cuenta el usuario y contraseña informados al acceder a a3Doc, si son incorrectos aparecerá un mensaje para que informe manualmente los datos del usuario.

 

Proceso de subida de datos

usuario y contraseña

 

Subida individual de documentos

Si selecciona un único documento y esta clasificado en una categoría en a3doc, al pulsar publicar en Portal:

  • El documento se subirá al archivo documental de Portal en la misma categoría seleccionada.
  • Si la categoría seleccionada en a3doc no existe en Portal Asesor se creará automáticamente en el Archivo documental de Portal Asesor la estructura de categorías enviada desde a3doc.

 

Subida masiva de documentos

Si selecciona varios documentos para publicarlos en Portal:

  • Si todos los documentos pertenecen a una misma categoría, el procedimiento es similar a la subida individual.
  • Silos documentos seleccionados pertenezcan a varias categorías, se vincularán en la categoría del archivo documental "Todos los documentos" de Portal Asesor, para que el cliente los pueda clasificar en la categoría deseada.

 

Este proceso de publicación no genera Comunicados asociados al documento publicado, por este motivo recomendamos que si quiere publicar documentos provenientes de las aplicaciones A3 Software, lo realice con la funcionalidad actual habilitada para Portal Asesor, "envío a bandeja de Portal", que además permite automatizar la publicación agrupando los documentos vinculados a un único comunicado.

 

Después de realizada la publicación en Portal Asesor, en el documento almacenado en a3doc se marca el atributo "Publicado en Portal", de esta forma, puede identificar fácilmente en a3doc los documentos compartidos con sus clientes mediante Portal, y realizar búsquedas por este tipo de atributo.

 

Asistente para publicar documentos

 

5.3 Características

  • Este proceso no genera Comunicados asociados al documento publicado.
  • Los documentos se publican automáticamente en el Archivo documental de Portal Asesor.
  • Se relacionan los documentos a la empresa (a3ASESOR | eco | con, centro (a3ASESOR | nom), trabajador (a3ASESOR | nom) o cliente (a3ASESOR | ges), dependiendo del cliente en que se encuentre situado en a3doc.
  • Los documentos se clasifican en la categoría correspondiente, si coincide con las existentes en Portal Asesor publicará los documentos clasificados en las mismas, si no existe en Portal se creará en el árbol de categorías, si el documento está vinculado a varias categorías en a3doc, se almacenará en la categoría "todos los documentos".

 

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