TicketBAI

a3ASESOR | ges

 

La solución a3ASESOR | ges permite activar que una empresa estará acogida a “TicketBAI” para que el programa realice los controles y los requerimientos necesarios para la generación de la facturación y su gestión posterior.

 

¿Qué es TicketBAI?

Es un proyecto compartido entre las tres Diputaciones Forales y el Gobierno Vasco que tiene como objetivo establecer una serie de obligaciones legales y técnicas, de modo que, a partir de la entrada en vigor de TBAI (01/01/2022), todas las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad económica deberán utilizar un software de facturación que cumpla los requisitos técnicos. Más información

 

En este artículo veremos los siguientes puntos, haz clic en cada uno de ellos para visualizarlos en detalle:

 

 

Activación de TicketBAI

En “Datos / Empresa de facturación / Otros datos” se incorpora el indicador “Empresa adherida a ticketBAI”. 

activar

 

Al marcar el indicador aparece un mensaje de aviso:

aviso incial

  • Importante. Solo el usuario supervisor es el que tiene permisos para informa que la empresa está acogida a ticketBAI.
  • Una vez marcado TicketBAI y realizado facturas , no se permite borrar una empresa que se ha marcado como “TicketBai”, ni borrar datos desde “Utilidades / Ficheros / eliminar datos”.

 

A continuación, tienes que configurar los siguientes campos:

  • Tributación: Gipuzkoa o Bizkaia.
  • Motivo de IVA exento o no sujeto por defecto.


motivo exento

  • Fecha de activación. Hay un periodo voluntario y otro obligatorio: 
    • Periodo voluntario (1/1/2021) Entrada y salida en el sistema libre. No hay vinculación de entrada. Implica generación del fichero XML y envío on-line de las facturas
    • Periodo obligatorio a partir de 1/1/2022 en Bizkaia y Gipuzkoa escalonadamente, según actividad. 

 

  • Formato de factura por defecto para TicketBAI. La aplicación tiene adaptados los formatos 23 Láser y  27 Word.

 importar copiar

Se permite realizar las siguientes acciones:

  • Importar. Permite importar un formato Word existente. Se muestran los formatos Word existentes para seleccionar el deseado.

 

importarformato
 Selecciona el formato que deseas importar.
 

selecciona formato

 

Informa un código y nombre al nuevo formato y pulsa "Aceptar".

 

importado

El nuevo formato ya aparece en la lista.

formato importado

  • Copiar: Copia un formato Word existente para poderlo editar y adaptar a medida.
  • Editar: permite la edición del formato Word no estándar para personalizarlo.

 

IMPORTANTE: En una empresa TicketBAI, a partir de la fecha de activación, siempre se imprimirá en los formatos el Código TBAI y QR de facturas generadas y que no estén marcadas como no aplica, por lo que es necesario dejar un margen inferior en el pie de página de 4 cm para la impresión de estos campos

 

factura

 

Configuración del certificado

Se debe indicar el certificado que se utilizará para poder firmar y presentar las facturas en TicketBAI de forma obligatoria para evitar errores a la hora de generar las remesas.


Puedes seleccionar alguna de las siguientes opciones:

  • Certificado de máquina.
  • Certificado por defecto: Certificado de persona física o de representante de entidad, Sello de empresa, sello de autónomo.

 certificados

 

Es imprescindible tener instalado el certificado en cada terminal que se requiera generar XML, firmar y presentar la factura a TicketBAI. Si no se dispone de certificado no se permitirá generar la factura a partir de la fecha de activación de TicketBAI.


En el caso de disponer de varios certificados podrás seleccionarlos mediante el apartado de "Más  opciones".

 

opciones
  
A tener en cuenta

Es importante solicitar los certificados antes de empezar a realizar la facturación, y prevea cualquier posible actualización de máquina o caducidad de estos para no paralizar la facturación. 
 

Facturación manual

En este apartado veremos cómo generar una nueva factura y la gestión de los posibles errores.

 

Nueva factura

Desde "Facturación Manual", una vez activado TicketBAI, al dar de alta una factura, el programa generará una numeración automática.

El número de factura se asignará si el programa puede grabar correctamente la factura TicketBai, indicando el siguiente número libre de dicha serie, siempre busca el valor más alto por ejercicio y le sumará 1.

 

nueva factura

 

-En el campo "Nro. factura" aparece el literal "Automático".

 

numero automatico


A la hora de aceptar la factura , se generará el fichero XML que cumpla con el diseño y el contenido del esquema del formato TicketBAI. A este fichero lo denominamos fichero TBAI.  El fichero TBAI se firmará con el certificado configurado en la empresa facturadora. 


Se generará la imagen de la factura, bien en formato físico o en formato electrónico. La imagen de la factura incorpora parte de la firma del fichero TBAI, se guardará el fichero XML ya que este no se puede volver a generar. 


Posteriormente dependiendo del territorio se publicará a TicketBAI o quedará pendiente para la generación en "Batuz". 


Esta información estará disponible desde el icono “TB”  de la relación de facturas. Una vez aceptada ya se podrá realizar la impresión, en la que aparecerá el código QR y TBAI.


Una vez grabada la factura no se podrá modificar. Al acceder a la factura el programa muestra el siguiente mensaje:

 

aviso modificar

 

Gestión de errores

Algunos de los posibles errores que se pueden generar al guardar la factura son los siguientes:

1. Si no se encuentra el certificado en la máquina,  no se puede firmar correctamente, o devuelve un error la aplicación,  no se permite la grabación de la factura,  aparecerá un mensaje de aviso.

 

errores

2. Si en la factura solo se han registrado suplidos.

 

 

error suplidos

3. Factura con fecha posterior a la actual . Dentro de la factura en  "Datos identificativos" se puede indicar la fecha factura y fecha de operación.

 

fecha posterior
En estos casos la factura no se podrá aceptar, y se guardará como una factura “Proforma” y esta proforma podrá ser pasada a factura cuando se haya corregido el motivo por el que no se pudo generar.

 

Nueva factura pendiente de terminar. Guardar como proforma

Si al realizar una factura, esta no está completa, es decir, no es definitiva y se quiere guardar los datos registrados,  puedes seleccionar la opción “Guardar como proforma”.

 guardar como proforma

 

Gestión de proformas (borrador)

Vamos a ver como crear una factura proforma, como pasar de proforma a factura definitiva y la impresión de una factura proforma.
 

Crear una nueva proforma

Desde "Facturación Manual" puedes crear una nueva proforma, esta factura proforma no tiene efectos contables.
 

nueva proforma

 

Pasar de proforma a factura  

Primero, hay que realizar una búsqueda de proformas para acceder a la proforma deseada, para registrar los datos definitivos que se tienen  que facturar. 
 
 seleccion proforma

 

Una vez revisada la proforma deseada pulsa la opción “Pasar a factura”.  


pasar a proforma

 

El programa muestra un aviso si se desea pasar a factura, ya que una vez aceptada la factura no se podrá modificar.

convertir a factura

 

Debes informar la fecha factura , las fecha operación o si es un caso excepcional "No aplica TicketBAI". Por defecto, siempre propondrá la fecha de factura del sistema.

fechas facturas


Una vez indicado, se copiarán los datos a la nueva factura, se generará el fichero XML y firmará la factura. Una vez grabada la factura , desaparecerá la proforma.  Si no es viable realizar la factura los datos quedarán en la proforma.

 

Impresión de una proforma

Al imprimir una factura “Proforma”, con cualquier definición, se imprimirá sin QR ni TBAI. No se considera factura y no se generará para TBAI.

 

Modificación de facturas generadas para TicketBAI

Al acceder a una factura ya emitida a TicketBai no se podrá modificar. Cuando se intenta modificar aparece un aviso. Debes realizar una factura rectificativa o anulación, según corresponda.

 

modificar factura

 

Gestión de facturas que no se han podido presesntar a TicketBAI

En el caso excepcional que se tenga una factura que no se ha podido presentar a TicketBai o se ha realizado de forma manual,  se puede crear en la aplicación de a3ASESOR | ges como “NO APLICA” para realizar el registro y su gestión .


Dependiendo de la casuística se puede utilizar la misma serie o una nueva serie .

No aplica

 
Al pulsar aceptar, en la factura se indicará "No aplica a TicketBAI" y el motivo para la gestión o en caso de inspección.

no aplica factura

 

Cuando se acepta la factura, esta no generará XML ni se firmará, ni se enviará a TicketBAI y por lo tanto al imprimir la factura no tendrá ni código QR ni TICKETBAI.


Quedará registrará en la relación de facturas como no aplica y no se podrá modificar o cambiar el estado de "No aplica" a "Aplica".

 

Factura rectificativa

Para realizar una factura rectificativa se dará de alta desde "Facturación Manual" con numeración automática.

factura rectificativa 
 
Se tiene que informar la factura rectificada y se copiarán las líneas a la factura rectificativa. 

datos factura rectificativa


Una vez aceptada se generará el XML, se firmará y generará a TicketBAI. Posteriormente se puede generar la impresión de la factura.

 factura rectificativa informacion

 

Anular una factura

Para realizar una anulación de una factura publicada en Ticket BAI, primero accede a la factura y pulsa el icono "Eliminar".

 

eliminar

Aparece un mensaje de aviso.

aviso eliminar


Solo se permitirá eliminar una factura que previamente ha sigo generada a TicketBAI y que una vez generado el fichero de anulación ha obtenido la aceptación.

Una vez aceptada, se procederá a borrar la factura , eliminar el asiento contable y registrar en el seguimiento de TicketBAI la factura como anulada.
 

factura anulada
Una factura de anulación puede ser aceptada con avisos, por lo que se permite la anulación, pero se aconseja subsanar las causas de los avisos.

  • Rechazo:  Si no se recibe confirmación con o sin avisos, o devuelve un error no se permitirá la anulación de la factura.

  

Facturas generadas a TicketBAI


Facturación automática de facturas

Al acceder a "Facturación / facturación automática" con una empresa acogida a TicketBAI y aceptar la facturación se avisará que una vez generada la facturación no se podrá modificar y será la factura que se generará para TicketBai y Batuz, por lo que es aconsejable que revises los datos a facturar previamente.

 aviso fact automatica


IMPORTANTE: Una vez realizada la facturación no se podrá deshacer y se facturará con fecha posterior al día en curso. 
Se tiene que realizar desde un terminal que tenga el certificado instalado.


Facturación automática de proformas 

Al realizar la facturación se puede seleccionar "PROFORMA". Al facturar proforma se generará como en la versión estándar y se generaran como proformas. Posteriormente se puede acceder a las proformas para revisarlas antes de pasarlas de forma manual a facturas.

  

Impresión de factura

A la hora de realizar la impresión de factura, si la empresa está en TicketBAI , por defecto propondrá el formato indicado en "Parámetros de empresa". 

  • La impresión del código QR y TBAI será fija en la parte inferior de todas las hojas de la factura .

 

Duplicado de factura

Una factura que ya se ha generado su fichero TBAI, no se puede imprimir de nuevo, a menos que sea un duplicado, en cuyo caso al volverla a imprimir el programa agregará la etiqueta de “COPIA”.

  • En parámetros generales marca el indicador “Imprimir copia en facturas ya listadas en formato Word”, que será obligatorio para empresas acogidas a TicketBAI y opcional para el resto.

duplicado

copia

 

Relación de facturas generadas en TicketBAI

En la selección de facturas se incorpora el icono "TB" para controlar la generación de facturas a “TicketBAI” y su situación.

TB

 

Cuando pulsas el botón “TB” accedes a la “Relación de facturas TicketBAI”, donde puedes comprobar las facturas (facturas y rectificativas) enviadas a TicketBAI y sus estados correspondientes.

datos tb
 
Podrás realizar los siguientes filtros:

  • Tipo de factura.
  • Cliente.
  • Por Estado:  Todos, generada, enviada, aceptada, anulada y no aplica.

Además, desde este apartado puedes ver el estado de envió de las facturas a TicketBAI:

  • Generado: se ha generado el fichero, pero no se ha enviado a TicketBAI (ej.  Batuz).
  • Aceptado: Se ha aceptado y remitido respuesta de Ticket BAI, si podrá ver el aviso en caso de que se envíe desde TicketBAI.
  • Enviada: Se ha realizado el envío y no se ha obtenido respuesta.
  • No aplica: Facturas grabadas como no aplica.
  • Anulada: Facturas generadas y que se ha comunicado su anulación.

 

Esta relación de facturas se puede listar por pantalla o impresora.

 

Verificación presencial

El personal inspector de la Administración tributaria realizará verificaciones presenciales, en las que requerirán obtener cierta información general del software de facturación TBAI y del dispositivo de facturación.  


Esta información deberá corresponder con la información de los ficheros TBAI generados por el dispositivo. El software de facturación TBAI tiene que mostrar esa información una única pantalla.

Para ello  en "Relación de Facturas / TB / Relación de facturas TicketBAI" dispones del icono icono i con la información necesaria.

 

informacion

 

informacion desarrollador ticket BAI

En la verificación presencial, el personal inspector podrá verificar el correcto funcionamiento del software de facturación y podrá requerir la aportación de los ficheros TBAI generados tanto en el proceso de verificación como aquellos que el contribuyente tiene la obligación de conservar, de acuerdo con la normativa general tributaria.

 

Seguimiento TicketBAI - Empresas acogidas 

Desde la "Relación de empresas" se indica: 

  • Código del tipo contable: Corresponde al código del tipo contable.
    • Nombre empresa / tipo contable:  Corresponde al nombre de la empresa.
    • NIF de la empresa: se mostrará el NIF de los datos de empresa. 
  • Fecha activación.
  • Tributación. 
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