a3ASESOR | doc 1.6. Novedades febrero 2014
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Adaptación del asistente para subidas masivas de documentos
Se adapta el asistente de publicación de documentos para facilitar y mejorar la eficiencia de las publicaciones masivas de documentos externos a sus soluciones de gestión.
Se cumplen dos objetivos:
1. Al publicar a partir de un directorio de carpetas Windows, se muestra en el asistente el origen de los documentos, mostrando en el asistente la estructura de carpetas / documentos del directorio, permitiendo identificarlos con facilidad para su clasificación.
2. Se agiliza la publicación continuada de documentos, ya que de la importación inicial puede realizar una selección de documentos en el paso 1 del asistente, publicar y le ofrecerá la opción de continuar publicando aquellos que queden pendientes, de forma que no será necesario volver nuevamente a ubicarse en el directorio correspondiente para su publicación.
Cómo afecta a la aplicación
Pulse “Añadir documento” para iniciar el asistente de publicación y seleccione desde “Desde directorio” .
Paso 1 del asistente de publicación
En el paso 1 del asistente se mostrará la/s carpeta/s con todos los documentos contenidos en dichos directorios. La navegación para visualizar los documentos en un árbol de exploración es similar al explorador de Windows.
Puede seleccionar carpetas o varios documentos. Las carpetas pueden presentar los siguientes estados:
- Desmarcado : cuando todos los documentos contenidos en esta carpeta están desmarcados.
- Marcado : cuando todos los documentos contenidos en esta carpeta están marcados.
- Semi-marcado : Cuando alguno de los documentos contenidos en esta carpeta están marcados.
En la parte inferior dispone del indicador “Seleccionar todos” para marcar todos los documentos.
Paso 2 del asistente de publicación
El usuario puede seleccionar las categorías del mismo modo que lo está realizando actualmente, las categorías seleccionadas se aplicarán a todos los documentos seleccionados.
Paso 3 del asistente de publicación
En este paso se deben informar los atributos de la misma forma que se realiza actualmente, estos atributos se asignarán a todos los documentos seleccionados.
Proceso de publicación
Al pulsar “Publicar” si quedan elementos pendientes de publicar de la relación de elementos seleccionados, le permitirá continuar publicando dichos documentos, previa confirmación por parte del usuario, mostrando nuevamente el asistente con los documentos que todavía no han sido publicados.
Aparecerá un mensaje indicando que quedan documentos pendientes de publicar, las opciones que muestra son:
- Aceptar para continuar. Se mostrará nuevamente el asistente de publicación, con los elementos pendientes.
- Cancelar: Se cerrará el asistente de publicación.
Si acepta visualizará los documentos pendientes de subir a a3ASESOR | doc.
Configuración: Nuevos perfiles de usuario
Con el objetivo de ofrecer mayor flexibilidad en la definición de confidencialidad según el perfil de usuario, se crean nuevos perfiles “Gestor avanzado” y “Gestor restringido” para asignar los derechos de cada usuario.
Tabla de derechos
En esta tabla se muestran los derechos asignados por defecto a cada uno de los perfiles de usuario en a3ASESOR | doc.
Cómo informar un nuevo perfil
Acceda con el usuario administrador a “Administrar / Gestión de usuarios”, sitúese sobre un usuario e informe el perfil deseado, a continuación pulse “Guardar”.
Enlace con a3ASESOR | ges
Desde a3ASESOR | ges al añadir un documento a un expediente si trabaja integrado con a3aSESOR | doc, se incorpora la opción de seleccionar la categoría donde desea guardar el documento. Se mostrará la relación de categorías creadas en a3ASESOR | doc, las predefinidas por defecto y las creadas por el usuario, para poder clasificar el documento.
Auditoria
En el apartado “Auditoria” se añade una columna con la información del cliente al que pertenece el documento, esta información también estará disponible cuando exporte a Ms-Excel.
Gestión de las notas del historial de documentos
Se incorpora la opción de definir de forma personalizada las acciones correspondientes a las notas en el historial de los documentos, y permitir buscar documentos que contengan las notas informadas mediante filtros de selección.
Desde “Filtros” puede realizar búsquedas sobre el destinatario, acción o texto informados en las notas.
Editar notas y acciones
Desde “Administrar / notas / acciones” puede editar las acciones que desea asignar a los documentos.
Desde este apartado tiene posibilidad de crear de forma personalizada las acciones que le interese, e incluso eliminar aquellas que le ofrecemos de forma predeterminada.
Mejoras
Publicación de correos electrónicos
Al subir un correo electrónico a a3ASESOR | doc se informará la fecha del correo electrónico, en vez de la fecha del día en que se realiza la publicación.