Relación de consultas más frecuentes publicadas en la AEAT referentes a la factura electrónica

Le recordamos que debe consultar la Web de la AEAT para conocer las obligaciones legales, tanto del expedidor como del destinatario. A continuación le detallamos algunas de las preguntas más frecuentes:

Clientes

¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente?

Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente.

El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente.

¿Hay que aplicar la facturación telemática a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados?

Se puede utilizar la facturación telemática con sólo parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.

Destinatarios

¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida?

El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:

• Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.
• Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.
• Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

¿Qué se puede ceder a un tercero en la facturación?

En la facturación siempre hay un profesional o empresario que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los llamados obligados tributarios.

Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario. Es decir:

• El profesional o empresario puede ceder la expedición de las facturas a un tercero.
• El profesional o empresario puede ceder la conservación de las facturas, o al menos sus matrices, a un tercero.
• El cliente destinatario, puede ceder la recepción y conservación de las facturas, a un tercero.

En resumen todo, o parte del proceso de facturación se puede ceder a un tercero. En cualquier caso los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario.

¿Puede el destinatario de la factura electrónica modificar el fichero?

No, el fichero de facturación telemática recibido debe conservarse en su integridad sin modificaciones.

¿Qué ficheros se envían al destinatario de la factura?

Lo más frecuente, es enviarle al cliente un fichero firmado. Es decir, un único fichero que contiene la información legal requerida a la factura y también contiene la firma.

Podría darse el caso, poco usual, de que se trate de dos ficheros. Por un lado el contenido de la factura y por otro un fichero con la firma. En este caso hay que garantizar la correspondencia entre el fichero de la factura y el de su correspondiente firma.

Formatos

¿En qué formato deben conservarse las facturas?

El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007.

Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden. Conversión de papel a digital.

Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden. Conversión de digital a papel.

¿Puede el formato de expedición de la factura ser diferente del de destino?

No es posible. Es esencial en la facturación telemática, que el destinatario pueda verificar la firma.