¿Cómo informar y generar el fichero de comunicación de acuerdo de trabajo a distancia para enviar al SEPE?
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Proceso para informar y generar el fichero de comunicación de acuerdo de trabajo a distancia
La comunicación al SEPE de los trabajadores que tienen un acuerdo de trabajo a distancia debe realizarse a través de un fichero XML cumplimentado según las especificaciones técnicas publicadas el 2 de febrero de 2021 en la página web del SEPE (https://www.sepe.es).
En base a ello, a continuación, te relacionamos los campos que debes informar en la aplicación para comunicar al SEPE que un trabajador realizará trabajo a distancia:
1) Desde la ficha del trabajador, accede al apartado "Contratos/ Datos contratación":
2) Puedes comunicar al SEPE de acuerdos de trabajo a distancia sin tener informado el código de registro del contrato de trabajo (es decir, no es necesario que cumplimentes el campo "Clave Contrato" en la pestaña “Datos Contratación”):
En este caso (si no se ha rellenado el campo de "Clave Contrato" en "Datos Contratación"), en la pestaña “Datos Acuerdo de Trabajo a Distancia”, la "Clave Contrato" aparecerá en blanco y sin posibilidad de modificarla desde aquí:
Cuando no dispones de la clave de contrato, debes activar el indicador “Sin Identificador del contrato”. Al activarlo, los campos “Tipo de Contrato” y “Contrato alta en Contrat@” se informarán de manera automática: el Tipo de Contrato como indefinido o temporal (en función de lo informado en la ficha del trabajador) y el Contrato alta en Contrat@, por defecto, vendrá informado como “No”.
Si informas “Sí”, se mostrará un texto que te avisa que estás informando que no tienes la fecha exacta de inicio de contrato, o que no se ha dado de alta ese contrato en Contrat@:
Si no se activa el indicador “Sin Identificador del contrato”, el resto de datos no podrán editarse ni modificarse (aparecerán en blanco):
Posteriormente, al enviar estos datos del trabajador, desde “SEPE y Mutuas/ Contrat@”, activando el indicador “Acuerdo de Trabajo a Distancia”:
Si no se ha informado la clave de contrato en la ficha del trabajador y se ha activado el indicador “Sin Identificador del contrato”, en el apartado “Datos Acuerdo Trabajo a Distancia SIN Identificador del Contrato” ese mismo indicador aparecerá activado, pero sin posibilidad de modificarlo desde este punto. Además, aparecerá cumplimentada, de manera automática, la información necesaria referente al trabajador:
3) En el apartado "Datos Acuerdo de Trabajo a Distancia" debe informar los datos necesarios para poder realizar la comunicación del acuerdo de trabajo a distancia al SEPE. A continuación, te explicamos cada uno de los campos a cumplimentar:
Fecha inicio Acuerdo = Fecha de inicio del Acuerdo del Trabajo a Distancia.
Fecha Fin Acuerdo = Fecha de fin del Acuerdo del Trabajo a Distancia.
Hora Entrada 1 = Hora primera entrada, obligatoria para Jornada Continua o Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.
Hora Salida 1 = Hora primera salida, obligatoria para Jornada Continua o Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.
Hora Entrada 2 = Hora segunda entrada, obligatoria para Jornada Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.
Hora Salida 2 = Hora segunda salida, obligatoria para Jornada Partida. Tendrá que especificarse de la siguiente manera: HHMM.
% Distancia = Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso. Debe estar en un rango de 30 a 100%. Su formato pasa a ser EEDD, siendo las dos primeras posiciones la parte entera del porcentaje y las dos últimas la parte decimal (Ejemplo: 30% será enviado como 3000).
Reglas Disponibilidad = Según las reglas de disponibilidad recogidas en el acuerdo escrito y firmado por las partes. Se debe informar con un 1 o un 0 según, sea el caso.
Municipio Presencial = Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo.
Municipio Distancia = Lugar de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.
Plazo Preaviso = Duración del plazo de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso (si no lo hubiera, pondría 0 días).
Duración Acuerdo = Duración del Acuerdo de Trabajo a Distancia (en días). Se debe informar un 0 en caso de que sea indefinido. Si no lo es, debe informarse el número de días en los que se contempla la duración del Acuerdo, siendo un máximo de 9999 días.
4) Desde el botón “Copiar datos del acuerdo a otros trabajadores” tienes la posibilidad de copiar este acuerdo a otros trabajadores que tengan las mismas condiciones de trabajo a distancia y, de este modo, optimizar tiempo:
Al pulsar ese botón, aparecerá una relación de los trabajadores por cuenta ajena (autónomos no) y sin fecha de baja. Puede ordenarse por centro de trabajo, código de trabajador o nombre. Selecciona los trabajadores que correspondan y pulsa “Copiar”:
Aparecerá un mensaje de confirmación del proceso:
A tener en cuenta: al pulsar “Sí” se copiarán todos los datos de la ventana “Datos Acuerdo de Trabajo a Distancia” a los trabajadores indicados, excepto el “Municipio Distancia”, puesto que este dato hace referencia al municipio del trabajador.
5) Una vez rellenados los datos del acuerdo a distancia, se tienen que enviar al SEPE. Para ello, desde el menú “INEM y Mutuas/ Contrat@”, pulsa “Nuevo” y activa el indicador “Acuerdo de Trabajo a Distancia”. A continuación, pulsa "Aceptar":
6) Con el trabajador seleccionado, en el apartado “Datos Acuerdo de Trabajo a Distancia” podrás visualizar la información que se ha introducido en su ficha:
7) Pulsa el botón “Generar” y se generará el fichero XML. A continuación, pulsa el botón "SEPE" y se enlazará con la página Web del SEPE para realizar el envío. 
A tener en cuenta: Los ficheros a enviar los podrás encontrar en la ruta donde está instalada la aplicación, en la carpeta “Contrata”. Por ejemplo: C:\A3\A3NOMV5E\CONTRATA.
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